7 cách để tăng năng suất của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tất cả chúng ta thường thiếu động lực để hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng. Thường thì bản thân chúng ta cố tình trì hoãn việc hoàn thành nhiệm vụ này hay nhiệm vụ kia chỉ đơn giản là vì chúng ta không muốn làm. Kết quả là, hiệu quả và năng suất của chúng ta bị giảm sút. Chúng tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào để đối phó với điều này trong bài viết này.

Năm 1915, Albert Einstein đã trình bày lý thuyết tương đối xuất sắc và mang tính cách mạng của mình. Trong ba năm trước đó, ông đã hoàn toàn cống hiến hết mình cho việc tạo ra lý thuyết này, mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác.

Tôi không khuyến khích bạn dành ba năm để tạo một dự án, nhưng phương pháp tập trung này thực sự hiệu quả.

Đó là một chuyến du ngoạn nhỏ vào quá khứ, và bây giờ chúng ta hãy chuyển sang thực tế hiện đại: ngày nay xu hướng "làm ít hơn" đã trở nên khá phổ biến. Như tên cho thấy, lĩnh vực này bao gồm các kỹ thuật có thể được sử dụng để đạt được kết quả cao hơn với ít nỗ lực hơn.

Hôm nay tôi muốn chia sẻ với bạn một số kỹ thuật này. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian ngắn nhất có thể.

1. Định luật Pareto, hay nguyên tắc 20/80

Nói chung, nguyên tắc này được hình thành như sau: 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả, và 80% nỗ lực còn lại - chỉ 20% kết quả. Luật 20/80 được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống. Ví dụ, theo luật này, 20% tội phạm thực hiện 80% tội phạm.

Biết cách sử dụng Luật Pareto đúng cách sẽ giúp bạn không chỉ trong cuộc sống nghề nghiệp mà còn trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Đây là một mẹo nhỏ hữu ích có thể giúp bạn dự đoán kết quả. Ví dụ, nếu bạn là một người hướng ngoại, thì bạn rất có thể có nhiều bạn bè. Hãy nghĩ xem ai trong số những người này sẽ giúp đỡ bạn trong tình huống khó khăn. Có lẽ, sẽ có một vài trong số họ, chỉ là một cái gì đó xung quanh 20% khét tiếng. Cần lưu ý điều này và cố gắng giữ liên lạc với 20% này, thay vì lãng phí thời gian với những người bạn ảo.

Làm thế nào nó hoạt động

Theo định luật Pareto, bạn nên làm tất cả những công việc không quan trọng khi năng suất của bạn thấp. Ví dụ, nhiều người ngay khi họ đi làm vào buổi sáng, họ không thể ngay lập tức tham gia vào quá trình làm việc. Họ cần trò chuyện với đồng nghiệp, uống một tách cà phê hoặc làm một việc gì đó khác sẽ giúp họ có tâm trạng làm việc.

Chỉ khi đó, họ mới có thể làm việc hiệu quả. Điều quan trọng là phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ công việc. Cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng vào thời điểm trong ngày khi hiệu suất của bạn đang ở mức cao.

2. Ba nhiệm vụ quan trọng

Nhiều người tạo danh sách việc cần làm để giúp quy trình làm việc của họ có tổ chức. Tất nhiên, trong thế kỷ 21, chúng ta đã không còn viết những vấn đề sắp tới trên giấy nữa, vì điều này chúng ta có điện thoại thông minh và máy tính.

Tôi khuyên bạn nên làm theo một quy tắc đơn giản: mỗi sáng, hãy dành năm phút để viết ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày của bạn. Sau đó, hãy tập trung mọi nỗ lực của bạn để hoàn thành danh sách ngắn gọn này.

Đó là một sự thay thế tuyệt vời cho những danh sách việc cần làm dài vô tận mà chúng ta thường thích viết. Chúng ta đang đùa ai vậy, bởi vì dù chỉ một tuần cũng không đủ cho họ chứ đừng nói đến một ngày. Tập trung vào ba nhiệm vụ chính này và nếu hoàn thành chúng trước thời hạn, bạn có thể bắt đầu làm việc khác.

Thói quen đơn giản nhưng mạnh mẽ này thực sự có thể làm tăng năng suất của bạn.

3. Làm ít triết lý hơn

Triết lý Do Less rất phổ biến trong cuộc sống hiện đại. Các tác giả khác nhau đề xuất các cách tiếp cận khác nhau. Ví dụ, Mark Lesser đã viết Achieve More With Less, dựa trên Thiền tông.

Tuyên ngôn “làm ít hơn” của ông bắt đầu bằng việc bác bỏ tuyên bố rằng giảm khối lượng công việc khiến nhân viên lười biếng và tác động tiêu cực đến năng suất của họ. Khi chúng ta làm ít nhiệm vụ hơn, chúng ta có thể tận hưởng thành quả của mình.

Mark Lesser khuyên bạn nên dành một vài phút trong ngày làm việc để thiền. Điều này giúp bạn thở ra, bạn sẽ tỉnh táo lại, giảm bớt căng thẳng và có thể tập trung tốt hơn vào công việc đang làm.

Đừng quên sắp xếp thứ tự ưu tiên. Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước, sau đó chuyển sang các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp. Đừng làm quá tải bản thân với rất nhiều nhiệm vụ: tốt hơn là làm ít hơn, nhưng với chất lượng cao và vui vẻ, còn hơn làm nhưng không có nhiệt tình.

4. Kỹ thuật cà chua

Kỹ thuật cà chua được đề xuất bởi Francesco Cirillo. Kỹ thuật này được gọi là cà chua bởi vì tác giả của nó ban đầu sử dụng một bộ đếm thời gian nhà bếp hình quả cà chua để đo thời gian.

