9 mẹo giúp bạn làm việc nhanh hơn trong Word

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Ngay cả khi bạn đã làm việc trong MS Word trong một thời gian dài và coi mình là một chuyên gia, bạn luôn có thể trở nên hiệu quả hơn.

Bạn có thể đã quen với một số kỹ thuật. Nhưng nó thường chỉ ra rằng ngay cả những chuyên gia thực sự đi một chặng đường dài và không biết nhiều thủ thuật hữu ích.

1. Văn bản tự động

Bạn có thể sử dụng tính năng này để nhập nhanh các từ và cụm từ thường dùng, tiết kiệm nhiều thời gian. Bạn có thể chia sẻ lời khuyên này với đồng nghiệp và giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn.

Bạn chỉ cần viết văn bản (hoặc tạo đồ họa) mà bạn thường sử dụng trong tài liệu và định dạng nó nếu được yêu cầu. Sau đó, chọn văn bản và nhấn Alt + F3. Đặt tên ngắn (ví dụ: viết tắt) và lưu. Trong tương lai, thay vì toàn bộ cụm từ, hãy nhập tên bạn đã chọn và nhấn F3. Văn bản hoặc hình ảnh đã lưu sẽ tự động xuất hiện trong tài liệu.

2. Tự động sửa

Autotext sẽ giảm thời gian viết văn bản lặp lại, nhưng sẽ không giải quyết được vấn đề lỗi chính tả và lỗi. AutoCorrect sửa một số lỗi phổ biến. Word tự nó thực hiện điều này khi bạn nhập. Và tốt hơn nữa, nếu chính bạn thêm những từ thường mắc lỗi chính tả.

Ví dụ, bạn biết rằng bạn luôn thiếu chữ "t" trong từ "agency". Mở tùy chọn (Tệp → Tùy chọn → Chính tả → Tùy chọn Tự động sửa trong các phiên bản 2010, 2013, 2016) và điền vào những gì bạn muốn thay thế. Lần sau khi bạn viết "agency" mà không có "t" Word sẽ tự sửa lỗi. Ở cùng một vị trí, bạn có thể thêm hoặc xóa việc thay thế dấu ngoặc kép-dấu chấm bằng dấu ngoặc kép-cây thông Noel, dấu gạch ngang bằng dấu gạch ngang em, v.v.

3. Dán các tùy chọn

Khi dán văn bản từ Internet hoặc các tệp khác, bạn phải định dạng nó để phù hợp với kiểu tài liệu của bạn. Tất nhiên, bạn có thể chọn tùy chọn "chỉ văn bản" bất cứ lúc nào, nhưng bạn có thể sẽ quên điều này thường xuyên. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể đặt tùy chọn mặc định dán chưa định dạng.

Đi tới "Tệp" → "Tùy chọn" → "Nâng cao" → "Sao chép, cắt và dán" và chọn tùy chọn "Chỉ lưu văn bản" trong mục "Dán từ các chương trình khác". Giờ đây, trong bất kỳ tài liệu nào bạn làm việc, việc sao chép nội dung từ tệp hoặc trang web sẽ định dạng nội dung đó để khớp với văn bản của bạn.

4. Xóa một kiểu

Một cách khác để loại bỏ định dạng văn bản là quản lý kiểu. Chọn nội dung bạn muốn và nhấn Ctrl + Space hoặc chọn Bình thường trên tab Trang đầu trong nhóm Kiểu.

5. Cộng tác trong thời gian thực

Office Online đã được giới thiệu trong Office 365 2013. Phiên bản 2016 cung cấp nhiều tính năng hơn như cộng tác thời gian thực. Có lẽ hầu hết người dùng đã quen thuộc với nguyên tắc này từ Google Docs.

Lưu tài liệu vào OneDrive hoặc SharePoint Online. Nhấp vào Chia sẻ và chọn người bạn muốn làm việc cùng trên tệp này. Gửi lời mời đến đồng tác giả để những người được chọn có thể tham gia cùng bạn. Mọi người có quyền truy cập vào tài liệu sẽ thấy ai đang thực hiện những thay đổi. Vì vậy, làm việc trên các dự án sẽ hiệu quả hơn nhiều: không ai phải đợi trả lời với các chỉnh sửa và thông tin mới qua thư.

6. Mẫu

Bạn có thể tìm và tải xuống một số lượng lớn các mẫu trên web. Bạn có thể bắt đầu với chúng và chỉnh sửa khi cần - nhanh hơn nhiều so với việc xây dựng lại dự án.

7. Phụ lục

Trong ứng dụng di động dành cho Android và iOS, bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình và xem các tệp từ bộ nhớ đám mây. Tốt hơn là sử dụng ứng dụng Word so với các trình chỉnh sửa di động khác: bằng cách này, bạn có thể chắc chắn về cùng một định dạng và luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tài liệu - trong chương trình máy tính để bàn, trong phiên bản trình duyệt của Word, trên điện thoại thông minh. hoặc máy tính bảng.

Để làm việc, bạn phải đăng nhập vào tài khoản của mình. Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn có đăng ký Office 365, bạn không phải trả bất kỳ khoản nào trong ứng dụng.

8. Định dạng bảng tùy chỉnh

Nếu bạn thường định dạng bảng theo ý thích của mình, bạn có thể giảm bớt khối lượng công việc. Tạo một kiểu và thêm nó vào nhóm Kiểu bảng. Sau đó, trong nhóm này, nhấp chuột phải vào kiểu mong muốn và đặt nó làm định dạng mặc định.

9. In mọi nơi

Điều này có vẻ lạ đối với một số người, nhưng hầu hết người dùng Word sử dụng các mũi tên trên bàn phím khi họ cần di chuyển con trỏ và bắt đầu viết ở vị trí mới trong tài liệu. Nhưng điều này có thể được thực hiện nhanh hơn nhiều - chỉ với một cú nhấp đúp. Mở một trang tính trống và nhấp đúp vào bất kỳ đâu để bắt đầu nhập vào đó.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để làm việc hiệu quả nhất có thể trong Word!