12 quy tắc nghi thức kinh doanh mà nhiều người vi phạm mà bản thân không biết

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Kiểm tra xem bạn đang theo dõi chính xác cái nào và cái nào đáng lưu ý.

1. Chào

Điều này không chỉ lịch sự mà còn hữu ích trong việc thiết lập một mối quan hệ tốt đẹp. Thông thường, một lời chào đơn giản hoặc thậm chí một cái gật đầu với một nụ cười là đủ. Nhưng bạn có thể thêm một vài từ, khi đó người đó sẽ coi bạn là người thân thiện và nhớ đến bạn hơn. Ví dụ, bạn có thể khen hoặc nhận xét về môi trường xung quanh: thời tiết, văn phòng hoặc một cuốn sách trên bàn của đồng nghiệp.

Để tiếp tục cuộc trò chuyện, hãy đặt những câu hỏi mở. Họ yêu cầu một câu trả lời chi tiết hơn có và không. Nhưng đừng quên về sự tế nhị. Nếu bạn có thể thấy rằng một người đang vội vàng hoặc không có khuynh hướng nói chuyện lúc này, tốt hơn hết là bạn không nên áp đặt cuộc trò chuyện với anh ta.

2. Bắt tay và nhìn vào mắt

Bắt tay là một cử chỉ chào hỏi phổ biến trong môi trường kinh doanh. Nó nên mạnh vừa phải, đây được coi là một đặc tính tích cực. Trong khi bắt tay, theo thói quen, bạn nên nhìn vào mắt, nếu không có vẻ như người đó đang che giấu điều gì đó.

3. Hãy quan tâm đến tên

Trong thời gian hẹn hò, bạn nên cẩn thận lắng nghe cách người ấy giới thiệu về bản thân. Nếu bạn không thể nghe hoặc không hiểu tên anh ấy được phát âm như thế nào, tốt hơn là bạn nên thành thật thừa nhận và yêu cầu anh ấy lặp lại điều đó. Rất có thể, nếu tên của người đối thoại không bình thường hoặc khó phát âm, anh ta đã quen với việc này.

Nhưng việc bóp méo tên để làm trò đùa hoặc bịa đặt biệt danh cho đồng nghiệp sẽ không phù hợp. Bạn cần phải giải quyết chúng khi chúng xuất hiện.

Nếu bạn cảm thấy khó nhớ tên, đặc biệt là tại các sự kiện mà bạn gặp nhiều người mới, hãy thử lặp lại tên của họ ba hoặc bốn lần với mỗi người. Không liên tiếp, nếu không sẽ trông rất lạ.

4. Giới thiệu người đối thoại

Nếu bạn tham gia vào một cuộc trò chuyện với một người nào đó và với bạn là một người mà người đối thoại của bạn chưa biết đến, hãy nhớ giới thiệu anh ta. Thêm một số thông tin khác vào tên, chẳng hạn như những gì anh ta làm. Đây là biểu hiện của phép lịch sự với mọi người có mặt, và người đi cùng bạn sẽ thấy thoải mái hơn.

5. Kiểm tra tin nhắn để tìm lỗi trước khi gửi

Một phần quan trọng của giao tiếp kinh doanh hiện nay diễn ra bằng văn bản, và mỗi tin nhắn hình thành một ý kiến về người gửi như một người chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn cần phải chăm chú vào những gì mình đã viết và kiểm tra các lỗi, lỗi chính tả trong văn bản trước khi nộp nó. Điều này sẽ giúp tránh những tình huống khó chịu và hiểu lầm.

6. Tôn trọng thời gian của người khác

Điều quan trọng là phải luôn đến đúng giờ và đúng thời hạn, và trong trường hợp đến muộn, hãy nhớ cảnh báo về sự chậm trễ.

Nếu bạn cảm thấy khó ước tính thời gian thực hiện một công việc, hãy bắt đầu theo dõi lịch trình của bạn thường xuyên. Ghi lại mức độ bạn làm những việc khác nhau, và dần dần bạn sẽ có thể quản lý lịch trình của mình một cách thành thạo hơn.

