Trì hoãn đúng cách: Làm thế nào để trở nên năng suất bằng cách hoãn công việc?

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Sự trì hoãn tự động được coi là hiện tượng tâm lý có hại, gắn liền với sự lười biếng hoặc lãng phí thời gian. Tất cả đồng thanh khẳng định rằng cần phải chiến đấu và giải thích cách thực hiện. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu sự trì hoãn không phải là một điều tồi tệ và bạn thậm chí có thể tăng năng suất của mình bằng cách trì hoãn công việc kinh doanh của mình một cách hợp lý?

Tại sao chúng ta lại trì hoãn?

Sự chần chừ nảy sinh từ sự đối lập của hai phần não bộ. Một trong số đó là hệ limbic, bao gồm trung tâm khoái cảm. Thứ hai là vỏ não trước trán, người lập kế hoạch bên trong của chúng ta. Vì vậy, hệ thống limbic chiến đấu để đạt được niềm vui ở đây và bây giờ, và vỏ não trước chiến đấu cho những gì tốt nhất cho chúng ta về lâu dài.

Theo Tiến sĩ Timothy A. Pychyl và là tác giả của cuốn sách Tiêu hóa về sự chần chừ, vỏ não trước trán là phần não giúp phân biệt chúng ta với động vật chỉ bị chi phối bởi phản xạ và kích thích. Thật không may, chúng ta cũng có những vùng não yếu hơn, vì vậy chúng ta phải ép mình làm điều gì đó.

Mặt khác, ngay khi sự kiểm soát của chúng ta giảm xuống, hệ thống limbic ngay lập tức cho phép chúng ta từ bỏ một nhiệm vụ khó khăn hoặc không thú vị để chúng ta cảm thấy tốt.

Vì vậy, sự trì hoãn chủ yếu gắn liền với sinh học. Nhà kinh tế học George Ainslie thậm chí còn gọi sự trì hoãn là "động lực cơ bản của con người."

Sợ hãi là đáng trách

Doanh nhân và nhà đầu tư Paul Graham nhìn thấy nhiều thứ không chỉ là sự trì hoãn trong sự trì hoãn. Anh ấy nói rằng mọi người thường sợ những dự án lớn. Những vấn đề lớn thật đáng sợ, và chúng làm tổn thương tâm hồn theo đúng nghĩa đen.

Có lẽ ai cũng đã từng gặp phải trường hợp này: khi bạn quyết định thực hiện một dự án quy mô lớn, đầy tham vọng và đột nhiên phải đối mặt với vô số vấn đề nhỏ nảy sinh trên đường đi.

Khi một đống nhiệm vụ khẩn cấp liên tục khiến bạn phân tâm, bạn có thể khó tập trung và bắt đầu viết một cuốn tiểu thuyết hay. Mỗi khi những vấn đề nhỏ cản trở chúng ta bắt đầu một dự án lớn, thì chính hệ thống limbic sẽ đảm nhận việc đưa chúng ta thoát khỏi phản ứng khó chịu nhất của tâm lý - nỗi sợ hãi.

Trong một bài báo trên tờ New Yorker, James Surowiecki giải thích sự trì hoãn theo cách này: “Để bảo vệ bản thân khỏi nguy cơ mất mát và thất bại, bạn thích vô thức tạo ra những hoàn cảnh khiến thành công trở nên phi thực tế về nguyên tắc. Đó là một phản xạ tạo ra một vòng luẩn quẩn”.

Tại sao không nên điều trị sự trì hoãn?

Có nhiều loại trì hoãn khác nhau, và một số trong số chúng có lợi. Nói chung, có ba loại, tùy thuộc vào những gì bạn đang làm thay vì công việc:

• không làm gì cả;
• làm điều gì đó ít quan trọng hơn;
• làm điều gì đó quan trọng hơn;

Không khó để đoán xem kiểu trì hoãn nào thực sự có lợi hơn cho bạn. Thay vì làm một đống việc không cần thiết, viết email hay làm việc nhà, bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn.

Mặt khác, John Perry, một giáo sư tại Đại học Stanford, đã viết trên Huffington Post rằng có hai kiểu trì hoãn giúp chúng ta tăng năng suất làm việc.

Loại đầu tiên gắn liền với chủ nghĩa hoàn hảo. Giáo sư lập luận rằng vì hầu hết những người trì hoãn là những người theo chủ nghĩa hoàn hảo, những người luôn mơ về những nhiệm vụ hoàn hảo, nên việc trì hoãn các dự án có thể có lợi.

Nếu bạn để nhiệm vụ cho đến phút cuối cùng, bạn sẽ thực hiện chúng một cách thỏa đáng, không cần làm lại cả nghìn lần vì những điều vô nghĩa để đạt được một lý tưởng không tồn tại.

Tôi là một người hay trì hoãn theo chủ nghĩa hoàn hảo. Tôi sẽ làm cho nó hoàn hảo, nhưng ngày mai.

Nhưng sự trì hoãn có thể hữu ích để hiểu nhiệm vụ nào không thực sự quan trọng … Khi bạn đặt chúng sang một bên, cuối cùng chúng sẽ tự biến mất và bạn không cần phải lãng phí thời gian cho chúng.

Sự trì hoãn tốt

Nếu chúng ta muốn sử dụng sự trì hoãn theo cách tích cực, có một số lý thuyết về cách thực hiện điều đó. Đầu tiên là ý tưởng của Paul Graham về ba loại trì hoãn, hay còn gọi là trì hoãn "tốt".

Đây là lúc bạn gác lại những nhiệm vụ không quan trọng, chẳng hạn như bài tập nhỏ, để dành thời gian cho những việc thực sự nghiêm túc.

