12 thủ thuật đơn giản để hoàn thành công việc nhanh hơn trong Excel

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-13 03:24

Cách nhanh chóng thêm dữ liệu, tạo bảng thông minh hoặc lưu tệp chưa lưu.

1. Nhanh chóng thêm dữ liệu mới vào biểu đồ

Nếu dữ liệu mới xuất hiện trên trang tính cho sơ đồ được vẽ và cần được thêm vào, thì bạn có thể chỉ cần chọn một phạm vi có thông tin mới, sao chép nó (Ctrl + C) và sau đó dán trực tiếp vào sơ đồ (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Giả sử bạn có một danh sách tên đầy đủ (Ivanov Ivan Ivanovich), mà bạn cần chuyển thành tên viết tắt (Ivanov I. I.). Để làm điều này, bạn chỉ cần bắt đầu viết văn bản mong muốn trong cột liền kề bằng tay. Trên dòng thứ hai hoặc thứ ba, Excel sẽ cố gắng dự đoán các hành động của chúng ta và tự động thực hiện các xử lý tiếp theo. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn phím Enter để xác nhận và tất cả các tên sẽ được chuyển đổi ngay lập tức. Tương tự, bạn có thể trích xuất tên từ email, tên keo từ các mảnh, v.v.

3. Sao chép mà không phá vỡ các định dạng

Bạn rất có thể biết về điểm đánh dấu tự động hoàn thành kỳ diệu. Đây là một dấu gạch chéo mỏng màu đen ở góc dưới bên phải của ô, kéo theo đó bạn có thể sao chép nội dung của một ô hoặc một công thức vào nhiều ô cùng một lúc. Tuy nhiên, có một sắc thái khó chịu: việc sao chép như vậy thường vi phạm thiết kế của bảng, vì không chỉ công thức được sao chép mà còn cả định dạng ô. Điều này có thể tránh được. Ngay sau khi kéo chữ thập đen, hãy nhấp vào thẻ thông minh - một biểu tượng đặc biệt xuất hiện ở góc dưới bên phải của khu vực được sao chép.

Nếu bạn chọn tùy chọn Điền Không Định dạng, Excel sẽ sao chép công thức của bạn mà không cần định dạng và sẽ không làm hỏng bố cục.

4. Hiển thị dữ liệu từ bảng tính Excel trên bản đồ

Trong Excel, bạn có thể nhanh chóng hiển thị dữ liệu địa lý của mình trên một bản đồ tương tác, chẳng hạn như doanh số bán hàng theo thành phố. Để thực hiện việc này, hãy truy cập Office Store trên tab Chèn và cài đặt plugin Bing Maps từ đó. Điều này có thể được thực hiện từ trang web bằng cách nhấp vào nút Get It Now.

Sau khi thêm một mô-đun, bạn có thể chọn nó từ danh sách thả xuống Ứng dụng của tôi trên tab Chèn và đặt nó vào trang tính của bạn. Nó vẫn là chọn các ô của bạn với dữ liệu và nhấp vào nút Hiển thị vị trí trong mô-đun bản đồ để xem dữ liệu của chúng tôi trên đó. Nếu muốn, trong cài đặt plugin, bạn có thể chọn loại biểu đồ và màu sắc để hiển thị.

5. Chuyển nhanh đến trang tính cần thiết

Nếu số lượng trang tính trong tệp đã vượt quá 10, thì việc điều hướng chúng sẽ trở nên khó khăn. Bấm chuột phải vào bất kỳ nút cuộn nào của tab trang tính ở góc dưới bên trái của màn hình. Mục lục sẽ xuất hiện và bạn có thể chuyển đến bất kỳ trang nào mong muốn ngay lập tức.

6. Chuyển đổi hàng thành cột và ngược lại

Nếu bạn đã từng phải di chuyển các ô từ hàng sang cột bằng tay, thì bạn sẽ đánh giá cao thủ thuật sau:

1. Đánh dấu phạm vi.
2. Sao chép nó (Ctrl + C) hoặc bằng cách nhấp vào nút chuột phải, chọn "Sao chép" (Copy).
3. Bấm chuột phải vào ô mà bạn muốn dán dữ liệu và chọn một trong các tùy chọn Dán Đặc biệt từ menu ngữ cảnh - biểu tượng Transpose. Các phiên bản Excel cũ hơn không có biểu tượng này, nhưng bạn có thể khắc phục sự cố bằng cách sử dụng Paste Special (Ctrl + Alt + V) và chọn tùy chọn Transpose.

7. Danh sách thả xuống trong một ô

Nếu trong bất kỳ ô nào, nó phải nhập các giá trị được xác định nghiêm ngặt từ tập hợp được phép (ví dụ: chỉ "có" và "không" hoặc chỉ từ danh sách các phòng ban của công ty, v.v.), thì điều này có thể dễ dàng tổ chức bằng cách sử dụng danh sách thả xuống.

