20 kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Sắp xếp cuộc sống của bạn để bạn không lãng phí một phút nào.

1. Quy tắc 1-3-5

Thời gian làm việc trong ngày của bạn bị giới hạn và quy tắc 1-3-5 cho phép bạn chi tiêu một cách khôn ngoan nhất. Bản chất của nó như sau: trong một ngày bạn chỉ có thể làm một nhiệm vụ lớn, ba nhiệm vụ trung bình và năm nhiệm vụ nhỏ. Tổng cộng có chín trường hợp, không hơn không kém. Quy tắc sẽ giúp dọn sạch dần đống đổ nát, đúng lúc và không làm việc quá sức.

2. Quy tắc ba

Đối với những người không phù hợp với các con số hoặc không thể làm chín điều mỗi ngày, Chris Bailey, tác giả của Năm sản xuất của tôi, đã đưa ra quy tắc ba. Nó nói rằng làm ba điều quan trọng nhất mỗi ngày là đủ để làm việc hiệu quả.

Thay vì phân tán năng lượng và sự chú ý của bạn vào hàng chục mục trong danh sách kiểm tra, chỉ cần chọn ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày và tập trung vào chúng. Chọn thêm ba lần nữa vào ngày hôm sau, v.v. Điều này sẽ giúp bạn tập trung. Quy tắc tương tự có thể được áp dụng để đặt mục tiêu cho tuần, tháng hoặc năm.

3. Phương pháp 10 phút

Bạn có một nhiệm vụ mà bạn không muốn bắt đầu? Hãy tự nói với bản thân rằng “Tôi sẽ chỉ làm việc này trong 10 phút và sau đó tôi sẽ đi nghỉ ngơi một chút.” Rất có thể trong thời gian này bạn sẽ bị cuốn vào công việc và không thể dừng lại được nữa.

4. Pomodoro

Hệ thống này được phát minh bởi Francesco Cirillo để giúp bản thân chuẩn bị cho các kỳ thi dễ dàng hơn. Nó giúp tập trung những người dễ bị phân tâm. Đó cũng là một cách tốt để kiểm soát lượng thời gian bạn dành cho một công việc cụ thể.

Đây là cách hoạt động của Pomodoro: bạn hẹn giờ và đặt nó thành 25 phút. Sau đó, hãy tập trung vào công việc của bạn. Khi hết 25 phút, bạn nghỉ 5 phút rồi thực hiện lại toàn bộ. Sau bốn chu kỳ, bạn sẽ được nghỉ ngơi trong nửa giờ.

5. Phương pháp 90/30

Phương pháp 90/30 được sử dụng bởi nhà văn kiêm blogger Tony Schwartz, người đồng sáng lập Buffer, Leo Widrich, nhà phê bình văn học Benjamin Che Kai Wai và doanh nhân Thomas Oppong.

Bản chất của nó như sau: bạn tập luyện chăm chỉ trong 90 phút, sau đó nghỉ ngơi trong nửa giờ, và sau đó lặp lại chu trình. Trong trường hợp này, 90 phút đầu tiên bạn dành cho nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn phải làm trong ngày và các phân đoạn tiếp theo bạn dành cho những việc ít quan trọng hơn.

Theo nghiên cứu trên tạp chí The Enchanted World of Sleep của chuyên gia Yale Peretz Lafee, 90 phút là thời gian tối ưu để một người tập trung hiệu quả vào một công việc. Và nửa giờ là đủ để nghỉ ngơi hoàn toàn, điều này được khẳng định bởi nghiên cứu về Ngủ và Thức của nhà sinh lý học thần kinh Nathan Kleitman.

6. Phương pháp 52/17

Đây là phiên bản riêng của phương pháp trước đó. Nó không khác gì ngoại trừ ở con số: bạn làm việc 52 phút, và sau đó nghỉ ngơi trong 17 phút. Theo thử nghiệm Quy tắc 52 và 17: Ngẫu nhiên, Nhưng nó làm tăng năng suất của bạn, do dịch vụ việc làm The Muse thực hiện bằng ứng dụng DeskTime, những khoảng thời gian này giúp bạn duy trì năng suất và tránh làm việc quá sức. Do đó, hãy sử dụng phương pháp 52/17 nếu bạn cảm thấy không đủ sức để làm việc trong 90 phút liên tục.

7. Ăn ếch

Phương pháp này được phát minh bởi Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs, diễn giả và tác giả tự lực Brian Tracy. Anh ấy gọi "những con ếch" là những nhiệm vụ khó chịu và khó khăn mà bạn phải hoàn thành, bất chấp sự miễn cưỡng của bạn. Hãy làm một việc ngay từ đầu ngày - ăn ếch. Và sau đó sẽ dễ dàng hơn cho bạn: bạn sẽ ném viên đá này ra khỏi tâm hồn và đảm bảo cho mình một tâm trạng tốt cho cả ngày.

