Kaizen là gì và nó giúp mọi người và công ty trở thành những người tốt hơn như thế nào

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Phương pháp tiếp cận của Nhật Bản về năng suất và cải tiến liên tục.

Kaizen là gì

Đây là triết lý kinh doanh của Nhật Bản trong Kaizen / Investopedia là gì, cho phép bạn xây dựng và tổ chức công việc trong công ty. Từ "kaizen" có nhiều nghĩa, ý nghĩa chính là sự cải tiến liên tục.

Bản thân Kaizen không đưa ra một chiến lược theo lượt được thực hiện sẵn có thể được tuân theo để giữ cho mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Không có hướng dẫn sử dụng chung cho kaizen. Đúng hơn, nó là một tập hợp các ý tưởng và nguyên tắc để xây dựng.

Định đề cơ bản của kaizen diễn ra như sau: những bước nhỏ đi đúng hướng sẽ giúp bạn đạt được rất nhiều điều.

Điều này có nghĩa là để đạt được kết quả ấn tượng, bạn không cần những đổi mới căn bản mà phải làm từ từ và chậm rãi, nhưng phải làm việc hàng ngày.

Người ta tin rằng kaizen lần đầu tiên được giới thiệu bởi Hệ thống sản xuất Toyota / Toyota tại Toyota sau Thế chiến thứ hai. Và điều này đã giúp khôi phục sản xuất, gỡ lỗi quy trình làm việc và tăng lợi nhuận. Do đó, hệ thống này được sử dụng chủ yếu trong các công ty và ngành công nghiệp. Mặc dù kaizen cá nhân về nguyên tắc cũng có thể thực hiện được.

Các yếu tố của kaizen là gì

Vì không có "kinh thánh" chính thức về kaizen, có một số nhầm lẫn trong các mô tả về cách tiếp cận này.

Ví dụ, trên trang web của Viện Kaizen (vâng, có một) tác giả của cuốn sách “Kaizen. Chìa khóa cho chiến lược thành công của Nhật Bản”Masaaki Imai đưa ra Định nghĩa về Kaizen / Viện Kaizen năm yếu tố còn được gọi là cốt lõi của kaizen.

1. Tìm hiểu khách hàng của bạn. Điều này có nghĩa là bạn cần thể hiện rõ ràng chân dung của người mà bạn cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng hóa: giá trị, mong muốn, nhu cầu và nỗi đau của họ.
2. Loại bỏ thùng rác. Kaizen có liên quan chặt chẽ đến các khái niệm không lãng phí và sản xuất tinh gọn. Tuy nhiên, nguyên tắc này có thể hiểu rộng hơn: cố gắng không sử dụng bất cứ thứ gì thừa trong công việc, chỉ lấy những gì thực sự cần thiết, loại bỏ lãng phí cả vật chất và thông tin.
3. Đi đến "sản xuất". Bản gốc sử dụng từ gemba, có thể được dịch từ tiếng Nhật là "nơi diễn ra tác phẩm." Bản chất của yếu tố kaizen này là người lãnh đạo phải hiểu rõ về các quy trình làm việc và dành tất cả nỗ lực của mình để đưa ra những thay đổi ngay từ đầu ở đó.
4. Dựa trên sự kiện. Trên số liệu thống kê, những thay đổi về các chỉ số quan trọng và những con số cụ thể, chứ không phải dựa trên cảm nhận của riêng họ.
5. Truyền cảm hứng cho nhóm của bạn. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về việc thiết lập các mục tiêu cụ thể cho mọi người và giúp họ tiến tới mục tiêu đó.

Trong các nguồn khác nhau, có một số nguyên tắc khác liên quan đến kaizen.

1. Thu thập ý kiến của nhân viên. Kaizen giả định rằng mỗi thành viên trong nhóm cần được lắng nghe nếu họ có điều gì đó muốn nói. Bạn có thể cùng nhau động não, phỏng vấn 1-1 hoặc đưa ra hộp thư góp ý. Những ý tưởng mà mọi người đưa ra nên được cân nhắc và từ từ thực hiện nếu chúng đáng giá.
2. Từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo. Tốt hơn một công việc hàng ngày nhàn nhã hơn là cố gắng làm mọi thứ một cách hoàn hảo.
3. Tìm kiếm gốc rễ của vấn đề. Khó khăn và vấn đề không thể được coi là đương nhiên. Bạn cần tự hỏi bản thân ít nhất năm lần tại sao điều này lại xảy ra để đi đến tận cùng và tìm ra giải pháp.
4. Tránh hiện trạng. Điều này có nghĩa là cần phải phấn đấu không phải vì sự ổn định và cân bằng, mà là sự phát triển không ngừng.
5. Duy trì kỷ luật cá nhân. Mỗi thành viên trong nhóm cần tuân theo các quy tắc quản lý thời gian và tự làm việc.
6. Xây dựng tinh thần đồng đội. Mọi người trong công ty nên có mục tiêu, giá trị và nguyên tắc chung, rõ ràng. Nó truyền cảm hứng, động lực, giúp mọi người đi cùng một hướng và làm việc hài hòa.

