Làm thế nào để không làm gián đoạn kế hoạch và đáp ứng thời hạn

Mục lục:

1. Chống lại sự thôi thúc chỉ giải quyết những vấn đề khẩn cấp
2. Chia các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ
3. Sử dụng bộ hẹn giờ cà chua
4. Cẩn thận với những kẻ xâm phạm thời gian của bạn
kết luận

Làm thế nào để không làm gián đoạn kế hoạch và đáp ứng thời hạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Hãy nhớ sai lầm khi lập kế hoạch và đừng quá lạc quan vào các lựa chọn của bạn.

Nếu bạn đã từng không sẵn sàng đúng giờ hoặc hoàn thành công việc không đúng thời hạn, rất có thể bạn đã trở thành nạn nhân của một lỗi lập kế hoạch. Đây là một trong những thành kiến nhận thức phổ biến nhất. Chúng tôi mắc phải sai lầm này mặc dù chúng tôi biết rằng nó đã mất nhiều thời gian hơn trong quá khứ. Đó là do chúng ta quá lạc quan vào khả năng của mình và đánh giá thấp khả năng xảy ra những trường hợp bất trắc.

Ví dụ, một ngôi nhà sẽ chỉ được xây dựng đúng thời hạn nếu việc giao hàng không bị trì hoãn, công nhân không nghỉ việc và thời tiết hoàn hảo. Luôn có khả năng xảy ra sai sót. Chúng ta thường quên nó và đặt ra những thời hạn bất khả thi. Nhưng nếu bạn nhớ sai lầm trong suy nghĩ này, bạn có thể tránh được những hậu quả tiêu cực. Blogger Thomas Oppon cho biết cần phải làm gì cho việc này.

1. Chống lại sự thôi thúc chỉ giải quyết những vấn đề khẩn cấp

Sự phân tâm và các nhiệm vụ cấp bách nhỏ làm giảm sự tập trung trong gần nửa giờ và năng suất bị ảnh hưởng bởi điều này. Do đó, thành công của bạn phụ thuộc vào khả năng phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.

Việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp và việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng.

Những vấn đề khẩn cấp cần được quan tâm ngay lập tức. Thông thường đây là những cuộc điện thoại, những cuộc họp, những nhiệm vụ có thời hạn. Những điều quan trọng giúp đạt được các mục tiêu dài hạn và thực hiện các dự án nghiêm túc. Thật không may, chúng tôi thường tạm dừng chúng lại cho đến sau này và giải quyết các vấn đề khẩn cấp. Nó mang lại cảm giác năng suất, nhưng chúng tôi không thực sự tiến gần đến mục tiêu chính của mình.

Hạn chế thời gian bạn dành cho những công việc khẩn cấp không quan trọng như phân tích cú pháp thư và tập trung vào những việc quan trọng.

2. Chia các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ

Càng nhiều điểm trong dự án của bạn, càng có nhiều khả năng xảy ra sai sót. Xem xét tất cả các bước và lập kế hoạch hành động từng bước. Sau đó đặt thời hạn. Phân bổ nửa giờ hoặc một giờ để hoàn thành một bước. Nếu nhiệm vụ quá lớn và không đủ giờ, hãy chia nó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn.

Thời hạn chặt chẽ như vậy sẽ buộc bạn phải tìm cách làm việc hiệu quả nhất để kịp thời gian. Khi hoàn thành, hãy nhìn vào kết quả của bạn. Chắc chắn có những nhiệm vụ không thể hoàn thành nhanh hơn, và ngược lại, những nhiệm vụ mà thời gian có thể bị giảm xuống nhiều hơn. Hãy suy nghĩ và thực hiện những thay đổi cần thiết đối với lịch trình của bạn.

3. Sử dụng bộ hẹn giờ cà chua

Theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ nhất định. Điều này sẽ giúp bạn có được một ý tưởng thực tế và vượt qua sự lạc quan quá mức trong việc lập kế hoạch. Kỹ thuật cà chua hoạt động tốt để theo dõi.

Theo bà, bạn cần làm việc trí óc trong 20, 30 hoặc 40 phút, sau đó nghỉ ngơi một chút. Các khoảng cách xa nhau bằng bộ đếm thời gian. Kỹ thuật này giúp bạn chia nhỏ các nhiệm vụ lớn, phức tạp thành các bước có thể quản lý được. Khi bạn bắt đầu một khoảng thời gian, bạn muốn hoàn thành công việc mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác.

4. Cẩn thận với những kẻ xâm phạm thời gian của bạn

Bảo vệ thời gian làm việc của bạn. Nói không thường xuyên nữa. Sau đó, bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ và dự án của riêng mình thay vì chỉ đáp ứng yêu cầu của người khác.

Khi bạn nói có với người khác, hãy chắc chắn rằng bạn không nói không với chính mình.

Nhà văn Paulo Coelho

Đừng để bị cuốn vào những thứ mà bạn không có thời gian. Thật khó để từ chối, nhưng bạn cần tìm hiểu nó để giúp bạn tập trung và an tâm hơn.

kết luận

Chúng tôi cảm thấy choáng ngợp bởi những sai lầm trong kế hoạch. Nhưng nếu bạn phát hiện và khắc phục sự cố kịp thời, nó sẽ không làm tổn hại đến bạn nhiều như vậy. Vì vậy, đừng dựa vào một ý tưởng chủ quan rằng một cái gì đó sẽ mất bao lâu. Đo lường và so sánh. Hãy nhớ kế hoạch của bạn trùng khớp với tình hình thực tế của công việc lần trước như thế nào: