Cách sử dụng Gmail hiệu quả: 25 Mẹo

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-13 03:24

Ngay cả khi bạn làm việc với Google Mail hàng ngày, rất có thể bạn không biết tất cả các khả năng của nó. Dưới đây là 25 mẹo sử dụng Gmail hiệu quả sẽ giúp bạn thực hiện nhiều công việc dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian.

1. Bắt đầu từ đâu

Thay đổi nền

Thay vì nhìn thấy nền Gmail màu trắng thông thường, hãy tô điểm hộp thư đến của bạn bằng một thứ gì đó hào nhoáng. Chỉ cần chọn phần "Chủ đề" trong cài đặt ở góc trên bên phải để đặt nền mới từ các tùy chọn được đề xuất hoặc tải lên hình ảnh của riêng bạn.

Ngoài ra, bạn có thể thử nghiệm với cài đặt giao diện. Ở chế độ "Rộng rãi", bạn sẽ có nhiều dung lượng trống, và "Nhỏ gọn" là tốt khi bạn cần đặt càng nhiều thông báo trên màn hình càng tốt.

Thêm bạn bè (và tin nhắn)

Để thêm danh bạ và tin nhắn cũ của bạn vào hệ thống (không thành vấn đề nếu bạn đang sử dụng Gmail lần đầu hay tạo tài khoản bổ sung), hãy chuyển đến "Cài đặt" → "Tài khoản và Nhập" và chọn liên kết "Nhập thư và danh bạ ". Điều này sẽ cho phép bạn thêm dữ liệu của mình từ các hộp thư khác.

Làm cho Gmail trông giống như Outlook

Trong Cài đặt → Phòng thí nghiệm, bật tính năng Ngăn xem trước để xem toàn bộ nội dung thư ở bên phải, giống như trong Outlook. Thói quen là bản chất thứ hai, vì vậy nếu bạn đã làm việc với email công ty cả đời và hiện đang cố gắng làm quen với Gmail, thì Viewport sẽ giúp bạn chuyển đổi dễ dàng hơn.

Sau khi được bật, bạn sẽ thấy các tùy chọn hiển thị khác nhau trong menu thả xuống ở bên trái cài đặt.

Tập trung vào những điều cần thiết

Gmail có thể quyết định thư nào quan trọng hơn đối với bạn. Thông minh, hả? Trong Cài đặt → Hộp thư đến, chọn Theo dõi hoạt động email của tôi … để Gmail phân tích thư của bạn.

Bạn cũng có thể chọn chức năng "Bao gồm điểm đánh dấu" hoặc "Bỏ qua bộ lọc" (chúng ta sẽ thảo luận thêm về bộ lọc bên dưới) và thay đổi loại thư mục để các thư quan trọng được hiển thị ở trên cùng. Sau đó, trong menu "Cài đặt" → "Chung" trong phần "Thông báo trên màn hình" (nếu bạn đang sử dụng trình duyệt Chrome, Firefox hoặc Safari), bạn có thể chọn tùy chọn "Bật thông báo email quan trọng."

Loại bỏ các chuỗi chữ cái

Có hai loại người: những người yêu thích tính năng Chaining và những người ghét nó với sức mạnh của một nghìn mặt trời. Nếu bạn thuộc nhóm thứ hai, hãy chuyển đến phần "Cài đặt" → "Chung" và tắt "Chuỗi các chữ cái".

2. Giữ trật tự

Lưu trữ mọi thứ

Gmail giúp bạn có thể lưu trữ các thư thay vì xóa chúng. Điều này được thực hiện để bạn không phải lo lắng về việc có không gian trống và liên tục làm sạch ngăn kéo của bạn. Nếu bạn muốn lưu trữ một tin nhắn, hãy mở nó và nhấp vào biểu tượng thứ hai từ bên trái (một hộp có mũi tên chỉ xuống). Thư sẽ chờ bạn trong tab Tất cả thư ở thanh bên trái.

Theo dõi kho lưu trữ của bạn

Cho dù Gmail cung cấp bao nhiêu dung lượng để lưu trữ tệp miễn phí, thì đó là năm 2016 và mọi người ngày càng gửi nhiều tệp đính kèm hơn. Nếu bạn đã đạt đến giới hạn bộ nhớ của mình, đã đến lúc loại bỏ một số tin nhắn. Bấm vào mũi tên trong khung tìm kiếm, đánh dấu mục "Có tệp đính kèm", chọn kích thước 10 MB và bấm vào nút có hình kính lúp. Điều này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các tin nhắn trên 10 MB. Đánh dấu vào ô cho những bức thư mà bạn chắc chắn không cần nữa và gửi chúng vào thùng rác.

Trả lời và lưu trữ

Tại sao lại để lại một email trong hộp thư đến của bạn khi bạn đã trả lời nó? Sử dụng chức năng "Gửi và Lưu trữ" để tránh làm lộn xộn các thư đến trong khi bạn chờ trả lời thư của mình. Đi tới "Cài đặt" → "Chung" và chọn "Hiển thị nút" Gửi và lưu trữ "để phản hồi". Giờ đây, bạn có thể trả lời theo cách thông thường, tích lũy thư trong hộp thư đến của mình nếu bạn muốn hoặc ngay lập tức lưu trữ các email không cần thiết khi trả lời.

Sử dụng nhãn và bộ lọc

Bạn có thể thêm nhãn cho mỗi tin nhắn. Các phím tắt mới sẽ xuất hiện trên thanh bên trái. Chỉ cần mở thư và nhấp vào biểu tượng "Nhãn" - biểu tượng thứ hai từ bên phải. Bây giờ, hãy tạo một lối tắt mới hoặc chọn một lối tắt hiện có (nhân tiện, bạn có thể kéo lối tắt từ thanh bên vào ngay thư của mình).

Nhấp vào nút "Thêm" và chọn "Lọc các email tương tự" và sau đó "Tạo bộ lọc dựa trên truy vấn này". Bạn có thể viết một bài riêng về bộ lọc Gmail, vì vậy hãy xem phần "" để biết thêm chi tiết.

Mua thêm dung lượng lưu trữ

Nếu bạn đã hoàn toàn mệt mỏi với vấn đề lưu trữ tệp, bạn có thể tốn thêm tiền để mua thêm dung lượng. Cuộn xuống trang tin nhắn và ở góc dưới cùng bên trái, bạn sẽ thấy mình còn bao nhiêu dung lượng, cũng như liên kết "Quản lý".

Nếu bạn có gần như 100% dung lượng trống, hãy nhấp vào liên kết. Gói 100 GB có giá 139 rúp mỗi tháng và dung lượng bổ sung có thể được sử dụng không chỉ cho Gmail mà còn trong Google Drive và Google Photos, nếu bạn sử dụng chúng.

3. Thực hiện nghiêm túc

Thay đổi chế độ hiển thị của các email trên trang

Hãy thử tăng số lượng thư trên mỗi trang lên 100 thư để bạn có thể xem nhanh toàn bộ mảng thư của mình. Đi tới Cài đặt → Chung → Kích thước trang tối đa. Ở đó, bạn cũng có thể chọn hiển thị 10, 15, 20, 25 và 50 tin nhắn trên mỗi trang.

Phân phối mọi thứ theo màu sắc

Bạn có thể đánh dấu một tin nhắn là quan trọng rất nhanh chóng, nhưng các tin nhắn khác nhau có thể có mức độ quan trọng khác nhau. Đi tới Cài đặt → Chung → Dấu sao và chọn Tất cả các dấu sao. Bây giờ, nếu bạn nhấp vào ngôi sao, đánh dấu chữ cái, nó sẽ thay đổi màu sắc với mỗi lần nhấp. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp các tin nhắn quan trọng của mình theo nội dung của chúng.

Chuyển tin nhắn thành danh sách việc cần làm

Rất có thể, bạn đã coi hộp thư đến của mình như một danh sách việc cần làm khổng lồ. Vậy tại sao không biến email của bạn thành những công việc mà bạn có thể gạch bỏ? Nhấp vào nút "Thêm" trong cuộc trò chuyện đang hoạt động và chọn "Thêm vào nhiệm vụ". Chủ đề này bây giờ sẽ xuất hiện trong Google Tasks cùng với một liên kết đến bài đăng gốc.

Theo dõi số lượng tin nhắn chưa đọc

Trong phần "Cài đặt" → "Phòng thí nghiệm", bật chức năng "Biểu tượng tin nhắn chưa đọc". Nếu bạn cũng như bất kỳ người bình thường nào, mở tab mail cả ngày, bạn sẽ luôn thấy mình còn bao nhiêu thư chưa đọc. Đây là trường hợp bạn thiếu căng thẳng.

Làm việc ngoại tuyến

Nếu bạn sử dụng trình duyệt Google Chrome, bạn có cơ hội làm việc trong thư ngoại tuyến. Tất nhiên, bạn sẽ không thể gửi và nhận tin nhắn mới, nhưng bạn có thể di chuyển thư từ thư mục này sang thư mục khác và tạo thư nháp. Để bật tính năng này, hãy chuyển đến Cài đặt → Ngoại tuyến.

Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn cho thư ký

Nếu bạn vẫn không thể đối phó với những lá thư, bạn có thể truyền tải tất cả nỗi kinh hoàng này cho thư ký của bạn. Để thực hiện việc này, hãy đi tới "Cài đặt" → "Tài khoản và Nhập", chọn "Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn" và thêm những người dùng Google khác. Họ sẽ không có quyền thay đổi cài đặt và mật khẩu của bạn, nhưng họ sẽ có thể đọc, lưu trữ tin nhắn và tất nhiên, trả lời chúng. Thư sẽ được ký tên của bạn và tên thư ký của bạn trong ngoặc đơn để tránh nhầm lẫn.

