Làm thế nào để làm điều bạn nghĩ là không thể

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bí mật về năng suất của Scott Hanselman, một trong những lập trình viên nổi tiếng nhất của Microsoft.

Scott Hanselman không chỉ là một trong những chuyên gia web của Microsoft được kính trọng nhất thế giới. Anh ấy là một diễn giả tuyệt vời. Trên blog, podcast và video của mình, anh ấy nói về các tiện ích, CNTT và hiệu quả cá nhân. Đây là suy nghĩ của Scott Hanselman về năng suất.

Đừng sợ mắc sai lầm

“Đôi khi, thật hữu ích nếu mắc sai lầm. Đừng sợ làm gãy rừng,”thậm chí còn kỳ lạ khi nghe lời khuyên này từ một người siêu hiệu quả như Hanselman. Ở đỉnh cao của sự nghiệp, anh ấy dường như luôn đúng lúc cho mọi thứ: viết blog và Twitter, ghi podcast, thường xuyên phát biểu tại các hội nghị. Trong những năm gần đây, ông là đồng tác giả của hơn nửa tá cuốn sách. Mặc dù thực tế là anh ta đã có vợ và hai con.

Làm thế nào để anh ta làm điều đó? Câu trả lời không chỉ bạn quan tâm. Nhiều người bối rối: “Scott, tại sao lại có một hoạt động náo nhiệt như vậy? Em có ngủ không? " Hanselman trả lời: “Bởi vì tôi phải nhảy! Bất cứ khi nào tôi bắt đầu nghĩ rằng mình nên dừng lại, tôi lại nhớ đến meme này và cậu bé được truyền cảm hứng này."

“Bạn càng làm ít, bạn càng có thể làm được nhiều hơn. Hanselman nói rằng đây là một quy luật chia tỷ lệ điển hình. Mở rộng quy mô đang thay đổi giới hạn của bạn bằng cách thay đổi cách tiếp cận của bạn đối với năng suất.

Hanselman đã tiết lộ bí mật của mình về năng suất trong một bài nói chuyện dài 42 phút. Tất cả những lời khuyên của anh ấy, từ quy tắc một chữ cái đến việc tìm kiếm Robert Scoble của riêng bạn, đều có thể thực hiện được.

Theo ông, ông chỉ đơn giản là thích ứng các kỹ thuật năng suất của David Allen (Bắt mọi thứ hoàn thành), Stephen Covey (""), JD Meier (Nhận kết quả theo cách nhanh nhẹn), Francesco Cirillo (kỹ thuật Pomodoro) và Katie Sierra.

Sau đây là tóm tắt bài phát biểu GOTO 2012 của Hanselman và tóm tắt bài thuyết trình của anh ấy tại Webstock 2014.

Tìm kiếm các biển cảnh báo nguy hiểm

Không phải lúc nào cũng khó để giữ được sự tập trung. Internet không phải lúc nào cũng chứa đầy hàng trăm trang nội dung mới, chưa được đọc. Luồng thông tin khiến bạn phân tâm không phải lúc nào cũng liên tục. Hanselman kể lại rằng khi anh mới học lập trình, tất cả những kiến thức anh cần đều được chứa trong hai cuốn sách.

Scott Hanselman

Exabyte thông tin được tạo ra trên Internet, một nửa trong số đó là rác. Sự mất tập trung chiếm một phần ba thời gian trong ngày. Chúng tôi bị choáng ngợp, nhưng chúng tôi tự nhủ rằng chúng tôi có thể giải quyết mọi thứ, chúng tôi chỉ cần đi làm muộn.

Ngừng lại! Đây là một dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm. Nếu bạn bắt mình nghĩ rằng bạn phải thức khuya để bắt kịp lịch trình của mình, bạn có một vấn đề. Một vấn đề lớn, và giải pháp không đơn giản là "Tôi hy vọng tôi dọn dẹp tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình."

