Làm thế nào để hiệu quả hơn: 7 quy tắc chính

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Một huấn luyện viên kinh doanh cho bạn biết cách phát triển chiến lược của riêng bạn và bắt đầu đạt được nhiều thành tựu hơn trong khi tiêu tốn ít năng lượng hơn.

Mark Pettit giúp các doanh nhân và công ty kinh doanh tốt hơn. Và qua nhiều năm thực hành, ông đã đưa ra bảy quy tắc cơ bản của năng suất.

1. Có một hình ảnh rõ ràng về những gì đang diễn ra

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, trước tiên bạn cần hiểu hiện tại bạn đang ở đâu. Phân tích công việc của bạn ngay từ đầu cho đến thời điểm hiện tại.

Điều này sẽ cho bạn cảm giác thực sự về những gì bạn đã cải thiện, những gì đã thực sự tốt và những gì bạn muốn thay đổi. Để làm điều này, bạn cần làm như sau.

Chỉ rõ mong muốn của bạn

Hãy rõ ràng về mục tiêu hiệu suất của bạn. Bạn có hoàn toàn hiểu những gì bạn đang làm và tại sao và kết quả lý tưởng nên là gì không?

Sau khi tự trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ hiểu mình cần những cải tiến cụ thể nào. Khi bạn thấy rõ kết quả trước mắt và có động lực để đạt được nó, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.

Nghĩ về những thay đổi bạn mong đợi

Điều quan trọng là phải hiểu những cải tiến cụ thể sẽ tác động như thế nào đến công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của bạn - đó là cảm hứng. Nếu không, bạn sẽ chỉ chấp nhận sự thay đổi trong một thời gian ngắn, sau đó, bạn sẽ quay trở lại thói quen cũ của mình.

Để ngăn điều này xảy ra, hãy thành thật trả lời bản thân những câu hỏi sau.

• Bạn sẽ hạnh phúc hơn?
• Bạn muốn làm việc ít hơn và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình? Nếu vậy, bạn sẽ làm gì?
• Điều quan trọng đối với bạn là xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả? Bạn có thể đạt được gì với cô ấy?
• Bạn có tập trung vào sự nghiệp không?
• Bạn có muốn đi du lịch nhiều hơn không?
• Bạn có muốn cảm thấy tự do hơn?
• Bạn đang có kế hoạch kiếm nhiều tiền hơn?

2. Tập trung vào điểm mạnh của bạn

Nếu chúng ta chú ý nhiều hơn đến những tài năng đặc biệt của mình, chúng ta sẽ trở nên hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, năng lượng, sự tự tin và khả năng sáng tạo của chúng ta cũng phát triển.

Lấy một tờ giấy và viết ra mọi thứ bạn làm tốt. Hãy nghĩ lại thời điểm bạn cảm thấy tự tin và đạt được kết quả mà bạn hài lòng. Bỏ qua điểm yếu - chỉ tập trung vào những phẩm chất tốt nhất của bạn và điểm mạnh của nhóm, nếu bạn không làm việc một mình.

Hãy nhớ rằng mỗi người có thế mạnh riêng của họ. Chúng được bổ sung bởi khả năng của những người khác và cùng nhau chúng có thể tạo ra những kết quả vô cùng mạnh mẽ. Bạn cần phải phấn đấu cho sự cộng sinh này của hiệu quả trong công việc của bạn.

3. Giao nhiệm vụ

Theo nguyên tắc Pareto, 80% kết quả đạt được chỉ nhờ vào 20% hành động. Tuy nhiên, chúng ta thường quá bận rộn với công việc thường ngày đến mức không thể đảm đương những việc quan trọng nhất, chiếm 20% này. Và chúng chính xác là thứ quyết định năng suất của chúng ta.

Làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn - cả cá nhân và nghề nghiệp. Từ chối làm phần còn lại.

Nếu bạn có nhiều việc làm không tốt hoặc thậm chí không muốn làm, hãy giao phó chúng cho người khác. Điều này sẽ hiệu quả hơn nhiều. Nếu bạn không thể hoàn thành một dự án, đừng khiến bản thân kiệt sức bằng cách cố gắng tự làm mọi thứ - chỉ cần yêu cầu sự giúp đỡ.

