Làm thế nào một cái chổi và một hình tam giác sẽ giúp bạn theo kịp mọi thứ

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Tám thủ thuật giúp bạn không bị phát điên trong thế giới đa nhiệm.

1. Được hướng dẫn bởi tam giác kinh doanh chất lượng tiền bạc - thời gian

Và hãy nhớ rằng một tam giác luôn nằm trên hai điểm. Đây có lẽ là ví dụ tốt nhất về mức độ ưu tiên.

Bạn muốn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và tốt đẹp? Hãy chuẩn bị để đầu tư vào các nguồn lực bổ sung. Bạn muốn tiết kiệm tiền? Chọn những gì bạn sẵn sàng hy sinh: thời gian hay chất lượng? Đó là, nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong một thời gian dài, nhưng tốt. Hoặc làm điều đó một cách nhanh chóng, nhưng có lẽ không đầy đủ.

Tôi khuyên bạn không chỉ nên sử dụng tam giác kinh doanh này khi giải quyết các vấn đề trong công việc mà còn nhắc nhở đồng nghiệp hoặc thậm chí người quản lý về nó.

“Làm tốt, rẻ và ngày hôm qua” không phải là một kế hoạch hoạt động.

2. Giao tất cả các nhiệm vụ "rẻ tiền"

Một quy tắc tôi học được từ sếp cũ của mình. Về những vấn đề nhỏ, anh ấy nói: "Thời gian của tôi là quá đắt để làm việc này."

Sử dụng Định luật Pareto: Dành 20% năng lượng và thời gian của bạn cho những gì sẽ mang lại 80% lợi ích. Đừng lãng phí thời gian của bạn vào những việc vặt vãnh. Bí mật chính của quản lý thời gian: bạn không thể thay đổi mọi thứ, vì vậy hãy chấp nhận ngay rằng những nhiệm vụ không liên quan sẽ không bao giờ được hoàn thành. Ủy quyền nếu bạn có thể. Nếu bạn không thể - hãy từ bỏ những nhiệm vụ nhỏ.

3. Làm quen với cây chổi

Quan trọng: nếu bạn ủy quyền mọi lúc, thì đến một lúc nào đó, bạn có thể hiểu rất kém về cách các quy trình hoạt động ở cấp địa phương. Do đó, thỉnh thoảng, bạn cần tự mình làm những công việc thường ngày. Ví dụ: để sắp chữ một bài báo trong bảng điều khiển quản trị hoặc tạo vùng quảng cáo.

Người ta tin rằng tổng biên tập lý tưởng là người trong trường hợp khẩn cấp, có thể thực hiện tất cả các công việc trên trang web: từ viết bài đến chọn ảnh, xử lý và dàn dựng. Điều này có thể không bao giờ xảy ra, nhưng hiểu được sự phức tạp của căn bếp bên trong khiến bạn trở thành một nhà lãnh đạo mạnh mẽ hơn.

Khả năng thực hiện công việc bẩn thỉu không phải là quản lý vi mô. Thông thường, nhờ những lần "xuất phát" và kiểm tra tại chỗ như vậy, bạn sẽ tìm ra những gì khác trong dự án có thể được cải thiện. Không cần phải chọn thời điểm để làm công việc thủ công. Thông thường mọi thứ tự diễn ra khi một trong những cấp dưới hoặc đồng nghiệp đi nghỉ và bạn tạm thời đảm nhận trách nhiệm của họ.

Doanh nhân người Mỹ Andrew Carnegie, nói chuyện với sinh viên đại học ở Pittsburgh, nói rằng rất hữu ích để "làm quen với cây chổi" ở giai đoạn đầu của sự nghiệp. Tuy nhiên, việc ghi nhớ về cái chổi sẽ hữu ích ngay cả khi, đối với bạn, dường như bạn đã đạt đến tầm cao.

Trong loạt phim "Peaky Blinders" có một đoạn hội thoại như vậy:

- Em đang làm gì vậy Tommy? (Bạn đang làm gì vậy Tommy?)

- Xẻng đi, Curly. Giống như bạn. (Xẻ phân bằng xẻng, Curly. Cũng giống như bạn.)

- Tại sao bạn lại làm vậy Tommy? (Tại sao bạn lại làm điều này, Tommy?)

- Để nhắc nhở bản thân, tôi sẽ là ai, nếu tôi không phải là chính tôi. (Để nhắc nhở bản thân về việc tôi sẽ là ai nếu tôi không phải là tôi.)

4. Xóa Facebook khỏi điện thoại của bạn

Đọc băng từ máy tính của bạn qua trà, nhưng không thường xuyên. Đừng lãng phí thời gian vào việc duyệt liên tục các trang của người khác. Trong khi bạn đang làm điều này, cuộc sống của chính bạn vẫn trôi qua. Vì vậy, có thể là sứ giả, chỉ cần tắt thông báo trong chúng. Không có những thứ quan trọng như vậy mà không thể chờ đợi dù chỉ một vài giờ. Nếu người đó thực sự có việc gấp, anh ta sẽ gọi. Và bạn sẽ không bị phân tâm và sẽ có thể tập trung vào các công việc chính.

5. Đọc tốc độ cao

Chúng ta đang sống trong thời đại của thông tin, và để theo kịp mọi thứ, bạn cần phải có khả năng điều hướng trong đó. Đọc nhanh giúp bạn lướt / quét các nguồn thông tin nhanh hơn. Nhiều người lo lắng rằng sau khi đọc tốc độ sẽ không thể đọc sách ở chế độ thư giãn được nữa, nhưng thực tế không phải vậy. Đó là một kỹ năng có thể được kiểm soát, và chỉ bạn quyết định áp dụng nó vào thời điểm nào. Nói một cách đại khái, bạn có thể đi bộ 5 km trong một giờ hoặc bạn có thể chạy trong 20 phút. Tất cả phụ thuộc vào nhiệm vụ của bạn.

Đọc nhanh không có nghĩa là hiểu tất cả những gì bạn đọc. Phương pháp này được tạo ra chủ yếu để nắm bắt ý nghĩa chung và cô lập thông tin bạn thực sự cần với khối lượng chung (và đôi khi là nước).

Đọc tốc độ có thể được học một cách riêng biệt. Ví dụ, từ sách hoặc khóa học. Và có lẽ bạn đã hình thành cái gọi là đọc tốc độ trực quan. Thông thường mọi người đến với anh ấy là những người đã đọc nhiều và đến một lúc nào đó đã phát triển hệ thống hấp thụ thông tin nhanh chóng của riêng mình, mà thường họ không nhận ra điều đó. Ví dụ, chỉ khi tôi tham gia một khóa học đọc tốc độ, tôi mới phát hiện ra rằng mình đã làm khá tốt - 535 từ mỗi phút.

6. Sử dụng quay số bằng giọng nói

Chúng ta đã thành thạo cách gõ cảm ứng mười ngón trên máy tính từ lâu, nhưng trên điện thoại với tốc độ tương đương thì vẫn không thể gõ văn bản. Khi bạn đang trên đường hoặc đang di chuyển, hãy sử dụng tính năng nhận dạng giọng nói. Ví dụ, tính năng này được tích hợp sẵn trên bàn phím Gboard theo mặc định. Vâng, ở đâu đó bạn phải sửa nó, nhưng nói chung là rất tiện lợi.

Cũng đánh giá thấp chức năng T9. AutoCorrect ngày nay rất thông minh, ghi nhớ các tập lệnh phổ biến và đề xuất các từ và cụm từ có khả năng sử dụng nhất.

Tiết kiệm thời gian và công sức dù là chi tiết nhỏ nhất.

7. Đừng trả lời email ngay lập tức

Tôi gọi đây là quy tắc 10 phút. Đừng trả lời email ngay sau khi nó đến. Hãy để anh ấy "nằm xuống". Tôi khuyên bạn nên làm điều này vì ba lý do.

• Bạn trả lời càng sớm, bạn càng sớm nhận được thư mới phản hồi. Đó là, bạn sẽ chỉ tăng tốc bánh xe tin nhắn.
• Chúng tôi thường không nhận được những bức thư dễ chịu nhất, và những câu trả lời nhanh chóng thì thô lỗ và thô lỗ. Tạm dừng ít nhất 10 phút giúp bình tĩnh và trả lời một cách cân bằng.
• Bằng cách không trả lời email trong phút này, bạn dạy mọi người giải quyết các câu hỏi của họ một cách độc lập. Rất thường xuyên chúng tôi "bắn" tin nhắn vào nhau, mặc dù có những câu hỏi có thể được giải quyết theo cách khác. Hãy nhớ rằng, trong "Fitil", một tạp chí video châm biếm của Liên Xô, có một câu chuyện về toa xe và một kho hàng? Chờ 10 phút - và trong thời gian này, tình hình có thể thay đổi 10 lần hoặc thậm chí trở nên không liên quan.

8. Nghỉ 1 ngày vào thứ 6 cuối cùng của tháng

Vào kỳ nghỉ, hoặc thậm chí bằng chi phí của riêng bạn, để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Không chỉ trong nhà cần phải có phép làm sạch. Xử lý tài liệu, đi khám bệnh, mua sắm trong một trung tâm thương mại vắng người hoặc ngủ một giấc - bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy có bao nhiêu việc phải làm. Và vào cuối ngày, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hoặc thậm chí là một chút hưng phấn - giống như sau khi sắp xếp tủ quần áo của bạn.