“Hy vọng không phải là một kế hoạch,” Hanselman nói. "Hy vọng đang chờ đợi khi bạn chỉ đi theo dòng chảy."

Hiểu sự khác biệt giữa năng suất và hiệu quả

Vậy bạn phải làm gì khi thấy biển báo nguy hiểm? Hanselman có một giải pháp. Nhưng trước khi tiết lộ nó, Scott định nghĩa và đối chiếu giữa năng suất và hiệu quả.

• Năng suất là đạt được một mục tiêu. Điều quan trọng là phải quyết định những gì cần làm. Năng suất là việc lựa chọn các mục tiêu và mục tiêu phù hợp, sau đó đạt được chúng.
• Hiệu quả là hoàn thành các nhiệm vụ theo cách hướng tới quy trình, công thái học nhất.

Scott Hanselman

Năng suất là làm đúng. Hiệu quả là làm những điều đúng đắn. Nói cách khác, năng suất có nghĩa là chọn một hướng đi, và hiệu quả có nghĩa là chạy nhanh theo hướng đó.

Khi bạn hiểu rằng chúng là hai thứ khác nhau, bạn sẽ hiểu chúng là những công cụ mạnh mẽ như thế nào.

Xác định ý nghĩa của công việc

Hanselman cũng tập trung vào tính ba ngôi của khái niệm "công việc" được mô tả.

1. Một công việc được xác định trước là một công việc được lên kế hoạch trước.
2. Công việc dồn dập chính là thứ khiến bạn xao nhãng kế hoạch.
3. Công việc xác định là khi bạn ngồi xuống và suy nghĩ về những gì bạn cần làm.

Theo Hanselman, cần dành nhiều thời gian hơn cho điểm thứ ba. Bạn có thường dành ra một giờ trong lịch trình của mình để suy nghĩ cẩn thận về những việc cần làm tiếp theo không? Thay vào đó, nhìn vào danh sách việc cần làm, chúng ta hoảng sợ, định hình lại danh sách việc cần làm, hy vọng sẽ vá được những lỗ hổng. Nhưng trên thực tế, danh sách chỉ phát triển từ điều này.

Hãy dành thời gian để suy nghĩ về công việc tiếp theo của bạn. Đối với các chuyên gia, việc này trung bình không quá một giờ một ngày.

Thực hiện, Ném, Ủy quyền, Trì hoãn

Hanselman nêu bật một kỹ thuật khác của Allen từ Hoàn thành mọi việc nổi tiếng của ông: Thực hiện, Bỏ qua, Ủy quyền hoặc Trì hoãn.

Đây là một giải pháp email tuyệt vời. Thực hiện một tác vụ từ email nếu mất một phút và đã được lên lịch. Nếu không, hãy bỏ, ủy quyền hoặc hoãn việc đó - làm sau hoặc ủy quyền cho người khác.

“Đừng sợ làm gãy rừng” nghe có vẻ không tự nhiên. Trên thực tế, cách làm này cho phép bạn tập trung tốt hơn vào công việc hơn là một tình huống mà gánh nặng trách nhiệm thường trực gây áp lực lên tinh thần.

Nói không là khó. Nhưng cảm giác tội lỗi gắn liền với từ "có" còn tồi tệ hơn nhiều so với cảm giác khó chịu khi phải bỏ cuộc. Ở mọi nơi, kể cả Internet, bạn có thể kiểm soát và sắp xếp các luồng dữ liệu của mình.

Để lọc thông tin và lập kế hoạch những việc cần làm, Hanselman đề xuất một ma trận quản lý thời gian.

	Cấp bách	Không khẩn cấp
Quan trọng	tôi Tình huống nguy cấp. Những vấn đề cấp bách. Các dự án và nhiệm vụ có thời hạn.	II Thiết lập các kết nối. Tìm kiếm cơ hội mới. Lập kế hoạch. Phục hồi lực lượng.
Không quan trọng	III Các cuộc trò chuyện và cuộc gọi điện thoại không liên quan. Một số loại thư từ. Một số cuộc họp. Công việc thường ngày.	IV Những việc nhỏ làm lãng phí thời gian. Thư tín. Các cuộc điện thoại. Một trò tiêu khiển nhàn rỗi.

