22 tính năng ít được biết đến của Google Documents giúp công việc của bạn dễ dàng và thuận tiện hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tận dụng tối đa dịch vụ.

Google Docs là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời vì nó không bị lộn xộn với các tính năng không cần thiết. Nhưng nếu bạn tìm hiểu sâu hơn một chút, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều tính năng bổ sung trong dịch vụ.

Chỉnh sửa như một người chuyên nghiệp

1. Có thể di chuyển văn bản từ nơi này sang nơi khác không chỉ bằng cách sao chép và dán. Chọn phần mong muốn của tài liệu và chỉ cần kéo nó bằng chuột. Bạn cũng có thể di chuyển toàn bộ một đoạn văn. Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ vào đó, nhấn Shift + Alt và nhấn mũi tên lên và xuống.

2. Chọn văn bản bạn muốn, giữ Ctrl / Command + Shift và nhấp vào dấu chấm để tăng kích thước phông chữ một điểm hoặc vào dấu phẩy để giảm kích thước phông chữ.

3. Trong một vài cú nhấp chuột, bạn có thể áp dụng định dạng từ phần này sang phần khác của văn bản. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo kiểu, nhấp vào biểu tượng con lăn ở phía trên bên trái và chọn văn bản bạn muốn thay đổi. Nếu bạn bấm đúp vào biểu tượng, bạn có thể áp dụng định dạng cho nhiều từ, câu hoặc đoạn văn cùng một lúc.

4. Để không phải tìm kiếm các chức năng cần thiết trong thời gian dài, hãy sử dụng phím tắt Alt + /. Một menu tìm kiếm sẽ mở ra, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tính năng nào của Google Documents.

5. Dịch vụ có thể nhanh chóng cấu trúc văn bản có chứa các tiêu đề. Bấm Xem và chọn Hiển thị Cấu trúc Tài liệu. Một bảng điều khiển với các đoạn văn sẽ xuất hiện ở bên trái, mỗi đoạn là một tiêu đề trong văn bản. Nhấp vào mục mong muốn để nhanh chóng chuyển đến mục đó.

6. Nghỉ ngơi các ngón tay và thử nhập bằng giọng nói của bạn. Trên tab "Công cụ", chọn "Nhập liệu bằng giọng nói", nhấp vào biểu tượng micrô và nói. Bạn có thể sử dụng các lệnh "trỏ", "dấu phẩy", "dấu chấm than", "dấu chấm hỏi", "dòng mới" và "đoạn mới".

7. Chức năng nhập bằng giọng nói cũng có thể được sử dụng để phiên âm các bản ghi âm. Đây có thể là các cuộc phỏng vấn, podcast, v.v. Dịch vụ này thực hiện tốt công việc nhận dạng giọng nói đã ghi.

8. Để xem định nghĩa của một từ, hãy sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + Y hoặc Command + Shift + Y. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động với các dạng ban đầu.

9. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên web mà không cần rời khỏi Google Tài liệu. Gọi chức năng Duyệt bằng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + I hoặc Command + Alt + Shift + I. Các chủ đề bạn đã viết trước đó sẽ được hiển thị. Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin mình cần trên Google và đính kèm vào tài liệu.

Vẽ tài liệu

10. Có thể thêm hình ảnh từ Google Photos vào tài liệu. Mở menu Chèn, chọn Hình ảnh và nhấp vào Thêm từ Google Photos. Bạn cũng có thể chèn ảnh từ Google Drive hoặc đơn giản từ Internet.

11. Dịch vụ này có một công cụ để cắt và chỉnh sửa hình ảnh. Nhấp vào hình ảnh, mở menu "Định dạng" và chọn chức năng mong muốn trong mục "Hình ảnh". Vì vậy, chẳng hạn, bạn có thể chọn màu của bức tranh và điều chỉnh độ trong suốt của nó.

Làm việc với những người dùng khác

12. Đừng để rào cản ngôn ngữ cản trở công việc của bạn. Google Documents có thể dịch toàn bộ văn bản. Để làm điều này, bạn cần mở "Công cụ", nhấp vào "Dịch tài liệu" và chọn một ngôn ngữ.

13. Bạn có thể đề cập đến một người khác trong tài liệu để thu hút sự chú ý của họ. Di con trỏ qua phía bên phải của tệp, nhấp vào nút "Thêm nhận xét" xuất hiện, đặt biểu tượng "@" hoặc "+" và chọn người mong muốn từ danh bạ. Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần nhập địa chỉ email của người dùng. Nếu người đó chưa có quyền truy cập vào tài liệu, dịch vụ sẽ đề nghị cung cấp tài liệu đó.

14. Để nhanh chóng gửi tài liệu cho người bạn đang làm việc, hãy mở menu Tệp và nhấp vào Chia sẻ. Thư sẽ đến từ hộp thư chính được liên kết với tài khoản Google của bạn.

15. Bạn cũng có thể viết email cho bất kỳ người dùng bên ngoài nào bằng cách đính kèm tài liệu vào bức thư. Để thực hiện việc này, từ menu Tệp, hãy chọn Đính kèm vào Email. thư.

16. Bạn có thể công bố công khai một tài liệu bằng cách xuất bản nó trên Web. Có thể nhúng nó vào một trang web hoặc liên kết đến nó. Đây là trách nhiệm của chức năng "Xuất bản lên Internet", có sẵn thông qua menu "Tệp".

17. Để có được liên kết trực tiếp đến một phần cụ thể của văn bản, hãy đặt con trỏ vào vị trí mong muốn, mở menu "Chèn" và chọn "Đánh dấu". Chỉ cần đừng quên cung cấp cho người bạn muốn chia sẻ liên kết quyền truy cập vào tài liệu.

18. Bạn muốn gửi liên kết đến phiên bản PDF của tài liệu của mình? Trong khi chỉnh sửa, hãy mở thanh địa chỉ và thay vì chỉnh sửa ở cuối, hãy nhập export? Format = pdf. Sao chép toàn bộ liên kết. Bằng cách mở nó, một người sẽ có thể tải xuống tài liệu dưới dạng tệp PDF.

19. Theo cách tương tự, bạn có thể tạo mẫu từ tài liệu. Thay vì chỉnh sửa, hãy nhập bản sao và liên kết sẽ cho phép người dùng lưu bản sao của tệp vào kho lưu trữ.

Mở rộng tầm nhìn của bạn

20. Google Documents có một thư viện các mẫu sơ yếu lý lịch, tài liệu quảng cáo, thư từ, bản tin, v.v. Sử dụng chúng như một điểm khởi đầu để tạo ra các tài liệu độc đáo của riêng bạn.

21. Thêm docs.google.com/create vào dấu trang của trình duyệt để bạn có thể tạo tài liệu mới bất kỳ lúc nào.

22. Đừng giới hạn bản thân trong các phông chữ tiêu chuẩn - hãy tải xuống những phông chữ bổ sung phù hợp với cá nhân bạn. Nhấp vào nút chọn phông chữ, sau đó nhấp vào "Phông chữ khác". Bạn có thể sắp xếp chúng theo các tham số khác nhau và thêm vào thư viện của mình.