Bí mật chính tại sao quản lý thời gian không bắt nguồn từ bạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bạn đã nhiều lần thử sắp xếp, đọc sách quản lý thời gian chưa? Bạn có bỏ và bắt đầu lại không? Bài viết này nói về vấn đề chính đã khiến bạn bận tâm suốt thời gian qua. Đánh bại cô ấy không khó!

Bạn đã nhiều lần thử sắp xếp, đọc sách quản lý thời gian chưa? Bạn có bỏ và bắt đầu lại không?

Bài viết này nói về vấn đề chính đã khiến bạn bận tâm suốt thời gian qua. Thật dễ dàng để đánh bại cô ấy!

Quy tắc quản lý thời gian

Nó khiến bạn khác biệt với các đồng nghiệp và đối thủ cạnh tranh của mình. Bởi vì xung quanh luộm thuộm, nề nếp và hỗn loạn. Một người kết bạn với quản lý thời gian ngay lập tức bắn như đại bác.

Tôi biết điều này từ bản thân tôi.

Tôi thấy rằng hiệu quả của tôi đã tăng lên ít nhất 10 lần. Và đây không phải là một cường điệu.

Ví dụ: đây là những gì tôi đã làm trong 5 tháng của năm 2014:

• Tôi sang Thái Lan 3 tháng với vợ và con gái.
• Tôi đã đọc 31 cuốn sách (tôi đã xem xét 13 cuốn sách trong số đó).
• Đã viết 84 bài báo (cho blog của tôi và cho Lifehacker).
• Đã thực hiện 3 cuộc phỏng vấn lớn (Mann, Levitas, Tetervak).
• Tôi đã ghi lại một khóa học video lớn về quản lý thời gian.
• Ra mắt 2 dự án lớn khác.

Tôi không khoe khoang. Tôi chỉ ngạc nhiên về năng suất của chính mình. Và tôi có một cái gì đó để so sánh với …

Khi tôi nhìn lại cuộc đời của mình từ năm 16 đến 27 tuổi, tôi muốn THAM VỌNG. Thật kinh tởm khi nhận ra rằng tôi đã lãng phí thời gian của mình một cách tầm thường như thế nào. Tôi đọc cùng một cuốn sách trung bình một năm … à … 5-6 …

Biết nhận xét.

Nhưng đây là tôi … Tại sao BẠN không hiểu đúng?

Hãy tìm ra nó …

Quản lý thời gian có khó không?

Ví dụ, hãy xem cuốn sách kinh điển (tuyệt vời) của David Allen GTD - GettingThingsDone. Nó được viết bằng ngôn ngữ giáo sĩ quái dị. Ví dụ, trên trang 34:

Với điều kiện hành động ưu tiên đầu tiên không quá hai phút, hành động này phải được thực hiện ngay sau khi bạn lấy vật phẩm tương ứng ra khỏi giỏ. Nếu mất ba mươi giây để đọc ghi chú và sau đó tất cả những gì bạn cần làm là nhanh chóng khẳng định / phủ định hoặc câu trả lời khác cần được dán vào mặt sau và gửi lại, thì bạn nên đưa ra ngay lập tức.

Ngay cả khi nhiệm vụ không phải là ưu tiên, hãy giải quyết nó ngay lập tức, nếu bạn định giải quyết nó. Lý do giới hạn khoảng thời gian là hai phút là vì mất khoảng thời gian để lưu và sắp xếp tài liệu nếu bạn không có ý định kết thúc vấn đề ngay lập tức: nói cách khác, khoảng thời gian này đạt được tốc độ làm việc tối đa.

Không có gì cần được theo dõi trong quá trình thực hiện các hành động ưu tiên - chúng chỉ cần được thực hiện. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm một việc gì đó và đây không phải là hành động cuối cùng cần thiết để hoàn thành dự án, bạn cần phải tìm ra bước tiếp theo là gì và đánh giá nó theo cùng một tiêu chí. David Allen

Đây là cách toàn bộ cuốn sách được viết!

Bất cứ ai bắt đầu tìm hiểu hệ thống GTD sẽ phát điên! Bộ não của anh ấy sẽ chảy vào các trang của cuốn sách này!

Đây là một điều đáng tiếc, bởi vì không có gì khó khăn trong việc quản lý thời gian. Không có gì mà một học sinh lớp chín sẽ không hiểu.

Có, nhiều người đã nghỉ việc ở giai đoạn này, nhưng đây không phải là lý do chính.

Và lý do chính là KHÔNG HỢP LỆ

Bất tiện?

Vâng. Đó là tất cả. Bạn đã không thể thiết lập quản lý thời gian của mình một cách thuận tiện.

Nằm trên ghế sa lông và xem bóng đá rất tiện lợi. Tất cả những gì bạn cần làm là đến cửa hàng mua bia, lấy điều khiển từ xa và nhấn một nút. Rất thoải mái!

Vì vậy, suy nghĩ quan trọng đầu tiên: hệ thống quản lý thời gian phải thuận tiện.

Tại sao bạn không thể lập kế hoạch trên giấy?