Khi có việc gấp và quan trọng, ví dụ như vợ sắp sinh hoặc cơn đau ruột thừa xảy ra, bạn nên hành động với tốc độ cực nhanh. Nếu vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng, tốt hơn là không nên làm điều đó. Và, than ôi, chúng ta thường lãng phí thời gian cho những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Hành động gấp gáp là một thói quen xấu đối với nhiều người trong chúng ta.

Hiểu email

Scott Hanselman nhận được hàng trăm email mỗi ngày và chia sẻ cách tiếp cận của mình với Inbox.

Áp dụng quy tắc một chữ cái

Thay đổi cài đặt cho các thư đến sẽ thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận làm việc với e-mail. Tạo một thư mục cho các thư mà bạn đang ở trong bản sao và một thư mục riêng cho các thư, nơi bạn là người nhận duy nhất. Các chữ cái rơi vào thư mục đầu tiên là không quan trọng trước.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu sếp gửi cho bạn một bản sao của nhiệm vụ và sau đó hỏi, "Tại sao bạn không hoàn thành nhiệm vụ của tôi?" Câu trả lời rất đơn giản: "Tôi đã ở trong bản sao, tôi nghĩ rằng bạn chỉ đang thông báo cho tôi." Ông chủ sẽ không bao giờ làm như vậy nữa.

Là một kiến trúc sư cộng đồng tại Microsoft, Hanselman sử dụng một thư mục khác trong hộp thư của mình, bên ngoài. “Đây là những người không làm việc cho công ty, nhưng lại quan trọng đối với tôi. Tôi trả lời tất cả các email của họ,”Scott giải thích.

Không kiểm tra thư của bạn vào buổi sáng hoặc buổi tối

Thật đơn giản: bạn đã trả lời bức thư vào buổi sáng, nhận được phản hồi ngay lập tức, trả lời lại … Kết quả là, bức thư bạn dự định dành chưa đầy một giờ có thể mất nửa ngày.

Scott Hanselman

Kiểm tra thư của bạn vào buổi sáng giống như du hành thời gian. 9:00 - thức dậy, kiểm tra thư của bạn. Chúng tôi thức dậy - đã đến bữa tối, đã đến lúc đi ăn nhẹ. Và bây giờ đồng hồ đã là 14:30, đã đến giờ làm việc … Làm thế nào mà điều này xảy ra? Bạn vừa mở ứng dụng email của mình vào buổi sáng.

Hơn nữa, trả lời email vào buổi sáng (hoặc ban đêm), bạn đã quen với mọi người vào thời gian này. Bằng cách trả lời email lúc 2 giờ sáng một lần, bạn đã tạo dựng được danh tiếng về việc viết email lúc 2 giờ sáng và báo hiệu thói quen khẩn cấp của bạn.

Kiểm tra thư của bạn vào buổi trưa theo thói quen hàng ngày của bạn và ngạc nhiên về số lượng bạn có thể hoàn thành trong một ngày.

Tìm Robert Scoble của bạn

Thỉnh thoảng bạn không nên kiểm tra thư của mình vì sợ bỏ sót thứ gì đó. “Tôi thường có một hộp thư đến trống, nhưng khi tôi đi nghỉ, có thể có 500 email,” Hanselman giải thích.

Thông thường, tại các hội nghị, bạn có thể thấy các diễn giả, những người chưa kết thúc bài phát biểu của họ, có nhiều khả năng chạy đến máy tính xách tay của họ để xem tài khoản email của họ. Một người có ấn tượng rằng công việc của họ là xóa các lá thư đúng giờ.

