David Allen: Làm thế nào để có được cuộc sống của bạn vào trật tự

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

David nói về luồng thông tin xung quanh chúng ta và cách đối phó với tình trạng quá tải thông tin, nếu chúng thực sự tồn tại.

Tôi cá, David, hầu hết mọi người đang đọc bài báo này giờ đều cảm thấy sa lầy vào công việc - gửi thư, nhắn tin, gọi điện thoại - 24 giờ một ngày. Ngày nay căng thẳng có diễn ra các hình thức khác không?

Mọi người bây giờ cảm thấy choáng ngợp vì họ không trải qua căng thẳng thực sự mà tổ tiên của chúng ta đã trải qua trong một thời gian lịch sử khá dài. Mục tiêu chính là để tồn tại. Và điều thú vị, chính tình huống khủng hoảng đó đã khiến một người cư xử bình tĩnh hơn: nhanh chóng thu thập và xử lý thông tin, nhanh chóng đưa ra quyết định và lắng nghe trực giác của họ. Họ chỉ tập trung vào một điều duy nhất - tồn tại bằng mọi giá!

Nhưng khi bạn rơi vào tình trạng khủng hoảng này, thế giới xung quanh bạn bắt đầu tràn ngập bạn với những thứ vặt vãnh, bạn đang ở trong tâm bão: thuế tăng, cái lạnh hành hạ, máy in nhai giấy … Và tất cả những thứ rác rưởi này. từ các thiết bị điện tử của chúng tôi 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần!

Để đối phó với dòng chảy này, chúng ta cần lấy lại khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và phân bổ các nguồn lực hạn chế. Nói chung, không có gì thay đổi so với thời cổ đại. Sự khác biệt duy nhất là bây giờ mọi người phải đưa ra bao nhiêu quyết định nữa.

Nếu bạn không thể tập trung vào điều gì đó, bạn cần học cách phân biệt điều gì là quan trọng đối với bạn bây giờ trong thế giới của bạn. Làm thế nào để chúng ta ưu tiên tất cả các thùng rác xung quanh chúng ta? Bạn cần bản đồ tư duy để hướng dẫn bạn. Nên có một bản đồ cho bạn biết bạn nên làm gì trong ba năm tới và những gì trong ba phút tới. Và đây là những thẻ khác nhau. Về cơ bản, lịch của bạn cũng có thể hoạt động tốt. Cái chính là anh ta trả lời được câu hỏi: tôi nên chú ý điều gì bây giờ?

Cá nhân bạn sử dụng công cụ nào để làm việc hiệu quả hơn?

Tôi đang sử dụng Lotus Notes vì chúng tôi đang sử dụng nó như một ứng dụng doanh nghiệp. Bạn tôi, Eric Mack đã phát triển một tiện ích mở rộng cho phép tôi sử dụng lịch, thư và danh sách việc cần làm tại đây một cách thuận tiện. Tất cả điều này được đồng bộ hóa với BlackBerry của tôi, vì chúng tôi chưa định cấu hình tính năng này cho iPhone, nhưng chúng tôi đang cố gắng sửa chữa hiểu lầm này càng sớm càng tốt.

Tôi đang sử dụng TheBrain và MindManager. Chúng khác nhau về chức năng và phục vụ để giải quyết các vấn đề cơ bản khác nhau.

Còn gì nữa? Tôi cũng có một cuốn sổ nhỏ. Những ý tưởng đôi khi bắt gặp ở những nơi bạn không ngờ tới nhất và bạn cần phải viết chúng ra giấy gấp. Vì vậy, giấy vẫn còn trong cuộc sống của tôi như là cách dễ nhất để nhanh chóng sửa chữa một cái gì đó.

Nhưng tôi vẫn tiếp tục tìm kiếm những công cụ mới để giúp tôi quản lý thời gian và nguồn lực trí não của mình. Ví dụ, iPad của tôi bắt đầu dần dần biến đổi từ một món đồ chơi thành một thiết bị tiện ích. Nhưng nó vẫn còn rất vụng về, tôi chỉ thích một ứng dụng của Adobe trong đó bạn có thể vẽ những hình dạng đơn giản nhất. Bạn có thể chơi với nó, nhưng nó chưa thể thay thế bảng trắng thông thường. Vì vậy, tôi còn xa công nghệ cao trong vấn đề này. Tôi cũng sử dụng Microsoft Office. Tôi làm việc trên máy Mac, nhưng tôi có Parallels.

Và những gì về các nhạc cụ thật, không phải điện tử?

Ồ, tôi có một cái giỏ thực sự, nơi tôi để tất cả các ghi chú của mình. Đây là vị cứu tinh của tôi, đây là một cái giỏ có tên "Tôi không muốn nghĩ về tất cả những điều này bây giờ." Điều chính là không quên trở lại giỏ này, cho đến khi mọi thứ đều mốc ở đó. Và mặc dù tôi chỉ ném ra 80% số ghi chú của mình, nó giải phóng đầu tôi rất tốt: tôi ném nó vào giỏ và quên, sau đó tôi quay lại và quyết định xem nó có cần thiết hay không.

Nó chắc chắn sẽ rất tốt nếu làm tất cả điều này bằng điện tử. Nhưng có một vấn đề có thể được đặc trưng như sau: khuất mắt - khuất mắt! Rổ vật lý thực liên tục hiện ra trước mắt bạn, và thật dễ dàng để quên đi đồ điện tử. Tôi biết rất nhiều người đã quen thuộc với công nghệ cao, nhưng họ quay lại với giấy tờ, bởi vì nó rõ ràng hơn nhiều. Bạn cần phải có ý chí mạnh mẽ và kỷ luật tự giác để quay trở lại những gì đang nằm đâu đó trong máy tính.

