Cách dọn dẹp Google Tài liệu

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi cào vô số "Thư mục mới" và loại bỏ các tài liệu có tên khó hiểu.

Nếu bạn làm việc nhiều với Google Docs, hoặc Google Docs, thì có lẽ bạn phải đối mặt với vấn đề là có quá nhiều tệp và trang chính của dịch vụ biến thành một tầng áp mái lộn xộn. Lifehacker cho biết cách bạn có thể tạo ra trật tự khỏi sự hỗn loạn.

Sử dụng các công cụ phân loại tích hợp

Google Documents có một số công cụ sắp xếp tích hợp để giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các tệp bạn muốn. Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn tùy chọn thích hợp bằng cách nhấp vào một trong các biểu tượng ở phần trên bên phải của màn hình chính.

1. Theo định dạng hiển thị

Dịch vụ cho phép bạn tùy chỉnh cách hiển thị tệp ưa thích: danh sách hoặc lưới. Để làm điều này, chỉ cần nhấp vào biểu tượng tương ứng.

2. Theo ngày tháng hoặc chức danh

Bạn có thể sắp xếp tài liệu một cách thuận tiện theo ngày chúng được xem, ngày thay đổi do bạn hoặc tất cả người dùng thực hiện và cả theo tiêu đề.

3. Bởi chủ sở hữu

Google Docs cho phép nhiều người dùng làm việc trên các tài liệu cùng một lúc, đó là lý do tại sao dịch vụ này rất tiện lợi. Nếu bạn không chỉ tạo tài liệu mà còn làm việc với người lạ hoặc làm việc tập thể, việc sắp xếp theo chủ sở hữu (người tạo) của tài liệu sẽ giúp bạn. Để sử dụng nó, chỉ cần nhấp vào mục thích hợp trên màn hình chính và chọn tùy chọn thích hợp.

4. Nơi có thể truy cập

Để xem tất cả các tệp do người dùng khác tạo và có sẵn cho bạn, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục ở góc trên bên phải của màn hình chính và chọn "Có sẵn".

Được tổ chức trên Google Drive

Tất cả các tệp từ Google Tài liệu (cũng như Trang tính và Trang trình bày) đều có sẵn trên Google Drive. Do đó, ở một mức độ lớn, thứ tự trong Đĩa là một điều kiện của thứ tự trong Tài liệu. Đây là những gì bạn có thể làm để đối phó với sự hỗn loạn.

1. Sắp xếp tài liệu vào các thư mục

Bạn có thể dễ dàng tạo thư mục trên Google Drive. Để làm điều này, bạn cần nhấp vào nút lớn "Tạo" và chọn mục "Thư mục".

Đặt tên cho tệp và thư mục của bạn rõ ràng và cụ thể. Từ những cái tên "Thư mục mới", "Không có tiêu đề", "1" hoặc "lvpdlvarp", không rõ bên trong là gì. Ngoài ra, các tệp và thư mục như vậy sẽ khó tìm hơn trong số nhiều tệp và thư mục khác. Tiêu đề "Báo cáo tháng 9", "Danh sách liên hệ khách hàng tại 15.10" hoặc "Bài báo về công nghệ sinh học" sẽ giúp bạn lưu trữ hồ sơ hiệu quả hơn.

Bạn có thể chuyển các tệp vào một thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào chúng và chọn mục thích hợp.

Có thể mở menu thư mục từ màn hình chính của Google Documents.

2. Sử dụng các màu và nhãn thư mục khác nhau cho các tệp quan trọng

Theo mặc định, tất cả các thư mục trong Google Drive đều có màu xám, nhưng bạn có thể nhấp chuột phải vào chúng và chọn một trong 24 màu từ menu thả xuống.

Bạn cũng có thể đánh dấu các tệp cần thiết trên Đĩa. Điều này được thực hiện bằng cách nhấp chuột phải và chọn "Thêm vào được đánh dấu".

Bạn có thể xem các tệp đã đánh dấu trực tiếp trong "Tài liệu".

3. Xóa không cần thiết

Với việc sử dụng nhiều các dịch vụ của Google, họ tích lũy một lượng lớn tài liệu không cần thiết và lỗi thời. Bạn có thể xóa chúng cả trong “Tài liệu” và “Đĩa” bằng cách nhấp chuột phải vào tài liệu cần thiết và chọn “Xóa”.

Nếu bạn đã vô tình xóa một tài liệu (Google Tài liệu không yêu cầu xác nhận hành động khi xóa), bạn có thể nhấp vào nút bật lên "Hủy".

Và nếu bạn đã xóa nó, nhưng sau một vài ngày bạn đổi ý, hãy chuyển đến "Thùng rác", nhấp chuột phải vào tệp mong muốn và chọn "Khôi phục".

Các tệp trong thùng rác được lưu trữ trong 30 ngày, sau đó chúng sẽ tự động bị xóa.

4. Sử dụng Filewatch để loại bỏ những thứ không cần thiết

Filewatch có thể giúp bạn tìm các tệp mà bạn vẫn có quyền truy cập, chẳng hạn như nơi làm việc cũ của bạn: nó cho bạn biết bạn chia sẻ tài liệu với những người nào và cho phép bạn tách khỏi họ. Dịch vụ này cũng có thể tìm các tệp đã có sẵn cho quá nhiều người dùng (ví dụ: bị rò rỉ vào Mạng) để bạn có thể thay đổi cài đặt truy cập chúng.

Filewatch được đưa vào thư viện Google Workspace Marketplace, có nghĩa là nó được Google chứng nhận, vì vậy dữ liệu nhạy cảm của bạn không bị rơi vào tay kẻ xấu. Dịch vụ này là miễn phí.

• Tải xuống từ Thư viện Google →
• Tải xuống từ trang web Filewatch →