Quay trở lại với David Allen và GTD của anh ấy, chúng ta thấy anh ấy phải chịu đựng như thế nào ở đó, cách anh ấy sắp xếp các trường hợp thành 42 người bố (30 ngày + 12 tháng), xếp chúng vào một số hộp, v.v.

Trong những ngày Allen mới bắt đầu nghĩ ra hệ thống của mình, nó thực sự quá biến thái. Không có gì ngạc nhiên khi việc quản lý thời gian rất bất tiện.

Hệ thống tiện lợi - nó như thế nào?

• Trực quan.
• Nhanh.
• Tự động.
• Tất cả các chức năng có sẵn trong một vài cú nhấp chuột.

Bây giờ nó là tiểu học, các bạn!

Chúng tôi có điện thoại thông minh. Chúng tôi có máy tính. Đơn giản, thoải mái nhưng mạnh mẽ.

Chúng tôi có các công nghệ đám mây cho phép bạn có quyền truy cập vào các dự án, nhiệm vụ, tất cả thông tin của chúng tôi chỉ trong một vài thao tác.

Tôi rất phẫn nộ khi những người trẻ hiện đại, được trang bị những thiết bị mới nhất, lấy ra một tờ giấy nhàu nát, một cây bút chì và bắt đầu vẽ những danh sách này.

Điều này thật là buồn cười. Và thật là xấu hổ.

Thật là xấu hổ trước những người đã phải chịu đựng những miếng dán nhãn này cách đây 30 năm.

Ý nghĩ quan trọng thứ hai: hệ thống quy hoạch nên được điện tử hóa.

Tôi sẽ đưa ra một số mẹo làm rõ hơn …

Mẹo số 1: Đề phòng những điều thô ráp

Tiện lợi - 100%! Trong trường hợp có một chút sơ suất, bất tiện nhỏ nhất, bạn nên ngay lập tức dừng lại và suy nghĩ.

Làm thế nào để sửa chữa nó? Làm cách nào để thiết lập nó?

Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi nhập nhiệm vụ, bạn nên nghĩ cách đơn giản hóa việc nhập tác vụ (ví dụ: tôi thực hiện việc này chủ yếu từ một máy đọc chính tả - điều đó thuận tiện hơn cho tôi).

Nếu bạn không thể hiểu bản chất của nhiệm vụ trong 0,1 giây, điều đó có nghĩa là bạn không biết cách hình thành nhiệm vụ rõ ràng.

Vân vân…

Mẹo số 2: Đề phòng sự gián đoạn

Nhiệm vụ mà bạn "dường như" đặt ra đã biến mất? Bạn chắc chắn nên hiểu rõ tại sao điều này lại xảy ra!

Hệ thống lập kế hoạch phải TIN CẬY. Để bạn có thể hoàn toàn tin tưởng vào cô ấy.

Điều này là hoàn toàn cần thiết. Nếu bạn không tin tưởng vào hệ thống quản lý thời gian của mình, thì bạn không bao giờ có thể thư giãn. Bạn sẽ tiếp tục giữ mọi thứ trong đầu!

Mẹo # 3: Thử nghiệm

Bộ lập lịch của bạn phải THÍCH BÊN NGOÀI.

Cho ai đó màu sắc nhẹ nhàng "dễ thương", nút sang trọng. Và ai đó gần gũi hơn với các giao diện nghiêm ngặt với các góc vuông, cổ điển, theo phong cách của Windows 98 (vâng, đúng vậy!).

Các chương trình lập lịch hiện có hàng loạt. Hãy chọn một chương trình mà nó VUI LÒNG để bạn làm việc.

Và đối với điều này, không nên có trên màn hình …

… Không có gì thêm

Mẹo số 4: Lướt bảng kế hoạch của bạn

Bảng kế hoạch điện tử có thể được tùy chỉnh và màu sắc theo ý muốn của bạn.

Những sai lầm chính:

• Thông tin trực quan thừa.
• Các chức năng, nút bấm không cần thiết.
• Các nhiệm vụ tương tự nhau.
• Màu sắc và phông chữ khác nhau không được sử dụng cho các loại nhiệm vụ khác nhau.
• Các hành động thường xuyên được thực hiện trong nhiều lần nhấp chuột (phím nóng, cử chỉ, v.v. không được sử dụng).

Nói chung, bạn có ý tưởng - bạn cần MÀI hệ thống cho đến khi bạn mất mạch.

Toàn bộ

Họ nói rằng nếu bạn giữ nhật ký của mình bằng vũ lực, thì bạn cần phải tập trung lại, viết ra mọi thứ - nó sẽ không hiệu quả. Bạn sẽ đánh rơi mọi thứ. Không sớm thì muộn.

Lập kế hoạch phải dễ dàng như thở hoặc gãi mông.

Bí quyết chính là TIỆN LỢI.

Một hệ thống tiện lợi chỉ có thể là kỹ thuật số. Chỉ những người lập kế hoạch điện tử!

Đừng lập kế hoạch trên giấy nữa!

Để đó cho bà của bạn.

Viết trong các ý kiến

Tại sao quản lý thời gian không bắt rễ trong bạn? Điều này có phải do sự bất tiện không?