Cách quản lý sự chú ý và tập trung

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Blogger nổi tiếng James Clear giải thích cách tập trung vào mục tiêu của bạn, ngay cả khi mọi người xung quanh đang cố gắng làm bạn mất tập trung.

Nồng độ: nó là gì và nó hoạt động như thế nào

Hãy bắt đầu với điều cơ bản nhất: sự tập trung chú ý là gì? Theo định nghĩa của các nhà tâm lý học, đó là hành động hướng sự quan tâm hoặc các hành động về một mục tiêu. Vâng, nghe có vẻ nhàm chán, nhưng có một ý tưởng rất quan trọng đằng sau nó.

Sự tập trung chú ý là gì

Để tập trung vào một thứ, bạn phải bỏ qua mọi thứ khác.

Sự tập trung chỉ xuất hiện khi chúng ta nói "có" với một lựa chọn và "không" với tất cả những lựa chọn khác. Nói cách khác, loại trừ là điều kiện tiên quyết cho sự tập trung.

Những gì bạn không làm phụ thuộc vào những gì bạn có thể làm.

Tim Ferris nhà văn, diễn giả

Tất nhiên, duy trì sự tập trung không đòi hỏi phải nói “không” vĩnh viễn, điều quan trọng là phải nói “không” ngay bây giờ, trong thời điểm này. Sau này bạn có thể làm việc khác, nhưng bây giờ bạn phải hướng sự chú ý của mình vào một việc duy nhất.

Tập trung là chìa khóa để làm việc hiệu quả. Bằng cách nói không với bất kỳ tùy chọn nào khác, bạn mở ra khả năng hoàn thành một nhiệm vụ còn lại.

Bây giờ cho câu hỏi lớn: Bạn cần làm gì để tập trung vào những thứ quan trọng và bỏ qua những thứ vô ích?

Tại sao bạn không thể tập trung

Hầu hết mọi người không có vấn đề gì khi tập trung. Họ gặp khó khăn khi đưa ra quyết định.

Chúng ta có thể thuyết phục bản thân tập trung vào những gì chúng ta đang làm bằng cách tránh xa những thứ gây xao nhãng. Bạn đã bao giờ có một nhiệm vụ cần phải hoàn thành bằng mọi cách chưa? Bạn đã làm điều đó vì thời hạn quyết định cho bạn. Bạn có thể đang trì hoãn, nhưng ngay khi trường hợp buộc bạn phải đưa ra quyết định, bạn sẽ hành động.

Thông thường, thay vì đưa ra một quyết định khó khăn và chọn một thứ, chúng ta tự thuyết phục bản thân rằng tốt hơn là làm đa nhiệm. Nhưng đây là một cách tiếp cận không hiệu quả, và đây là lý do tại sao.

Tại sao đa nhiệm không hoạt động

Về mặt kỹ thuật, chúng ta có thể làm hai việc cùng một lúc. Ví dụ: xem TV và nấu bữa tối hoặc trả lời một cuộc điện thoại đến.

Nhưng không thể cùng lúc tập trung vào hai việc. Hoặc bạn vừa xem TV vừa xào mì ống trong chảo ở chế độ nền hoặc bạn nấu mì ống và TV phát ra tiếng ồn xung quanh. Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn tập trung vào cái này hay cái kia.

Đa nhiệm buộc não của bạn phải nhanh chóng chuyển sự chú ý từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Và nếu bộ não con người có thể chuyển từ công việc này sang công việc khác mà không cần nỗ lực thêm thì sẽ không có vấn đề gì. Nhưng đầu của chúng ta không hoạt động theo cách đó.

Nghĩ về tình huống khi ai đó ngắt lời bạn khi bạn đang viết thư. Khi cuộc trò chuyện kết thúc, thường mất vài phút để bạn định tâm lại, ghi nhớ những gì bạn đã viết và tiếp tục. Điều gì đó tương tự cũng xảy ra khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc.

Mỗi khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác và lặp đi lặp lại, bạn phải nỗ lực hết mình.

Trong tâm lý học, đây được gọi là hiệu ứng chi phí chuyển đổi.

Chi phí chuyển đổi là sự gián đoạn về năng suất mà chúng ta gặp phải khi chuyển trọng tâm từ hoạt động này sang hoạt động khác. Nghiên cứu Giảm ảnh hưởng của việc ngắt email đối với nhân viên. Năm 2003, được công bố trên Tạp chí Quản lý Thông tin Quốc tế, người ta thấy rằng khi bị phân tâm bởi việc kiểm tra email định kỳ 5 phút một lần, một người dành trung bình 64 giây để tiếp tục công việc đang làm.