8. Các khối thời gian

Một điều khó chịu về danh sách việc cần làm là chúng không cung cấp cho bạn ý tưởng về thời gian thực hiện một nhiệm vụ. “Mua bánh mì” và “Báo cáo hoàn thành” chiếm một dòng trong danh sách, nhưng những nhiệm vụ này không thể so sánh được về độ phức tạp và tầm quan trọng.

Lịch tốt hơn nhiều so với danh sách việc cần làm: nó cho phép bạn kiểm soát thời gian một cách trực quan. Bạn nhìn thấy một khối lớn và nhận ra rằng nhiệm vụ không hề dễ dàng. Do đó, hãy thử kỹ thuật “khối thời gian”: đặt chúng vào lịch và phân bổ thời gian cho từng khối tùy theo mức độ phức tạp của nhiệm vụ. Và trong khi thực hiện nhiệm vụ này hoặc nhiệm vụ kia, đừng để bị phân tâm bởi những người khác.

9. GTD

GTD (Hoàn thành công việc) là một hệ thống năng suất được phát minh bởi huấn luyện viên kinh doanh David Allen. Nguyên tắc chính của nó như sau:

1. Viết ra tất cả những việc làm và ý tưởng của bạn vào một nơi, cái gọi là Hộp thư đến.
2. Sắp xếp nội dung Hộp thư đến của bạn theo định kỳ theo thứ tự ưu tiên và tính thời gian cho các tác vụ. Đặt ghi chú vào các thư mục theo nội dung của chúng - "Cơ quan", "Nhà riêng", "Mua sắm", v.v.
3. Tiến hành sửa đổi - vứt bỏ các ghi chú không cần thiết, gạch bỏ các trường hợp đã hoàn thành, di chuyển các tài liệu đã mất liên quan đến kho lưu trữ.
4. Khi mọi thứ đã lên kế hoạch, hãy tiến hành thực hiện. Các nhiệm vụ có thể hoàn thành trong vài phút, hãy giải quyết ngay lập tức. Những người khác có thể được ủy quyền hoặc đặt lịch.

Bạn có thể tìm hiểu tất cả những điều phức tạp của GTD trong hướng dẫn của chúng tôi.

10. ZTD

Leo Babauta, tác giả của blog năng suất Zenhabits, tin rằng hệ thống GTD của David Allen rất phức tạp và đòi hỏi quá nhiều nỗ lực. Anh ấy đưa ra hệ thống Zen to Done của mình. Để làm theo nó, bạn cần phát triển 10 thói quen đơn giản.

1. Thu thập tất cả thông tin trong Hộp thư đến.
2. Xử lý tất cả các bản ghi mà không để lại chúng trên ổ ghi phía sau.
3. Lập kế hoạch cho mục tiêu chính của bạn cho mỗi ngày và mục tiêu lớn nhất của bạn trong tuần.
4. Chỉ tập trung vào một việc tại một thời điểm, không phân tán sự chú ý của bạn.
5. Tạo danh sách việc cần làm đơn giản, ngắn gọn.
6. Sắp xếp các ghi chú của bạn thành các danh mục dựa trên nội dung của chúng, giống như trong GTD gốc.
7. Xem lại ghi chú của bạn thường xuyên và loại bỏ những thứ không cần thiết.
8. Đơn giản hóa. Giảm danh sách các nhiệm vụ và mục tiêu của bạn, viết ngắn gọn và rõ ràng.
9. Để hòa nhập với công việc, hãy duy trì một thói quen hàng ngày nhất định mọi lúc.
10. Làm những gì bạn thực sự muốn làm.

11. Kanban

Phương pháp năng suất của Nhật Bản giúp bạn theo dõi những gì bạn đang làm, những gì bạn đã làm và những việc cần phải làm trong tương lai. Kanban trực quan hóa quy trình làm việc.

Bạn lấy một bảng nhãn dán (hoặc đăng ký một người quản lý việc cần làm như Trello) và vẽ ba cột trên đó: Cần làm, Đang làm, Hoàn thành. Sau đó, viết công việc của bạn vào giấy ghi chú và đặt chúng vào cột thích hợp tùy thuộc vào những gì bạn đang làm và những gì bạn đã làm.

12. Quy tắc hai phút

Quy tắc này là một phần không thể thiếu của GTD, nhưng nó có thể được sử dụng ngay cả khi bạn không phải là fan hâm mộ của kỹ thuật của Allen. Nếu nhiệm vụ mất ít hơn hai phút, hãy thực hiện ngay lập tức. Vì vậy, bạn giảm tải cho bộ não của bạn, bởi vì bạn không cần phải nhớ về trường hợp này nữa.

13. Hộp thư đến số 0

Zero Inbox được phát minh bởi nhà văn và chuyên gia hiệu suất Merlin Mann và nó hoạt động tốt với GTD. Mann đã áp dụng nó vào email, nhưng bạn có thể xử lý các trường hợp, tài liệu, ghi chú và thông tin khác theo cách tương tự. Như tên cho thấy, mục tiêu của kỹ thuật này là giữ cho Hộp thư đến của bạn trống.

Trong hệ thống GTD ban đầu, Hộp thư đến liên tục chất đống các mục nhập. Bạn cần phải dành thời gian để sắp xếp chúng và rất dễ bỏ sót một thứ quan trọng trong Hộp thư đến đã đóng gói. Mann khuyên bạn nên gỡ bỏ nội dung ngay khi có. Bạn mở Hộp thư đến và quyết định phải làm gì với từng mục: xóa, ủy quyền, trả lời, trì hoãn hoặc hoàn thành. Không đóng nó cho đến khi bạn đã thực hiện một trong các hành động được chỉ định với tất cả các phần tử.

Ngoài ra, các bộ lọc tự động trong mail, thư mục thông minh và các chương trình phân loại tài liệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.

14. Tươi hoặc chiên

Fresh or Fried có nghĩa là "Tươi sống hoặc Chiên". Triết lý này được tạo ra bởi Hãy thống trị ngày của bạn với Hệ thống ưu tiên “Tươi hoặc chiên” của blogger Stephanie Lee. Theo bà, khi bạn thức dậy vào buổi sáng, bộ não của bạn rất "tươi", nhưng khi quá trình diễn ra trong ngày, nó sẽ "chín". Điều này có nghĩa là bạn phải xác định được thời điểm đạt đến đỉnh cao năng suất và có thời gian để làm tất cả những việc quan trọng nhất trong một ngày trong giai đoạn này. Đây là cách nó hoạt động.

1. Vào cuối ngày, khi bạn đã mệt mỏi, hãy dành 15 phút để tạo danh sách việc cần làm cho ngày mai.
2. Chuyển các nhiệm vụ quan trọng nhất vào đầu ngày, sang phần Làm mới. Những thứ mà bạn không thích được gửi đến đó - những thứ rất "ếch". Chúng cần được thực hiện trong khi bạn vẫn còn sức lực.
3. Những việc ít khẩn cấp hơn, ít khó khăn hơn và dễ chịu hơn thì chuyển sang phần Chiên - tức là vào buổi chiều, tùy theo lịch trình của bạn. Chúng sẽ tải não của bạn ít hơn.
4. Theo dõi danh sách của bạn vào sáng hôm sau. Sau đó, soạn một bài mới vào buổi tối.

Stephanie giới thiệu FoF cho những người phát hiện ra rằng họ hoàn toàn kiệt sức mỗi đêm nhưng không có thời gian, mặc dù họ đã làm việc cả ngày.

15. Phương pháp tảng băng trôi

Ramita Sethi, tác giả của I Will Teach You To Be Rich, sử dụng phương pháp này để lưu thông tin cho sau này. Nó hoạt động như thế này: bạn lưu tất cả email, ghi chú, bài báo, danh sách vào một nơi - ví dụ: trong một dịch vụ ghi chú như Evernote hoặc Notion, hoặc dưới dạng tài liệu. Sau đó, phân phối các tài liệu này bằng cách sử dụng thẻ, thư mục và danh mục - tùy thích.

Xem lại thông tin này 4-6 tuần một lần và xem xét liệu nó có thể được áp dụng trong thực tế hay không. Nếu thứ gì đó vô dụng, hãy vứt nó đi hoặc lưu trữ nó. Điều này cho phép bạn tạo ra cơ sở kiến thức của riêng mình.

16. Tự động lấy nét

Tự động lấy nét được phát minh bởi Hệ thống quản lý thời gian lấy nét tự động bởi chuyên gia hiệu suất Mark Forster. Hệ thống lập kế hoạch này phù hợp với những người sáng tạo, những người gặp khó khăn trong việc tuân theo GTD.

Viết tất cả các hoạt động của bạn vào một cuốn sổ mà không cần bất kỳ thứ tự nào. Sau đó, xem qua danh sách, chọn những việc cần phải hoàn thành càng sớm càng tốt và sắp xếp chúng ra. Khi các nhiệm vụ khẩn cấp được giải quyết, hãy tiến hành những công việc mà bạn thích nhất ngay bây giờ. Nếu bạn chưa hoàn thành điều gì đó - hãy chuyển nó vào cuối danh sách, bạn sẽ quay lại việc này sau. Và lặp lại các bước này ngày này qua ngày khác.

