Khả năng tập trung vào một nhiệm vụ sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Làm một việc tại một thời điểm mà không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác là bí quyết để có năng suất thực sự. Làm thế nào để thoát khỏi hàng tá tab trình duyệt, tập trung vào công việc và chuyển sang chế độ tác vụ đơn lẻ? Kevan Lee, người viết bài quảng cáo cho Buffer, chia sẻ bí mật của mình.

Bạn đang mở bao nhiêu tab trình duyệt? Trong khi viết bài này, tôi đã mở 18 tab. Tôi ước có thể nói rằng tất cả chúng đều cần thiết để nghiên cứu chủ đề, nhưng một vài trong số chúng chắc chắn đã rơi vào hố đen của YouTube. Tình huống quen thuộc?

Tất cả chúng ta đều thích mở từng tab một, theo các liên kết trong các bài báo đến các tài liệu hoặc trang web khác. Và khá nhanh chóng, chúng tôi quên mất lý do tại sao chúng tôi thậm chí đã trực tuyến.

Các tab của trình duyệt có thể được coi như một phép thử đa nhiệm. Bạn càng mở nhiều tab, bạn càng thực hiện nhiều nhiệm vụ và bạn càng nhận được nhiều hơn nữa từ năng suất thực. Điều tương tự cũng xảy ra với bất kỳ điều gì khác khiến bạn phân tâm khỏi mục tiêu chính của mình. Làm nhiều việc khác nhau cùng một lúc là nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả. May mắn thay, có một số cách thú vị để thử nghiệm với một tác vụ - cả trong trình duyệt của bạn và bên ngoài nó.

3 giây mất tập trung sẽ mắc thêm gấp đôi sai lầm

300 sinh viên Đại học Michigan về khả năng kiên trì làm bài kiểm tra trên máy tính dù bị phân tâm. Sự can thiệp liên tục là các cửa sổ bật lên mà bạn phải nhập mã. Một cửa sổ như vậy đã làm mất tập trung trong khoảng thời gian từ 2, 8 đến 4, 4 giây.

Sau thời gian nghỉ 2, 8 giây, học sinh mắc lỗi nhiều gấp đôi so với bình thường. Sau khi nghỉ 4, 4 giây - gấp 4 lần.

Các thí nghiệm như thế này và hàng núi nghiên cứu khoa học xác nhận rằng đa nhiệm dẫn đến giảm năng suất, độ chính xác và hiệu quả. Và đây chỉ là một vài ví dụ:

• Đại học Bang Ohio đã nghiên cứu xem nó là gì. Ví dụ, cách mọi người cảm nhận thông tin khi đọc sách trong khi xem TV. Kết quả nhận thức đều thấp đối với cả hai. Nhưng chúng tôi tiếp tục thực hiện chúng cùng lúc, đơn giản vì chúng tôi trải qua cảm xúc thăng hoa trong hoạt động này.
• Một nhóm các nhà tâm lý học từ Harvard, Đại học Bắc Carolina và Trường Cao học Thương mại Paris (HEC) đã phát hiện ra rằng những người dành thời gian suy nghĩ về một vấn đề cuối cùng lại làm việc với những vấn đề khác.
• Giáo sư David Strayer của Đại học Utah nói rằng nói chuyện điện thoại khi lái xe (một trong những hình thức đa nhiệm phổ biến nhất) cũng nguy hiểm như lái xe trong lúc say. Phản ứng và sự chú ý của người lái xe giảm đến mức họ không nhận thấy những gì họ thường thấy: biển quảng cáo và người đi bộ.

Tuy nhiên, mặc dù có nhiều bằng chứng cho thấy làm nhiều việc một lúc là không hợp lý, chúng tôi vẫn tiếp tục thực hiện nhiều nhiệm vụ.

Các số liệu thống kê từ điều này cho thấy rõ ràng rằng chúng ta đã trở nên khó khăn như thế nào để giữ được sự chú ý của mình.

• Thời lượng trung bình của khoảng chú ý của một người là 8 giây.
• Thời gian tập trung chú ý của cá cảnh vàng là 9 giây.
• 7% người thỉnh thoảng quên mất ngày sinh nhật của họ.
• Một nhân viên văn phòng kiểm tra hộp thư đến trong thư trung bình 30 lần mỗi giờ.

Một nhiệm vụ: một việc, không có phiền nhiễu

Nhiệm vụ đơn lẻ là gì đã rõ ràng ngay từ tên gọi. Công việc đơn lẻ là thực hiện một việc tại một thời điểm, ít gây xao nhãng và gián đoạn nhất.

Để trở thành người chỉ việc một tay, bạn sẽ cần thực hiện hai thay đổi quan trọng trong thói quen hàng ngày của mình.

Đầu tiên, bạn học cách phản hồi thích hợp với các yêu cầu. Bạn tự quyết định thời điểm và thông báo nào được gửi đến điện thoại và trình duyệt của mình, thay vì nhận thông báo trong thời gian thực. Bạn sống theo quy tắc của mình và bạn không thường xuyên phụ thuộc vào Internet. Điều này giúp bạn ít bị phân tâm hơn.

Thứ hai, bạn loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết, kể cả những thứ. Theo quan niệm của chủ nghĩa tối giản, bằng cách này bạn sắp xếp mọi thứ vào trật tự không chỉ trong mọi thứ mà còn trong suy nghĩ của bạn. Chủ nghĩa tối giản là một công cụ cho phép bạn che chắn bản thân khỏi quá mức ủng hộ những gì thực sự quan trọng, từ đó giúp bạn tìm thấy hạnh phúc, sự trọn vẹn và độc lập.

Nếu bạn kết hợp các phương pháp này, kết quả là một nhiệm vụ duy nhất.

Ngoài ra, tác vụ đơn thì ngược lại với đa nhiệm. Bạn không mở hàng chục tab trình duyệt cùng một lúc, bạn không kiểm tra thư 10 phút một lần, bạn không để cửa sổ trò chuyện luôn mở trên màn hình của mình.

Làm một việc tại một thời điểm, trong đó bạn không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì.

Các tab đơn: một tab tại một thời điểm, không còn nữa

Ở phần đầu của bài viết này, tôi đã đề cập đến xu hướng mở nhiều tab cùng một lúc, vì vậy thật hợp lý khi bắt đầu nói về tác vụ đơn bằng cách hỏi về các tab của trình duyệt.

Chỉ mở một tab trong phiên trình duyệt của bạn.

Có vẻ không thực tế? Đây có thể là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn đang chuyển từ hàng chục tab xuống chỉ một tab. Có thể bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu này hơn trong từng bước nhỏ.

James Hamblin của The Atlantic khuyên bạn nên chọn một ngày trong tuần để chỉ sử dụng một tab đang mở tại một thời điểm. Bản thân anh ấy thích thứ Năm hơn.

Người đồng sáng lập Buffer, Leo Widrich cũng sử dụng quy tắc một tab, điều này cũng giúp anh ấy làm việc với danh sách việc cần làm. Ngày hôm trước, Leo viết ra những việc anh ấy cần làm vào ngày hôm sau, sắp xếp thứ tự ưu tiên và từ đó lập ra một kế hoạch cho các tab trình duyệt duy nhất sẽ giúp anh ấy đối phó với các công việc.

Nếu bạn cần một chút di chuyển - được, hãy để nó lớn - bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt cho phép bạn đặt giới hạn về số lượng tab đang mở. Tiện ích mở rộng đóng các tab ngay sau khi bạn đạt đến một ngưỡng nhất định. Ví dụ: nếu bạn đặt giới hạn là 10 tab, thì khi bạn mở tab thứ 11, tab đầu tiên sẽ tự động đóng lại. Với giới hạn nào bạn cảm thấy thoải mái ngay bây giờ?

9 mẹo khác để thực hiện một tác vụ

Một tab tại một thời điểm rất thú vị, nhưng không phải là cách duy nhất để thử tác vụ đơn lẻ. Chúng tôi đưa ra 9 khuyến nghị đơn giản hơn.

1. Hãy thử Kỹ thuật Pomodoro. Tập trung vào một nhiệm vụ trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Mặc dù bạn có thể điều chỉnh các khoảng thời gian phù hợp với đặc thù công việc của bản thân. Điểm mấu chốt là bạn chỉ tập trung sự chú ý trong chừng mực mà bộ não cho phép, sau đó nghỉ ngơi một chút trong im lặng trước khi quay lại làm việc.
2. Đặt điện thoại của bạn ở chế độ im lặng. Hoặc vô hiệu hóa nó. Hoặc để quên ở nhà.
3. Đóng email.
4. Giữ một danh sách các nhiệm vụ.
5. Tắt thông báo từ các ứng dụng trên điện thoại và trình duyệt của bạn.
6. Cài đặt - một dịch vụ sẽ chặn các trang web gây mất tập trung trong khoảng thời gian bạn chỉ định. Ví dụ, nếu bạn không thể cưỡng lại sự cám dỗ liên tục kiểm tra Facebook, hãy chặn nó trong 25 phút tiếp theo và sau đó bắt đầu làm việc.
7. Viết trong trình soạn thảo văn bản tối giản. Lựa chọn theo sở thích của bạn:,,,.
8. Làm việc với nhiều màn hình hoặc máy tính để bàn. Đặt tất cả nội dung giải trí và sự phiền nhiễu của bạn trên một màn hình và những gì bạn cần cho công việc tập trung vào màn hình khác.
9. Vào cuối ngày, hãy xóa tất cả các tệp khỏi màn hình của bạn. Ít lộn xộn hơn, nhiều sự chú ý hơn.

Mặc dù đây chỉ là những bước nhỏ để hướng tới một tác vụ đơn lẻ, nhưng chúng mang lại hiệu quả: bạn làm việc hiệu quả hơn, dọn dẹp các tab của mình và làm theo từng nhiệm vụ đến hết trước khi chuyển sang việc tiếp theo.