Cách duy trì năng suất với lịch làm việc không được kiểm soát

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Ba phương pháp đơn giản sẽ mang lại trật tự cho ngay cả nhịp điệu hỗn loạn nhất của cuộc sống.

Phần lớn đã được viết về hiệu suất và năng suất. Tuy nhiên, phần lớn các mẹo được tạo ra với một ngày làm việc truyền thống: chúng dành cho nhân viên văn phòng ngồi tại bàn làm việc từ 9:00 đến 18:00 năm ngày trong tuần.

Nhưng thực tế là, nhiều người trong chúng ta không làm việc theo một lịch trình có cấu trúc - ví dụ như những người làm nghề tự do và những người làm nghề tự do từ xa. Và những người làm công việc toàn thời gian truyền thống không phải lúc nào cũng làm số lượng công việc giống nhau vào cùng một thời điểm mỗi tuần.

Vậy những người có lịch trình làm việc khác thì sao? Thật đơn giản: tạo thói quen của riêng bạn phù hợp với họ.

Tại sao một thói quen hàng ngày là cần thiết

Bộ não hoạt động tốt nhất ở trạng thái ổn định

Nhiều người thành công được biết đến là tuân theo cùng một thói quen và thực hiện các nghi lễ giống nhau mỗi ngày.

Mason cà ri

Một chế độ có trật tự giống như một đường ray mà lực lượng tinh thần của một thiên tài di chuyển với tốc độ tốt; nó bảo vệ anh ta khỏi sự độc tài của những tâm trạng thay đổi.

Mason Curry viết trong cuốn sách Chế độ thiên tài của mình: “Ở những bàn tay phải. Thói quen hàng ngày của những người vĩ đại”- thói quen hàng ngày là một cơ chế được hiệu chỉnh chính xác cho phép chúng ta sử dụng tốt nhất nguồn lực có hạn của mình: trước hết là thời gian chúng ta cần nhất, cũng như ý chí, kỷ luật tự giác, tinh thần lạc quan."

Tạo thói quen hàng ngày phù hợp sẽ giúp bạn tăng năng suất đáng kể.

Một thói quen hàng ngày hiệu quả hơn một ý chí mạnh mẽ

Nhiều người tin rằng năng suất là sản phẩm của ý chí mạnh mẽ. “Chỉ cần ngồi xuống và bận rộn,” họ nói. Đúng, ý chí có thể giúp bạn trở nên năng suất hơn, nhưng đó là một nguồn lực có hạn. Nếu bạn làm việc hoàn toàn do ý chí (và bên cạnh công việc, nguồn lực này được tiêu thụ ở nhiều nơi - ví dụ như ở trường học hoặc trong phòng tập thể dục), thì bạn không thể tránh khỏi kiệt sức và mất sức.

Thói quen hàng ngày là một động lực ổn định và liên tục hơn là ý chí, bởi vì nó không đòi hỏi bạn phải nỗ lực thêm. Ý chí là cần thiết để làm một cái gì đó ngoài thành tích bình thường của bạn. Và với một chế độ hoạt động đã được thiết lập, bạn chỉ cần đi dọc theo đường gấp khúc, giống như kim đồng hồ, mà không cần cố gắng quá sức. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều năng lượng hơn cho những công việc thực sự phức tạp và sáng tạo.

Thói quen hàng ngày làm giảm nhu cầu lập kế hoạch

Khi bạn thực hiện một tập hợp các hoạt động tương tự mỗi ngày, bạn đã giải phóng bộ não của mình, giải phóng nó khỏi nhu cầu lập kế hoạch cho các bước tiếp theo. Tại sao lại nghĩ ra điều gì đó nếu bạn đã có một thuật toán gỡ lỗi? Đây là những gì bạn kết thúc với:

• Bạn bớt mệt mỏi hơn khi đưa ra quyết định, và do đó, bạn bớt căng thẳng hơn.
• Dễ dàng đi vào trạng thái "dòng chảy" hơn, khi hiệu suất tăng đáng kể.

Nếu tâm trí của bạn không bị buộc phải đưa ra quyết định phải làm gì tiếp theo, nó có thể tập trung hiệu quả hơn vào những gì bạn đang làm bây giờ.

