Đa nhiệm và năng suất: Làm thế nào để tránh tổn thương não của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

"Bạn giống như Julius Caesar - bạn làm ba việc cùng một lúc!" - chúng ta đã quen với việc ngưỡng mộ những người làm tất cả mọi thứ cùng một lúc. Đúng vậy, đa nhiệm làm chúng ta đau đớn hơn là nó giúp ích. Ben Slater, giám đốc tiếp thị và bán hàng tại Seed, công ty thúc đẩy phương pháp tiếp cận nhân sự khoa học, cho biết:

Bạn có bao nhiêu tab trình duyệt? Ngay lập tức? Tôi nghĩ là hơn mười. Có lẽ là hai mươi. Một số dành cho nghiên cứu, một số giúp bạn giữ liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng, và một số mở cửa để giải trí trong khi không ai nhìn thấy. Không quan trọng tại sao bạn cần những tab này - chúng vẫn không giúp ích gì. Chúng ta không còn có thể chỉ ngồi xuống và làm một việc. Thú thực là bản thân tôi khi viết bài này đã kiểm tra mail và trả lời các dòng tweet.

Chuyển đổi giữa một nghìn nhiệm vụ, chúng tôi cảm thấy như mình không có một giây để nghỉ ngơi. Và sau đó chúng tôi nghĩ rằng hôm nay là một ngày tồi tệ khác: chúng tôi vô cùng bận rộn và không có thời gian để làm bất cứ điều gì. Tuy nhiên, buổi tối cũng không khá hơn. Chúng tôi vừa ăn vừa nhìn vào màn hình TV, đọc sách, nghe đài. Ai đang ngăn bạn chỉ ngồi xuống và tập trung vào một việc?

Chúng ta thường xuyên bị phân tâm khỏi mục tiêu chính, bản thân nó đã là điều tồi tệ. Nhưng bây giờ có nhiều bằng chứng cho thấy đa nhiệm có hại cho não bộ của chúng ta. Nghe có vẻ đáng sợ. Có vẻ như đã đến lúc thử làm việc ở một chế độ khác.

Tại sao chúng ta làm mọi thứ cùng một lúc

Câu trả lời là gì? Vì không còn cách nào khác.

Công nghệ được phát minh để làm cho cuộc sống trở nên đơn giản và nhanh chóng. Điện thoại thông minh, giống như những con dao của quân đội Thụy Sĩ, làm được mọi thứ trong mọi lĩnh vực, từ lập kế hoạch cho cuối tuần đến chỉnh guitar. Khi một ứng dụng được phát minh cho mỗi bước, thật khó để không sử dụng chúng mỗi giây. Bạn đã đi đến siêu thị? Tại sao không lập danh sách mua sắm bằng cách nghe một podcast phổ biến? Đi ăn trưa với bạn bè của bạn? Đăng lên Facebook để người khác kéo lên!

Khoa học nói gì

Khoa học biết tại sao chúng ta thích làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Tại sao nó tốt

Bộ não của chính chúng ta đang đánh lừa chúng ta! Bởi vì anh ấy thích nó khi chúng tôi được cho là bận rộn đến tận cổ họng. Nghiên cứu cho thấy đa nhiệm dẫn đến giải phóng dopamine, hormone hạnh phúc. Chúng ta nên được khen thưởng vì làm việc chăm chỉ!

Chúng ta, giống như những con chim ác là, dễ bị phân tâm bởi mọi thứ mới, sáng và bóng. Và phần não chịu trách nhiệm về sự tập trung bị ảnh hưởng nặng nề nhất.

Các trung tâm khoái cảm được kích hoạt khi chúng ta chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Người ta chỉ cần nhìn vào một bức thư mới trong hộp thư đến, một cảnh báo trên mạng xã hội - một liều nhỏ của hormone khoái cảm ngay lập tức đi vào máu. Tất nhiên, rất dễ bị phân tâm trong những điều kiện như vậy.

Tại sao lại tệ vậy

Bởi vì nó gây ra căng thẳng. Đa nhiệm đã được chứng minh là làm tăng sản xuất một chất khác, cortisol, một loại hormone căng thẳng ảnh hưởng đến mọi thứ, từ hoạt động trí óc đến mật độ cơ. Nếu bạn thường xuyên bị phân tâm, bạn có thể nói lời tạm biệt với những khối báo chí khó kiếm được. Bạn không thích phối cảnh? Bạn không thể trả lời tất cả những tin nhắn này, vậy thôi?

