Mục lục:
- Vấn đề # 1. Hệ thống phê duyệt chậm chạp
- Vấn đề # 2. Chi phí cao
- Vấn đề # 3. Bán vé và thanh toán lâu
- Vấn đề số 4. Đóng tài liệu
- Dòng dưới cùng là gì
2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15
Chúng tôi cho bạn biết về những vấn đề chính khi đi công tác và giải thích cách bạn có thể giải quyết chúng.
Vấn đề # 1. Hệ thống phê duyệt chậm chạp
Mỗi chuyến đi là một mớ thư từ mà tôi đóng vai trò trung gian. Việc gửi tin nhắn mất nhiều thời gian, bên cạnh đó còn có khả năng bị nhầm lẫn và mắc lỗi, nhất là khi có nhiều người đang bay.
Một lần tôi hiểu lầm một nhân viên và đồng ý một vé cho chuyến bay sai. Nó không được hoàn lại, vì vậy công ty đã phải chi tiền cho một vé thứ hai, với ngày chính xác, và mất khoảng 10 nghìn rúp.
Làm thế nào để giải quyết vấn đề
Ngắn: tự động hóa quy trình.
Các dịch vụ đặt chuyến đi trực tuyến đáp ứng được nhiệm vụ này - Tôi đã thử nghiệm nó. Nó có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho các chuyến công tác, mua vé máy bay và xe lửa, và đặt khách sạn. Bạn không cần phải trả phí khi kết nối và sử dụng dịch vụ.
Dịch vụ này không chỉ được sử dụng bởi trưởng phòng và giám đốc văn phòng mà còn cho tất cả nhân viên của công ty. Không giới hạn số lượng người dùng, vì vậy tôi ngay lập tức tải dữ liệu của tất cả những người đi công tác lên hồ sơ của Lifehacker trên OneTwoTrip for Business. Bạn có thể thêm nó theo cách thủ công hoặc từ các tệp XLS và CSV. Để làm điều này, trong phần "Nhân viên" có nút "Nhập".
Khi thêm người dùng, bạn có thể nhập ngay dữ liệu hộ chiếu Nga và hộ chiếu nước ngoài, để không phải điền lại chúng mỗi lần.
Đối với mỗi nhân viên, bạn có thể đặt giới hạn đi lại và hạn chế quyền truy cập. Ví dụ: đặt giới hạn cho một đơn đặt hàng và chọn một khách sạn lên đến ba sao. Khi một nhân viên rời đi, hồ sơ của họ sẽ bị chặn. Anh ta sẽ không thể vào tài khoản cá nhân của mình, nhưng toàn bộ lịch sử và báo cáo về anh ta sẽ vẫn còn.
Điều này đã đơn giản hóa rất nhiều công việc của tôi: một nhân viên có thể đăng nhập vào tài khoản cá nhân của mình bằng mật khẩu của mình, chọn chuyến bay và khách sạn mong muốn và đặt chúng mà không phải trả tiền. Để đồng ý về vé, bạn không cần phải gửi ảnh chụp màn hình đến Telegram: giám đốc, với tư cách là quản trị viên, xem các đặt chỗ và đơn đặt hàng của tất cả nhân viên trong phần "Đơn đặt hàng".
Vấn đề # 2. Chi phí cao
Chúng tôi cố gắng lên kế hoạch chuyến đi trước để mua vé rẻ hơn. Đúng, điều này không phải lúc nào cũng thành công.
Làm thế nào để giải quyết vấn đề
Ngắn: tiết kiệm vé và khách sạn bằng cách mua chúng thông qua dịch vụ du lịch trực tuyến.
OneTwoTrip for Business đảm bảo rằng vé máy bay có giá tương đương hoặc rẻ hơn so với vé cá nhân.
Tiết kiệm được nhờ doanh thu cao và hợp đồng trực tiếp với các hãng hàng không và khách sạn.