Tiền thưởng là một hình thức cổ điển của công việc phá hoại và sự trì hoãn sẽ giúp đối phó với chúng. Có rất nhiều thứ mà hoàn toàn có thể làm được. Đồng thời, có những dự án, vụ án chỉ mình bạn lo liệu, có phải hoãn giao thì cũng không có gì đáng ngại. Ngược lại, đây là cách tiếp cận chính xác để làm việc.

Có một lý do chính đáng khác tại sao việc bỏ dở công việc quan trọng lại hữu ích cho các dự án lớn. Các dự án nghiêm túc của chúng tôi luôn đòi hỏi hai điều hủy bỏ các nhiệm vụ được giao: nhiều thời gian và tâm trạng phù hợp.

Khi chúng ta đang thực hiện một dự án với cảm hứng, thật ngu ngốc khi lãng phí thời gian vào một nhiệm vụ không quan trọng nào đó chỉ vì chúng ta được yêu cầu phải làm nó. Tất nhiên, nếu bạn dành tất cả thời gian của mình cho các dự án lớn, nó có thể trở thành sự tắc nghẽn trong những vấn đề nhỏ, nhưng việc làm này có thể đáng để thu được một kết quả tuyệt vời.

Vào cuối ngày, làm việc với những dự án như thế này thực sự rất vui, vì vậy việc thực hiện những việc nhỏ rất dễ dàng - hệ thống limbic sẽ không bận tâm.

Sự trì hoãn có cấu trúc

Đây là một kiểu giá đỡ tốt khác mà John Perry đã gợi ý.

Theo ông, sự trì hoãn có cấu trúc là một chiến lược tuyệt vời để làm việc hiệu quả. Tất cả đều chung một tâm lý sợ hãi trước những việc lớn và nghiêm trọng.

Thông thường, khi bạn lập danh sách việc cần làm, nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất sẽ lên trên cùng, trong khi những nhiệm vụ ít quan trọng hơn sẽ giảm xuống. Khi tính năng trì hoãn được bật lên, bạn sẽ làm tất cả những việc từ cuối danh sách và không làm những việc quan trọng nhất.

Bí quyết là bạn có thể tự đánh lừa bản thân và đặt những thứ khó lên đầu danh sách không thực sự quan trọng.

Robert Benchley đã viết về sự thật tâm lý này vào năm 1930:

Bất kỳ ai cũng có thể làm bất kỳ khối lượng công việc nào, với điều kiện đó không phải là công việc họ nên làm vào thời điểm đó.

Pierce Steele, một nhà tâm lý học tại Đại học Calgary, lập luận rằng nhiều người trì hoãn, thông qua việc tự lừa dối bản thân, đã biến đặc điểm của họ thành một thói quen tốt.

Làm thế nào để trì hoãn có hiệu quả với bạn?

Có một số cách bạn có thể làm cho sự trì hoãn làm tăng năng suất của mình:

Khởi đầu nhỏ

Nếu một dự án lớn khiến bạn sợ hãi đến mức bạn không thể giải quyết nó, bạn có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ. Thực hiện các nhiệm vụ nhỏ cần thiết cho dự án này, để bạn có thể dễ dàng tiếp tục thực hiện nó, không sợ hãi và trì hoãn.

Thêm vào đó, bạn có thể cộng tác với những người khác để phần dự án của bạn sẽ nhỏ hơn và vẫn có thời gian cho các nhiệm vụ khác.

Tùy chỉnh danh sách việc cần làm của bạn

Sự trì hoãn có cấu trúc như đề xuất của John Perry có thể hiệu quả. Cố gắng đánh lừa bản thân bằng cách thêm vào đầu danh sách của bạn những nhiệm vụ có vẻ vô cùng quan trọng và khẩn cấp, nhưng thực tế lại dung túng và cho phép chúng được hoãn lại một cách an toàn hoặc hoàn toàn không được thực hiện.

Điều chính là để tin rằng chúng quan trọng và khó khăn, sau đó bạn sẽ muốn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ khác trong danh sách (trên thực tế, quan trọng) để tránh "quái vật" của bạn.

Đặt ra các quy tắc

Nhà văn kiêm nhà biên kịch Raymond Chandler đã đặt ra hai quy tắc cho bản thân để giúp anh bắt đầu. Mỗi ngày anh ấy đặt ra cho mình 4 giờ để dành cho công việc và ghi nhớ hai quy tắc cơ bản:

1. Bạn không thể viết
2. Tại thời điểm này, bạn không làm gì cả

Ngồi như vậy trong bốn tiếng đồng hồ là buồn chán kinh khủng, vì vậy anh ấy đã trở thành một nhà văn rất hiệu quả.

Yêu cầu bản thân nhiều hơn

Theo John Perry, người trì hoãn không ngừng cố gắng giảm bớt các cam kết, hy vọng rằng nếu có ít việc phải làm hơn thì sẽ có nhiều nhiệm vụ được hoàn thành hơn.

John giải thích rằng điều này loại bỏ lý do quan trọng nhất cho sự trì hoãn, nhưng cũng loại bỏ sự lựa chọn giữa các nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng. Vì vậy, cuối cùng, với một vài nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn, sự trì hoãn của bạn sẽ khiến bạn chẳng làm được gì cả.

Đây là con đường sẽ khiến bạn trở thành một người bán rau chứ không phải một người làm việc hiệu quả.

Về mặt đạo đức: sự trì hoãn là điều khá tự nhiên đối với một người, và nó không nhất thiết gây hại, cái chính là trì hoãn một cách chính xác.