10 ý tưởng quản lý thời gian cho những người tự phát

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Biết tính cách của bạn là chìa khóa để quản lý thời gian thành công. Nhà tâm lý học Elena Lustina đã viết riêng cho Lifehacker về những kỹ thuật quản lý thời gian nào phù hợp với những người không chịu được những khuôn khổ cứng nhắc.

Cách xác định kiểu tính cách của bạn

Khi nói đến quản lý thời gian, tôi thường nghe: “Quản lý thời gian này là gì! Đã bao nhiêu lần tôi cố gắng ghi nhật ký và lên kế hoạch cho mọi thứ - điều đó không hiệu quả với tôi. Mọi thứ diễn ra theo cách mà nó xảy ra."

Tình huống quen thuộc? Và bạn:

• bạn bối rối bởi làm thế nào mọi người có thể làm việc tám giờ trong cùng một chế độ, làm cùng một việc;
• lập một lịch trình rõ ràng trong ngày, bạn không bao giờ sống theo nó, bạn thay đổi mọi thứ khi đang di chuyển;
• giữ một vài sổ tay, sổ ghi chép, danh sách - nó giúp bạn phần nào, nhưng không nhiều lắm;
• không thể làm việc với tâm trạng xấu và khá tự phát;
• không thích làm một việc trong thời gian dài, tình yêu thay đổi;
• bạn làm việc với khó khăn vì bạn phải làm, nhưng ở trạng thái “muốn” bạn sẵn sàng dời núi;
• cuối cùng bạn cũng bắt đầu làm điều gì đó khi thời hạn sắp đến (ngồi xuống cho một dự án quan trọng vào đêm trước khi nó được giao là tinh thần của bạn);
• bạn đạt được mục tiêu của mình thường muộn hơn so với dự kiến, và trong quá trình bạn nghiên cứu hoặc trải qua rất nhiều lựa chọn;
• cần một tâm trạng đặc biệt, một tách cà phê hoặc một cuộc gọi cho một người bạn để bắt đầu (đây là những nghi thức đặc biệt mà bạn sắp đặt cho công việc);
• thấy chán sống theo kế hoạch.

Xin chúc mừng! Tất cả điều này cho thấy rằng bạn là một người đặc biệt. Huấn luyện viên nghề nghiệp Emily Vapnik gọi những người như bạn là những người đa năng trong bài nói chuyện TED của cô ấy. Và Barbara Sher, tác giả của một số cuốn sách bán chạy, bao gồm "Từ chối để lựa chọn", nói rằng bạn là một máy quét của con người.

Trong tâm lý học, các loại nhân cách khác nhau lần đầu tiên được mô tả bởi bác sĩ tâm thần người Thụy Sĩ Carl Gustav Jung. Sau đó ý tưởng của ông được bổ sung bởi Isabel Myers và Katharina Briggs người Mỹ - những người sáng tạo ra hệ thống MBTI nổi tiếng. Xã hội học xuất hiện từ những ý tưởng của Jung trong không gian hậu Xô Viết. Trong những cách tiếp cận này, chỉ có 16 kiểu người được phân biệt (và chỉ một nửa trong số đó sẽ là tự phát, bạn có thể tìm hiểu thêm về các kiểu tính cách từ tạp chí). Mỗi người có phong cách cá nhân riêng dựa trên một tỷ lệ nhất định của tám đặc điểm:

• extraversion - hướng nội;
• cảm giác - trực giác;
• logic - cảm giác;
• phán đoán - nhận thức.

Cùng với nhau, những đặc điểm tính cách này giải thích tại sao chúng ta sống và hành động theo một cách nhất định, cách thể hiện tính độc đáo của chúng ta và theo hướng nào chúng ta quan tâm đến việc giải phóng tiềm năng của mình.