Không, điều này là không đủ. Các nhà khoa học nói rằng khả năng đa nhiệm cản trở công việc và làm giảm chỉ số IQ khoảng 10 điểm. Bạn biết rằng bạn có email chưa đọc, có nghĩa là năng suất của bạn đã giảm.

Để hiểu mức độ của hậu quả, hãy xem xét một ví dụ. Thuốc thảo dược được biết là làm giảm khả năng tư duy. Chà, tác động tiêu cực của đa nhiệm lên chức năng nhận thức của não còn mạnh hơn.

Caesar có thể, vì vậy tôi có thể

Nếu bạn liên tục làm việc, chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác, bạn có thể hình thành thói quen và trở thành chuyên gia làm việc đa nhiệm. Và học cách lọc ngay lập tức tất cả thông tin để trở thành một thiên tài về năng suất. Câu nào đúng trong hai câu?

Không có. Các nhà nghiên cứu nói rằng "người dùng nhiều trang web" ít được định hướng trong luồng thông tin và không thể nhanh chóng tách thông tin quan trọng khỏi rác. Có một vài ví dụ điển hình về những người có thể làm mọi thứ cùng một lúc, nhưng đây là những trường hợp ngoại lệ, không phải là quy tắc.

Điều gì làm chúng ta phân tâm nhất

Điều gì thường khiến chúng ta rời xa công việc nhất?

Đối với tôi, điều xấu xa nhất là dòng thư mới vô tận. Tôi nghĩ rằng nhiều người đang phải đối mặt với điều này. Bạn bè và đồng nghiệp cũng phàn nàn về các tin nhắn đến. Chúng tôi tin rằng chúng tôi phải trả lời tất cả các bức thư, nhưng nếu chúng tôi làm điều này, thì sẽ không còn thời gian cho bất cứ điều gì khác.

Tin nhắn được nhúng chặt vào quy trình làm việc đến nỗi nhiều người cố gắng không có tin nhắn chưa đọc trong hộp thư đến của họ. Và khi bộ đếm hiển thị số 0, có cảm giác như chúng ta đã tìm thấy Chén Thánh của thế giới kỹ thuật số.

Cho dù có bao nhiêu thư mới trong hộp thư, chúng đều gây trở ngại cho chúng ta. Và đó là lý do tại sao:

1. Chúng tôi mong đợi một phản hồi tức thì

Cần có thời gian để viết và gửi phản hồi. Bạn không cần phải trả lời lần thứ hai này, bạn có thể hoãn bức thư cho đến thời điểm bạn sẵn sàng giải quyết.

Chúng tôi luôn trong tầm tay. Ra khỏi văn phòng? Vì vậy, bạn có thể kiểm tra thư bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Điều gì có thể cản đường?

Kỳ vọng của công chúng quyết định những gì chúng ta phải trả lời. Chúng tôi không muốn làm người gửi khó chịu. Tôi đang sử dụng một plugin thư cho phép tôi xem khi nào người nhận mở thư của tôi. Và mặc dù tôi phản đối việc trả lời email ngay lập tức, nhưng thật khó để loại bỏ sự khó chịu khi ai đó đọc email nhưng không vội trả lời.

2. Ai cũng có thể viết

Không chắc rằng bạn sẽ gửi một lá thư bằng đường bưu điện thông thường cho một người mà bạn không biết.

Nhưng cách tiếp cận của chúng tôi với email thì khác. Chúng tôi không ngần ngại tìm hiểu email của ai đó bằng bất kỳ phương tiện nào. Khi chúng tôi có được nó, mùa săn có thể được coi là đã mở. Tin nhắn email vô vị đến mức chúng ta có thể gửi hàng trăm email cho những người hoàn toàn xa lạ.

Những chiếc hộp chứa đầy những thông điệp lạnh lùng. Chúng tôi lãng phí những phút quý giá để cố gắng lọc chúng bằng cách gửi chúng vào kho lưu trữ và vào thùng rác. Điều khiến tôi thất vọng nhất là những người gửi những bản tin như vậy hầu như không nhận được phản hồi từ họ. Không có ý nghĩa gì khi gửi những bức thư mang đậm dấu ấn cá nhân hóa, người ta cũng xóa đi mà không cần đọc.