Để loại bỏ thói quen này, Hanselman khuyên bạn nên sử dụng cái gọi là trình tổng hợp đáng tin cậy. Đây là những đồng nghiệp luôn ý thức được tình hình thời sự. Tại Microsoft, đó là Robert Scoble.

Scott Hanselman

Tôi đã được đăng ký vào hàng ngàn blog. Nhưng tại sao? Ai là người đọc blog tốt nhất thế giới? Robert Scoble! Đối với bản thân, tôi quyết định: Tôi không phải là Scoble, đọc nhiều blog như vậy là không tự nhiên. Và bạn có biết tôi đã làm gì không? Tôi bắt đầu đọc blog của anh ấy. Trong số hàng nghìn blog tôi đã theo dõi, tôi đã để lại 5 blog, đóng vai trò như một công cụ tổng hợp tin tức cho tôi. Điều này cũng giống như xem tất cả các bản tin trong ngày hoặc chỉ xem chương trình cuối cùng vào buổi tối.

Tìm "người tổng hợp đáng tin cậy" của bạn trong công ty. Để làm được điều này, bạn chỉ cần tự hỏi bản thân, ai là người luôn ý thức được những gì đang xảy ra và sẵn sàng chia sẻ điều đó với bạn?

Theo dõi dòng chảy

Bất cứ điều gì quan trọng đang xảy ra trên thế giới và trong cuộc sống của bạn, bạn chắc chắn sẽ biết về nó. Nếu ngày 11 tháng 9 tiếp theo xảy ra, bạn sẽ được thông báo.

Do đó, hãy cố gắng như trong một cái kén. Đừng để sự chú ý của bạn lung tung bằng cách nhấn Alt + Tab trong Gmail mọi lúc.

Lưu các lần gõ phím

Theo gương nhà báo và nhà truyền bá Phúc âm của Microsoft, John Adella, Hanselman kêu gọi "tiết kiệm các thao tác trên bàn phím". Ví dụ sau sẽ giải thích điều này có nghĩa là gì.

Scott Hanselman

Nếu Brian gửi cho tôi một lá thư với một câu hỏi thực sự thú vị về ASP. NET và tôi trả lời dài và đầy cảm hứng (năm đoạn văn với các ví dụ về mã, v.v.), thì tôi không chỉ đưa cho anh ấy một câu trả lời chi tiết bằng văn bản để giải quyết vấn đề của anh ấy., Tôi cho anh ta 10 nghìn lần gõ phím của họ. Nhưng cuộc đời thật ngắn ngủi, số lần nhấp chuột như vậy là có hạn - tôi sẽ không bao giờ lấy lại được chúng, tôi chỉ đưa chúng cho Brian. Đồng thời, tôi thậm chí không biết liệu anh ấy có đọc được tin nhắn của tôi hay không. Làm thế nào sau đó được? Làm thế nào để không chi tiêu mà nhân lên số lần gõ phím của bạn? Tôi đang viết một bài đăng trên blog và gửi cho Brian liên kết. Sau đó, số lần nhấp chuột của tôi sẽ nhân lên ngay cả sau khi tôi chết - bất cứ khi nào ai đó xem trang blog của tôi.

Viết thư ngắn: ba đến bốn câu. Bất cứ điều gì dài hơn sẽ có trên blog, Wikipedia, Câu hỏi thường gặp, cơ sở kiến thức hoặc bất kỳ tài liệu nào khác. Email không phải là nơi lưu trữ kiến thức; các thao tác gõ phím của bạn đang chết dần ở đó.

Hiểu hộp thư đến trong cuộc sống của bạn

Sắp xếp có nghĩa là tách, sàng lọc hoặc chọn lọc một thứ gì đó.

Một dòng thông tin liên tục không chỉ đến email của bạn mà còn đến hộp thư đến có điều kiện trong cuộc sống của bạn. Thông báo về tin nhắn trên mạng xã hội, về việc phát hành một tập mới của bộ phim truyền hình yêu thích của bạn và những thứ tương tự - chúng tôi dành thời gian cho tất cả những sự kiện nhỏ này. Điều này có nghĩa là chúng cũng cần được sắp xếp.