Hiện nay người ta đang nói nhiều về thực tế là chúng ta đang phải đối mặt với tình trạng quá tải thông tin. bạn có thể nói gì về điều này?

Quá tải thông tin là gì? Nếu thực sự là như vậy, bạn có thể bước vào thư viện và chết mê chết mệt. Hoặc vào Internet và bùng nổ, phân tán thành từng mảnh nhỏ.

Trên thực tế, nơi có nhiều thông tin bão hòa nhất đồng thời cũng là nơi thư giãn nhất - đó là thiên nhiên. Có rất nhiều hình ảnh, âm thanh và mùi khác nhau bao quanh chúng ta. Nhân tiện, bạn đã nghe nói về sự thiếu hụt cảm giác chưa? Bạn có thể phát điên nếu bạn không cảm thấy tất cả những điều này trong một thời gian dài.

Đây là điểm khác nhau. Có rất nhiều thứ trong tự nhiên mang thông tin, nhưng chỉ một số trong số chúng thực sự có ý nghĩa đối với chúng ta, ví dụ: động vật, quả mọng hoặc cây tầm ma. Vấn đề với e-mail không phải là nó chứa nhiều thông tin, mà dựa trên những thông tin này, chúng ta phải thực hiện một số hành động hoặc đưa ra một số quyết định. Và khi bạn nhận được một lá thư, bất kể từ ai: từ anh họ hay từ sếp, trước khi mở nó, bạn đang chuẩn bị cho sự thật rằng bạn sẽ phải thực hiện các hành động. Bạn đang lướt qua các tùy chọn về nội dung bức thư này có thể chứa: “điều này có thể quan trọng, rất quan trọng, nó sẽ khiến tôi thay đổi kế hoạch của mình …” Bây giờ hãy nhân những suy nghĩ này với số lượng thư bạn nhận được mỗi ngày.

Ngoài ra, suy nghĩ phân tán và không có khả năng tập trung là một yếu tố gây căng thẳng và phanh hãm hiệu suất làm việc. Tại nơi làm việc, bạn nghĩ về công việc gia đình, và ở nhà, bạn nghĩ về công việc. Bạn ở khắp mọi nơi và bạn không ở đâu cả. Và trong suốt cả ngày, một cảm giác lo lắng nhàm chán đi kèm với bạn.

Một lần nữa, không có gì thay đổi nhiều, ngoại trừ tần suất xảy ra. Trong 72 giờ, bạn và tôi có thể nhận được rất nhiều thông tin sẽ thay đổi trọng tâm và ưu tiên của chúng ta, điều mà cha mẹ chúng ta đã không nhận được trong một tháng. Vào năm 1912, ai đó đã nói về điện thoại giống như cách họ nói về e-mail: “ồ, nó sẽ hủy hoại chất lượng cuộc sống”, “các cuộc trò chuyện sẽ trở nên hời hợt và tầm thường”, “mọi người sẽ chỉ bị phân tâm bởi nó”! Nghe có vẻ quen thuộc, phải không?

Và vào năm 1983, một người đàn ông với một cuốn nhật ký nhỏ trong túi được coi là một người đam mê năng suất.

Tạp chí của chúng tôi đã đăng nhiều bài báo về tác động có thể có của công nghệ đối với kiến thức và khả năng tư duy của con người. Ví dụ: "Google có khiến chúng ta trở nên ngu ngốc không?" Bạn nghĩ trí tuệ và khả năng tư duy của con người đang thay đổi theo hướng tốt hơn hay xấu đi như thế nào?

Chà, bạn có thể đã có bách khoa toàn thư trong thời thơ ấu. Và bạn thậm chí đọc chúng với hy vọng tìm hiểu thêm về thế giới. Điều gì đã thay đổi, ngoại trừ việc tiếp cận kiến thức đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều lần? Chúng ta đang sống trong một thời kỳ tuyệt vời, tôi nghĩ thật tuyệt vời khi chúng ta có thể dễ dàng giao tiếp như thế này, trong khi ở các khu vực khác nhau trên thế giới.

Chỉ cần nghĩ đến thành công mà một người có thể đạt được với một bộ xử lý trong đầu! Với điều kiện là anh ấy sẽ là người duy nhất, tất nhiên. Nhưng nếu bạn vẫn là người cuối cùng trên Trái đất, bạn sẽ không cần người lập kế hoạch hay GTD nữa.

Hãy trả lời câu hỏi chính, điều quan trọng nhất mà một người cần nhớ để có thể cảm thấy kiểm soát hoàn toàn cuộc sống của mình là gì?

Mọi thứ nên được tải lên từ bộ não của bạn với phương tiện bên ngoài. Tôi không biết điều gì có thể dễ dàng hơn! Ghi lại những gì quan trọng (thậm chí có khả năng), làm rõ những điều đó có ý nghĩa gì với bạn và lưu kết quả để bạn luôn có thể quay lại một bước và nhìn mọi thứ bao quát hơn.

Về cơ bản, tất cả đều quy về một điều: hãy ngừng sử dụng bộ não của bạn làm nơi thu thập và sắp xếp tất cả thông tin bạn quan tâm. Nếu bạn cố gắng giữ tất cả những điều này trong đầu, bạn sẽ sớm thấy ở đó cát lún, trong đó mọi thứ sẽ ngay lập tức chìm xuống. Tôi mơ về một tương lai huy hoàng khi chúng ta có thể hoàn toàn giải phóng đầu mình khỏi thùng rác và dành toàn bộ tâm trí cho những suy nghĩ sáng suốt.