Tại sao danh sách việc cần làm không hoạt động và cách khắc phục nó

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Để làm việc hiệu quả, hãy tập trung vào thời gian, không phải nhiệm vụ.

Quản lý thời gian tốt có nghĩa là thu được nhiều kết quả hơn trong thời gian ngắn hơn. Blogger và doanh nhân nổi tiếng Thomas Oppong giải thích cách lập kế hoạch tốt để đạt được mục tiêu của bạn và tại sao danh sách việc cần làm đơn giản chỉ có thể cản trở năng suất.

Tại sao danh sách việc cần làm thông thường không hoạt động

Trong một danh sách việc cần làm đơn giản, bạn không phản ánh thời gian hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Và rất có thể, bạn bắt đầu với những cái nhỏ và không phức tạp chỉ mất không quá năm phút.

Dần dần, bạn đi đến kết luận rằng hết lần này đến lần khác bạn chỉ làm những việc đơn giản, và bạn liên tục bỏ qua những việc quan trọng và tốn thời gian cho sau này. Kết quả là, các dự án lớn không nhúc nhích. Và hầu hết các điểm của kế hoạch vẫn chưa được thực hiện, bởi vì bạn tiếp tục thêm những điểm mới vào chúng mà không có bất kỳ hệ thống kiểm soát nào.

Tại đây, hiệu ứng Zeigarnik được kích hoạt, theo đó mọi người ghi nhớ các hành động chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn tốt hơn những hành động đã thực hiện. Điều này có nghĩa là những suy nghĩ về các nhiệm vụ chưa hoàn thành từ danh sách việc cần làm sẽ cứ quay cuồng trong đầu bạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Bạn sẽ bị cảm giác ám ảnh khiến bạn khó tập trung hoàn thành công việc. Điều này cuối cùng có thể dẫn đến căng thẳng và mất ngủ.

Cách lập kế hoạch hiệu quả

Mô tả ngày lý tưởng của bạn

Jason Womack, huấn luyện viên điều hành, diễn giả và tác giả về năng suất, đề xuất cách tiếp cận của mình để tổ chức quá trình nhằm đạt được mục tiêu. Anh ấy đề nghị viết một kịch bản cho một ngày hoàn hảo để tập trung vào. Nhận thức rằng lý tưởng dành cho bạn sẽ thúc đẩy bạn làm việc.

Để tạo một tập lệnh, hãy trả lời các câu hỏi sau.

• Bạn muốn trải qua ngày của mình như thế nào?
• Những nhiệm vụ chính xác cần phải hoàn thành ngày hôm nay?
• Khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất?

Dựa trên các câu trả lời, bạn có thể chia thời gian làm việc thành các phân đoạn, mỗi phân đoạn sẽ chứa một số nhiệm vụ nhất định từ danh sách việc cần làm của bạn.

Phương pháp này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với danh sách việc cần làm và giải quyết các công việc khẩn cấp và quan trọng đúng hạn.

Lên kế hoạch cho mọi thứ trên lịch

Để danh sách việc cần làm của bạn hiệu quả nhất có thể, đừng lập những kế hoạch đơn giản không có thời hạn và thời hạn, mà hãy học cách sử dụng lịch một cách khôn ngoan.

Mô tả chi tiết về ngày sắp tới hoặc cả tuần. Đánh dấu tất cả những thứ của bạn vào lịch và sống theo lịch trình đã tạo. Điều này sẽ giúp bạn quyết định dự án nào cần giải quyết đầu tiên và liệu bạn có thể thêm nhiều nhiệm vụ khác hay không.

Thay vì mức độ ưu tiên thông thường của bạn, hãy lập các mục kế hoạch với ngày tháng và thời gian chính xác - đặc biệt là cho những nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này sẽ mang lại cảm giác cấp bách và bạn sẽ có thể hoàn thành chúng vào một thời điểm nhất định.

Đánh giá từng nhiệm vụ

Nếu bạn không phân tích cách bạn chi tiêu mỗi ngày, rất có thể bạn đang lãng phí phần lớn số tiền đó.

Một trong những quy tắc quan trọng của năng suất là không để một nhiệm vụ kéo dài hơn mức cần thiết.

Để quản lý thời gian hiệu quả, chỉ cần biết những gì cần phải làm là chưa đủ. Bạn cần xem xét thời gian thực hiện là bao lâu. Tốt hơn là bạn nên nói “Hôm nay tôi chỉ có 40 phút để làm việc này” thay vì lên kế hoạch cho mọi thứ theo thứ tự quan trọng đơn giản mà không có thời hạn cụ thể.

Thêm vào danh sách việc cần làm của bạn một ước tính về thời gian để hoàn thành từng mục. Cố gắng lên lịch mỗi phút từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Xác định trước khi nào sẽ có thời gian nghỉ. Lên lịch để kiểm tra thông báo, email và mạng xã hội.