3. Thư từ buộc bạn phải đưa ra quyết định ngay lập tức

Trong khi lội qua các con chữ, chúng ta phải đưa ra nhiều quyết định, và quá trình này rất căng thẳng cho não bộ. Dồn hết sức lực vào sự thay đổi liên tục của các đối tượng chú ý, chúng ta tiêu tốn năng lượng và nhiên liệu cho hoạt động điên cuồng của bộ não, và sau đó chúng ta cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức.

Ngay cả những ứng dụng quản lý email phổ biến được thiết kế để bạn không mất thời gian phân tích cú pháp thư cũng không loại bỏ nhu cầu quyết định mọi lúc: trả lời ngay bây giờ hay hoãn lại đến ngày mai?

Làm thế nào để ngừng lãng phí thời gian và làm việc hiệu quả hơn

Nếu bạn mong đợi những lời khuyên phổ quát từ tôi sẽ giải quyết ngay lập tức mọi vấn đề, thì tôi phải làm bạn thất vọng. Không có giải pháp sẵn sàng nào, nhưng có những chiến thuật cần tuân theo để tránh đa nhiệm và trở nên hiệu quả hơn.

1. Lên kế hoạch cho mọi việc vào buổi tối

Tôi chưa mở nước Mỹ cho bạn, nhưng phương pháp này có hiệu quả. Dành mười phút vào buổi tối để viết danh sách các công việc chính cho ngày hôm sau giúp bạn tập trung vào công việc.

Liệt kê những việc bạn cần hoàn thành vào ngày mai và chỉ bắt đầu kiểm tra thư và tin nhắn sau khi bạn đã hoàn thành tất cả các mục trong danh sách.

2. Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian "cà chua"

Bản thân tôi sử dụng nó, tôi rất hài lòng với nó. Đó là một kỹ thuật quản lý thời gian của Francesco Cirillo người Ý vào cuối những năm 1980.

Chia ngày làm việc của bạn thành nhiều khoảng thời gian 25 phút làm việc căng thẳng và vất vả, với năm phút nghỉ ngơi xen kẽ. Phương pháp dựa trên giả thuyết rằng nghỉ giải lao thường xuyên sẽ kích thích hoạt động trí óc.

Tôi sử dụng 25 phút để giải quyết các công việc chính được lên lịch vào buổi tối. Và trong thời gian nghỉ giải lao, tôi chuyển sang phân tích thư và kiểm tra thông báo.

Tôi thực sự khuyên bạn nên bật đèn xanh cho kỹ thuật này. Bạn thậm chí có thể mua một bộ đếm thời gian hình quả cà chua ngộ nghĩnh để đo thời gian hoạt động và nghỉ ngơi của mình.

3. Dành thời gian đặc biệt cho thư trong lịch trình

Bản thân tôi cũng sử dụng các phương pháp khác, nhưng nhiều chuyên gia khuyên nên đưa vào lịch trình một khoảng thời gian riêng để phân loại thư từ.

Đánh dấu một dòng trong nhật ký của bạn để dành một phần thời gian trong ngày để đọc email, trả lời tweet và tin nhắn, đồng thời chỉ mở thư trong thời gian này. Tắt thông báo trên điện thoại thông minh của bạn và trong trình duyệt để tuân thủ quy tắc này, ngay cả khi bạn sợ vô tình bỏ lỡ một email khẩn cấp.

Kết quả

Không có ai đáng trách vì chúng ta phải làm quá nhiều việc cùng một lúc. Buộc bản thân bỏ qua các tin nhắn đến và ngừng nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác không phải là một nhiệm vụ dễ dàng.

Mỗi tin nhắn chúng tôi gửi giúp bạn ăn đầy đủ các hormone hạnh phúc và mang lại cho bạn cảm giác hài lòng khi có vẻ như chúng tôi rất có tổ chức và có trách nhiệm. Sự thật thì khác: đơn giản là chúng ta đang bị phân tâm khỏi vấn đề quan trọng.

Rất khó để ngăn chặn nó. Nhưng tôi thích chỉ tập trung vào công việc. Hãy thử một trong những phương pháp tôi đã đề xuất và so sánh năng suất của bạn trước và sau đó.

P. S. Bạn có thể nghe nhạc

Đừng lo lắng, bạn không cần phải đóng iTunes! Các bộ phận của não có nhiệm vụ nghe nhạc, hoạt động của chúng không xen kẽ với công việc của bạn, đồng nghĩa với việc không làm giảm năng suất làm việc.

Bạn làm gì để không bị phân tâm bởi những chuyện vặt vãnh?