Tại sao danh sách việc cần làm không luôn hoạt động?

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Danh sách việc cần làm rất hữu ích. Chúng giúp bạn quản lý thời gian hợp lý, không nhớ gì và đạt được thành công lớn hơn trong lĩnh vực chuyên môn và cá nhân của bạn.

Nhưng nhiều người tin rằng tất cả các danh sách việc cần làm này là lãng phí thời gian và chúng không hiệu quả.

Chúng ta hãy thử tìm hiểu xem những phán đoán này đến từ đâu và tại sao danh sách việc cần làm không phải lúc nào cũng hiệu quả.

Có ít nhất 5 lý do cho điều này.

1. Cơ cấu trì hoãn

Người trì hoãn là những người hay trì hoãn. Nhưng không phải tất cả những người trì hoãn đều là những người lười biếng. Có những người làm bất cứ điều gì, chỉ là không làm những gì thực sự quan trọng.

Danh sách việc cần làm của họ thường rất dài, và họ thường có các nhiệm vụ như "viết một bài báo" và "mài bút chì", "viết kế hoạch kinh doanh" và "đổ rác". Đoán xem họ sẵn sàng làm gì hơn?

Đây là điều mà giáo sư triết học John Perry của Đại học Stanford gọi là "Sự chần chừ có cấu trúc". Người đó đánh dấu vào ô và có vẻ hài lòng, nhưng trên thực tế, hệ thống việc cần làm của anh ta không hoạt động, vì anh ta không tiến lên trong việc giải quyết những vấn đề thực sự quan trọng.

2. Nghịch lý của sự lựa chọn

Sheena Iyengar nghiên cứu vấn đề của sự lựa chọn: làm thế nào và tại sao một người đưa ra một lựa chọn cụ thể. Trong một nghiên cứu của mình, cô phát hiện ra rằng não người chỉ có thể nhận thức được 7 lựa chọn.

Khi có 58 hạng mục trong danh sách các công việc trong ngày, một người thường rơi vào tình trạng sững sờ - phải đảm nhận việc gì và có nên thực hiện gì không? Nếu bạn muốn danh sách việc cần làm của mình hoạt động hiệu quả, hãy cố gắng bao gồm không quá 7 nhiệm vụ cho mỗi ngày.

3. Ưu tiên linh hoạt

"Trước hết", "khẩn cấp", "chờ đợi" - hầu như tất cả các phương pháp việc cần làm đều dạy đánh dấu nhiệm vụ bằng các nhãn tương tự. Điều này chắc chắn là chính xác. Nhưng có một "NHƯNG".

Một số người quá kỹ lưỡng trong việc sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên đến mức họ quên rằng việc "chờ đợi" ngay lập tức có thể trở thành "điều tối quan trọng". Hãy cho một ví dụ.

Bạn đã lên lịch cho hai cuộc họp rất quan trọng, cũng như chuyến thăm trạm dịch vụ (vào buổi tối, nếu có đủ thời gian). Nhưng trên đường đi đàm phán, chiếc xe bị hỏng. Điểm mấu chốt: bạn đã dành cả ngày trong dịch vụ, không tham gia bất kỳ cuộc họp nào và thất vọng về việc lập kế hoạch cần làm.

Hãy nhớ rằng: mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ có thể thay đổi. Và điều đó không có nghĩa là danh sách việc cần làm không hoạt động.

4. Vô cực các trường hợp

Như đã đề cập, rất khó để một người chọn từ hơn 7 trường hợp, nhưng đây không phải là lý do duy nhất khiến việc giữ một danh sách việc cần làm vô tận là không đáng.

Khi một người nhìn thấy một danh sách khổng lồ các nhiệm vụ mới và mới, anh ta có ấn tượng rằng mọi thứ là vô tận. Các thói quen bắt đầu suy sụp, những suy nghĩ suy đồi xuất hiện, do đó, dẫn đến sự miễn cưỡng làm bất cứ điều gì.

Để ngăn điều này xảy ra, hãy giữ một số danh sách việc cần làm. Ví dụ: danh sách việc cần làm hàng ngày, việc cần làm trong một tháng, việc cần làm được gọi là "Công việc" hoặc "Sửa chữa". Hãy sắp xếp công việc của bạn và sau đó bạn sẽ dễ dàng thực hiện theo kế hoạch đã định hơn.

5. Ý định, không phải nghĩa vụ

Nhưng có lẽ lý do chính khiến danh sách việc cần làm không hoạt động là ở chính bạn. Nhiều người không hiểu đúng triết lý của kỹ thuật này, viết ra và đánh số không phải nghĩa vụ của họ, mà chỉ là những ý định, mong muốn trừu tượng để làm một điều gì đó.

Nếu bạn coi các mục trong danh sách việc cần làm của mình là dự định và không chịu trách nhiệm hoàn thành chúng, thì việc cần làm sẽ không bao giờ hiệu quả với bạn.

Bạn có duy trì một danh sách việc cần làm không? Bạn có thể đưa ra lời khuyên nào cho những người nghĩ rằng danh sách không hoạt động?