Một quy tắc đơn giản để phân tích cú pháp thư sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tác giả của hệ thống Getting Things Done (GTD) đã chia sẻ một bản hack cuộc sống giúp anh nhanh chóng giải quyết các nhiệm vụ nhỏ.

Thư chưa đọc được tích lũy ngay lập tức trong thư. Đây là một điều khiến bạn phân tâm thường xuyên và khiến bạn khó quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Chuyên gia về năng suất David Allen sử dụng cái gọi là quy tắc hai phút để giúp bạn giải quyết một hộp thư đến đông đúc. Ngay sau khi một lá thư mới đến, Allen đưa ra quyết định. Nếu nó có thể được trả lời trong hai phút hoặc ít hơn, nó sẽ trả lời ngay lập tức. Nếu câu trả lời cần được xem xét nghiêm túc, anh ta bỏ qua lá thư.

Đừng trì hoãn những gì bạn có thể làm sau hai phút.

Những bức thư cần cân nhắc, anh đều hoãn lại sang thời điểm khác. Allen giải thích: “Việc đưa ra quyết định khiến chúng ta mệt mỏi về mặt tinh thần. "Chọn đôi giày nào để đi vào buổi sáng là một sự tiêu hao năng lượng tinh thần, cũng giống như khi quyết định thuê ai vậy."

Ngay cả những quyết định nhỏ cũng gây ra mệt mỏi. Do đó, Allen quay trở lại từng bức thư khi có thời gian và năng lượng dành cho chúng. Thông thường, anh ấy giải quyết chúng vào buổi sáng.

Cố gắng xử lý thư theo cùng một cách. Nếu bạn không muốn bị phân tâm bởi mỗi lá thư mới, hãy sắp xếp hộp thư đến khi bạn có thời gian rảnh hoặc khi bạn không có năng lượng cho những nhiệm vụ lớn.

Quy tắc hai phút sẽ giúp xóa hộp thư đến và đầu của bạn. Chỉ cần không áp dụng nó cho tất cả các công việc: bạn không thể làm các công việc hai phút cả ngày.

Quy tắc này phù hợp khi bạn cần loại bỏ các trường hợp nhỏ và làm việc hiệu quả trong các dự án lớn.