Cách tổ chức không gian làm việc và thời gian văn phòng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Mọi công việc trong văn phòng đều bắt đầu từ không gian làm việc của riêng họ, nhưng thường mọi người không chú ý đúng mức đến thời điểm này. Không gian làm việc không chỉ có nội thất và máy tính, mà còn là kế hoạch, quy trình làm việc, các công cụ bổ sung. Bài viết này bao gồm các mẹo đơn giản về cách tổ chức hợp lý nơi làm việc của bạn.

Tất cả đều bắt đầu từ nơi làm việc.

D. Carnegie

Công việc bắt đầu với nơi làm việc và tổ chức của nó. Tất nhiên, có những trường hợp ngoại lệ dưới dạng cá tính sáng tạo và độc đáo mà vấn đề này không quá quan trọng đối với họ. Nhưng ngay cả họ cũng có hệ thống rối loạn sáng tạo của riêng họ, ngay cả khi họ không thừa nhận điều đó. Hầu hết mọi người làm việc trên bàn làm việc bình thường trong không gian văn phòng bình thường, và những lời khuyên sau đây là dành cho họ.

Máy tính để bàn

Môi trường làm việc phù hợp điều chỉnh tâm trí theo đúng nhịp điệu. Bạn không giữ cho ngôi nhà của mình lộn xộn và bạn biết chính xác nơi nào và ở đâu. Ở nơi làm việc cũng vậy: mọi thứ phải ở đúng vị trí của nó, và không có gì thừa có thể làm xao nhãng nhiệm vụ chính.

Tất cả bắt đầu như thế nào khi bạn vừa mới đi làm? Từ máy tính để bàn. Và thường có hàng đống giấy tờ, văn phòng phẩm rải rác, cốc, một số đồ lưu niệm vô dụng và bụi trên máy tính. Và thực trạng nội bộ đằng sau một nơi làm việc như vậy sẽ như thế nào? Chưa được lắp ráp. Bạn, tất nhiên, sẽ không nghĩ như vậy, nhưng tiềm thức đã quyết định mọi thứ rồi. Dù thực tế có xung quanh, bạn cũng vậy. Và ý thức nhặt được ý nghĩ này, và tâm trạng của bạn biến mất.

Giữ cho bàn làm việc của bạn luôn gọn gàng. Bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách quét bụi, điều chỉnh ánh sáng, viết thông tin hữu ích trên nhãn dán, rửa tách cà phê, điền vào lịch của bạn - hãy tự vận động. Những hành động đơn giản này sẽ tiếp thêm năng lượng cho công việc sau đó.

Nơi làm việc lý tưởng là nơi làm việc, ánh sáng thoải mái, văn phòng phẩm cần thiết và đồ đạc đơn giản cho người lao động.

Làm thế nào để làm việc: đứng hay ngồi? Bạn quyết định. Tôi nghĩ rằng ngồi tốt hơn, nhưng bạn nhất định phải nghỉ ngơi: đi bộ, khởi động một chút, hít thở không khí trong lành, leo lên 2-3 tầng lên cầu thang. Lịch trình làm việc của tôi: 45 phút - một nhiệm vụ không bị gián đoạn, 15 phút giải lao, sau đó 1 giờ làm việc liên tục và 15 phút nghỉ ngơi. Đây là cách ngày làm việc được cấu trúc.

Đừng quên tủ khóa hoặc kho lưu trữ của riêng bạn, vì mỗi nhân viên luôn có hồ sơ cá nhân hoặc kho lưu trữ giấy tờ của riêng mình. Bạn cũng có thể cất những món đồ cá nhân trong tủ mà bạn không muốn khoe khoang. Mỗi kệ và tủ phải hoàn thành chức năng của nó và không giao nhau với các yếu tố khác. Điều này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn khi làm việc với các tài liệu và các phụ kiện khác nhau.

Quản lý tài liệu điện tử

Tạo bản sao lưu công việc, tài liệu, dự án, thông tin dịch vụ được lưu trữ trên máy tính làm việc của bạn và gửi chúng đến máy chủ của công ty hoặc bộ lưu trữ đám mây.

