6 kỹ thuật giao tiếp kinh doanh hiệu quả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Dù bạn làm việc trong lĩnh vực nào, sự phát triển trong sự nghiệp của bạn phụ thuộc nhiều vào cách bạn giao tiếp với mọi người.

1. Xem ngôn ngữ cơ thể của bạn

Theo nghiên cứu, ngôn ngữ cơ thể chịu trách nhiệm cho khoảng 55% cách người khác diễn giải trạng thái cảm xúc của bạn. Vì vậy, điều quan trọng không chỉ bằng lời nói, mà cả phi lời nói là thể hiện thái độ tích cực và mong muốn hợp tác. Rốt cuộc, không ai muốn làm việc với những người hung hăng hoặc quá chỉ trích.

• Hãy nhớ giao tiếp bằng mắt khi nói chuyện với ai đó. Nhưng thỉnh thoảng hãy nhìn ra chỗ khác, nếu không có vẻ như bạn đang muốn gây áp lực tâm lý cho người đối thoại.
• Khi thảo luận một vấn đề với bạn, hãy bày tỏ sự quan tâm và tò mò. Ví dụ, nhăn trán hoặc chống cằm lên tay.
• Giữ thẳng lưng và thư giãn. Sử dụng cử chỉ để giải thích rõ hơn quan điểm của bạn và tránh khoanh tay trước ngực để tránh tỏ ra khép kín.
• Cố gắng song song với người đối thoại. Để làm điều này, hãy ngồi đối mặt trong cuộc trò chuyện.

2. Trước hết, hãy cố gắng hiểu người đối thoại

Nhiều người chỉ lắng nghe để trả lời điều gì đó hoặc để quyết định xem điều người đối thoại nói sẽ hữu ích như thế nào đối với họ. Thay vào đó, trong cuộc trò chuyện, hãy nghĩ về những gì người kia đang thực sự muốn nói với bạn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu của anh ấy. Biết họ có thể giúp bạn đưa ra phản ứng thích hợp giúp xây dựng lòng tin.

Người đối thoại sẽ có cảm giác rằng bạn thực sự quan tâm đến ý kiến của anh ta, rằng bạn hiểu anh ta hơn những người khác. Anh ấy sẽ tích cực hơn về bạn và có nhiều khả năng làm việc với bạn trong tương lai. Cuối cùng, điều này sẽ giúp bạn đạt được điều mình muốn nhanh hơn và không có những xung đột không đáng có, đồng thời giúp đối phương cảm thấy dễ chịu.

3. Đặt câu hỏi mở

Mọi người thường cố kìm nén và không bày tỏ suy nghĩ của mình. Để xây dựng mối quan hệ tin cậy, bạn cần tìm hiểu động cơ và mong muốn thực sự của người đối thoại. Hình thành các câu hỏi theo cách mà khi trả lời bạn có thể nói nhiều hơn là “có” hoặc “không”. Và đừng quên đề cập rằng bạn sẽ không đánh giá người đối thoại về câu trả lời của mình.

Ví dụ, đồng nghiệp thường chia sẻ sự khó chịu của họ về một vấn đề nào đó. Để giúp họ, bạn chỉ cần đặt một câu hỏi mở: "Cần thay đổi điều gì để tình hình tốt hơn?" Điều này sẽ giúp chuyển trọng tâm từ chính vấn đề sang giải pháp.

Sau đó, đặt các câu hỏi bổ sung, ví dụ: "Chính xác thì ý bạn là gì?" Điều này sẽ giúp bạn nghiên cứu sâu hơn vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đồng nghĩa với việc bạn sẽ có giá trị hơn đối với đồng nghiệp và củng cố mối quan hệ của bạn với họ.

4. Trung thực

Tất nhiên, đây không phải là một phương pháp giao tiếp như một nguyên tắc sống cơ bản. Mọi người không tin tưởng những người cư xử nghi ngờ hoặc không nói điều gì đó. Trong giao tiếp công việc, đặc biệt lưu ý không được nói dối, giấu giếm những thông tin quan trọng với đồng nghiệp. Nếu không, làm việc nhóm hiệu quả sẽ không hoạt động.

Mọi người xung quanh sẽ đối xử tốt hơn và tôn trọng bạn hơn nếu bạn thành thật với họ, ngay cả khi bạn phải thừa nhận sai lầm của mình khi làm như vậy. Nhưng vẫn quan sát các biện pháp. Một số từ có thể trung thực, nhưng gây khó chịu.

5. Diễn đạt ý kiến của bạn một cách chính xác

Bằng cách đại diện cho quan điểm của người khác, bạn có thể thiết kế của riêng mình sao cho chúng được người khác chấp nhận. Điều này không có nghĩa là bạn cần phải thích ứng với những người khác. Chỉ cần đặt nó theo cách không xúc phạm người khác.

Ví dụ, sếp của bạn hỏi bạn nghĩ gì về một chiến lược phát triển mới. Còn bạn chẳng hạn, bạn không thích, bạn thấy nhiều hệ lụy tiêu cực mà sếp không để ý. Sau khi hỏi anh ấy một vài câu hỏi mở, bạn nhận ra rằng quan điểm của hai người không trùng khớp. Ông chủ rất hài lòng với chiến lược này và tin rằng nó sẽ hiệu quả.

Thay vì nói, “Tôi nghĩ đây là một ý tưởng kinh tởm, nó có quá nhiều điểm yếu”, hãy cố gắng đóng khung ý kiến của bạn theo cách để đưa điều gì đó hữu ích vào cuộc trò chuyện. Nếu bạn chỉ phê bình kế hoạch, sếp rất có thể sẽ nổi giận và không thể đưa ra những nhận xét mang tính xây dựng.

Tốt hơn nên nói: “Tôi hiểu những gì bạn đã được hướng dẫn khi bạn thực hiện kế hoạch này. Và nó thực sự có thể mang lại lợi ích cho chúng ta trong tương lai. Nhưng tôi hơi lo lắng về một số điểm, tôi đã từng gặp phải những vấn đề tương tự trước đây. Bạn có quan tâm đến ý kiến của tôi không? Sếp của bạn sẽ thấy rằng bạn là người hợp tác, không chỉ hay chỉ trích và sẽ xem xét lời nói của bạn một cách nghiêm túc.

6. Hãy chuẩn bị để chứa

Mọi người đều nói và hiểu người đối thoại theo những cách khác nhau, dựa trên lĩnh vực hoạt động, trình độ học vấn và văn hóa của họ. Vì vậy, khi giải thích điều gì đó với một người từ lĩnh vực khác, không sử dụng các từ và thuật ngữ biệt ngữ. Đưa ra một phép loại suy đơn giản và nói bằng ngôn ngữ đơn giản.

Điều này rất quan trọng, bởi vì trong quá trình làm việc, bạn sẽ phải cộng tác với những người từ các lĩnh vực hoàn toàn khác nhau. Nếu bạn không gặp họ, nhiều hiểu lầm và sai lầm có thể phát sinh. Và sự rõ ràng và hiểu biết lẫn nhau chính là nền tảng của quá trình làm việc hiệu quả của toàn đội.