Các tính năng của Microsoft Word bạn sẽ muốn áp dụng trong công việc của mình

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nó chỉ ra rằng mọi người đã làm việc trong Word trong nhiều năm, nhưng không biết các tính năng cơ bản của nó hoặc không tuân theo các đổi mới. Đã đến lúc bắt kịp!

Một vài lời về lý do tại sao tôi tiến hành mô tả các chức năng không phải là duy nhất của Microsoft Word. Bài báo trưởng thành trong đầu tôi từ từ. Hết lần này đến lần khác tôi phải mô tả khả năng của một biên tập viên tương tự cho đồng nghiệp và những người thân yêu của mình. Cái nhìn sâu sắc của họ, sự ngạc nhiên về những gì họ nhìn thấy, đã thúc đẩy tôi viết tài liệu này. Tôi hy vọng rằng bạn cũng sẽ học được điều gì đó mới cho chính mình.

Tất cả các thủ thuật sau đây đều hoạt động trong Word 2013. Tôi thực sự khuyên bạn nên chuyển sang thế hệ chương trình cụ thể này nếu bạn đang hoãn quá trình chuyển đổi vì lý do nào đó.

1. Bắt đầu nhập ở bất kỳ đâu

Tính năng Click-to-Write không phải là mới nhưng không phải ai cũng từng nghe đến. Thông thường, bạn phải quan sát cách một người nhấp vào nút "Enter" nhiều lần để đến cuối trang và nhập ký tự thực thi ở đó chẳng hạn.

Một cú nhấp chuột đôi có thể thay thế hàng chục lần gõ phím.

Di chuyển con trỏ qua vị trí in dự định và thực hiện một vài cú nhấp nhanh bằng chuột. Bản thân Word sẽ đặt các dòng, tab và serifs mới cho vị trí mà bạn đã chỉ định cho nó. Điều này có thể thấy rõ khi nhìn vào các dấu định dạng ẩn.

2. Dịch ngay lập tức

Hỏi người hàng xóm của bạn xem anh ta thích phiên dịch nào hơn, và rất có thể bạn sẽ nghe nói về Google, Yandex, PROMT, nhưng hầu như không nói về Bing. Vì một số lý do, phiên dịch mang nhãn hiệu của Microsoft không phổ biến lắm ở khu vực của chúng tôi. Và vô ích, vì chất lượng công việc của anh ấy khá đủ cho nhu cầu hàng ngày. Tất nhiên, Office cung cấp dịch vụ dịch văn bản nhanh chóng bằng Bing. Tôi khuyên bạn nên thử nó.

Rất có thể bạn sẽ ngừng vội vã giữa trình duyệt và Word, không ngừng sao chép và dán các câu qua lại.

Có hàng chục ngôn ngữ và ba phương pháp dịch để bạn lựa chọn. Bạn có thể tìm thấy chúng trên tab "Đánh giá".

3. Sử dụng kerning

Các nhà thiết kế biết rõ kerning là gì và họ thường sử dụng nó khi sắp chữ. Nói một cách dễ hiểu, kerning chịu trách nhiệm về khoảng cách (khoảng cách) giữa các chữ cái tùy thuộc vào hình dạng của chúng. Thay đổi cài đặt này có thể thu nhỏ hoặc mở rộng cùng một từ, câu hoặc đoạn văn so với trạng thái chuẩn. Tôi đã thấy cách mọi người bắt đầu xóa một phần của văn bản, hay ngược lại, "đổ nước" chỉ để phù hợp với một khuôn khổ nhất định. Kerning giải quyết những vấn đề như vậy theo cách phức tạp hơn. Tất nhiên, chơi thô bạo sẽ làm tổn thương mắt, nhưng các thao tác nhỏ có thể phù hợp.

Thay đổi kerning sẽ hữu ích khi sử dụng phông chữ lớn, ví dụ, khi chuẩn bị các trang tiêu đề của sách, bài báo, báo cáo.

Nhấn tổ hợp Ctrl + D để xuất hiện hộp thoại "Phông chữ", chuyển đến tab "Nâng cao" thứ hai. Đây là nơi bạn có thể chơi với kerning. Và một chút nữa về chủ đề này. Chỉ cần lướt qua, tôi muốn giới thiệu với bạn một trò chơi trình duyệt thú vị mà bạn cần đoán kerning tốt nhất để đọc. Thưởng thức!

4. Áp dụng văn bản ẩn

Một tài liệu Word trống có thể nặng hàng chục hoặc hàng trăm megabyte? Đúng! Và đối với nhiều người, có một mớ tâm trí. Người ta không nhìn thấy một chữ nào trước mắt, nhưng cũng không thể hiểu nổi tại sao hồ sơ lại lớn như vậy? Virus xấu hay tin tặc có hại? Không. Đó là tất cả về thông tin ẩn. Đây có thể là đồ họa, hình ảnh và văn bản.

Giống như các ký tự không in được, dữ liệu ẩn không được hiển thị trên màn hình hoặc được in ra, nhưng nó vẫn là một phần của tài liệu.

Với văn bản ẩn, bạn có thể:

• Ẩn thông tin bí mật tạm thời.
• Để lại nhận xét hoặc cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi không nên trộn lẫn với văn bản chính.
• In nhiều phiên bản của cùng một tài liệu, lần lượt ẩn các phần khác nhau của nó. Trong trường hợp này, bạn không cần phải lộn xộn với nhiều bản sao của tệp!

Chọn một phần hoặc toàn bộ văn bản, nhấn Ctrl + D và đánh dấu kiểm trước tùy chọn "Ẩn". Phân mảnh biến mất và chỉ có sẵn để xem khi hiển thị các ký tự không in được. Để rõ ràng, dữ liệu ẩn được gạch dưới bằng một đường chấm đen.

5. Sử dụng chức năng "Người kiểm tra tài liệu" trước khi lưu

Word cũ không thể mở tệp hoặc nó hiển thị không chính xác? Quen thuộc với mọi người và mọi người! Loại rắc rối xung quanh tôi xảy ra thường xuyên đáng sợ, bởi vì nhiều tổ chức và mọi người vẫn làm việc trong Office 2003. Do đó, trước khi gửi và / hoặc lưu tài liệu, bạn nên kiểm tra xem nó có tương thích với các phiên bản Word trước hay không. "Người kiểm tra tài liệu" chịu trách nhiệm về việc này.

Anh ấy cũng biết cách chạy kiểm tra khả năng đọc cho người khuyết tật và quan trọng là tìm ra các thuộc tính và dữ liệu ẩn trong tài liệu.

Ví dụ: chức năng phát hiện sự hiện diện của macro, tài liệu nhúng, nội dung ẩn và các phần tử tệp có thể có vấn đề khác.

6. Chỉnh sửa PDF

Sự phong phú của các lựa chọn không phải lúc nào cũng có lợi. Làm việc với PDF là một ví dụ điển hình về điều này. Đôi khi mọi người bị lạc khi chọn công cụ mà họ muốn xử lý tệp PDF. Đây là Adobe Reader cổ điển và Foxit Reader thay thế, và mọi trình duyệt hiện đại hơn hoặc ít hơn, và nhiều dịch vụ trực tuyến khác. Tuy nhiên, một trong những phương pháp thành công nhất nằm ở bề ngoài - đây là điểm chính trong bài viết của chúng tôi.

Word 2013 không chỉ mở mà còn có thể chỉnh sửa nội dung của tài liệu PDF.

Trình chỉnh sửa chuyển đổi văn bản, bảng, danh sách, đồ thị và các phần tử khác thành tệp DOCX, giữ nguyên định dạng của bản gốc chính xác nhất có thể. Cần lưu ý rằng anh ấy hóa ra rất, rất xứng đáng. Bạn cũng có thể thêm tệp PDF vào tài liệu Word dưới dạng đối tượng có thể nhúng. Trong trường hợp này, chỉ trang đầu tiên của PDF hoặc biểu tượng liên kết tệp sẽ được hiển thị.

7. Chèn video

Không có gì bí mật khi xem văn bản khô khan trong thời gian dài sẽ nhanh chóng làm giảm sự chú ý và dẫn đến mất hứng thú đối với người đọc. Do đó, hầu hết tất cả sinh viên, diễn giả và nhân viên văn phòng đều pha loãng dòng bằng sơ đồ, bảng, biểu đồ và các hình thức đánh lừa thị giác khác. Tuy nhiên, chỉ một số ít đang sử dụng một công cụ mạnh mẽ hơn nhiều - video.

Word có thể nhúng video tìm kiếm Bing vào tài liệu, thêm video YouTube và mã nhúng từ các trang web khác nhau.

Và đừng lo lắng về kích thước tệp cuối cùng. Tài liệu không tự lưu video mà chỉ tạo liên kết của nó ở dạng trực quan. Tất nhiên, cần có kết nối internet để xem.

8. Cùng nhau làm việc trên tài liệu và nhận xét về các chỉnh sửa

Hãy nhớ câu nói kinh điển: "Việc gì không làm - chúng ta cùng làm"? Chúng có liên quan đến ngày nay. Nhưng không phải ai cũng hiểu cách tổ chức hợp lý công việc chung. Thật không may, vẫn có thể thấy cách một người đánh dấu một đoạn văn bản bằng bất kỳ màu nào, sau nó, trong ngoặc, anh ta thêm sửa đổi hoặc phản đối của mình và gửi lại tài liệu. Vào những khoảnh khắc như vậy, mí mắt bắt đầu co giật. Phiên bản Word mới nhất cho phép bạn thoải mái chú thích và chỉnh sửa tệp công khai. Cái này nên được sử dụng!

Word 2013 cho phép trả lời bình luận của người khác, điều này làm cho trình soạn thảo trở thành một công cụ tuyệt vời để thảo luận trong công việc nhóm.

Hãy dành một vài phút để khám phá tab Đánh giá, chia sẻ những kỹ năng mới của bạn với đồng nghiệp và bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi làm việc cùng nhau.

9. Đơn giản hóa công việc của bạn với các bảng

Để tôi đoán xem, bạn có còn chèn các hàng và cột trong bảng bằng cách nhấp chuột phải và điều hướng đến mục menu tương ứng không? Nó dễ dàng hơn nhiều!

Đặt con trỏ ngay trên / dưới (trái / phải) nơi bạn định thêm hàng hoặc cột. Word sẽ nhanh chóng đề xuất phóng to bảng.

Nhân tiện, phiên bản mới nhất của trình chỉnh sửa có một số chức năng mới cho thiết kế bảng. Cập nhật kiến thức của bạn.

10. Kết hợp các phần của tài liệu thành các khối

Thành thật mà nói, có một số nhân viên sẵn sàng lật hơn 100 trang tài liệu chỉ để giết thời gian. Nếu bạn muốn nhanh chóng điều hướng các tệp lớn, bạn cần phải thành thạo một số phím tắt để điều hướng nhanh như chớp hoặc cấu trúc các tác phẩm của bạn một cách chính xác.

Sử dụng các tiêu đề ở các cấp độ khác nhau cho phép bạn thu gọn các phần tử của tài liệu mà bạn hiện không làm việc.

Đặt con trỏ bên cạnh tiêu đề và chương trình sẽ nhắc bạn thu gọn nội dung của khối. Vì vậy, ngay cả những tác phẩm khổng lồ nhất cũng có thể nằm gọn trong một vài trang.

Không tìm thấy bất cứ điều gì thú vị cho bản thân? Đề phòng trường hợp, hãy đọc bài viết của Lifehacker về 20 Bí mật về Từ ngữ giúp Công việc của Bạn trở nên Dễ dàng hơn. Hoặc đưa ra lời khuyên của bạn trong các ý kiến.