Có vẻ như hoạt động này chỉ lãng phí thời gian. Nhưng trên thực tế, nó đặt ra tiêu chuẩn mà bạn cố gắng đạt được. Kết quả là, bạn sẽ thấy rằng sự tập trung của bạn đã được cải thiện.

Theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các công việc có thể là một khám phá thực sự đối với bạn. Điều này sẽ xác định phong cách làm việc của bạn và có thể cải thiện nó. Nó cũng giúp bạn hiểu được vào thời điểm nào trong ngày bạn có hiệu quả hơn hoặc kém hơn.

Đo lường là bước đầu tiên cần thiết để theo dõi và cuối cùng là cải thiện hiệu suất. Nếu bạn không thể đo lường một cái gì đó, bạn không thể hiểu nó. Nếu bạn không thể hiểu điều gì đó, bạn không thể kiểm soát nó. Và nếu không kiểm soát được thì chắc chắn không thể cải thiện được.

Doanh nhân James Harrington, Chuyên gia quản lý quy trình

Phân tích thời gian của bạn và sau đó bạn có thể phân bổ nó một cách chính xác.

Mốc thời gian

Mở ứng dụng lập kế hoạch hoặc lập kế hoạch trong ngày của bạn và thêm thời hạn vào danh sách nhiệm vụ của bạn. Chỉ định mức độ ưu tiên cho mỗi.

Và để hiểu điều gì đáng để dành nhiều thời gian hơn, hãy tự trả lời một số câu hỏi:

• Những công việc nào sẽ mất ít hơn 20 phút?
• Những công việc nào sẽ mất hơn một giờ?
• Điều tốt nhất để làm vào buổi sáng khi bạn có nhiều năng lượng nhất là gì?

Bây giờ thay vì "Hoàn thành dự án thiết kế", hãy viết "Hoàn thành dự án thiết kế trong hai giờ". Ngay cả khi bạn không có thời gian để hoàn thành nó, thì ít nhất bạn cũng sẽ đi tắt đón đầu mà không cần dành cả ngày cho nó.

Nếu bạn không có mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ vào một ngày cụ thể, hãy lên kế hoạch dành một khoảng thời gian nhất định cho nó mỗi ngày. Và sau đó chuyển sang những việc khác không kém phần quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể dần dần thoát khỏi những nhiệm vụ lớn.

Chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn

Một số tác vụ có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí vài ngày. Nếu bạn có một dự án lớn ở phía trước, hãy dành vài phút để suy nghĩ về nó. Nó gồm những bộ phận nào? Cần bao nhiêu nỗ lực và sẽ mất bao lâu? Viết nó ra.

Tiếp theo, chia dự án thành nhiều nhiệm vụ với thời hạn rõ ràng và giải quyết từng việc một cho đến khi hoàn thành. Bạn càng thực hiện nhiều hành động nhỏ, chúng càng có vẻ khả thi hơn.

Khi một khối lượng công việc không thể tiếp cận trở thành một thứ gì đó nhỏ bé, bộ não sẽ tập trung vào những gì cần phải làm ngay bây giờ - vào một nhiệm vụ cụ thể và một mục tiêu nhỏ. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên sắp xếp các cuộc chạy nước rút từ 40-60 phút với các quãng nghỉ ngắn.

Làm một việc tại một thời điểm

Hãy dành sự quan tâm đầy đủ cho nó, và sau đó bạn sẽ có thể đạt được hiệu quả cao nhất có thể.

Mark Murphy của Forbes giải thích: Khi mọi người có thể tránh bị gián đoạn công việc, có 67% khả năng họ có ấn tượng rằng 'hôm nay là một ngày làm việc rất hiệu quả.'

Nó thực sự có ý nghĩa khi làm việc trong một giờ cho một nhiệm vụ mà không bị phân tâm. Nhưng nó có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn liên tục nhận được thông báo hoặc phải trả lời câu hỏi từ đồng nghiệp.

Ví dụ, kỹ thuật Pomodoro giúp tập trung vào công việc. Nó bao gồm 25 phút chạy nước rút với 5 phút giải lao ngắn. Sau một số cách tiếp cận như vậy, bạn có thể hoàn toàn thư giãn.

Phương pháp này không phổ biến: thời gian tập trung và phong cách làm việc là khác nhau đối với mọi người. Vì vậy, hãy thử các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau và tuân theo các kỹ thuật phù hợp với cá nhân bạn.

Ví dụ, nếu bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng, thì hãy hoãn lại những công việc cần nhiều thời gian hơn. Điều này sẽ giúp bạn trở nên có tổ chức hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn.