Leo Babauta: 10 thói quen sử dụng email của tôi

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

© ảnh

Email có thể là một công cụ làm việc tuyệt vời hoặc nó có thể trở thành một nguồn gây ra sự trì hoãn khó chịu và đó chỉ là cách bạn tự sử dụng nó. Có một thời gian tôi đã nộp đơn xin phá sản hoàn toàn email của mình, và bây giờ tôi kiểm tra nó 2-3 lần mỗi ngày, nhưng nó diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Tôi đã phát triển một số thói quen giúp tôi làm việc rất hiệu quả với thư của mình và tập trung tốt hơn vào công việc quan trọng khác. Và thành thật mà nói, hộp thư đến của tôi cuối cùng cũng trống rỗng và cảm giác thật tuyệt. Tôi sẽ đưa ra 10 thói quen của mình trong bài viết này. Điều đó không có nghĩa là bạn phải mù quáng đi theo họ, tôi chỉ muốn chỉ ra con đường của tôi, và trên cơ sở đó bạn có thể tự mở đường cho mình. Vì vậy, đây là những thói quen phù hợp với tôi:

Tìm trong thư ít thường xuyên hơn

Tôi không mở hộp thư của mình cả ngày. Và tôi không thường xuyên xem xét nó. Tôi đã đi đến kết luận rằng nếu 20-30 bức thư tích lũy trong hộp thư đến của tôi, thì thế giới sẽ không sụp đổ, đồng thời, tôi sẽ dễ dàng xử lý nhanh chóng chính xác số tiền này. Chú ý! Tôi nói quá trình, không phải đọc. Tôi mở hộp thư đến của mình để phân tán thư trong các thư mục khác, không đọc chúng và để chúng ngay tại đó.

Phân tán vào các thư mục

Tôi mở thư của mình và bắt đầu đưa ra quyết định nhanh chóng: xóa hoặc lưu trữ, đọc và trả lời ngay lập tức (nếu mất ít hơn 2 phút) hoặc lưu trữ, gửi trả lời nhanh rồi lưu trữ, thêm vào danh sách việc cần làm của tôi để thực hiện việc này sau (đánh dấu bằng dấu hoa thị và sau đó lưu trữ). Trong mọi trường hợp, KHÔNG GÌ nên được để lại trong hộp thư đến.

Thêm mọi thứ vào lịch ngay lập tức

Nếu một lá thư đến với tôi kèm theo ngày tháng mà tôi phải nhớ, tôi ngay lập tức điền nó vào lịch. Một cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc một cuộc trò chuyện Skype, một buổi tập luyện hoặc một điều gì đó mà tôi phải ghi nhớ chỉ sau một tuần - mọi thứ sẽ ngay lập tức được gửi vào lịch. Bây giờ đây là thói quen tốt nhất của tôi, nó đã được đưa đến chủ nghĩa tự động, và nhờ nó, tôi hiếm khi quên điều gì đó.

Sử dụng "phím nóng"

Tôi sử dụng Gmail, cung cấp nhiều phím tắt cho thư của tôi. Trên thực tế, tôi chỉ mất vài phút để học chúng, và sau đó cơ nhớ các phím.

Đây là các phím tắt tôi sử dụng:

"Gi" - quay lại hộp thư đến;

"E" - lưu trữ;

"#" - xóa bỏ;

"C" - tạo một tin nhắn mới;

"R" - câu trả lời;

"F" - chuyển tiếp;

"A" - trả lời tất cả mọi người;

"Gs" - chuyển đến được đánh dấu;

"Tab + Quay lại" - khi tôi tạo một tin nhắn, sau đó gửi ngay và lưu trữ.

Tôi cũng sử dụng cài đặt khi sau khi xóa hoặc lưu trữ thư, tôi tự động chuyển đến thư tiếp theo mà không cần quay lại hộp thư đến, điều này cho phép bạn nhanh chóng di chuyển qua các thư.

Viết những bức thư ngắn

Thư trả lời của tôi thường là 1-3 câu. Hiếm khi tôi viết những bức thư dài hơn 5 câu. Và phải có một lý do chính đáng cho điều đó. Nếu tôi thực sự cần viết nhiều, tôi muốn viết nó trong Google Documents và chia sẻ nó với người phù hợp. Một bức thư ngắn có nghĩa là một phản hồi nhanh chóng từ người nhận, bởi vì một người không cần phải lội qua rừng hùng biện của bạn để nắm bắt và đồng hóa thông tin quan trọng.

Nhanh chóng thêm công việc vào danh sách việc cần làm

Một số người sử dụng hộp thư đến làm danh sách việc cần làm, nhưng nó không phù hợp cho việc này và đây là lý do:

1. Các nhiệm vụ cần thực hiện bị trộn lẫn với các chữ cái khác, và sau đó rất khó để bắt chúng ra khỏi đám đông.

2. Câu chuyện trong bức thư không phải lúc nào cũng có hướng dẫn hành động cụ thể, nhưng dựa vào bức thư, bạn có thể đặt ra cho mình một nhiệm vụ. Khi bạn sắp hoàn thành nó, bạn sẽ phải đọc lại bức thư một lần nữa để nhớ rằng bạn đã đặt ra cho mình nhiệm vụ cụ thể nào sau khi đọc nó.

3. Mỗi khi nhìn vào thư để tìm một công việc khác, bạn lại bắt gặp những thư mới khiến bạn chú ý và xao nhãng khỏi những công việc chính, làm gián đoạn nhịp làm việc của bạn.

Một danh sách việc cần làm đơn giản và thuận tiện là một tài liệu văn bản thông thường, nơi bạn có thể thêm công việc từ email chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Và trong quá trình làm việc, một trang tính như vậy sẽ là một công cụ hữu hiệu hơn, vì bạn không phải nhìn hộp thư đến mọi lúc.

Chỉ lưu trữ các tin nhắn chưa đọc trong hộp thư đến

Đây là một thủ thuật dành cho người dùng cao cấp. Tôi đã tấn công hộp thư đến Gmail của mình theo cách mà nó không thể lưu trữ các thư đã đọc nữa. Điều này có nghĩa là nếu tôi mở bức thư và không thả nó vào bất kỳ thư mục nào khác, thì nó sẽ đơn giản biến mất. Điều này thúc đẩy tôi đưa ra quyết định phải làm gì với bức thư này, ngay lập tức, nếu không tôi sẽ đánh mất nó. Nhờ cài đặt cụ thể này, các thư đang mở không tích tụ trong hộp thư đến của tôi, mà dần dần trở thành rác.

Bỏ qua một bên để đọc

Thường thì họ gửi cho tôi liên kết đến các bài báo. Tôi ngay lập tức gửi chúng đến Instapaper để đọc sau. Đây là lý do tại sao tôi cố gắng dành ít thời gian hơn cho thư, bởi vì tôi có rất nhiều điều thú vị để đọc ngoài nó.

Lọc không thương tiếc

Khi một bức thư xuất hiện trong hộp thư đến của tôi mà tôi không muốn xem, tôi phải xử lý nó ngay lập tức. Tôi không lười biếng khi hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư hoặc cài đặt bộ lọc trên người gửi này. Và điều này làm giảm đáng kể lưu lượng của các email đến. Tôi tàn nhẫn về những bức thư làm tắc nghẽn hộp thư đến của tôi và quy tắc này áp dụng ngay cả với những người làm phiền tôi quá nhiều.

Đóng thư khi kết thúc quá trình xử lý thư

Thư đã tháo rời - đóng thư và không mở trong vài giờ cho đến khi có lại đủ số lượng thư.

Thực hiện một số thói quen email tốt là một điều tốt. Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy mình đã trở nên bình tĩnh hơn bao nhiêu để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn, loại bỏ việc kiểm tra email xâm nhập cứ sau 10 phút. Đầu của bạn sẽ rảnh rỗi cho những suy nghĩ mới mẻ ngay khi hộp thư đến của bạn không còn những email không cần thiết. Chúc may mắn!