Tại sao danh sách nhiệm vụ không hoạt động và phải làm gì với nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Dưới đây là một số mẹo về cách biến “cơ thể” của bạn từ một cuốn sổ đơn giản thành một công cụ đắc lực để ra quyết định, lập kế hoạch và phân tích tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Quản lý danh sách việc cần làm không thể dễ dàng hơn. Tôi đã viết các vấn đề của mình trong một chuyên mục, và sau đó bạn chỉ cần lấy nó ra và gạch bỏ nó khi bạn làm. Bạn có thể nghĩ gì khác?

Tuy nhiên, nếu bạn nhìn vào số lượng các ứng dụng máy tính để bàn, thiết bị di động và web khác nhau thực hiện khái niệm này, rõ ràng là mọi thứ không hề đơn giản chút nào. Bất chấp tất cả các công cụ và chức năng đa dạng, danh sách nhiệm vụ vẫn không hoạt động! Có thể bạn chỉ không biết làm thế nào để sử dụng chúng?

Tất cả mọi người bắt đầu sử dụng trình quản lý tác vụ ngay khi họ cảm thấy rằng thói quen hàng ngày của họ đang trở nên hỗn loạn. Họ bắt đầu quên những việc quan trọng, nhầm lẫn giữa thứ tự nhiệm vụ và bài tập, khiến đồng nghiệp thất vọng và trễ hẹn. Tại thời điểm đó, một người chọn một "tudushka" theo sở thích của mình và cố gắng đưa tổ chức vào cuộc sống của mình. Và, như một quy luật, đầu tiên anh ta thành công. Nhưng một thời gian trôi qua, và danh sách nhiệm vụ ngừng hoạt động, và mớ hỗn độn ban đầu trở lại cuộc sống.

Tại sao nó xảy ra?

Vấn đề là, người quản lý nhiệm vụ chỉ là một công cụ. Cái nào cần phải được thiết lập chính xác để nó hoạt động tốt. Và đây là một số mẹo về cách làm điều đó.

1. Chia sẻ

Trong mọi trường hợp, bạn không nên đổ tất cả những việc lớn và nhỏ của mình vào một danh sách dài và lớn. Không có gì chán nản hơn việc suy ngẫm danh sách việc cần làm của bạn với hàng tá mục nhập. Trong trường hợp này, xác suất đi đến phần cuối của danh sách có xu hướng bằng không. Các nghiên cứu khác nhau về năng suất thường đề xuất rằng số lượng nhiệm vụ của bạn trên một tờ giấy không nên vượt quá 7-8 phần. Do đó, hãy tách các danh sách nhiệm vụ theo danh mục, dự án, chủ đề, mức độ khẩn cấp và các tiêu chí khác.

2. Thêm thời hạn

Theo Định luật Parkinson, công việc luôn chiếm nhiều thời gian mà bạn dành cho nó. Do đó, việc duy trì một danh sách các nhiệm vụ chỉ có ý nghĩa nếu bạn viết thời gian thực hiện gần đúng bên cạnh mỗi mục. Vâng, trong thực tế, có thể có sai lệch; vâng, vào một số ngày, mọi thứ trở nên tồi tệ, nhưng hầu hết thời gian cách tiếp cận này hoạt động. Sau khi đặt ra khoảng thời gian gần đúng để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, trong tiềm thức bạn sẽ cố gắng tương ứng với nó, và điều này thay đổi hoàn toàn các quy tắc của trò chơi. Hãy thử và bạn sẽ ngạc nhiên về sức mạnh của danh sách việc cần làm của bạn.

3. Ưu tiên

Điểm này rất đơn giản và dễ hiểu. Trước hết, chúng tôi thực hiện những vấn đề quan trọng, những việc nhỏ và không khẩn cấp - nếu chúng tôi có thời gian. Tất cả những gì còn lại là ưu tiên danh sách của bạn và làm đúng. Suy cho cùng, có những việc rất khẩn cấp, nhưng hoàn toàn không quan trọng đối với bạn. Và nó xảy ra theo chiều ngược lại. Do đó, chúng tôi cung cấp cho bạn ưu tiên sau:

• những vấn đề quan trọng và khẩn cấp;
• quan trọng nhưng không khẩn cấp;
• khẩn cấp, nhưng không quan trọng lắm;
• không khẩn cấp và không quan trọng.

4. Đánh giá

Và quy tắc cuối cùng trong danh sách này, nhưng không kém phần quan trọng, là cần phải phân tích và đánh giá việc thực hiện danh sách của bạn. Đừng tìm cách trốn ngay lập tức và quên đi nhiệm vụ đã hoàn thành mãi mãi. Cố gắng dành ra một vài giờ vào cuối mỗi tuần, và thậm chí có thể là cả ngày vào cuối tháng, để mua hàng. Chọn các phần tử bị gạch bỏ từ kho lưu trữ và đánh giá điều gì đã giúp bạn triển khai chúng.

• Bạn đã làm tốt và nhanh chóng công việc của mình như thế nào?
• Nó có thể đã được làm tốt hơn, hoặc có lẽ nó không đáng giá chút nào?
• Bạn đã tiến được bao xa để đạt được mục tiêu của mình?
• Cần phải làm gì để tiến thêm một bước nữa?

Sau khi bạn trả lời những câu hỏi này và những câu hỏi tương tự, danh sách của bạn sẽ mang một ý nghĩa hoàn toàn khác đối với bạn. Nó sẽ biến từ một cuốn sổ ghi chú đơn giản “để không quên điều gì đó” thành một công cụ mạnh mẽ để ra quyết định, lập kế hoạch và phân tích thành tích.