Kỹ thuật này dựa trên nguyên tắc làm việc trong 25 phút cho một nhiệm vụ cụ thể mà không bị gián đoạn, nhưng sau đó bắt buộc phải nghỉ.

Làm thế nào nó hoạt động

1. Nhìn vào danh sách nhiệm vụ của bạn và chọn các nhiệm vụ ưu tiên cao nhất từ đó.
2. Sau đó, đặt bộ hẹn giờ trong 25 phút và bắt đầu làm việc mà không bị phân tâm cho đến khi bạn nghe thấy tiếng bíp của bộ hẹn giờ. Mỗi khoảng thời gian 25 phút được gọi là một "quả cà chua".
3. Sau đó, hãy nghỉ năm phút và bật lại đồng hồ hẹn giờ.
4. Sau bốn lần “cà chua” (nghĩa là cứ hai giờ một lần), hãy nghỉ dài hơn 15-20 phút.
5. Nếu nhiệm vụ của bạn có nhiều hơn năm "quả cà chua", nó có thể được chia thành nhiều phần.

Kỹ thuật này giúp bạn làm những công việc có mức độ ưu tiên cao hơn, cải thiện khả năng tập trung và giúp bạn tập trung tốt hơn.

5. Huyền thoại về đa nhiệm

Đa nhiệm hoàn toàn không giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn, đó là một câu chuyện hoang đường. Trên thực tế, khi chúng ta tập trung vào nhiều công việc cùng một lúc, nó có tác động tiêu cực đến năng suất và sự tập trung của chúng ta.

Cho dù bạn đã quen với đa nhiệm tốt như thế nào, năng suất của bạn sẽ kém hơn nhiều so với việc bạn chọn tập trung từ đầu đến cuối vào một nhiệm vụ duy nhất.

David Meyer, giáo sư tại Đại học Michigan

Chỉ có thể thực hiện đồng thời nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả trong một số trường hợp đặc biệt. Giả sử khi bạn tự động làm điều gì đó, chẳng hạn như bạn vừa đi bộ vừa nói chuyện. Đi bộ là một hoạt động tự động và không yêu cầu bạn phải tập trung vào nó. Một dụ ngôn nổi tiếng minh họa rõ điều này:

Một lần một con kiến gặp một con rết trên con đường rừng, nó chạy về phía anh ta một cách vui vẻ và thanh thản. Kiến hỏi con rết: “Làm thế nào để bạn di chuyển hết 40 chiếc chân của mình một cách khéo léo như vậy? Làm cách nào để bạn có thể di chuyển một cách dễ dàng và nhanh chóng? Con rết suy nghĩ trong một phút và … không thể nhúc nhích được nữa!

Nếu bạn muốn hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn, tốt hơn là nên tập trung vào một nhiệm vụ, hoàn thành nó từ đầu đến cuối và chỉ sau đó chuyển sang những việc khác.

6. Chế độ ăn uống thông tin

Ngày nay, việc quá tải thông tin trong não của bạn cũng dễ như say nắng ở sa mạc Sahara. Và thậm chí các triệu chứng tương tự nhau: rối loạn giấc ngủ, mất tập trung và phản ứng chậm chạp. Bộ não của chúng ta bị quá tải với nhiễu thông tin. Trong thế giới hiện đại, mọi người không ngừng tìm kiếm tin tức, mặc dù họ đã vây quanh chúng ta ở khắp mọi nơi.

Trong trường hợp này, Timothy Ferris, tác giả của cuốn sách Làm thế nào để làm việc bốn giờ một tuần và đồng thời không quanh quẩn trong văn phòng "từ cuộc gọi đến cuộc gọi", sống ở bất cứ đâu và làm giàu "khuyên mọi người nên" tiếp tục chế độ ăn uống thông tin. " Bạn có nghĩ rằng tất cả các email, blog, báo và tạp chí bạn đọc đều thực sự quan trọng đối với bạn? Bạn có thực sự cần dành nhiều thời gian trên mạng xã hội và TV không?

Cố gắng nhận càng ít thông tin hoàn toàn không cần thiết đối với bạn ít nhất trong một tuần và xem điều này ảnh hưởng đến năng suất của bạn như thế nào.

7. Sống đúng lịch trình

Hãy hỏi bất kỳ người thành công nào khi họ thức dậy, và bạn rất có thể sẽ nghe thấy người đó dậy sớm. Nó khá đơn giản: không có nhiều phiền nhiễu vào buổi sáng, vì vậy chúng tôi có thể tập trung vào các ưu tiên của mình.

Hãy nhớ rằng có thời gian để nghỉ ngơi và có thời gian để làm việc. Vẽ ranh giới rõ ràng giữa cái này và cái kia. Bắt đầu bằng cách ngừng kinh doanh ngay khi bạn cảm thấy cần nghỉ ngơi.

Tốt hơn là sống có kế hoạch hơn là không có kế hoạch

Định luật Parkinson nói rằng "công việc lấp đầy thời gian dành cho nó." Điều này có nghĩa là nếu bạn, chẳng hạn, quyết định rằng bạn sẽ viết báo cáo trong một tuần, thì bạn sẽ viết báo cáo đó cả tuần. Định luật Parkinson đặc biệt áp dụng cho những điều chúng ta không thích và không muốn làm. Nhiều người trong chúng ta có xu hướng kéo dài các trường hợp ra hết mức có thể. Nhưng nếu bạn đặt mỗi nhiệm vụ vào một chiếc hộp cứng nhắc, nó sẽ cho phép bạn giải quyết các trường hợp hiệu quả hơn nhiều. Khi có deadline, bạn cố gắng hoàn thành mọi việc đúng thời hạn nên đây là động lực rất lớn.