7 quy tắc giao tiếp kinh doanh trong sứ giả

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Cách cư xử trong các cuộc trò chuyện, để không bị mất mặt trước khách hàng và không đóng khung đồng nghiệp.

1. Không sử dụng messenger làm kênh liên lạc duy nhất

Trò chuyện là để hiệu quả. Có thể nhanh chóng làm rõ những điểm làm việc không thể chờ đợi này. Tuy nhiên, bạn không nên dịch tất cả các thư từ công việc sang messenger: các thông điệp quan trọng bị mất trong đó (và đôi khi chúng bị xóa), và những người không chịu trách nhiệm đưa ra quyết định thường tham gia vào cuộc thảo luận về vấn đề này. Điều này chỉ làm phức tạp thêm giao tiếp.

2. Không đưa ra quyết định nghiêm túc trong thư từ

Mặc dù việc sử dụng rộng rãi các trình nhắn tin tức thời ở cả các công ty nhỏ và quốc tế, nhưng nghi thức kinh doanh vẫn chưa phân loại kênh này thành một kênh chính thức. Vì vậy, trong trường hợp có tranh chấp, sự thật sẽ dành cho người bảo đảm thỏa thuận qua email.

Sử dụng email công việc của bạn để ghi lại các thỏa thuận đã đạt được trong WhatsApp hoặc Telegram và điều phối các hành động tiếp theo.

Một lập luận khác ủng hộ khuyến nghị này là tài liệu được lưu trữ trong thư đáng tin cậy hơn, nếu cần, bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy thông tin mình cần. Trong khi đó, bạn có thể bị loại khỏi cuộc trò chuyện và bản thân người đưa tin có thể bị chặn vào ngày mai.

3. Viết ngắn gọn và trọng tâm

Người dùng Messenger không thích những tin nhắn dài cần cuộn liên tục.

Hình thành suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng, rõ ràng và tuân thủ quy tắc "một suy nghĩ, một thông điệp". Hãy tỏ ra lạc quan, không thể hiện bản thân một cách hình tượng, và tránh những từ ngữ mang tính ký sinh. Điều này làm tắc nghẽn thư từ. Thay vì mất nhiều thời gian để mô tả điều gì đó, hãy gửi một ví dụ - một liên kết hoặc một bức ảnh. Vì vậy, người đối thoại của bạn sẽ hiểu ngay bài phát biểu nói về điều gì.

4. Làm theo phong cách bài viết của bạn

Thư từ công việc trong messenger không ngụ ý giao tiếp không chính thức mà bạn có thể mua được với người bạn thân nhất hoặc mẹ của mình. Sau khi tạo một cuộc trò chuyện hoặc đối thoại, bạn không nên gửi một loạt các biểu tượng cảm xúc và sử dụng các từ mà người đối thoại của bạn có thể không biết (ví dụ: càng sớm càng tốt hoặc "chuyển tiếp").

Để chuyển từ giao tiếp cá nhân sang công việc dễ dàng hơn, hãy phân phối thư từ qua sứ giả. Vì vậy, Telegram có thể được sử dụng để liên lạc trong công việc và WhatsApp - cho cá nhân.

5. Hãy cẩn thận với các biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc trong thư từ kinh doanh từ lâu đã trở thành chủ đề của cuộc tranh luận sôi nổi. Nhưng nếu chúng ta nói về các quy tắc chung, mọi thứ ở đây khá đơn giản.

Nếu bạn vừa mới gặp một người và không gặp riêng anh ấy, đừng gửi cho anh ấy biểu tượng cảm xúc: anh ấy có thể không đánh giá cao và việc trao đổi thêm của bạn sẽ không diễn ra theo cách tốt nhất.

Khi bạn đang nhắn tin với đồng nghiệp hoặc khách hàng mà bạn biết từ lâu và hiểu cách họ phản ứng với tin nhắn, biểu tượng cảm xúc sẽ phù hợp. Tuy nhiên, ở đây tốt hơn là nên làm với bộ tiêu chuẩn, và tốt hơn là để lại các nhãn dán có Yegor Letov và tranh biếm họa của các chính trị gia nổi tiếng cho bạn bè.

6. Đừng ngại sử dụng dấu chấm hỏi thường xuyên

Nhiệm vụ chính của thư từ trong messenger là nhanh chóng nhận được câu trả lời cho các câu hỏi hiện tại. Đồng thời, nhiều người thường mô tả chi tiết bản chất của vấn đề, nhưng không giải thích những gì họ muốn nhận được từ đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Đặt câu hỏi, sử dụng dấu chấm hỏi. Điều này sẽ thu hút sự chú ý của người khác vào tin nhắn và khuyến khích họ trả lời bạn càng sớm càng tốt.

7. Kiểm tra T9

Tính năng tự động sửa sẽ tránh được những lỗi chính tả thô thiển, nhưng đôi khi nó có tác dụng ngược lại bạn. Nếu bạn gửi “proctologist” thay vì từ “productologist”, người nhận sẽ không hiểu ngay ý nghĩa. Và những người không hài hước cho lắm sẽ bị xúc phạm.

Sử dụng phiên bản máy tính để bàn của sứ giả bất cứ khi nào có thể. Trước khi gửi tin nhắn, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra lỗi và sửa chúng nếu cần.