Kiểu nhân cách	ENFP (nhà truyền thông, nhà báo)	ISTJ (người tổ chức, người giám hộ)
Thông số kỹ thuật	E (Extraversion) - hướng ngoại; N (iNtuition) - trực giác; F (Feeling) - cảm giác; P (Perception) - nhận thức	I (Introversion) - hướng nội; S (Sensing) - cảm nhận; T (Thinking) - suy nghĩ; J (Đánh giá) - đặt hàng
Chất lượng và tính năng chính	Sự thân thiện, trí tưởng tượng tốt, độ sáng, cảm xúc, năng lượng, cảm hứng, tính biểu cảm, thế hệ ý tưởng, rủi ro, khả năng gây ấn tượng, cởi mở	Công bằng, thực dụng, khách quan, nhất quán, nhất quán, siêng năng, chính xác, chính xác, chi tiết

Người bên trái là máy quét. Năng động, hoạt bát, hòa đồng, sáng tạo siêu đa năng. Có rất nhiều người thuộc loại này trong số các nhà thiết kế, nhà báo, người thuyết trình, cũng như trong ngành tâm lý học và nhân sự. Trọng tâm chính của họ là truyền cảm hứng, giao tiếp, kết nối giữa mọi người.

Người bên phải hoàn toàn trái ngược với đa năng. Tỉ mỉ, tổ chức, bài bản. Một người kiểu này có thể vừa là kỹ sư phần mềm vừa là nhà quản lý. Trọng tâm chính của nó là sắp xếp mọi thứ theo thứ tự và cấu trúc hệ thống.

Như bạn có thể tưởng tượng, đây là hai kiểu người hoàn toàn khác nhau. Những người từ cột thứ hai thậm chí sẽ không bao giờ nghĩ đến việc làm lại bản thân và trở nên giống như những người thuộc loại đầu tiên. Nhưng những người tự phát ở cột đầu tiên, theo những ý tưởng rập khuôn rằng điều quan trọng là phải có tổ chức và nhất quán, có nguy cơ mất tất cả năng lượng để thực hiện đa năng nếu họ tìm cách làm lại bản thân.

Thay vào đó, bạn nên nhận ra công lao của mình và học cách quản lý thế giới và những ước muốn vô tận của mình. Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian thích hợp để hạn chế sự hỗn loạn xung quanh bạn.

Cách sắp xếp thời gian nếu bạn là một người thích ngẫu hứng

1. Khám phá nhịp điệu tự nhiên của bạn

Làm việc tám giờ liên tục một cách đơn điệu và hiệu quả không phải là vì bạn. Trong ngày, luôn có những đỉnh điểm khi động cơ của bạn hoạt động hết công suất và có những điểm sụt giảm khi năng lượng sáng tạo ở mức 0.

Hãy quan sát bản thân trong ít nhất một tuần và tự trả lời xem bạn có tăng sức mạnh vào thời điểm nào (sáng, chiều, tối), nhiệm vụ nào khiến năng lượng tăng lên và công việc nào - giảm sút. Tổ chức cuộc sống của bạn để phù hợp với nhịp điệu tự nhiên. Trong thời kỳ làm việc hiệu quả, hãy giải quyết những công việc phức tạp và quan trọng khiến bạn tiến lên, và trong những giai đoạn suy thoái rõ ràng, hãy chuyển đổi, nghỉ ngơi và lấy lại sức cho một vòng mới hoặc tiếp tục giải quyết những công việc thường ngày đơn giản hơn.

2. Quét tình huống và cơ hội ẩn trong đó

Có những lúc mọi thứ trở nên tồi tệ. Và ngược lại, có những khoảnh khắc tốt khi kết quả vượt quá mong đợi. Tài năng của bạn là sử dụng hoàn cảnh hiện tại, không phải là một kế hoạch khó.

Tin tưởng bản thân: nếu bạn cảm thấy rằng bây giờ là thời gian cho một số công việc, hãy gọi điện, gặp gỡ, làm quen - hãy làm theo sự thôi thúc, và đừng đợi đến giờ đã định.

3. Làm nổi bật ba điều quan trọng nhất trong ngày

Điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hàng ngày và hướng tới những mục tiêu đúng đắn trong dài hạn. Vào buổi sáng, hãy viết ra một tờ giấy và đặt trước mặt bạn ba việc chính cần làm trong ngày. Thực hiện chúng theo bất kỳ thứ tự nào, nhưng đến cuối ngày hãy tự kiểm tra: cả ba nhiệm vụ phải được hoàn thành. Vì vậy, bạn sẽ quen với nhận thức, bạn sẽ không mất tập trung và rời bỏ sự chú ý của bạn khỏi việc chính, và cuối tháng bạn sẽ hiểu rằng bạn đã tiến bộ tuyệt vời như thế nào.

