Làm thế nào để không lãng phí thời gian trong thư: quy tắc ba chữ cái

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Phil Simon, tác giả của Message Not Received, đưa ra một phương pháp mới để chống tắc nghẽn email. Anh ấy gọi nó là quy tắc ba chữ cái và tin rằng với nó, bạn có thể giảm thời gian gửi thư của mình.

Bạn dành bao nhiêu thời gian cho thư? Một nghiên cứu năm 2012 của McKinsey Global Institute cho thấy rằng những nhân viên cổ trắng trong văn phòng dành 28% thời gian của họ cho việc gửi thư. Có vẻ như với sự ra đời của các trình nhắn tin tức thời, thư sẽ mờ dần vào nền. Tuy nhiên, ảnh hưởng của nó đối với cuộc sống của chúng ta chỉ ngày càng gia tăng. Nếu không có gì thay đổi, trong vài năm nữa số lượng tin nhắn hộp thư đến sẽ tăng gấp đôi. Nhưng tôi nhắc lại một lần nữa: nếu không có gì thay đổi.

Có những người đang cố gắng thay đổi điều này ngay bây giờ. Phil Simon, tác giả của cuốn sách, đã nghiên cứu các vấn đề về giao tiếp trong vài năm qua và cố gắng cải thiện chúng theo cách ít tốn thời gian hơn.

Trong một trong những chương của cuốn sách, Simon so sánh hai kiểu giao tiếp: cá nhân, chẳng hạn như một cuộc trò chuyện tại một cuộc họp và tin nhắn (mail). Chứng minh sự kém hiệu quả của giao tiếp bằng văn bản, ông dẫn ra ví dụ của hai nhà tâm lý học từ Đại học New York.

Các nhà tâm lý học Justin Krueger và Nicholas Epley muốn hiểu mọi người có thể giải thích tin nhắn văn bản tốt như thế nào so với lời nói thông thường. Chia những người được hỏi thành hai nhóm, Kruger và Epley yêu cầu nhóm thứ nhất giao tiếp và nhóm thứ hai trao đổi qua thư.

Kết quả thật thú vị.

Những người tham gia trong nhóm đầu tiên có thể nắm bắt chính xác tâm trạng và cảm xúc của người đối thoại trong bốn trường hợp trong số năm trường hợp. Trong nhóm thứ hai, chỉ có hai trường hợp trong số năm trường hợp.

Những người trả lời của nhóm thứ hai phàn nàn rằng họ không thể hiểu liệu người đối thoại của họ có sử dụng sự châm biếm hay hài hước trong bức thư hay không. Nó đến mức nực cười: người gửi thư không thể nói chắc chắn liệu người nhận có hiểu ý họ hay không.

Về vấn đề này, Simon đề xuất một giải pháp.

Quy tắc ba chữ cái

Phil đã sử dụng quy tắc này trong vài năm và tin rằng nó đã giúp anh ấy giảm bớt tình trạng tắc nghẽn thư của mình. Thêm một dòng vào chữ ký thư của bạn:

Tôi tuân theo quy tắc ba chữ cái. Hãy gặp nhau hoặc gọi điện sau ba lá thư.

Hãy tuân thủ quy tắc này, vì nó sẽ chỉ hoạt động nếu bạn tuân thủ nó một cách nhất quán. Nếu thư từ bị trì hoãn, hãy gặp hoặc gọi cho người đối thoại của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ hiểu nó nhanh hơn nhiều.