1. Chọn một ô (hoặc một dải ô) phải có giới hạn như vậy.
2. Nhấp vào nút "Xác thực" trên tab "Dữ liệu" (Dữ liệu → Xác thực).
3. Trong danh sách thả xuống "Loại" (Cho phép) chọn tùy chọn "Danh sách" (Danh sách).
4. Trong trường "Nguồn", hãy chỉ định phạm vi chứa các biến thể tham chiếu của các phần tử, sau đó sẽ thoát ra khi nhập.

8. Bàn thông minh

Nếu bạn chọn một dải ô có dữ liệu và trên tab "Trang chủ", hãy nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng" (Trang chủ → Định dạng dưới dạng bảng), thì danh sách của chúng tôi sẽ được chuyển đổi thành một bảng thông minh có thể làm được nhiều việc hữu ích:

1. Tự động kéo dài khi các hàng hoặc cột mới được thêm vào nó.
2. Các công thức đã nhập sẽ được tự động sao chép vào toàn bộ cột.
3. Tiêu đề của bảng như vậy được tự động cố định khi cuộn và nó bao gồm các nút lọc để lọc và sắp xếp.
4. Trên tab xuất hiện "Thiết kế" trong một bảng như vậy, bạn có thể thêm một hàng tổng với tính toán tự động.

9. Sparklines

Biểu đồ thu nhỏ là biểu đồ thu nhỏ được vẽ ngay trong các ô để trực quan hóa động thái dữ liệu của chúng ta. Để tạo chúng, hãy nhấp vào nút Dòng hoặc Cột trong nhóm Đường gấp khúc trên tab Chèn. Trong cửa sổ mở ra, chỉ định phạm vi với dữ liệu số ban đầu và các ô mà bạn muốn hiển thị các đường thu nhỏ.

Sau khi nhấp vào nút "OK", Microsoft Excel sẽ tạo chúng trong các ô được chỉ định. Trên tab "Thiết kế" xuất hiện, bạn có thể tùy chỉnh thêm màu sắc, kiểu của chúng, cho phép hiển thị các giá trị tối thiểu và tối đa, v.v.

10. Khôi phục các tệp chưa được lưu

Hãy tưởng tượng: bạn đóng báo cáo mà bạn đã xem xét trong nửa ngày qua và trong hộp thoại xuất hiện "Lưu thay đổi vào tệp?" đột nhiên vì một lý do nào đó bạn nhấn "Không". Văn phòng thông báo về tiếng hét xé lòng của bạn, nhưng đã quá muộn: những giờ làm việc cuối cùng đã trôi xuống cống.

Trong thực tế, có một cơ hội để sửa chữa tình hình. Nếu bạn có Excel 2010, hãy nhấp vào "Tệp" → "Gần đây" (Tệp → Gần đây) và tìm nút "Khôi phục sổ làm việc chưa được lưu" ở góc dưới bên phải của màn hình.

Trong Excel 2013, đường dẫn hơi khác: Tệp → Chi tiết → Kiểm soát phiên bản → Tệp - Thuộc tính - Khôi phục sổ làm việc chưa được lưu.

Trong các phiên bản Excel tiếp theo, hãy mở Tệp → Thông tin → Quản lý sổ làm việc.

Một thư mục đặc biệt từ phần ruột của Microsoft Office sẽ mở ra, nơi các bản sao tạm thời của tất cả các sách đã tạo hoặc sửa đổi nhưng chưa được lưu được lưu trong trường hợp như vậy.

11. So sánh hai phạm vi về sự khác biệt và trùng hợp

Đôi khi khi làm việc trong Excel, bạn cần so sánh hai danh sách và nhanh chóng tìm thấy các mục giống hoặc khác nhau trong chúng. Đây là cách nhanh nhất, trực quan nhất để làm điều đó:

1. Chọn cả hai cột được so sánh (giữ phím Ctrl).
2. Chọn tab Trang đầu → Định dạng có điều kiện → Đánh dấu Quy tắc ô → Giá trị trùng lặp.
3. Chọn tùy chọn Duy nhất từ danh sách thả xuống.

12. Lựa chọn (điều chỉnh) kết quả tính toán cho các giá trị yêu cầu

Bạn đã bao giờ điều chỉnh các giá trị đầu vào trong phép tính Excel của mình để có kết quả đầu ra như ý muốn chưa? Vào những khoảnh khắc như vậy, bạn cảm thấy mình như một người lính pháo binh dày dạn kinh nghiệm: chỉ cần vài chục lần lặp đi lặp lại "bắn dưới - bắn vượt" - và đây chính là cú đánh đã được mong đợi từ lâu!

Microsoft Excel có thể làm điều này cho bạn, nhanh hơn và chính xác hơn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút "Điều gì Nếu" trên tab "Dữ liệu" và chọn lệnh "Lựa chọn tham số" (Chèn → Phân tích điều gì nếu → Tìm kiếm mục tiêu). Trong cửa sổ xuất hiện, chỉ định ô mà bạn muốn chọn giá trị mong muốn, kết quả mong muốn và ô đầu vào sẽ được thay đổi. Sau khi nhấp vào "OK", Excel sẽ thực hiện tối đa 100 "shot" để tìm tổng số cần thiết với độ chính xác là 0, 001.