17. Ma trận Eisenhower

Kế hoạch này được tạo ra bởi Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower. Ma trận có bốn phần cho các nhiệm vụ: Không khẩn cấp và không quan trọng, khẩn cấp nhưng không quan trọng, quan trọng và không khẩn cấp, khẩn cấp và quan trọng. Chia nhiệm vụ của bạn thành các phần và bạn có thể tìm ra những gì bạn dành nhiều thời gian nhất và những nhiệm vụ nào cần được chú ý nhiều hơn.

18. Phương pháp 4D

4D được phát minh bởi Edward Ray, một nhà văn và nhà tư vấn về động lực học. Phương pháp này nhằm giúp những người cảm thấy kinh hoàng khi nhìn thấy danh sách việc cần làm của họ và không biết cách tiếp cận tất cả các mục đã tích lũy được.

Ray lập luận rằng bạn chỉ cần học thuộc 4 từ cho chữ D thì bạn sẽ không mất lòng trước hàng núi công việc. Họ đây rồi:

• Làm - Nếu bạn đã được giao một nhiệm vụ, tốt nhất là nên làm ngay bây giờ và gạch bỏ nó khỏi danh sách.
• Ủy quyền - khi bạn không thể hoặc không có thời gian để thực hiện một việc gì đó, nhưng bạn có một trợ lý tương đối rảnh rỗi, hãy chuyển giao nhiệm vụ cho anh ta.
• Xóa - Một số thứ không quan trọng. Loại bỏ chúng bằng cách xóa vĩnh viễn chúng khỏi danh sách việc cần làm. Nếu họ cố gắng áp đặt những trách nhiệm không cần thiết cho bạn, hãy học cách nói “không” một cách lịch sự.
• Độ trễ - Khi một nhiệm vụ quá lớn hoặc không yêu cầu thực hiện ngay lập tức, nó có thể bị hoãn lại. Nhưng bạn nhất định phải đặt ra thời hạn rõ ràng cho cô ấy, nếu không cô ấy sẽ vẫn chết cân.

Chọn một nhiệm vụ, thực hiện một hành động 4D với nó, sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

19. Thời gian

Thông thường, những người cố gắng làm việc hiệu quả luôn theo dõi thời gian họ dành cho những việc quan trọng và hoàn toàn quên xem xét những khoảng thời gian mà họ làm những việc vô nghĩa. Vấn đề này được giải quyết bằng kỹ thuật "Timing", được phát minh bởi chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian Gleb Arkhangelsky. Nó cho phép bạn hiểu được thời gian của bạn được sử dụng ở đâu, dạy bạn chú ý hơn vào những việc bạn đang làm và ít bị phân tâm hơn.

Lấy một cuốn sổ và ghi lại tất cả các hành động của bạn và mức độ bạn đã thực hiện chúng, với độ chính xác trong vòng 5-10 phút. Ghi lại những khoảnh khắc làm việc, đàm phán, cuộc họp và thậm chí cả thời gian dành cho YouTube và trong trò chơi. Hãy dành một vài tuần cho việc này. Sau đó, lật qua sổ ghi chép, nhận ra “thời gian” của bạn bằng mắt và rút ra kết luận. Có thể bạn cần xem những video ít hài hước hơn, hoặc dành ít thời gian hơn để uống cà phê, hoặc kẻ thù của bạn là những cuộc điện thoại.

20. Phương pháp Tim Ferriss

Timothy Ferriss là một chuyên gia về năng suất, người đã đưa ra phương pháp tổ chức công việc theo hai quy tắc của riêng mình. Đầu tiên là Quy tắc 80/20, hay Nguyên tắc Pareto, nói rằng 80% công việc của chúng ta có thể được hoàn thành trong 20% thời gian. 20% còn lại sẽ chiếm 80% thời gian. Thứ hai là định luật Parkinson: công việc lấp đầy mọi lúc.

Ferriss nói, ngụ ý của điều này là bạn không cần phải làm việc chăm chỉ hơn để làm mọi thứ - bạn cần tập trung tốt hơn. Để bạn làm việc với sự cống hiến hết mình chỉ 20% thời gian làm việc nhưng bạn có thể làm lại tất cả những việc thực sự quan trọng. Và 80% còn lại có thể dành cho những thói quen đơn giản để bạn có thể tập trung vào những công việc ưu tiên và tránh làm việc quá sức.