Nói cách khác, chỉ riêng email đang lãng phí một phút trong số sáu phút.

Lầm tưởng về đa nhiệm là nó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trong thực tế, chỉ sự tập trung của sự chú ý mới quan trọng.

Cách tập trung và tăng khả năng chú ý của bạn

Hãy nói về cách khắc phục xu hướng đa nhiệm và tập trung vào một việc tại một thời điểm. Làm thế nào để bạn biết bạn cần chú ý đến tùy chọn nào trong số nhiều tùy chọn có thể xảy ra?

Chiến lược của Warren Buffett - "Hai danh sách"

Một trong những phương pháp yêu thích của tôi là tập trung vào những thứ quan trọng và loại trừ mọi thứ khác được phát minh bởi nhà đầu tư nổi tiếng Warren Buffett.

Buffett đã sử dụng chiến lược năng suất cá nhân gồm ba bước để giúp nhân viên của mình sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch hành động.

Buffett từng yêu cầu phi công cá nhân của mình thực hiện một bài tập đơn giản gồm ba bước.

• Bước 1. Để bắt đầu, Buffett yêu cầu phi công Mike Flint viết ra 25 mục tiêu nghề nghiệp chính. Flint đã mất một lúc để tìm ra nó và viết. Mẹo: Bạn có thể thực hiện bài tập này với các mục tiêu trong một khoảng thời gian ngắn. Ví dụ, lập danh sách 25 điều bạn muốn làm trong tuần này.
• Bước 2. Buffett sau đó yêu cầu Flint sửa lại danh sách của mình và chọn ra 5 mục tiêu hàng đầu. Flint phải mất thời gian một lần nữa, nhưng cuối cùng anh ta đã chọn được 5 mục tiêu ưu tiên cao nhất.
• Bước 3. Tại thời điểm này, Flint có hai danh sách. Năm mục quan trọng nhất được gộp lại thành Danh sách A, và hai mươi mục còn lại vào Danh sách B. Flint quyết định rằng ông sẽ bắt tay ngay vào thực hiện năm mục tiêu quan trọng nhất.

Lúc này, Buffett hỏi ông sẽ làm gì với danh sách thứ hai.

Flint trả lời: “Năm mục tiêu quan trọng nhất là trọng tâm chính của tôi, nhưng hai mươi mục tiêu khác cũng rất quan trọng, vì vậy tôi sẽ thực hiện chúng theo thời gian khi có cơ hội. Họ chắc chắn không quá gấp gáp, nhưng tôi vẫn định để ý đến họ."

Buffett nói: “Không, Mike, bạn đã sai tất cả. Tất cả, trừ năm mục tiêu hàng đầu là danh sách việc cần làm cần tránh bằng mọi giá. Dù điều gì xảy ra, bạn không cần phải chú ý đến Danh sách B cho đến khi bạn đạt được năm mục tiêu quan trọng."

Tôi thích phương pháp của Buffett vì nó khuyến khích những quyết định khó khăn và loại bỏ những thứ có thể được coi là lãng phí thời gian, nhưng không phải là tốt nhất. Như vậy, từ những công việc làm phân tán sự chú ý, bạn hãy chọn những công việc thực sự đáng để dành thời gian.

Đây chỉ là một trong những cách để hướng sự chú ý của bạn và trừu tượng khỏi tất cả những thứ gây xao nhãng. Có những phương pháp khác, chẳng hạn như ma trận Eisenhower hoặc phương pháp Ivy Lee.

Nhưng bất cứ phương pháp nào bạn sử dụng và cho dù bạn nghiêm túc đến đâu, đến một lúc nào đó, sự tập trung sẽ biến mất. Làm thế nào để tập trung lâu hơn? Để làm điều này, bạn cần làm theo hai bước đơn giản.

Đo lường kết quả của bạn

Chánh niệm thường bị mất do thiếu phản hồi. Theo lẽ tự nhiên, bộ não của bạn muốn biết liệu bạn có đang đạt được mục tiêu của mình hay không.

Tất cả chúng ta đều có những lĩnh vực trong cuộc sống mà chúng ta khẳng định là rất quan trọng đối với chúng ta, nhưng chúng ta không theo dõi. Về cơ bản đây là cách tiếp cận sai lầm. Chỉ với những con số và sự theo dõi đầy đủ, chúng ta mới có thể làm được điều gì đó khi chúng ta trở nên tốt hơn hoặc tồi tệ hơn.

• Khi tôi bắt đầu đếm xem mình đã thực hiện bao nhiêu lần chống đẩy, tôi trở nên mạnh mẽ hơn.
• Khi tôi bắt đầu theo thói quen đọc 20 trang mỗi ngày, tôi đọc nhiều sách hơn.
• Khi tôi viết ra các giá trị của mình, tôi trở nên có nguyên tắc hơn.

Các nhiệm vụ mà tôi theo dõi vẫn là trọng tâm của tôi.

Thật không may, chúng tôi thường tránh kết quả đo lường vì chúng tôi sợ những con số sẽ không ấn tượng. Hiểu rằng không cần phải đo lường để đánh giá bản thân. Đây chỉ là phản hồi, cần thiết để hiểu bạn đang ở đâu.

Đo lường để khám phá, học hỏi, hiểu biết. Đo lường để hiểu rõ hơn về bản thân. Đo lường vì nó giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng đối với bạn.

Tiến trình giá trị, không phải chỉ số hiệu suất

Điều thứ hai bạn có thể làm để tập trung lâu hơn là tập trung vào quá trình chứ không phải sự kiện. Thông thường, chúng ta nghĩ về thành công như một sự kiện có thể đạt được và hoàn thành.

Dưới đây là một số ví dụ.

• Nhiều người tưởng tượng sức khỏe như một sự kiện ("Nếu tôi có thể giảm 10 kg, tôi sẽ có một thân hình tuyệt vời").
• Nhiều người nghĩ về khởi nghiệp như một sự kiện ("Nếu doanh nghiệp của chúng tôi được viết trên New York Times, chúng tôi sẽ thành công").
• Nhiều người trình bày nghệ thuật như một sự kiện ("Nếu tranh của tôi được trưng bày trong một phòng tranh lớn, tôi sẽ trở nên nổi tiếng").

Đây chỉ là một vài ví dụ trong số rất nhiều ví dụ mà chúng tôi định nghĩa thành công là một sự kiện duy nhất. Nhưng nếu bạn nhìn vào những người tập trung vào mục tiêu của họ, bạn sẽ hiểu rằng không phải sự kiện hay kết quả mới quan trọng, mà là sự tập trung vào chính quá trình. Những người này yêu thích những gì họ làm.

Và điều buồn cười là, tập trung vào quá trình sẽ cho phép bạn tận hưởng thành quả.

• Nếu bạn muốn trở thành một nhà văn giỏi và tạo ra một cuốn sách bán chạy, điều đó thật tuyệt. Nhưng cách duy nhất để đạt được kết quả này là yêu thích viết lách.
• Nếu bạn muốn cả thế giới biết về doanh nghiệp của mình, sẽ rất tuyệt nếu bạn được viết về doanh nghiệp của mình trên tạp chí Forbes. Nhưng cách duy nhất để đạt được điều này là yêu thích quá trình thăng tiến.
• Nếu bạn muốn có thân hình đẹp, có lẽ bạn thực sự cần giảm thêm 10 kg. Nhưng cách duy nhất để đạt được kết quả này là yêu thích một chế độ ăn uống lành mạnh và tập thể dục.
• Nếu bạn muốn trở nên giỏi hơn bất cứ điều gì, bạn phải yêu thích chính quá trình đó. Bạn nên yêu thích việc xây dựng hình ảnh một người đang kinh doanh, chứ không phải chỉ mơ về kết quả mong muốn.

Tập trung vào mục tiêu và kết quả là xu hướng tự nhiên của chúng ta, nhưng tập trung vào tiến độ dẫn đến kết quả tuyệt vời về lâu dài.

Hack cuộc sống để cải thiện sự tập trung

Ngay cả khi bạn thực sự yêu thích quá trình này và biết cách tập trung vào mục tiêu của mình, việc thực hành hàng ngày có thể tàn phá và làm hỏng chánh niệm của bạn. Dưới đây là một số cách bổ sung để tăng khả năng tập trung của bạn.

1. Chọn một nhiệm vụ neo

Chọn một (và chỉ một) mức độ ưu tiên cho mỗi ngày làm việc. Trong khi tôi dự định hoàn thành các nhiệm vụ khác trong ngày, ưu tiên của tôi là một trong những nhiệm vụ không thể thương lượng mà tôi phải hoàn thành. Tôi gọi nó là “nhiệm vụ neo”.

Với một ưu tiên duy nhất, chúng tôi không ngần ngại bắt đầu xây dựng cuộc sống của mình xung quanh cam kết đó.

2. Quản lý năng lượng của bạn, không phải thời gian

Nếu một nhiệm vụ yêu cầu bạn phải tập trung hoàn toàn, hãy lên lịch cho một thời gian cụ thể trong ngày khi bạn có năng lượng cho nó. Ví dụ, tôi nhận thấy rằng năng lượng sáng tạo của tôi cao nhất vào buổi sáng. Tôi vui vẻ vào buổi sáng, viết tốt hơn và đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn cho doanh nghiệp của mình. Do đó, tôi lên kế hoạch cho tất cả các công việc sáng tạo cho buổi sáng. Và tôi hoãn tất cả các công việc khác đến buổi chiều: họp, trả lời cuộc gọi đến, gọi điện và trò chuyện trên Skype, phân tích và xử lý thông tin số.

Hầu hết mọi chiến lược năng suất đều bao gồm lời khuyên về cách quản lý thời gian của bạn tốt hơn. Nhưng thời gian một mình là vô ích nếu bạn không đủ sức để hoàn thành nhiệm vụ.

3. Không bao giờ kiểm tra email của bạn vào buổi sáng

Tập trung là loại bỏ tất cả các yếu tố gây xao nhãng. Và email có thể là sự phân tâm lớn nhất.

Nếu tôi không kiểm tra thư của mình vào đầu ngày, tôi có thể tạo thói quen hàng ngày của riêng mình, thay vì điều chỉnh thói quen hàng ngày của người khác.

Em hiểu nhiều người chờ đợi không có ích gì mà em lại muốn thử thách anh như thế này. Bạn có thể đợi đến 10 giờ sáng được không? Hoặc lên đến 9? Cho đến 8:30? Thời gian chính xác của giới hạn không phải là điều quan trọng. Điều quan trọng là dành thời gian cho bản thân vào buổi sáng để tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với bạn.

4. Để điện thoại của bạn trong phòng khác

Tôi thường cất điện thoại vào buổi sáng. Điều chỉnh để làm việc dễ dàng hơn nhiều nếu tin nhắn văn bản, cuộc gọi điện thoại hoặc thông báo không làm bạn phân tâm.

5. Làm việc ở chế độ toàn màn hình

Mỗi khi tôi chạy một chương trình trên máy tính của mình, tôi sử dụng nó ở chế độ toàn màn hình. Nếu tôi đọc một bài báo trên Internet, trình duyệt sẽ chiếm toàn bộ màn hình. Khi tôi ghi chú trong Evernote, tôi sử dụng chế độ toàn màn hình. Nếu tôi chỉnh sửa hình ảnh trong Photoshop, cửa sổ chương trình là cửa sổ duy nhất tôi có thể nhìn thấy. Tôi đã định cấu hình màn hình nền của mình để thanh menu tự động biến mất. Khi làm việc, tôi không thể nhìn thấy thời gian, các biểu tượng ứng dụng và tất cả những thứ gây mất tập trung khác.

Tưởng chừng như chuyện vặt vãnh nhưng xét về độ tập trung thì đây là một hành động rất quan trọng. Nếu bạn nhìn thấy một biểu tượng ứng dụng, đôi khi bạn muốn nhấp vào nó. Tuy nhiên, nếu bạn loại bỏ tín hiệu thị giác khỏi trường nhìn, thì mong muốn bị phân tâm sẽ biến mất sau vài phút.

6. Loại bỏ bất kỳ công việc nào cản trở sự tập trung của bạn vào buổi sáng

Tôi thích làm những việc quan trọng nhất vào buổi sáng, vì lúc này vẫn chưa phải vội vàng. Vì vậy, tôi sắp xếp lại bữa sáng đầu tiên của mình cho đến buổi trưa để dành thêm thời gian vào buổi sáng cho công việc thay vì nấu ăn.

Bất kể bạn theo chiến lược nào, hãy nhớ rằng khi thế giới làm bạn mất tập trung, tất cả những gì bạn phải làm là kiên định với một thứ. Bạn có thể không thành công lúc đầu. Nhưng bạn chỉ cần bắt đầu.