Cách duy trì năng suất cho những người theo lịch trình không được kiểm soát

1. Tạo thói quen trong phần không làm việc của cuộc sống

Công việc không phải là phần duy nhất trong cuộc sống của bạn cần được tổ chức. Mọi thứ bạn làm - từ ăn uống đến tập thể dục - đều có thể tuân theo một chế độ. Ít nhất, bạn nên bắt đầu bằng cách tạo ra các nghi thức hàng ngày vào buổi sáng và buổi tối sẽ giúp bạn có tâm trạng phù hợp.

Janessa Lanz, biên tập viên của HubSpot, khuyên bạn nên thực hiện cùng một nghi thức mọi lúc trước khi bắt đầu công việc, chẳng hạn như đi tắm.

Janessa Lanz

Khi bạn làm việc tại nhà thường xuyên, bạn nên xây dựng thói quen tắm rửa và mặc quần áo sạch sẽ trước khi ngồi vào máy tính. Vì vậy, bạn sẽ nói với chính mình: "Ngày làm việc đã bắt đầu!" Và khi bạn mặc bộ đồ ngủ vào buổi tối, bạn báo hiệu cho chính mình: "Ngày làm việc đã kết thúc!"

Tạo một thói quen hàng ngày bền vững sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ công việc mới khi chúng phát sinh. Vì vậy, chẳng hạn, nhà văn Barbara Boyd khuyên bạn nên tuân thủ cùng một thói quen hàng ngày bất kể khối lượng công việc hiện tại là bao nhiêu.

Barbara Boyd

Tôi cố gắng tuân thủ một thói quen nhất định, bất kể công việc nhiều hay ít. Tôi luôn sử dụng thời gian dành cho công việc một cách chặt chẽ và khi không có nhiệm vụ gì, tôi có thể dành thời gian đó cho công việc gia đình hoặc sáng tạo. Vì vậy, trong lịch trình của tôi, một thời gian nhất định luôn được đánh dấu là "Làm việc" - bất kể tôi viết để trả phí hay sơn nhà bếp.

2. Hợp thức hóa công việc

Điều quan trọng đối với những người có lịch trình không thường xuyên là tạo ra các nghi thức xung quanh công việc của họ để tách nó ra khỏi thời gian rảnh của họ. Phát triển các tín hiệu cho não biết khi nào bắt đầu hoạt động và khi nào thì dừng.

• Tạo một nơi làm việc. Làm việc ở cùng một nơi trong nhà của bạn và không làm bất cứ điều gì khác ở đó.
• Luôn nghe cùng một bản nhạc (hoặc tiếng ồn xung quanh) trong khi bạn làm việc.
• Đặt khung thời gian. Ngừng làm việc khi đến một thời điểm nhất định trong ngày.

Cyrus Abbamonte

Tôi là một nhà văn tự do và tôi có một thứ tôi sử dụng để não hoạt động: tai nghe. Tôi không thể viết bất cứ thứ gì nếu tôi không mặc chúng, ngay cả khi nhạc không phát. Và tôi hiếm khi sử dụng chúng khi tôi không làm việc. Vì vậy, mỗi khi tôi cắm tai nghe vào, bộ não của tôi biết rằng đã đến lúc phải viết.

3. Bám vào thói quen của riêng bạn

Bạn sẽ thấy rằng việc tuân thủ thói quen hàng ngày sẽ chỉ giúp bạn tăng năng suất nếu nó tương quan với nhịp điệu của chính bạn. Đây là lý do tại sao việc nghiên cứu các nghi thức và thói quen của những người nổi tiếng như Steve Jobs hay Albert Einstein rất thú vị, nhưng lại không đặc biệt hữu ích trong thực tế. Những gì làm việc hoàn hảo cho họ có thể không nhất thiết phải phù hợp với bạn.

Katharina Wolfe, một nhà sinh vật học và chuyên gia về sinh học thời gian và giấc ngủ tại Đại học Oxford, cho biết việc thay đổi mô hình giấc ngủ không có tác động tích cực đến khả năng nhận thức.

Katharina Wolfe

Những người tuân theo nhịp điệu giấc ngủ thông thường của họ cảm thấy tốt hơn. Họ làm việc năng suất hơn những người đang cố gắng vượt qua chính mình.

Do đó, nếu bạn là một con cú đêm, chẳng ích gì khi cố gắng rời khỏi giường lúc bốn giờ sáng chỉ vì Tim Cook làm điều đó. Nếu có thể, hãy điều chỉnh lịch trình phù hợp với nhịp sinh học của riêng bạn.