Làm thế nào để cập nhật những điều quan trọng nhất và không lãng phí thời gian của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Đối với hầu hết chúng ta, mỗi ngày đều chứa đầy những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng trống rỗng. Cuối tuần, chúng ta cảm thấy kiệt sức và chưa làm được việc gì quan trọng.

Vấn đề quan trọng là các dự án và mục tiêu dài hạn của chúng tôi. Ví dụ, một cuốn sách chúng ta muốn viết hoặc một công ty mà chúng ta mơ ước thành lập. Chúng tôi thường xuyên bị phân tâm bởi những vấn đề khẩn cấp: cuộc gọi, cuộc họp, cuộc họp, e-mail - mọi thứ cần được phản hồi ngay lập tức. Làm thế nào bạn có thể ngừng lãng phí tất cả thời gian của bạn cho những việc như vậy?

Xác định điều gì quan trọng đối với bạn

Việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp và việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng.

Dwight D. Eisenhower Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ

Sử dụng Ma trận Eisenhower để xác định điều gì quan trọng nhất đối với bạn. Phương pháp này chia nhiệm vụ của bạn thành bốn loại.

• Góc phần tư phía trên bên trái là quan trọng và khẩn cấp. Điều này bao gồm tất cả các loại vấn đề, tình huống dự phòng và thời hạn.
• Góc phần tư phía trên bên phải là quan trọng nhưng không khẩn cấp. Điều này có thể bao gồm các mối quan hệ, lập kế hoạch dự án dài hạn và giải trí.
• Góc phần tư phía dưới bên trái không quan trọng, nhưng khẩn cấp. Đây là các cuộc họp, cuộc gọi và các hoạt động tương tự khác.
• Góc phần tư phía dưới bên phải là không quan trọng và không khẩn cấp. Danh mục này bao gồm các hoạt động vô bổ chiếm thời gian, giải trí và những thứ nhỏ nhặt khác.

Rõ ràng là những vấn đề cấp bách quan trọng cần được xử lý trước. Sau đó - để giảm số lượng các vấn đề không quan trọng và không khẩn cấp. Khó khăn nảy sinh khi chúng ta cố gắng phân loại các trường hợp từ hai loại còn lại.

Hầu hết mọi người luôn cố gắng thoát khỏi sự khẩn cấp trước. Nhưng nếu chúng ta thường xuyên bận rộn chỉ với anh ấy, chúng ta sẽ không bao giờ đạt được điều thực sự quan trọng.

Lão Tử đã từng nhận xét: “Nói 'tôi không có thời gian' cũng giống như nói 'tôi không muốn làm điều này.' Và Picasso khuyên "chỉ nên trì hoãn đến ngày mai những gì bạn không muốn hoàn thành cho đến cuối đời."

Biến những việc quan trọng thành những việc khẩn cấp

Đặt thời hạn

Họ là những người đưa ra những vấn đề khẩn cấp một cách khẩn cấp. Nếu một nhiệm vụ quan trọng không có ngày đến hạn, bạn sẽ luôn gác lại cho đến sau này. Do đó, hãy cố gắng chia công việc kinh doanh quan trọng của bạn thành các bước nhỏ và đặt thời hạn cho mỗi bước.

Xác định hậu quả

Nhưng thời hạn chỉ là không đủ. Rốt cuộc, nếu bạn hứa với bản thân sẽ đến phòng tập thể dục trong tuần này, nhưng không giữ lời hứa của mình, sẽ không có gì xấu xảy ra và bạn chỉ đơn giản là hoãn buổi hẹn hò sang tuần sau. Việc bỏ lỡ thời hạn phải gây ra một số hậu quả nghiêm trọng để bạn thực sự có động lực.

Dưới đây là một số cách giúp bạn coi trọng thời hạn của mình hơn.

1. Nêu ý định của bạn

Vì vậy, bạn chắc chắn không thể phủ nhận lời hứa của mình. Nhưng chỉ cần thiết lập một mốc thời gian thực sự thực tế.

2. Nhập phần thưởng và hình phạt

Hãy suy nghĩ trước về hệ thống phần thưởng và hình phạt. Chỉ cần ghi nhớ rằng chính bạn không phải là người nên khuyến khích hoặc trừng phạt bản thân vào cuối kỳ học, tốt hơn là nên hỏi một trong những người bạn của bạn.

3. Để lại lời nhắc cho bản thân

Bạn có thể dễ dàng quên thời hạn nếu không có gì nhắc nhở bạn về chúng. Do đó, hãy quan tâm đến điều này trước. Đặt ngày trên lịch của bạn, dán nhãn dán trên bàn làm việc của bạn, thậm chí bạn có thể treo một cái trong phòng tắm hoặc nhà bếp.

Sẽ luôn có những vấn đề khẩn cấp, chúng sẽ có đủ cho cả ngày, một tuần, một năm, hoặc thậm chí cả đời. Nhưng dành thời gian và tâm sức cho những việc thực sự có ý nghĩa quan trọng hơn rất nhiều, để sau này không phải hối hận vì mình đã không có thời gian để làm.