4. Đồng bộ hóa các chương trình bạn muốn trên điện thoại và máy tính

Họ đã viết ra trường hợp này trong nhật ký, nhưng nó không phải là trong tầm tay, và bạn không thể nói bạn có rảnh để gặp hay không. Chúng tôi đặt một ghi chú vào máy tính xách tay, đến một cuộc họp với một cuốn nhật ký, trong đó thời gian không được ghi lại, và kết quả là, một lần nữa, bạn không biết lựa chọn thời gian của mình.

Sử dụng công nghệ vì mục đích tốt: ghi lại bất kỳ cuộc hẹn, sự kiện nào có tham chiếu đến thời gian trong lịch chứ không phải trong ghi chú hoặc lời nhắc.

Bạn thấy ngay việc làm của mình trong tuần, tháng, năm, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch và thương lượng với người khác.

Đảm bảo thiết lập quyền truy cập lịch trên máy tính và điện thoại của bạn. Điều này giúp lịch trình của bạn luôn trong tầm tay và thông báo tự động giúp bạn lập kế hoạch trước và đi đúng hướng.

5. Hãy nhớ rằng: bạn không lập kế hoạch cho ai khác, mà cho chính bạn

Danh sách việc cần làm có thể được lưu trên điện thoại, nhật ký, máy tính hoặc thậm chí trong đầu bạn. Tất cả phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của bạn.

Thích viết vào sổ tay - hãy mua một cuốn sổ nhỏ và mang theo bên mình. Quan tâm đến các ứng dụng trên điện thoại thông minh của bạn - sử dụng chúng để giữ mọi thứ ngăn nắp. Đừng coi việc lên kế hoạch làm việc nhà là cần thiết - hãy làm điều đó theo thời gian.

Xác định một tập hợp các công cụ thuận tiện cho nhu cầu của bạn và không sử dụng các tùy chọn không phù hợp với bạn. Hãy nhớ rằng không có tiêu chuẩn nào trong việc lập kế hoạch, hệ thống tổ chức các công việc của bạn trước hết phải thuận tiện cho bạn.

6. Hình dung

Một phương pháp sáng tạo thú vị giúp bạn có thể nhìn thấy toàn cảnh của dự án và cấu trúc những suy nghĩ của riêng bạn, làm nổi bật những điều chính và quan trọng.

Bạn có muốn thử vẽ sơ đồ tư duy ngay bây giờ không? Làm bài tập về nhà.

Lấy một tờ giấy. Viết chữ “I” vào giữa và khoanh tròn. Bây giờ, hãy viết và khoanh tròn tất cả các lĩnh vực của cuộc sống và sở thích quan trọng đối với bạn, ví dụ: công việc, sức khỏe, gia đình, thể thao, tài chính, kinh doanh cá nhân, giáo dục, v.v. - điều gì là quan trọng nhất đối với bạn. Bây giờ hãy viết ra 2-3 ý định trong mỗi mục.

Sau đó thiết lập các mối quan hệ. Ví dụ, thể thao liên quan đến sức khỏe, tài chính liên quan đến công việc và học hành.

Chỉ 5-10 phút, và trước mắt bạn là một bản đồ trực quan về sở thích và hướng di chuyển của bạn. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật lập bản đồ tư duy để cấu trúc bất kỳ quy trình và nhiệm vụ nào. Bạn có thể vẽ bằng tay hoặc tạo bản đồ trong các ứng dụng chuyên dụng như Coogle, Xmind hoặc MindMeister.

7. Làm rất nhiều việc

Có rất nhiều sở thích, mà bạn muốn đến đúng lúc! Nhưng làm thế nào để làm mọi thứ? Hãy thử Hệ thống lấy nét tự động của Max Foster. Nó là tuyệt vời cho những người tự phát, vì nó có tính đến các đặc điểm cá nhân: không thích những kế hoạch khó khăn; khả năng làm việc hiệu quả khi bạn thích kinh doanh; sự hiện diện của một số lượng lớn các sở thích và các nhiệm vụ khác nhau.