4. Kiểm soát yếu tố con người

Chặn địa chỉ

Một số không nhận được gợi ý nào cả. May mắn thay, bạn có thể chặn bất kỳ người nào (hoặc trang web) chỉ với một vài cú nhấp chuột. Sau khi nhận được tin nhắn từ người mà bạn muốn thêm vào danh sách đen, hãy nhấp vào mũi tên ở góc trên bên phải và chọn chức năng "Chặn người dùng".

Bây giờ tất cả các thư từ địa chỉ này sẽ chuyển trực tiếp vào thư rác.

Tìm những bức thư cũ

Bạn muốn nhanh chóng tìm thấy tất cả các tin nhắn từ một người bạn cùng một lúc? Chỉ cần di con trỏ qua tên người gửi, từ hộp thư đến hoặc từ một chữ cái cụ thể và một thẻ liên hệ sẽ xuất hiện. Sau đó nhấp vào liên kết "Cuộc trò chuyện" để xem tất cả các tin nhắn từ liên hệ đó.

Hủy tin nhắn gửi nhầm

Tất cả chúng ta đều đã vô tình gửi thư đến sai địa chỉ tại một số điểm. May mắn thay, trong Gmail, bạn có thể hoàn tác việc gửi một cách đơn giản. Vào phần "Cài đặt" → "Chung" và bật chức năng "Hoàn tác gửi". Tại đây bạn cũng có thể chọn khoảng thời gian để hủy gửi: từ 5 đến 30 giây. Lần sau khi bạn gửi tin nhắn, bạn sẽ thấy “Hủy” ở trên cùng.

Bỏ qua tin nhắn nhóm

Bạn có thể dễ dàng thoát khỏi chuỗi tin nhắn nhóm bằng cách nhấp vào nút Thêm và chọn Bỏ qua. Bây giờ bạn sẽ bỏ qua tất cả các thư ngoại trừ những thư mà bạn là người nhận thư duy nhất.

Nếu bạn muốn quay lại thư nhóm, hãy nhập truy vấn is: mute vào hộp tìm kiếm, vì vậy bạn sẽ thấy tất cả các chuỗi bị bỏ qua. Sau đó chọn Không bỏ qua từ trình đơn Khác. Tất nhiên, trừ khi bạn không cảm thấy có lỗi với bản thân.

5. Tiết kiệm thời gian

Tạo tài khoản mới khi đang di chuyển

Giả sử bạn muốn lọc thư thật cẩn thận hoặc, ví dụ: tạo tài khoản bổ sung cho các dịch vụ đã sử dụng tài khoản Gmail chính của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một địa chỉ gửi thư ảo được liên kết với địa chỉ chính bằng cách chỉ cần thêm “+ bất kỳ từ nào” vào trước ký hiệu @ khi bạn nhập. Ví dụ: "địa chỉ của bạn là [email protected]" để mua sắm trực tuyến.

Tất cả các thư trả lời sẽ chuyển đến địa chỉ Gmail chính của bạn.

Gửi tin nhắn khi bạn đang ngủ

Làm cho khách hàng và đồng nghiệp nghĩ rằng bạn là một người nghiện công việc bằng cách lập trình cho họ gửi tin nhắn vào ban đêm bằng một tiện ích mở rộng có sẵn cho Chrome, Safari và Firefox. Với phiên bản miễn phí, bạn có thể gửi tối đa 10 tin nhắn mỗi tháng.

Ngoài ra, tiện ích mở rộng này sẽ biến email của bạn thành lời nhắc, không hiển thị chúng trong hộp thư đến của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng trả lời chúng. Điều này là lý tưởng để tạo ra một hộp thư đến trống rỗng vào tối thứ Sáu.

Tự động trả lời các yêu cầu trùng lặp

Nếu những khách hàng khó chịu khiến bạn phải nhập cùng một loại yêu cầu, bạn không cần phải gõ đi gõ lại cùng một câu trả lời. Chỉ cần bật chức năng "Mẫu phản hồi" trong phần "Cài đặt" → "Phòng thí nghiệm". Lần tới khi bạn in câu trả lời, hãy lưu nó dưới dạng mẫu và thoải mái gửi nó cho tất cả các yêu cầu tương tự.

6. Nhấp ít hơn

Cho chuột của bạn nghỉ ngơi

Hầu hết mọi thứ trong Gmail đều có thể được thực hiện bằng bàn phím. Các phím tắt cơ bản hoạt động theo mặc định, nhưng đừng quên chuyển đến Cài đặt → Chung và bật tính năng Phím tắt. Lưu các thay đổi của bạn và sau đó nhấp vào dấu chấm hỏi để xem các phím tắt có thể sử dụng.

Dừng kiểm tra các hộp thư khác

Trong phần "Cài đặt" → "Tài khoản và Nhập", nhấp vào liên kết "Thêm tài khoản thư POP3 của bạn" và Gmail sẽ tải xuống thư của bạn từ các hộp thư khác. Sau đó, thiết lập gửi tin nhắn: bạn có thể trả lời từ cả địa chỉ Gmail của mình và từ các địa chỉ email khác.