Con người tốn bao nhiêu sức lực và thần kinh vì thông tin thất thiệt! Máy tính bị rơi, bị treo, ai đó vô tình xóa mất dữ liệu quan trọng. Đừng lặp lại sai lầm của họ và thực hiện sao lưu. Đừng để hoàn cảnh kiểm soát bạn và công việc của bạn.

Không cài đặt các ứng dụng không cần thiết, hầu hết các thao tác cần thiết được thực hiện trong các gói phần mềm tiêu chuẩn. Nếu bạn thông thạo một công cụ nào đó cho công việc, hãy yêu cầu ban quản lý hoặc bộ phận CNTT cài đặt nó, chứng minh cho công việc hiệu quả của bạn trong đó.

Một mẹo đơn giản khác: cố gắng bám vào một thứ trong không gian điện tử của bạn. Nếu bạn thích các dịch vụ của Yandex, hãy chọn chúng, nếu các dịch vụ của Google - làm việc với chúng. Bạn sẽ biết tất cả các điểm mạnh và điểm yếu của các công cụ, và bạn cũng sẽ có thể nhanh chóng thiết lập hệ thống của mình ở một nơi mới. Cuộc chạy đua cho các chương trình mới không phải lúc nào cũng hợp lý.

Tại máy trạm, hãy tạo hệ thống phân cấp điện tử đơn giản cá nhân của bạn. Bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu cũ nào của mình. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn được yêu cầu khẩn cấp giải quyết một việc gì đó và bạn đã quên thông tin này được lưu trữ ở đâu.

Quét tất cả các tài liệu quan trọng nhất. Nhiều xung đột công việc giữa các bộ phận nảy sinh vì một số giấy tờ quan trọng bị thất lạc.

Lập kế hoạch

Bạn có để ý rằng công việc đôi khi trở thành một mớ hỗn độn: một đống nhiệm vụ, cuộc trò chuyện, cuộc họp, kiểm tra giấy tờ. Và bạn đang quay trong này không ngừng. Bạn dường như đang làm việc, nhưng thật khó để gọi nó là công việc. Đằng sau tất cả những điều này, bức tranh chung về những gì đang xảy ra là không thể nhìn thấy được, và đây là một trong những vấn đề của năng suất hiện đại: có những hành động, kết quả cũng có, nhưng chúng không được chú ý nhiều trong thói quen.

Để tránh điều này, cần vạch ra kế hoạch nhiệm vụ và hoạt động trong ngày, trong tuần và thậm chí cả tháng.

Hầu hết sử dụng sổ ghi chép hoặc nhật ký. Vâng, điều đó tốt, nhưng giấy là "bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên", nó lưu trữ tất cả tính linh hoạt, và thông tin chính bị mất trong sự phong phú của các trang. Sổ tay hoặc nhật ký đã là một cách lập kế hoạch cổ xưa. Trong nhật ký, bạn không nhìn thấy toàn cảnh của các sự kiện, không tìm ra khi nào thì tốt hơn để làm một việc, và khi nào thì khác, và bạn cũng có thể bỏ lỡ một số sự kiện quan trọng. Không có cách nào để lấy dữ liệu cần thiết và tiến hành phân tích toàn diện. Hãy tưởng tượng bạn phải lật qua bao nhiêu trang để đối chiếu thông tin cần thiết.

Bây giờ có rất nhiều ứng dụng và dịch vụ trực tuyến để sắp xếp thời gian làm việc của bạn. Tin tôi đi, điều này nên được thực hiện nếu bạn muốn làm việc hiệu quả bất kể tình huống và tâm trạng như thế nào. Danh sách việc cần làm ngày nay là tất cả về quản lý công việc và thời gian hiệu quả.

Tôi sử dụng hệ thống lập kế hoạch ngữ cảnh trong môi trường Outlook của Gleb Arkhangelsky. Điều tôi thích ở nó: sự đơn giản và hiệu quả của công cụ, một ứng dụng nổi tiếng, sự kết hợp của lịch, nhiệm vụ và thư trong một không gian thông tin, tích hợp với các ứng dụng văn phòng. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể được đào tạo về hệ thống lập kế hoạch này trong thời gian ngắn.