Làm thế nào nó hoạt động:

1. Lấy một cuốn sổ ghi chép hoặc sổ ghi chép có quy tắc. Trang có từ 25-30 dòng là thuận tiện nhất cho công việc.
2. Viết ra tất cả mọi thứ bạn muốn làm. Một dòng là một chuyện. Chuyện cá nhân, công việc, chuyện nhỏ, chuyện lớn - không quan trọng, bạn cần ghi hết những gì trong đầu vào lúc này. Bất cứ khi nào nảy sinh những ý tưởng và thách thức mới, hãy viết chúng xuống dòng cuối cùng.
3. Bây giờ tất cả các nhiệm vụ nằm trong một sổ ghi chép, hãy bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ. Quét danh sách việc cần làm của bạn theo từng dòng. Thời điểm bạn cảm thấy hứng thú, mong muốn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đảm nhận nó. Đây được gọi là "Tự động lấy nét" - tập trung ý thức vào những gì thực sự quan trọng vào lúc này.
4. Nếu bạn đã bắt đầu một nhiệm vụ và hoàn thành nó đến cùng, hãy gạch bỏ nó khỏi danh sách. Nếu bạn đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành, hãy gạch bỏ nó ở vị trí cũ và viết nó vào dòng trống cuối cùng.
5. Nếu bạn quyết định từ chối thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào, hãy đánh dấu nó bằng một điểm đánh dấu (sau đó bạn có thể phân tích những nhiệm vụ này là gì).
6. Khi tất cả các nhiệm vụ trên trang được hoàn thành, hãy đặt dấu thập lên trên.

Hãy thử nó, đây là một phương pháp tuyệt vời.

8. Từng bước hướng tới những mục tiêu lớn

Để đạt được những mục tiêu lớn và xa hoặc khi làm những dự án phức tạp, điều quan trọng là phải hiểu trước bạn phải làm gì, khi nào và ở mức độ nào. Đồng ý rằng nếu không có sự chuẩn bị thích hợp, bạn sẽ không thể đạt được điều gì đó có ý nghĩa, chẳng hạn như mua một căn hộ, thay đổi nghề nghiệp, tổ chức hội nghị hoặc viết sách. Nhưng một khi bạn chia nhỏ các mục tiêu lớn như vậy thành các nhiệm vụ và công việc phụ, chúng có vẻ khá khả thi.

Đối với những người thích vẽ, hình dung mục tiêu như một dòng thời gian hoạt động tốt. Bạn đặt điểm A (đây là vị trí hiện tại của bạn) và điểm B với việc chỉ định mục tiêu và thời hạn. Trên dòng, bạn đánh dấu các mốc và ngày tháng của dự án. Điều này sẽ thúc đẩy bạn đáp ứng đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo để di chuyển.

9. Đi chơi thể thao

Thật là nghịch lý phải không? Bạn có thể nói quản lý thời gian liên quan gì đến nó. Và bạn sẽ sai. Nhiều chuyên gia về hiệu quả nói rằng chơi các môn thể thao cho phép họ giữ dáng, nhận được năng lượng quan trọng để đạt được mục tiêu.

Thể thao dạy chúng ta vượt qua những trở ngại và vượt lên trên bản thân, hoạt động thể chất làm tăng sức bền và ý chí phát triển thông qua việc tập thể dục thường xuyên. Kết quả là, trải nghiệm thành công trong thể thao mang lại cho chúng tôi sức mạnh và năng lượng.

10. Chúc bạn vui vẻ

Đây là điều quan trọng nhất, bởi vì năng lượng là tất cả của chúng ta. Bản thân bạn biết mình làm việc ở trạng thái và tâm trạng nào tốt nhất. Vì vậy, nếu mọi thứ không suôn sẻ, đã đến lúc bạn nên làm điều gì đó tốt đẹp cho bản thân, nạp năng lượng, tạo ra một đỉnh cao mới trong năng suất và hoàn thành công việc trong trạng thái tốt hơn.

Tôi hy vọng rằng những ý tưởng quản lý thời gian được cá nhân hóa sẽ giúp bạn tận hưởng công việc và cuộc sống của mình.