Hanselman đưa ra một phép tương tự có phần đáng sợ: có một trường hợp khẩn cấp trong bãi đậu xe, nhiều người bị thương. Chúng ta cần phải hành động! Công việc của bạn là dán nhãn lên ngón tay của mọi người: sống hay chết và họ nên được đối xử như thế nào. Với Inbox, chúng tôi luôn nhân đạo trong cuộc sống của mình: chúng tôi băng bó cho một bệnh nhân ung thư, trong khi một người khác sắp mất đi một cánh tay. Chúng ta làm những việc lãng phí thời gian nhưng không có giá trị.

Phân loại các luồng nhiễu thông tin (Twitter, Facebook, email, SMS, tin nhắn tức thời, v.v.) tùy thuộc vào giá trị. Nếu thứ gì đó có thể được loại bỏ một cách an toàn, hãy làm điều đó.

Loại bỏ những căng thẳng không cần thiết về tinh thần

Hãy tưởng tượng bạn đăng ký Netflix, thật vui khi có thể xem phần thứ hai của House of Cards bất cứ khi nào bạn muốn. Ví dụ, tối nay, sau khi đưa bọn trẻ đi ngủ.

Sự thật là, khi bạn đã đăng ký, bạn đã từ bỏ hành vi chủ động. Bạn không còn quyết định những gì và khi nào phải làm. Sự thúc đẩy và các gói đăng ký khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh bên ngoài và buộc bạn phải thực hiện các nhiệm vụ từ bên ngoài. Có tập phim mới không? Bạn cần phải xem - không biến mất cùng một đăng ký!

Tất cả điều này gây áp lực lên tâm lý. Bạn mang một gánh nặng tinh thần không cần thiết làm tắc nghẽn tâm trí và cản trở năng suất làm việc.

Để thứ sáu để suy nghĩ

Khi bạn nghĩ về những điều sắp tới, hãy luôn tự hỏi mình câu hỏi: Tôi có thể làm ba việc gì hôm nay, việc nào trong tuần này và việc nào trong năm nay? Đây là cái gọi là quy tắc của ba. Hanselman đã lấy nó từ người đồng nghiệp của anh ấy là giám đốc chương trình Microsoft Jay Dee Meier.

Viết ba nhiệm vụ cho hôm nay, trong tuần và trong năm.

Vào thứ Hai, khi bắt đầu một tuần mới, bạn sẽ hình dung rõ ràng về những ngày sắp tới. Thứ sáu, bạn nên dừng lại, nhìn lại một tuần làm việc đã qua và suy nghĩ. Hãy tự hỏi bản thân, “Đó có phải là một tuần thành công không? Tôi có thể đã làm một cái gì đó khác nhau? Tôi có thể thay đổi điều gì? Điều quan trọng là kết thúc mỗi ngày mà không cảm thấy tội lỗi về thời gian đã lãng phí.

Hãy thử Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật quản lý thời gian này được Francesco Cirillo đề xuất vào cuối những năm 1980. Mục đích là tập trung vào nhiệm vụ trong 25 phút và sau đó nghỉ ngơi một chút.

Hanselman đề xuất kỹ thuật này. Đồng thời, anh ấy khuyên hãy theo dõi tất cả những điều phiền nhiễu nảy sinh đối với bạn trong 25 phút. Đánh dấu vào sổ tay của bạn khi bạn nghĩ về một người bên ngoài (mất tập trung bên trong) hoặc ai đó, chẳng hạn như đồng nghiệp, làm bạn phân tâm (các yếu tố bên ngoài).

Đầu tiên bạn sẽ có khoảng sáu lần phân tâm, sau đó là một, và sau đó chúng biến mất. Kết quả là, bạn sẽ đo lường năng suất của mình bằng số lượng "cà chua" thực hiện mỗi ngày.