Dưới đây là một số mẹo để sắp xếp thời gian làm việc của bạn:

• Lập kế hoạch linh hoạt, phù hợp với ngữ cảnh, không cứng nhắc về thời gian.
• Học cách hiểu điều gì quan trọng và điều gì không.
• Dễ dàng chia tay với những vấn đề không quan trọng.
• Đánh giá cao chất lượng của thời gian đã bỏ ra, chứ không phải bản thân thời gian.
• Nói không với bản thân và người khác khi cần thiết.
• Bắt đầu một ngày của bạn với những nhiệm vụ đầy thử thách và khó chịu.
• Khi lập kế hoạch cho các nhiệm vụ và dự án tại nơi làm việc, hãy đặt thời hạn cho chúng.

Một thủ thuật tâm lý mạnh mẽ là gạch bỏ một nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc đánh dấu vào trước nó. Điều này sẽ giúp bạn có thêm năng lượng bên trong để đạt được kết quả tuyệt vời. Bạn sẽ thấy rằng mọi thứ không phải là vô ích.

Làm việc với thư

Làm thế nào để tổ chức công việc với thư?

Đầu tiên, bạn cần đặt thời gian hoạt động với nó để giảm số lần ngắt. Tốt nhất bạn nên làm việc này vào buổi sáng, khi các nhiệm vụ bắt đầu hình thành và vào buổi chiều, khi bạn cần kiểm tra xem mọi thứ như thế nào.

Thứ hai, bạn không nên trả lời những bức thư mơ hồ ngay lập tức. Bạn cần suy nghĩ về mọi thứ: kháng nghị, xây dựng phản hồi, thông tin bổ sung. Cố gắng giữ tính chủ quan càng thấp càng tốt. Quên đi những câu trả lời nhanh, như mọi người vẫn làm trên mạng xã hội.

Thứ ba, đừng làm quá tải văn bản của bức thư với những thông tin chỉ có thể hiểu được đối với bản thân người gửi. Cố gắng trả lời ngắn gọn, cô đọng, cân nhắc từng chữ. Trong thời đại kỹ thuật số của chúng ta, điều này rất quan trọng: không ai quan tâm đến việc lướt qua những suy luận độc đáo.

Và cuối cùng, đừng quên về netiquette: địa chỉ người nhận, cách viết, thông tin trường hợp, thông tin liên hệ. Học cách viết một lá thư, phân tích những gì bạn đã viết và cách nộp đơn.

Công cụ bổ sung

Một thứ khác giúp công việc của bạn hiệu quả hơn đó chính là bảng trắng. Một công cụ không thể thiếu, đặc biệt khi bộ phận đang động não hoặc giải quyết một vấn đề nghiêm trọng với các khâu trung gian.

Trong sự nghiệp chuyên môn của tôi, hội đồng quản trị là một thuộc tính không thể thiếu của môi trường làm việc. Nó cũng hữu ích về mặt tiết kiệm giấy. Bạn sẽ không tin rằng có bao nhiêu tờ được dành để giải thích các ý tưởng và giải pháp của bạn.

Nhờ tư duy trực quan (ai cũng có), mọi người có thể cùng nhau vẽ lên bảng, giải thích suy nghĩ của mình và đề xuất các giải pháp tốt nhất cho một vấn đề. Mọi người đều có thể nhìn thấy và hiểu được mọi thứ.

Tôi muốn nói thêm rằng âm nhạc giúp ích cho tôi trong công việc. Nó có ảnh hưởng tích cực đến năng suất của tôi, đặc biệt là khi tôi phải làm việc với các công việc lặp đi lặp lại trên máy tính hoặc vẽ một gói tài liệu lớn. Nói chung, sẽ rất tốt nếu bạn bắt đầu buổi sáng bằng âm nhạc tích cực. Nhưng bạn không nên bật nó cho tất cả mọi người, hãy nhớ rằng: bạn không làm việc một mình, đối với ai đó, âm nhạc sẽ chỉ gây trở ngại.