6 danh sách sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bộ não của bạn không phải là một nhà kho, mà là một công cụ để suy nghĩ. Paula Rizzo, tác giả của Tư duy theo danh sách cho biết: “Nếu bạn đang làm việc với nhiều nhiệm vụ, danh sách có thể giúp bạn đạt được mục tiêu. Làm thế nào để sử dụng danh sách để hiệu quả hơn, thành công hơn và ít căng thẳng hơn. Dưới đây là sáu danh sách mà cô ấy nghĩ sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

1. Danh sách nhiệm vụ cụ thể cho ngày hôm nay

Chúng tôi không thực sự nghĩ về danh sách việc cần làm trong ngày, nhưng theo Rizzo, nó phải cụ thể. Trong đó, bạn chỉ nên nhập những trường hợp mà bạn có thời gian và nguồn lực. Các dự án lớn nên được chia nhỏ thành các công việc cụ thể.

Bước đầu tiên để lập các danh sách này là lập kế hoạch. Trước khi tan sở, hãy viết một danh sách việc cần làm cho ngày mai. Xác định các công việc chính, lập kế hoạch cho thư từ và các cuộc điện thoại. Khi bạn đến nơi làm việc vào buổi sáng, bạn sẽ có một lộ trình sẵn sàng.

Paula khuyên bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ thành các mức năng suất khác nhau. Ví dụ, các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành tốt nhất khi năng suất ở mức tốt nhất, chẳng hạn như vào buổi sáng. Và những công việc đơn giản hơn, chẳng hạn như làm việc với e-mail hoặc gọi điện cho khách hàng, tốt nhất nên để dành cho buổi chiều.

Nếu vào cuối ngày, một số nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành, hãy tự hỏi bản thân xem bạn có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành chúng hay không. Hay tốt hơn là ủy thác chúng cho người khác? Rizzo khuyên: “Đừng tự đánh mình vì thất bại. Nếu bạn có thể xử lý các nhiệm vụ còn lại, chỉ cần dời lại chúng cho đến ngày mai. Nếu bạn không có thời gian hoặc nguồn lực cho họ, hãy ủy quyền cho họ.

2. Danh sách các nhiệm vụ được ủy quyền

Những người thành công luôn là như vậy. “Chỉ vì bạn có thể làm được không có nghĩa là bạn phải làm”, Rizzo lưu ý. Dành thời gian để làm công việc bẩn thỉu không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Paula Rizzo khuyên bạn nên nhìn vào danh sách việc cần làm của mình và tự hỏi bản thân: "Tôi có phải là người duy nhất có thể làm được điều này không?" Tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã ủy quyền nên được lưu giữ trong một danh sách đặc biệt.

3. Danh sách các mục tiêu dài hạn

Một danh sách các mục tiêu dài hạn sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn. Paula Rizzo nói: “Ngay cả khi bạn chắc chắn rằng giấc mơ này không thành hiện thực, hãy viết nó ra giấy. Nghiên cứu cho thấy cơ hội hoàn thành các nhiệm vụ cố định cao hơn 33%. Lập một danh sách như thế này cho chính bạn và công ty bạn đang làm việc.

4. Danh sách ưu và nhược điểm

Khi bạn có một quyết định quan trọng cần thực hiện, hãy lập danh sách tất cả những ưu và khuyết điểm. Danh sách này nên được suy nghĩ cẩn thận. Tuy nhiên, bị đánh giá cao hơn đối thủ không có nghĩa là bạn phải đưa ra quyết định tích cực. Khi nghi ngờ, hãy rời khỏi danh sách và quay lại với nó vào ngày mai: một diện mạo tươi mới sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn.

Một điểm cộng lớn của danh sách như vậy là cơ hội để chia sẻ nó và tìm hiểu ý kiến của những người khác. Bạn có thể gửi nó cho bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn. Như có câu nói, một cái đầu tốt còn hai cái tốt hơn, vì vậy đừng ngại hỏi ý kiến của những người bạn tin tưởng.

5. Danh sách dự án

Nếu bạn đang làm việc với ai đó trong một nhóm, bạn nên lập một danh sách dự án riêng biệt trong đó nêu chi tiết về vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Theo Rizzo, điều này giúp tránh những tranh chấp vụn vặt về các lĩnh vực phụ trách và loại bỏ sự cần thiết phải giải thích từng trách nhiệm của anh ta.

6. Danh sách các chủ đề cho cuộc trò chuyện

Nếu bạn sắp có một cuộc họp hoặc một cuộc điện thoại, bạn nên tạo trước một danh sách, danh sách này sẽ phản ánh các chủ đề của cuộc trò chuyện sắp tới. Paula nói: “Những danh sách này làm cho các cuộc đàm phán hiệu quả hơn bởi vì các chủ đề thảo luận luôn ở trong tầm tay.

Tốt cho việc lập danh sách. Danh sách trong đó có thể được kết hợp thành các thư mục, rất tiện lợi.