Life hack cách nhanh chóng đặt lịch hẹn - mở quyền truy cập vào lịch của bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ một tính năng thú vị của Lịch Google có thể đơn giản hóa đáng kể các tương tác của bạn với các đối tác.

Bạn mất bao lâu để sắp xếp một cuộc gặp với bạn bè hoặc đồng nghiệp?

Trong một thế giới lý tưởng, một vài cụm từ là đủ: "Thứ Năm lúc bốn giờ?" - "Đúng!".

Trong thực tế, bạn càng phát triển năng động, càng có nhiều liên hệ và càng khó sắp xếp một cuộc họp hoặc thậm chí chỉ gọi điện trong Skype. Bạn có kinh doanh, đối tác của bạn có kinh doanh. "Quần vợt thư" vô tận của các phê duyệt bắt đầu.

Hoặc bạn là giám đốc của một công ty lớn. Tất cả nhân viên, một số đối tác, cũng như gia đình và bạn bè đều phải xem lịch trình của bạn. Và lịch trình này cũng liên tục thay đổi.

Để làm gì?

Họ sẽ hỗ trợ chúng tôi …

Kaizen và Kanban

Vì vậy, chúng tôi phải đối mặt với hai nhiệm vụ loại trừ lẫn nhau:

• quản lý ngày càng nhiều liên hệ theo lịch trình;
• dành càng ít tài nguyên cho nó càng tốt.

Điều này không khiến bạn nhớ đến vấn đề kinh điển của triết lý kaizen: Làm thế nào bạn có thể giảm chi phí và cải thiện chất lượng cùng một lúc?

Do đó, để giải quyết vấn đề, chúng ta hãy sử dụng một trong những công cụ kaizen - kanban.

Kanban đã có lúc trở thành một phương pháp tổ chức sản xuất tiên tiến, khi thay vì "đẩy" các bộ phận dọc theo băng tải (mang nguyên liệu đến, bốc dỡ và sau đó tự phân loại), kéo được sử dụng (mỗi phần tiếp theo báo hiệu cho phần trước đó như thế nào. nhiều tài liệu anh ấy cần bây giờ).

"Kéo" tương tự có thể được sử dụng trong quản lý thời gian cá nhân của bạn.

Truy cập trực tiếp vào lịch của bạn

Tại sao không đưa nó cho tất cả các đối tác? Ví dụ, có một chức năng như vậy trong Lịch Google.

1. Tổ chức một sự kiện? Bạn không cần phải thông báo cho bất kỳ ai. Những người muốn có thể tự mình nhìn thấy mọi thứ và thậm chí có thể xác nhận sự tham gia của họ.
2. Hoặc bạn thậm chí có thể cho phép các đối tác riêng lẻ (quan trọng nhất) tạo sự kiện trên lịch của bạn. Và bạn đã xác nhận nó. Cực? Chà, có lẽ.:) Nhưng có một khả năng như vậy!
3. Sự kiện có thông tin về thời gian, địa điểm và tuyển người tham gia. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho những câu hỏi không cần thiết.
4. Không cần nhật ký hay các chương trình đặc biệt. Một trình duyệt thông thường hoặc thậm chí một điện thoại thông minh sẽ làm được.
5. Sau cuộc họp, bạn có thể vẽ ra một quy trình ngắn về cuộc họp và ghi lại nó vào lịch.
6. Và hơn hết, tôi thích chức năng chồng lịch của những người khác nhau lên trên nhau:

Xem tất cả các cửa sổ hiển thị tốt như thế nào mà bạn có thể tiến hành một cuộc họp chung!

Và quan trọng nhất, tất cả những câu hỏi bất tận như "Bạn đang làm gì ở …?", "Bạn có thể ở …?" sẽ còn trong quá khứ.

Còn về quyền riêng tư?

Để giữ cho nó nguyên vẹn, bạn có thể đóng chính xác những gì bạn đang làm.

Đó là:

Đã trở thành:

Ngoài ra, bạn có thể tạo các lịch khác nhau cho công việc và cá nhân. Và chỉ cấp quyền truy cập cho nhân viên.

Toàn bộ

Hiệu quả của ngay cả một công cụ đơn giản như lịch phụ thuộc vào cách bạn sử dụng nó.

Chia sẻ lịch của bạn không chỉ có thể tăng năng suất cá nhân của bạn mà còn tăng năng suất của các nhóm nhỏ.

P. S. Tôi đã viết bài này cùng với người bạn của tôi, Vlad Epanchintsev. Cảm ơn anh ấy!

Viết trong các ý kiến

Bạn sắp xếp các cuộc hẹn như thế nào? Bạn có đang sử dụng Lịch Google không?