Cách tổ chức ngày của bạn: kỹ thuật của những thiên tài năng suất

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm và không thể thay thế. Học cách sử dụng nó một cách khôn ngoan.

Phương pháp Benjamin Franklin

Benjamin Franklin là con trai của một thợ làm xà phòng, nhưng nhờ tính tự tổ chức và kỷ luật, ông đã thành công trên nhiều lĩnh vực: chính trị, ngoại giao, khoa học, báo chí. Ông là một trong những người sáng lập ra Hợp chủng quốc Hoa Kỳ - ông đã tham gia vào việc tạo ra Tuyên ngôn Độc lập và Hiến pháp của đất nước.

Chân dung của Franklin được in trên tờ 100 đô la, mặc dù ông chưa bao giờ là tổng thống Hoa Kỳ. Ông được ghi nhận với quyền tác giả của những câu cửa miệng như "Thời gian là tiền bạc" và "Đừng trì hoãn cho đến ngày mai những gì bạn có thể làm hôm nay."

Thời gian thực sự quan trọng đối với Franklin.

Bạn có yêu cuộc sống không? Sau đó, không lãng phí thời gian, vì thời gian là sợi vải tạo nên sự sống. Benjamin Franklin

Ở tuổi 20, Franklin đã phát triển một hệ thống quản lý thời gian cho riêng mình, mà ông đã sử dụng trong suốt cuộc đời của mình. Người đương thời gọi nó là "kim tự tháp của Franklin" (đôi khi còn được gọi là "kim tự tháp năng suất" - tức kim tự tháp năng suất).

Kim tự tháp dựa trên các giá trị sống. Đây là những hướng dẫn đạo đức trong việc giải quyết mọi vấn đề. Franklin gọi chúng là những đức tính tốt.

Đối với bản thân, ông xác định 13 đức tính: tiết chế, im lặng, yêu trật tự, quyết đoán, tiết kiệm, chăm chỉ, chân thành, công bằng, tiết độ, sạch sẽ, điềm đạm, trinh khiết và hiền lành.

Để tự làm việc mỗi ngày, Franklin bắt đầu một cuốn sổ tay đặc biệt, trong đó ông dành một trang cho mỗi nguyên tắc sống. Ông xếp mỗi trang thành bảy cột (các ngày trong tuần). Sau đó ông vẽ 13 đường ngang theo số đức.

Vì vậy, mỗi ngày anh ấy tập trung vào một trong những đức tính, và vào buổi tối trong các ô vuông, anh ấy ghi nhận những sai lầm mắc phải trên con đường "hoàn thiện đạo đức."

Nấc thang tiếp theo của kim tự tháp Franklin là một mục tiêu toàn cầu. Nó dựa trên các nguyên tắc sống và trả lời câu hỏi: "Tôi muốn đạt được điều gì ở tuổi N?" Ví dụ, mục tiêu toàn cầu đối với một bác sĩ có thể là mong muốn trở thành trưởng khoa cho đến năm 35 tuổi và đối với một nhà quản lý - để khởi động công ty khởi nghiệp của riêng mình.

Benjamin Franklin thực sự là cha đẻ của việc lập kế hoạch việc cần làm. Anh ấy luôn tuân thủ các quy trình và viết theo đúng nghĩa đen mỗi bước anh ấy thực hiện. Do đó, xa hơn nữa trong kim tự tháp của ông là:

• kế hoạch tổng thể - hướng dẫn từng bước để đạt được mục tiêu toàn cầu;
• kế hoạch dài hạn - mục tiêu cho 3-5 năm tới;
• kế hoạch ngắn hạn - nhiệm vụ năm và tháng tiếp theo;
• lập kế hoạch trong tuần và trong ngày.

Tất cả các bước của kim tự tháp được đặt tuần tự - mỗi bước tiếp theo dựa trên bước trước đó.

Đầu ra

Để tổ chức một ngày của bạn theo phương pháp Franklin, bạn cần xác định các nguyên tắc sống cơ bản, đặt mục tiêu toàn cầu và lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.

Để lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, bạn có thể sử dụng một trong các công cụ điện tử hoặc tạo sổ tay giấy và thực hiện hệ thống "Ghi chú nhanh".

Phương pháp Stephen Covey

Stephen Covey được coi là một trong những tín đồ của hệ thống Franklin. Ông là chuyên gia và huấn luyện viên nổi tiếng quốc tế trong lĩnh vực quản lý. Covey là một diễn giả chuyên nghiệp và tác giả của nhiều cuốn sách. Một trong số đó đã được đưa vào danh sách những tác phẩm văn học kinh doanh có ảnh hưởng nhất của tạp chí Time.

Đây là cuốn sách Bảy thói quen của những người làm việc hiệu quả đi trước thời đại. Covey đã viết nó vào năm 1989, nhưng nó đã không trở thành một cuốn sách bán chạy nhất cho đến khi nó được phát hành lại vào năm 2004.

Khái niệm của Covey dựa trên một chuỗi bảy kỹ năng.

1. Mài cưa, tức là không ngừng hoàn thiện bản thân.
2. Đạt được sức mạnh tổng hợp, nghĩa là, phấn đấu cho sự tương tác cùng có lợi.
3. Được chủ động.
4. Cố gắng nghe trước và chỉ sau đó - để được lắng nghe.
5. Bắt đầu bằng cách tưởng tượng mục tiêu cuối cùng.
6. Nghĩ rằng Win-Win.
7. Làm trước những gì cần làm trước.

Ma trận phân bổ nhiệm vụ và ưu tiên sẽ giúp thực hiện kỹ năng sau này. Covey đã mượn nó từ Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight David Eisenhower.

Tất cả các nhiệm vụ được chia thành bốn nhóm:

1. Khẩn cấp và quan trọng (được thực hiện càng sớm càng tốt);
2. Không khẩn cấp quan trọng (nhiệm vụ chiến lược với thời hạn xa);
3. Khẩn trương không quan trọng (cần làm nhanh nhưng có thể hoãn hoặc không tự làm);
4. Không khẩn cấp và không quan trọng (theo quy định, những trường hợp như vậy có thể được xóa hoặc ủy thác cho bên thứ ba).

Theo Covey, những người thành công hiếm khi gặp rắc rối về thời gian, vì họ nhanh chóng giải quyết các công việc từ loại 1 và 3 và hy sinh những thứ từ ô 4 mà không tiếc. Đồng thời, họ dành 60-80% thời gian và năng lượng của mình cho giải các bài toán từ bình phương 2, vì chúng là đầu tàu của sự tiến bộ.

Đầu ra

Để hiệu quả hơn, vào cuối hoặc đầu ngày, hãy viết ra và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower (hoặc Ma trận Covey, tùy theo sở thích của bạn). Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng ứng dụng Eisenhower (iOS) hoặc MyEffectivenessHabits (Android). Cố gắng giữ tỷ lệ: 40% - việc quan trọng khẩn cấp, 60% - không khẩn cấp quan trọng.

Phương pháp Tim Ferriss

Timothy Ferriss là một chuyên gia về năng suất nổi tiếng. Các bản thu âm về những lần xuất hiện trước công chúng của anh ấy thu về hàng triệu lượt xem, và những cuốn sách được bán với số lượng phát hành khổng lồ như nhau.

Không có gì lạ - ai lại không muốn "làm việc 4 giờ một tuần, không quanh quẩn trong văn phòng" từ cuộc gọi đến cuộc gọi ", đồng thời sống ở bất cứ đâu và trở nên giàu có"? Cuốn sách cùng tên của Ferriss đã trở thành số một trong danh sách bán chạy nhất của The New York Times và The Wall Street Journal.

Phương pháp của ông dựa trên hai trụ cột:

1. Định luật Pareto: 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả, và 80% nỗ lực còn lại - chỉ 20% kết quả. Điều này có nghĩa là tập trung vào các hoạt động thực sự quan trọng.
2. Định luật Parkinson: Công việc lấp đầy mọi thời gian dành cho nó. Điều này có nghĩa là nhiệm vụ phải được phân bổ chính xác nhiều như cần thiết để hoàn thành nó.

Bạn không cần phải kéo dài ngày làm việc của mình để hoàn thành nhiều việc hơn. Ngược lại, hãy rút ngắn lại, chỉ tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Bỏ mọi thứ khác, thuê ngoài hoặc ủy quyền.

Phương pháp tiếp cận của Ferriss tuân theo kỹ thuật lập kế hoạch 1-3-5. Bản chất của nó rất đơn giản: một việc quan trọng được thêm vào danh sách việc cần làm, ba việc vừa và năm việc nhỏ. Tổng cộng là chín. Chúng được phân bổ trước theo mức độ khẩn cấp, giúp loại bỏ cảm giác khẩn cấp.

Ferriss là đối thủ của tính đa nhiệm và quá tải thông tin. Khi một số việc được thực hiện cùng một lúc, sự chú ý sẽ bị mất tập trung. Kết quả là năng suất không tăng, mà giảm. Trường hợp hấp thụ thông tin liên tục cũng vậy. Liên tục kiểm tra thư, tin nhắn tức thời và mạng xã hội chỉ tạo ra cảm giác giả tạo, nhưng không đưa nó đến gần mục tiêu.

Nhưng nhấn mạnh, ngược lại, Ferriss xem xét các trợ lý của chúng tôi.

Sợ hãi là một chỉ số. Sợ hãi là bạn của chúng ta. Đôi khi anh ấy chỉ ra những gì không nên làm, nhưng thường xuyên hơn anh ấy cho thấy chính xác những gì đáng làm. Tim Ferriss

Cần lưu ý rằng Tim Ferriss không đơn độc trong việc phấn đấu đạt năng suất bằng cách làm việc ít hơn. Stever Robbins, tác giả của 9 bước để làm việc ít hơn và đạt được nhiều hơn, đề xuất phương pháp “ngày hoạt động”, trong đó bạn chỉ định cho mình một “người giám sát” vào một ngày cụ thể để theo dõi tiến trình của bạn.

Đầu ra

Phương pháp này dành cho bạn nếu bạn không thể tuân theo một lịch trình nghiêm ngặt và danh sách việc cần làm không phù hợp với bạn. Tổ chức một ngày của bạn sao cho 20% thời gian dành cho những việc quan trọng và khó khăn nhất. Hãy để phần còn lại thực hiện khóa học của nó. Nói cách khác, nếu bạn cần tổ chức một cuộc họp kinh doanh, thì bạn cần phải chọn ngày, giờ, thời lượng và tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình. Thời gian còn lại trong ngày có thể được dành cho bất kỳ công việc nào đang thực hiện.

Phương pháp của Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky là chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian, người sáng lập và đứng đầu công ty cùng tên. Tính đặc biệt của nó không nằm ở việc tạo ra những phát triển ban đầu, mà ở chỗ nó đặt ra các phương pháp quản lý thời gian một cách đơn giản và dễ tiếp cận, điều chỉnh chúng phù hợp với thực tế trong nước.

Arkhangelsky là tác giả của một số cuốn sách kinh doanh nổi tiếng: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive và những cuốn sách khác.

Sau này là phổ biến nhất. Time Drive khám phá tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu và động lực, cũng như các kỹ thuật quản lý thời gian và chống trì hoãn mạnh mẽ.

• "Ếch". Mọi người đều có những nhiệm vụ nhàm chán liên tục được hoãn lại cho sau này. Những việc làm khó chịu này tích tụ lại và làm tâm lý bị nghiền nát. Nhưng nếu bạn bắt đầu mỗi buổi sáng với việc "ăn ếch", tức là trước hết, hãy thực hiện một công việc không thú vị nào đó, sau đó chuyển sang phần còn lại, rồi dần dần mọi thứ sẽ vào nếp.
• "Mỏ neo". Đây là những gắn kết vật chất (âm nhạc, màu sắc, chuyển động) gắn với một trạng thái cảm xúc nhất định. "Neo" là cần thiết để điều chỉnh giải pháp của một vấn đề cụ thể. Ví dụ, bạn có thể quen làm việc với thư cho đến nhạc cổ điển, và bất cứ khi nào bạn quá lười để dỡ hộp thư đến, bạn chỉ cần bật Mozart hoặc Beethoven để bắt được làn sóng tâm lý mong muốn.
• Bít tết con voi. Nhiệm vụ càng lớn (viết luận văn, học ngoại ngữ, v.v.) và thời hạn càng chặt chẽ, càng khó bắt đầu. Đó là cái cân khiến bạn sợ hãi: không biết bắt đầu từ đâu, liệu bạn có đủ sức hay không. Nhiệm vụ như vậy được gọi là "voi". Cách duy nhất để "ăn thịt voi" là nấu "bít tết" của nó, tức là chia một doanh nghiệp lớn thành nhiều doanh nghiệp nhỏ.

Đáng chú ý là Gleb Arkhangelsky không chỉ chú trọng đến việc hợp lý hóa các quy trình làm việc mà còn cả việc nghỉ ngơi (tên đầy đủ trong cuốn sách bán chạy của ông là “Time Drive: How to Manage to Live and Work”). Ông tin rằng nếu không có chế độ nghỉ ngơi tốt, bao gồm giấc ngủ lành mạnh và hoạt động thể chất, thì không thể làm việc được.

Đầu ra

Lập kế hoạch mỗi ngày của bạn. Todoist, Wunderlist, TickTick và các chương trình và dịch vụ tương tự khác sẽ giúp bạn điều này. Chia các nhiệm vụ quy mô lớn phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ đơn giản. Vào buổi sáng, hãy làm những công việc khó chịu nhất, để trong thời gian còn lại bạn chỉ có thể làm những gì mình thích. Phát triển các yếu tố kích hoạt để giúp bạn đối phó với sự lười biếng và nhớ bao gồm cả việc nghỉ ngơi trong lịch trình của bạn.

Phương pháp Francesco Cirillo

Có thể bạn không quen với cái tên Francesco Cirillo, nhưng chắc chắn bạn đã từng nghe đến Pomodoro. Cirillo là tác giả của kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng này. Có thời gian, Francesco gặp vấn đề với việc học của mình: chàng trai trẻ không thể tập trung theo cách nào, lúc nào anh ta cũng mất tập trung. Một bộ hẹn giờ nhà bếp đơn giản dưới dạng một quả cà chua đã ra tay giải cứu.

Bản chất của phương pháp Pomodoro là khoảng thời gian được phân bổ để làm việc là "pomodoro". Một quả cà chua = 30 phút (25 phút cho công việc và 5 cho phần còn lại). Chúng tôi bắt đầu hẹn giờ và làm việc với hiệu quả tối đa và sự phân tâm tối thiểu trong 25 phút. Một tín hiệu vang lên - đã đến lúc nghỉ giải lao năm phút. Sau đó, chúng tôi bắt đầu hẹn giờ một lần nữa.

Do đó, năng suất được đo bằng số lượng "cà chua" thực hiện mỗi ngày. Càng to càng tốt.

Để không mất 25 phút suy nghĩ những việc cho bản thân, bạn cần lên danh sách các công việc trước. Trong đó, bạn cũng có thể đánh dấu số lượng toàn bộ "cà chua" (một cây thánh giá được đặt ở phía trước của nhiệm vụ) và sự phân tâm (một dấu nháy đơn được đặt). Điều này cho phép bạn xác định mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ và mức độ khó của nó.

Phương pháp Pomodoro có giá cả phải chăng và linh hoạt. Nếu bạn muốn - giữ danh sách việc cần làm trên giấy và đo các phân đoạn 25 phút bằng đồng hồ hẹn giờ trong bếp, hoặc nếu bạn muốn - hãy sử dụng các dịch vụ và ứng dụng đặc biệt.

các cửa sổ	OS X và iOS	Android

Theo Cirillo, thời gian tối ưu của "cà chua" là 20–35 phút. Tuy nhiên, khi đã thành thạo kỹ thuật, bạn có thể thử nghiệm và thay đổi khoảng thời gian cho chính mình.

Bạn có thể làm quen với phương pháp của Francesco Cirillo một cách chi tiết.

Đầu ra

Vào đầu ngày, hãy lập danh sách việc cần làm và thực hiện theo các bước với pomodoros. Nếu trong vòng 25 phút bạn bị phân tâm, hãy đặt biểu tượng 'bên cạnh nhiệm vụ. Nếu hết thời gian mà nhiệm vụ vẫn chưa được hoàn thành, hãy đặt + và dành "quả cà chua" tiếp theo cho nó. Trong năm phút giải lao, hãy chuyển hoàn toàn từ công việc sang nghỉ ngơi: đi bộ, nghe nhạc, uống cà phê.

Vì vậy, đây là năm hệ thống quản lý thời gian cơ bản mà bạn có thể tổ chức ngày của mình. Bạn có thể nghiên cứu chúng chi tiết hơn và trở thành người xin lỗi cho một trong các kỹ thuật hoặc bạn có thể phát triển kỹ thuật của riêng mình bằng cách kết hợp các kỹ thuật và kỹ thuật khác nhau.

GTD - một giải pháp thay thế cho quản lý thời gian

David Allen, người sáng tạo ra phương pháp GTD, là một trong những nhà lý thuyết nổi tiếng nhất về hiệu quả cá nhân. Cuốn sách của ông, Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo năng suất không căng thẳng, đã được tạp chí Time bình chọn là Sách kinh doanh hay nhất của thập kỷ.

Thuật ngữ Hoàn thành công việc là một từ thông dụng và nhiều người đã nhầm lẫn nó với quản lý thời gian. Nhưng ngay cả bản thân Allen cũng gọi GTD là "kỹ thuật nâng cao hiệu quả cá nhân."

Đây là cách Vyacheslav Sukhomlinov, một chuyên gia về vấn đề này, giải thích sự khác biệt giữa quản lý thời gian và GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Giám đốc điều hành của nhà hàng đang nắm giữ. Chuyên gia ứng dụng thực tế GTD không phải là chuyên gia quản lý thời gian. Quản lý thời gian là không thể. Mọi người đều có cùng số giờ trong một ngày. Vấn đề không phải là lượng thời gian mà là bạn lấp đầy nó bằng gì. Bạn cần có khả năng xử lý các luồng thông tin lớn đến, xác định những hành động nào là cần thiết để đạt được mục tiêu và tất nhiên là phải hành động. GTD là chính xác về điều đó. Đây là một cách nghĩ và cách sống nhất định. Và GTD cũng là về trạng thái của dòng chảy và sự giảm căng thẳng tâm lý.

Bạn đã sẵn sàng để tranh luận? Chào mừng bạn đến với ý kiến. Bạn nghĩ gì hơn về GTD - quản lý thời gian hoặc hiệu quả cá nhân? Ngoài ra, hãy cho chúng tôi biết những kỹ thuật nào giúp bạn tổ chức ngày của mình.