Một cách không rõ ràng nhưng hiệu quả để cắt giảm thời gian gửi thư của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Để tối ưu hóa thời gian bạn làm việc với thư của mình, đừng cố sắp xếp các email của bạn theo thứ tự hoàn hảo. Mọi thứ đơn giản hơn nhiều, một nhân viên của MailChimp cho biết. Một vài bước đơn giản - và bạn sẽ chỉ cần một tiếng rưỡi mỗi ngày để giải quyết tất cả các chữ cái.

Jon Smith của nhóm hỗ trợ của MailChimp đã tìm ra công thức email hoàn hảo bằng cách thử và sai. Đầu tiên, anh ta tạo nhiều thư mục, sau đó xóa từng thư mục, nhưng không có phương pháp nào trong số này hiệu quả. Và rồi anh ấy đến với một hệ thống hoàn toàn khác.

Mặc dù thực tế là trả lời thư gần như là trọng tâm trong công việc của anh ấy, anh ấy đã có thể giảm thời gian dành cho các hành động khác nhau với thư xuống còn một tiếng rưỡi mỗi ngày. Ông phát hiện ra rằng ngay cả khi hộp thư đầy thư, một vài hành động đơn giản cũng có thể xoay chuyển tình thế.

Những gì bạn không nên lãng phí thời gian của mình

Như John nói, lúc đầu anh ấy cố gắng phân loại các lá thư và tạo đủ loại thư mục: thư từ sếp, thông tin về các dự án khác nhau, thư cần thực hiện bất kỳ hành động nào, v.v. Anh ấy tin rằng điều này sẽ giúp anh ấy tiết kiệm thời gian. Nhưng trên thực tế, anh bắt đầu dành nhiều thời gian hơn để cố gắng ghi nhớ hệ thống phân loại của mình và ít thời gian hơn cho chính công việc.

Ví dụ, tôi nhận được tin nhắn từ sếp về một dự án mà tôi đang thực hiện và thông báo này cũng yêu cầu tôi phải thực hiện một số hành động nhất định. Nó nên được đặt trong thư mục nào? Và khả năng tôi nhớ tìm lá thư này ở đâu sau này là gì?

John Smith

Vì vậy, John quyết định loại bỏ tất cả các thư mục và hoàn toàn hỗn loạn ngự trị trong thư của anh ta. Việc thiếu một hệ thống không tốt hơn một hệ thống quá phức tạp. Sau đó, John quyết định một lần nữa xem xét lại cách tiếp cận của mình để làm việc với thư. Anh quyết định sắp xếp các bức thư không phải theo chủ đề, mà theo loại hành động mà chúng cần thực hiện. Đây là cách để làm điều đó.

Đừng quá phức tạp

Chỉ để lại trong Hộp thư đến của bạn những tin nhắn bạn cần trả lời. Những thứ quan trọng nhất, nếu bạn không thể tìm ra chúng ngay lập tức, hãy đánh dấu chúng là chưa đọc.

Có lẽ điều này sẽ có vẻ phi logic đối với bạn, bởi vì những điều nóng bỏng nhất nên được thực hiện càng nhanh càng tốt. Đó là, và đôi khi thực sự cần phải trả lời ngay lập tức những tin nhắn như vậy. Nhưng bằng cách đánh dấu các thư quan trọng là chưa đọc, bạn chắc chắn sẽ không bị mất chúng trong khối lượng chung. Ngoài ra, theo cách này, bạn không phải di chuyển những email này: chúng ở trong Hộp thư đến của bạn và tiếp tục thu hút sự chú ý cho đến khi bạn tiếp cận chúng.

Tôi cố gắng đảm bảo rằng hơn 60–70 thư không tích lũy trong hộp thư của tôi cùng một lúc. Đây chính xác là số lượng chữ cái mà tôi có thể dễ dàng xử lý trong một lần ngồi.

John Smith

Tạo lịch gửi thư thường xuyên cho chính bạn

John dành ra một giờ mỗi sáng để dọn hộp thư. Như đã đề cập, anh ấy thường để lại những tin nhắn khẩn cấp “chưa đọc”. John lướt nhanh qua các bản tin và thông tin liên lạc nội bộ của công ty và trả lời nhiều tin nhắn không khẩn cấp nhất mà anh ấy có thể xử lý trong vòng giờ đó.

Khi thời gian gửi thư kết thúc, John Smith không đóng hộp thư mà ít chú ý hơn đến nó. Khi có tin nhắn mới, anh ấy nhanh chóng quét nội dung của chúng và tên người gửi để ưu tiên chúng. Nếu một tin nhắn có thể được trả lời mà không làm gián đoạn các hoạt động khác trong thời gian dài, John sẽ làm điều đó. Nhưng anh ta không bắt đầu gửi thư nữa.

Vào cuối ngày làm việc, John dành thêm 30 phút để dành riêng cho việc xử lý thư. Tại thời điểm này, anh ta đang gửi thư yêu cầu anh ta thực hiện bất kỳ hành động nào: phê duyệt, viết câu trả lời chi tiết hoặc đưa ra bất kỳ quyết định nào. Sau đó, anh ấy chú ý đến các tin nhắn mà anh ấy đã đánh dấu là chưa đọc.

Tôi có thể dành nhiều thời gian hơn để làm việc với thư, nhưng thời gian hạn chế như vậy giúp tôi tập trung tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.

John Smith

Phân loại email theo loại phản hồi

Đối với một số thư, John vẫn tạo các thư mục riêng biệt. Một số bức thư mà anh ta không đánh dấu là chưa đọc, anh ta chỉ phân phát theo hai hướng. Tin nhắn yêu cầu bất kỳ hành động hoặc phản hồi từ đồng nghiệp (không nhất thiết phải khẩn cấp), John đặt trong thư mục "To Do". Nó dành cho những email có thể được xử lý vào ngày hôm sau hoặc muộn hơn trong tuần.

Ngay cả những bức thư ít khẩn cấp hơn John cũng chuyển đến thư mục "Đã đọc". Ngoài ra, nó sử dụng các bộ lọc đặc biệt tự động đặt bản tin vào thư mục này. Chỉ mất vài phút để cài đặt các bộ lọc, nhưng bước đơn giản này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức sau này.

Nếu bạn sử dụng phương pháp này, bạn sẽ nhận được ba thư mục đang hoạt động, khác nhau về mức độ khẩn cấp của việc trả lời thư: Hộp thư đến có thư chưa đọc, Việc cần làm và Đọc.

Lưu trữ tin nhắn

Đối với mọi thứ khác, John Smith sử dụng tính năng lưu trữ tin nhắn. Điều này giúp anh ta xóa hộp thư và đầu các nhiệm vụ không cần thiết.

Ngay sau khi tôi đọc tin nhắn và thực hiện hành động cần thiết, có thể là tin tức của công ty hoặc bản tin mà tôi đã đăng ký, tôi sẽ lưu trữ nó.

John Smith

Nếu một tin nhắn chứa thông tin quan trọng mà John muốn giữ lại để tham khảo trong tương lai, anh ấy sẽ đánh dấu tin nhắn đã lưu trữ bằng dấu hoa thị để có thể tìm thấy nó nhanh hơn.

Hãy đặc biệt cẩn thận khi quyết định xóa một bài viết

John hiếm khi sử dụng tính năng xóa tin nhắn. Đây là bài học mà anh ấy rút ra được từ thực tế. Một ngày nọ, John xóa một tin nhắn từ một đồng nghiệp chứa thông tin mà anh ta không cho là quan trọng vào thời điểm đó. Sau khi nhân viên này rời công ty, John cần thông tin từ lá thư đó. Sau đó anh ta nhận ra rằng anh ta đang gặp rắc rối.

Sau đó, tôi bắt đầu chỉ xóa những bức thư mà chắc chắn sẽ không hữu ích cho tôi trong tương lai. Đừng xúc phạm, đồng nghiệp thân mến, những người gửi cho tôi những-g.webp

John Smith

Để có được hệ thống này, John Smith đã thử nhiều cách tiếp cận khác nhau nhưng không đủ hiệu quả đối với ông. Anh ấy đã thử nghiệm các phương pháp mà người khác đã sử dụng, nhưng rất nhanh sau đó anh ấy nhận ra rằng mình cần phải thử một điều gì đó khác biệt. John đã đi đến kết luận rằng bất kỳ hệ thống nào cũng chỉ hoạt động khi nó phù hợp với các điều kiện công việc cụ thể của bạn.

Hãy thử phương pháp này hoặc tìm thứ gì đó của riêng bạn. Bạn có thể tìm ra cách để dành ít thời gian hơn cho thư.