Trang web cung cấp khoảng 2 triệu lựa chọn chỗ ở cho các ngân sách khác nhau: khách sạn, căn hộ, ký túc xá. Hơn 1.000 trong số những người phổ biến nhất có mối quan hệ riêng của họ với OneTwoTrip for Business. Nếu đối tượng mà khách hàng cần không có trong hệ thống, dịch vụ có thể ký hợp đồng với đối tượng đó theo yêu cầu.
Nếu kế hoạch được xác nhận và chuyến đi được chấp thuận, bạn có thể mua vé bằng hai lần nhấp chuột. Nếu không, chỉ cần hủy đặt phòng của bạn. Tất cả các thẻ khách hàng thân thiết của hãng hàng không đều có giá trị, vì vậy bạn có thể tiếp tục tích lũy dặm bay. Dịch vụ sắp xếp các chương trình khuyến mãi với các ngân hàng: chẳng hạn như dịch vụ này có thể hoàn tiền với tiền thưởng khi mua hàng bằng thẻ công ty.
Vấn đề # 3. Bán vé và thanh toán lâu
Khi đã thống nhất vé và khách sạn với người quản lý, tôi liên hệ với hãng hàng không và khách sạn để nhận hóa đơn thanh toán. Mỗi tổ chức có các quy tắc thanh toán riêng cho các pháp nhân: nơi nào đó bạn cần viết vào e-mail, nơi nào đó bạn cần điền vào tệp Excel với thông tin chi tiết về công ty, nơi nào đó - một biểu mẫu trên trang web. Chuyện xảy ra là tôi phải liên tục gọi vào đường dây nóng để lấy tài liệu. Mất rất nhiều thời gian và việc xuất vé có khi mất vài ngày. Một số công ty hoàn toàn không xuất hóa đơn cho các pháp nhân. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải từ bỏ việc mua hàng và tìm kiếm một chuyến bay hoặc khách sạn khác.
Làm thế nào để giải quyết vấn đề
Ngắn:thanh toán tiền vé và khách sạn bằng một hóa đơn trên trang web của dịch vụ tổ chức đi công tác.
Trên OneTwoTrip for Business, tôi và các nhân viên khác có quyền truy cập thích hợp có thể đặt và thanh toán vé và khách sạn dễ dàng với tư cách cá nhân. Toàn bộ quá trình diễn ra trong 2-3 phút: bạn nhập tài khoản cá nhân của mình, điền ngày và điểm đến và chọn chuyến bay mong muốn. Bạn không cần nhập dữ liệu hộ chiếu và số thẻ thưởng, chúng sẽ được nạp tự động khi bạn chọn một nhân viên từ danh sách.
Ngoài ra, bạn có thể tạo một hành trình phức tạp hoặc tổ chức chuyến đi của mình một cách linh hoạt hơn. Ví dụ, bay một ngày với các hãng hàng không khác nhau: vào buổi sáng từ Ulyanovsk đến Moscow với Aeroflot và buổi tối trở lại Pobeda. Điều này được cho phép vì dịch vụ trực tuyến có thể "dán" vé từ các hãng hàng không khác nhau trong một đơn đặt hàng. Nếu bạn tự tổ chức chuyến đi của mình, trong trường hợp này, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn: thư từ với hai hãng hàng không, hai hóa đơn thanh toán, gấp đôi số tài liệu đóng.
Bạn có thể thanh toán tiền vé và khách sạn bằng hai cách: đặt cọc và sử dụng thẻ ngân hàng của công ty. Tôi sử dụng một khoản tiền gửi - bạn cần phải bổ sung trước cho bất kỳ số tiền nào bằng cách lập hóa đơn từ phần "Tài khoản". Việc mua hàng diễn ra ngay lập tức, và không chỉ trong giờ mở cửa của ngân hàng.
Đối với bất kỳ vấn đề nào, bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ dịch vụ. Cô ấy làm việc suốt ngày đêm và sẽ hỗ trợ, ngay cả khi trường hợp bất khả kháng xảy ra vào buổi tối hoặc cuối tuần.