Thay vì lãng phí thời gian và sức lực, hãy xác định xem ai sẽ là người có ích cho bạn trong tình huống nào. Ủy quyền hoặc thuê ngoài ba nhiệm vụ lớn ba tháng một lần. Điều này sẽ giúp bạn giải phóng thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

4. Tổ chức công việc của bạn

Tạo tầm nhìn của bạn cho một ngày làm việc hiệu quả

Bạn có thể chọn chiến lược của mình: chỉ phản ứng với các nhiệm vụ khi chúng đến, hoặc lập kế hoạch cho ngày của bạn từ trong ra ngoài. Nhưng việc gạch bỏ các mục trong danh sách việc cần làm một cách nhất quán không mang lại hiệu quả. Bạn phải có ý định rõ ràng để dành cả ngày một cách hiệu quả và chuẩn bị cho mình trước thời hạn.

Vì vậy, thay vì làm những gì "cần", hãy dừng lại và quyết định những gì bạn thực sự muốn. Hành động của bạn nên được tập trung.

Đặt ba nhiệm vụ trong ngày

Nhiều người ghi nhật ký hoặc lập danh sách việc cần làm một cách thường xuyên. Tuy nhiên, hầu hết mọi người vẫn gặp phải vấn đề sau. Danh sách việc cần làm chỉ đơn giản là một danh sách các công việc mà mọi người dự định làm hoặc nghĩ rằng cần phải thực hiện. Đồng thời, không rõ nên làm việc nào trong số chúng ngay từ đầu và tại sao.

Để cải thiện năng suất, bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng. Chọn và chỉ làm ba việc quan trọng mỗi ngày và dành thời gian quan trọng nhất trước.

Làm một việc tại một thời điểm

Bất kể ai nói gì, không thể thực hiện hiệu quả nhiều việc cùng một lúc. Chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác sẽ tốn năng lượng và giảm năng suất. Và những gì bạn không bao giờ hoàn thành có thể gây căng thẳng và dẫn đến cảm giác tội lỗi.

Do đó, trong số ba nhiệm vụ chính trong ngày, hãy chỉ tập trung vào một nhiệm vụ lần lượt.

tăng tốc

Làm việc trong thời gian ngắn để duy trì năng suất và tập trung.

Ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, nếu mất 4 giờ, bạn có thể sử dụng phương pháp 60–60–30. Bạn làm việc trong một giờ, sau đó nghỉ ngơi trong vài phút. Sau đó một giờ nữa, và sau đó nghỉ dài 30 phút. Và lặp lại cho đến khi bạn hoàn toàn đương đầu với nhiệm vụ.

Đừng quên về thời gian nghỉ giải lao

Để kế hoạch trên hoạt động, không được lơ là nghỉ ngơi.

Sử dụng các ứng dụng chuyên dụng hoặc chỉ đặt bộ hẹn giờ. Một chiếc đồng hồ thông thường tốt hơn một chiếc điện thoại: vì vậy không có gì có thể làm bạn phân tâm.

Trong thời gian nghỉ giải lao, hãy ra ngoài đi dạo, ăn vặt lành mạnh hoặc làm điều gì đó giúp bạn tràn đầy năng lượng. Nếu bạn cảm thấy rằng bạn đã hoàn toàn kiệt sức và không thể thu thập được, hãy cố gắng chợp mắt một chút.

Bạn sẽ sớm nhận thấy rằng sự tập trung và năng suất của bạn bắt đầu tăng lên, và bản thân bạn cũng trở nên năng động hơn.

5. Quản lý năng lượng của bạn

Điều quan trọng là duy trì và phát triển thể lực và trí lực của bạn. Sau đó, bạn sẽ tập trung vào công việc của bạn mỗi ngày và sẽ có thể thực hiện nó một cách hiệu quả.

Ngủ đủ giấc

Bạn càng ngủ ngon, bạn càng làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn bị thiếu ngủ và không thể ra khỏi giường vào buổi sáng, hãy thử đưa các nghi thức buổi tối vào lịch trình của bạn. Hãy tìm những cái phù hợp với cá nhân bạn.

Thường xuyên nghỉ ngơi

Người sáng lập Huấn luyện viên chiến lược Dan Sullivan tin rằng có hai cách để nhìn thế giới: qua lăng kính của thời gian và nỗ lực, hoặc qua lăng kính của kết quả.

Để tận dụng tối đa lượng xăng với chi phí thấp nhất, Sullivan đề nghị nên có những “ngày nghỉ” thường xuyên. Đây là 24 giờ mà bạn không phải làm bất cứ việc gì liên quan đến công việc. Trong thời gian nghỉ ngơi này, bạn sẽ được nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Và khi đó bạn có thể vận dụng hết sức lực và sự sáng tạo của mình để đạt được kết quả tốt nhất.

Thay vì nghĩ ngày cuối tuần của bạn như một phần thưởng, hãy coi nó như một điều kiện tiên quyết để thành công.

Dan Sullivan

Có Giờ quyền lực mỗi sáng

Dành một tiếng rưỡi cho bản thân: thiền, tập thể dục, đọc sách, ăn sáng lành mạnh, lập danh sách cảm ơn và lên kế hoạch cho ba nhiệm vụ quan trọng bạn sẽ làm hôm nay.

Những nghi thức buổi sáng này thúc đẩy và giúp bạn chuẩn bị cho một ngày làm việc hiệu quả. Kết hợp một số nhiệm vụ khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy sự kết hợp phù hợp với mình.

Nói không thường xuyên nữa

Hãy quên việc chỉ làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn. Ngừng nói "có" với những người, việc làm và những việc làm lãng phí năng lượng của bạn và không có ích.

Thay vào đó, hãy dành thời gian và năng lượng của bạn cho những công việc mang lại kết quả cao nhất và khiến bạn hạnh phúc hơn.

Sự khác biệt giữa những người thành công và những người thành công cao là những người sau này nói không với hầu hết tất cả mọi người.

Warren Buffett doanh nhân, nhà đầu tư

Ngừng phấn đấu cho sự xuất sắc

Nhiều người liên tục chỉ chuẩn bị cho hành động. Họ đang chờ đợi thời điểm thích hợp để bắt đầu - chỉ khi đó họ mới có thể làm được điều gì đó hoàn hảo.

Ý thức về chủ nghĩa hoàn hảo nói lên trong chúng ta. Nhưng vấn đề là khoảnh khắc mong muốn đó có thể không bao giờ đến.

Chỉ cần đi và bắt đầu làm việc, cố gắng hết sức và cuối cùng bạn sẽ hài lòng.

6. Đo lường và phân tích

Chìa khóa cho một kế hoạch năng suất thành công là tiến độ có thể đo lường được.

Những mục tiêu mơ hồ và chung chung không khiến chúng ta cảm thấy hài lòng về công việc đã hoàn thành. Khi chúng ta nhìn thấy sự tiến bộ của mình hoặc đạt được các mục tiêu cụ thể một cách trực quan, chúng ta cảm thấy hạnh phúc và tự tin hơn rất nhiều.

Và theo dõi sự tiến bộ của chính bạn đảm bảo rằng bạn không đo lường bản thân mình so với thành tích của người khác. Rốt cuộc, "sự so sánh là kẻ trộm của niềm vui", như Theodore Roosevelt đã nói.

Đặt mục tiêu cụ thể

Viết ra năm thay đổi cá nhân và nghề nghiệp mà bạn muốn đạt được trong ba tháng tới. Chọn những gì quan trọng nhất đối với bạn và những gì có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cuộc sống của bạn.

Hình thành các mục tiêu để có thể theo dõi tiến độ. Làm điều này hàng tháng hoặc thậm chí một tuần.

Đánh giá hiệu quả

Chiến lược năng suất của bạn chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ công việc của bạn. Do đó, trước khi bắt đầu một dự án mới, hãy thiết lập các tiêu chí cá nhân về sự thành công của nó. Sau đó phân tích tác phẩm đã hoàn thành để xem nó có đáp ứng các tiêu chí này hay không.

Viết ra những gì đã cải thiện vì bạn làm việc hiệu quả hơn. Lưu ý những gì cần phải làm.

7. Đơn giản hóa

Chìa khóa để tăng năng suất của bạn là sự đơn giản. Và sẽ tốt hơn nếu nó là sự đơn giản càng nhiều càng tốt.

Tất cả chúng ta đều bị bao quanh bởi rất nhiều sự phức tạp, đến nỗi việc giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát và tập trung vào điều quan trọng nhất trở nên khó khăn. Điều này áp dụng cho cả cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp.

Một lịch trình không kiểm soát được, một hộp thư đến lộn xộn, một danh sách việc phải làm khổng lồ, một mớ suy nghĩ, thiếu thời gian, một đống thời hạn - bất cứ điều gì. Điều này gây ra cảm giác mệt mỏi và cảm giác về một vòng luẩn quẩn. Kết quả là bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng liên tục.

Vì vậy, hãy cố gắng giữ cho cuộc sống của bạn càng đơn giản càng tốt. Giải phóng bản thân khỏi các hoạt động ăn cắp năng lượng không hiệu quả. Điều này sẽ cho phép bạn tập trung vào những gì sẽ mang lại cho bạn kết quả lớn nhất, niềm vui và sự hài lòng.

Bảy quy tắc này là cơ bản, nhưng không nhất thiết phải cố gắng làm theo tất cả ngay lập tức. Hãy thử một hoặc hai lần trước và xem nó ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất của bạn. Điều chính là bắt đầu.