7. Giữ nơi làm việc sạch sẽ

Tình trạng của anh ta ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của một cá nhân nhân viên, và nếu nơi làm việc được khách hàng nhìn thấy, thì hình ảnh của toàn bộ công ty.

Hàng núi cốc chưa rửa, một số giấy tờ và ghi chú trên bàn không tốt. Mọi người xung quanh bạn có thể thắc mắc liệu một người có đang làm công việc của họ hay không nếu họ thậm chí không thể dọn dẹp bàn làm việc của mình.

8. Cẩn thận với những nơi và đồ vật sử dụng chung

Nếu bạn làm việc trong văn phòng, rất có thể bạn phải chia sẻ nhà bếp, đồ dùng văn phòng hoặc thiết bị với đồng nghiệp của mình. Sẽ dễ chịu hơn cho mọi người nếu bạn nhớ rằng những điều này là phổ biến và xử lý chúng một cách cẩn thận. Và nếu mọi người bắt đầu vứt rác sau bản thân mình, hãy quay trở lại nơi mà anh ta đã lấy một thời gian để sử dụng, và sẽ không lấy sản phẩm của người khác từ tủ lạnh.

9. Không nói quá nhiều về cuộc sống của bạn, nhưng cũng đừng hoàn toàn khép kín

Hầu như tất cả mọi người trong văn phòng đều cần biết về các vấn đề cá nhân của ai đó hoặc bữa tiệc điên cuồng mà ai đó đã tổ chức vào cuối tuần. Bạn cũng nên tránh chạm vào các chủ đề có thể gây ra nhiều tranh cãi, chẳng hạn như tôn giáo và chính trị.

Nhưng nếu bạn hoàn toàn không nói gì về bản thân, đồng nghiệp có thể coi đây là dấu hiệu của sự kiêu ngạo hoặc lạnh lùng quá mức. Một lựa chọn tốt là chia sẻ sở thích của bạn (không có chi tiết không cần thiết) hoặc ấn tượng về chuyến đi gần đây, hoặc giới thiệu một bộ phim hoặc cuốn sách bạn thích.

10. Xem xét phong cách làm việc của người khác

Một số người thích làm việc trong im lặng hoàn toàn, trong khi những người khác thích nghe nhạc ồn ào. Trong khi cung cấp cho mình một lịch trình làm việc thoải mái, bạn nên tôn trọng nhu cầu của đồng nghiệp. Ví dụ, nếu bạn cần âm nhạc để tập trung, hãy đeo tai nghe, và nếu bạn cần bật hoặc tắt đèn, trước tiên hãy hỏi xem nó có cản trở người khác không.

11. Đừng nói quá to

Điều quan trọng cần nhớ là những người khác đang làm việc xung quanh. Nhưng đối với những người có giọng nói quá cao hoặc cuốn hút tự nhiên, hoặc những người có xu hướng chuyển sang giọng cao khi cuộc trò chuyện đang hoạt hình, điều này có thể khó khăn. Họ phải thường xuyên nhắc nhở bản thân hơn những người khác rằng cách nói này có thể gây mất tập trung và khó chịu. Và nếu có một cuộc họp ở văn phòng tiếp theo hoặc một đồng nghiệp đang nói chuyện điện thoại với khách hàng, thì một giọng lớn nói về điều gì đó đặc biệt không phù hợp.

12. Tháo điện thoại trong quá trình liên lạc

Trong nhiều tình huống, việc nhìn vào điện thoại của bạn trước mặt người khác chỉ là hành động thô lỗ. Ví dụ, nếu ai đó ngồi trong cuộc họp, nói chuyện với khách hàng hoặc đồng nghiệp mà không buông điện thoại, có vẻ như anh ta đang nói rằng chủ đề của cuộc trò chuyện và người đối thoại không quan trọng đối với anh ta và không xứng đáng với thời gian của anh ta. Vì vậy, bạn nên cất điện thoại đi và nhớ tắt âm thanh trong các cuộc họp quan trọng.