Vấn đề số 4. Đóng tài liệu
Chuyến đi công tác không kết thúc bằng việc mua vé và đặt phòng khách sạn. Cần nhiều nỗ lực hơn nữa để chuẩn bị các tài liệu kết thúc. Chúng phải được yêu cầu riêng biệt với hãng hàng không và khách sạn, những nơi chỉ gửi chúng dưới dạng giấy tờ. Thông thường, các lô hàng không đến nơi qua đường bưu điện và bị thất lạc. Điều này được tiết lộ trong kỳ báo cáo, vì vậy bạn phải khẩn trương tìm kiếm liên hệ của một người có thể sao chép các tài liệu kết thúc.
Làm thế nào để giải quyết vấn đề
Ngắn: ủy thác việc hình thành các tài liệu đóng OneTwoTrip for Business.
Trong OneTwoTrip for Business với các hóa đơn và báo cáo, mọi thứ đơn giản hơn nhiều. Hàng tháng, chúng tôi nhận được một hành động cho tất cả các dịch vụ và một hóa đơn cho khách sạn có VAT, hàng quý - một hành động đối chiếu. Tất cả các hóa đơn và báo cáo được lưu trữ trong phần "Chứng từ". Bạn có thể định cấu hình nhân viên nào có quyền truy cập vào họ - thư ký, kế toán, người quản lý. Tài liệu không có giới hạn về thời gian lưu trữ trong tài khoản cá nhân của bạn và luôn có sẵn bất cứ lúc nào.
Dòng dưới cùng là gì
Tổ chức các chuyến công tác tiết kiệm tiền bạc và thời gian. Dịch vụ cho phép bạn:
- từ chối các thư từ dài với các hãng hàng không và khách sạn;
- điều phối các chuyến đi trực tiếp với thủ trưởng;
- đặt các lựa chọn chuyến bay và chỗ ở có lợi nhất;
- xuất vé và khách sạn trong 2-3 phút ở một nơi;
- thanh toán tiền mua vé mà không cần chờ xuất hóa đơn;
- đơn giản hóa việc chuẩn bị và lưu trữ tài liệu khóa sổ.
Đề xuất:
Kinh nghiệm cá nhân: Tôi đã đi đào tạo kinh doanh và không làm giàu
Kim thông tin, hàng triệu giả và báo giá từ VKontakte. Nhiều khóa đào tạo kinh doanh khác nhau được quảng cáo ở khắp mọi nơi, nhưng rõ ràng, chúng không phải là chìa khóa thành công
Làm thế nào để thuê và giữ chân những nhân viên giỏi nhất: Kinh nghiệm cá nhân
Việc thuê nhân viên không hề đơn giản. Giám đốc điều hành Viktor Efimov chia sẻ kinh nghiệm của mình về cách chỉ thuê những người giỏi nhất
Làm thế nào chúng tôi được chủng ngừa coronavirus: kinh nghiệm cá nhân của nhân viên Lifehacker
Chúng tôi cho bạn biết lý do tại sao chúng tôi quyết định tiêm chủng, quy trình được tổ chức như thế nào ở các thành phố và quốc gia khác nhau, và cảm giác như thế nào sau khi được tiêm vắc xin chống coronavirus
Làm thế nào để thuê những nhân viên giỏi nhất: 10 bí quyết để đời từ một chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm
Kỹ thuật này sẽ giúp bạn tìm hiểu mọi thứ bạn cần về ứng viên, đánh giá chính xác phẩm chất của họ và tuyển dụng những người tốt nhất. Tôi đã thuê người hơn 12 năm. Trong thời gian này, tôi đã thực hiện hơn 1.000 cuộc phỏng vấn và phát triển phương pháp luận của riêng mình để chọn ứng viên, mà tôi gọi là “công thức A-player”.
Kinh nghiệm cá nhân: tôi đã biến tình yêu của mình với hội chợ sinh thái thành một công việc kinh doanh như thế nào
Người sáng lập ra hãng bánh kẹo Lamm's nói về các thành phần chính của một món tráng miệng ngon, cuộc chiến chống lại tình trạng kiệt sức và các hội chợ sinh thái đã chinh phục thủ đô