Nhận ra rằng bận rộn là một dạng của sự lười biếng

Timothy Ferriss

Bận rộn là một dạng của lười biếng, lười suy nghĩ và lăng nhăng.

Bận rộn, năng suất. Một số người bận rộn điên cuồng sẽ ngạc nhiên, nhưng sáng tạo và tạo ra thứ gì đó thì ngược lại với việc chỉ đi chơi.

Hanselman đưa ra ví dụ sau: một người tích cực "tweet" - có vẻ như rất bận rộn, và sau đó biến mất trong một tháng khi một dự án thực sự quan trọng xuất hiện. Khi bạn bận rộn, đơn giản là không có thời gian cho Twitter và những thứ vô nghĩa khác.

Hãy coi đó là điều hiển nhiên: đa nhiệm là một điều hoang đường

Theo Hanselman, số lượng nhiệm vụ tối ưu tại một thời điểm là một. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể xử lý nhiều công việc cùng một lúc thì bạn đã nhầm.

- nó chỉ là chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, yêu cầu thay đổi bối cảnh. Hãy để chúng tôi giải thích bằng một ví dụ. Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp này chưa: bạn đang làm việc gì đó và đột nhiên điện thoại đổ chuông? Bạn tức giận. Đây là cha của bạn, nhưng bạn vẫn còn tức giận, bởi vì ông ấy gọi bạn đến nơi làm việc vào lúc ba giờ chiều, khi bạn đã hoàn toàn tập trung. Bạn nhấc máy và nói những câu đại loại như "Xin lỗi, nhưng hình như tôi đang làm việc ở đây …" Sau đó bạn lại buồn thêm 10-15 phút. Sau đó, bạn cần phải chuyển trở lại công việc: "Vậy tôi đã nghĩ gì ở đó?"

Chuyển đổi ngữ cảnh không hoạt động. Tuy nhiên, có khả năng đa nhiệm ở mức chấp nhận được. Những việc bạn có thể làm cùng lúc:

1. Đi bộ và nhai kẹo cao su.
2. Đào tạo và nghe podcast.
3. Lái xe và nghe thư thoại.
4. Lái xe đi làm và đọc sách (trên phương tiện công cộng).
5. Lái xe để làm việc và suy nghĩ.
6. Tận dụng tốt thời gian chết.

Loại bỏ tiếng ồn tinh thần

Christopher Hawkins

Nếu điều gì đó không giúp tôi kiếm tiền, không cải thiện được cuộc sống của tôi theo một cách nào đó, thì đó là tiếng ồn tinh thần cần được xóa bỏ.

Hanselman khuyên nên thay đổi phần đầu của câu trích dẫn này của Christopher Hawkins."Nếu nó không giúp tôi mở rộng kinh doanh (trả hết nợ thế chấp, dành thời gian cho gia đình - thay thế mục tiêu chính của bạn là gì), thì đó là tiếng ồn tinh thần."

Đối với Scott, ưu tiên này là gia đình: "Mọi việc tôi làm, mọi quyết định tôi đưa ra đều nhằm mục đích nhanh chóng trở về nhà với các con".

Bài tập về nhà

Bài phát biểu của Hanselman kết thúc với bài tập về nhà sau:

1. Sắp xếp các luồng thông tin của bạn.
2. Lập kế hoạch chạy nước rút.
3. Loại bỏ phiền nhiễu.
4. Hãy xem xét: làm việc với hộp thư đến trong cuộc sống của bạn, bạn có hiệu quả hay năng suất không?
5. Xem xét danh sách công cụ cá nhân của bạn.

Lưu ý rằng Hanselman không nói một lời nào về Evernote hoặc các hệ thống khác. "Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để đọc những cuốn sách năng suất và xây dựng hệ thống, mặc dù có lẽ tất cả những gì bạn cần là danh sách việc cần làm." Có lẽ bạn chỉ cần hiểu sự khác biệt giữa khi bạn “bận rộn” và khi bạn đang làm công việc mong muốn.