Cuối cùng, bộ nguyên tắc kaizen thứ ba liên quan đến sản xuất tinh gọn. Nó bao gồm năm chữ S:

• Seiri (sắp xếp). Sắp xếp các công cụ làm việc, cách tiếp cận và nhiệm vụ, xác định những gì thực sự không cần thiết.
• Seiton (hệ thống hóa). Giữ khu vực làm việc của bạn có trật tự, tìm vị trí được xác định rõ ràng cho từng công cụ và đối tượng. Và nó không quan trọng lắm cho dù bạn làm việc ở máy, ở giá vẽ hay trong văn phòng trên bàn.
• Seiso (độ sạch sẽ). Nơi làm việc phải sạch sẽ. Loại bỏ nó vào cuối mỗi ngày.
• Seiketsu (tiêu chuẩn hóa). Thực hiện ba bước trước để tự động hóa và làm cho chúng trở thành tiêu chuẩn.
• Shitsuke (cải tiến). Kiểm tra mức độ hiệu quả của hệ thống. Khắc phục sự cố và cải thiện quy trình làm việc.

Cách thực hiện các thay đổi bằng kaizen

Hệ thống này khuyến khích mạnh mẽ cách tiếp cận Kaizen / Investopedia là gì PDCA (Plan - Do - Check - Act), hay còn được gọi là chu trình quản lý Deming - Shewhart. Rõ ràng từ việc viết tắt rằng nó bao gồm bốn giai đoạn:

1. Kế hoạch. Thay đổi không nên tự phát, trước tiên bạn cần phải phân tích tình hình và vạch ra chiến lược.
2. Hãy hành động. Trong trường hợp của kaizen, điều này có nghĩa là cố gắng thực hiện một số cải tiến nhỏ.
3. Kiểm tra nó ra. Bạn nên nghiên cứu xem bước trước đó ảnh hưởng như thế nào đến kết quả hoạt động của công ty hoặc kết quả cá nhân, so sánh các chỉ số, nói chuyện với đồng nghiệp bị ảnh hưởng bởi những thay đổi.
4. Chính xác. Nếu cần, bạn cần loại bỏ các vấn đề đã nảy sinh, thay đổi một chút cách tiếp cận hoặc từ bỏ hoàn toàn các cải tiến nếu chúng không hoạt động.

Cách làm việc hiệu quả hơn với kaizen

Ban đầu, triết lý này hướng đến các công ty và các ngành công nghiệp lớn, nhưng các nguyên tắc của nó hoạt động tốt M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Thay đổi chất lượng cuộc sống thông qua phương pháp Kaizen Cá nhân: Một nghiên cứu định tính / Tạp chí Quốc tế về Khoa học Chất lượng và Dịch vụ và cho mỗi cá nhân.

Nhà văn Robert Maurer, tác giả của Từng bước hướng tới thành tựu. Phương pháp Kaizen,”và blogger Cách áp dụng Kaizen trong cuộc sống cá nhân của bạn / Phương tiện, Gail Kurzer-Myers, đưa ra một số ý tưởng về cách đưa kaizen vào cuộc sống hàng ngày.

1. Đặt cho mình những mục tiêu nhỏ

“Khởi động công việc kinh doanh của riêng bạn” hoặc “bắt đầu kiếm được gấp đôi” nghe có vẻ như là một điều gì đó đáng sợ và choáng ngợp. Nhưng chia nhỏ những mục tiêu lớn đó thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn sẽ làm cho nó dễ dàng và rõ ràng hơn nhiều.

Ví dụ: “thu thập ý tưởng cho doanh nghiệp của bạn”, “nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh”, “tính toán chi phí”, “lập kế hoạch kinh doanh”. Bạn càng có thể nghiền nát khối khổng lồ này thì càng tốt.

Cách tiếp cận này có thể đã quen thuộc với bạn: trong quản lý thời gian cổ điển, nó được gọi là "ăn thịt một con voi".

2. Tự hỏi bản thân những câu hỏi nhỏ

Những chỉ dẫn như "Bắt đầu tập yoga mỗi sáng" là không tốt. Nhưng những câu hỏi phù hợp sẽ giúp bạn tìm thấy động lực và hiểu rõ bản thân mình:

• Tôi còn thiếu gì để tập yoga mỗi sáng?
• Tôi có thể mua gì để làm cho công việc trở nên dễ dàng và thú vị hơn, có thể là một tấm thảm mới và quần áo thoải mái đẹp?
• Những bước nhỏ nào sẽ giúp tôi hình thành thói quen này - thu dọn quần áo và một tấm thảm vào buổi tối, đọc một vài bài báo về lợi ích của yoga, đi ngủ sớm?

3. Thực hiện các bước nhỏ

Robert Maurer đưa ra một ví dụ điển hình trong cuốn sách của mình. Bác sĩ đã cố gắng thuyết phục bệnh nhân tập thể dục đều đặn 30-60 phút mỗi ngày. Bệnh nhân rõ ràng không nhiệt tình với ý tưởng. Sau đó, cô được yêu cầu chỉ diễu hành trước TV 1 phút vào mỗi buổi tối. Và cô ấy đã thành công khá tốt. Khi việc “tập luyện” như vậy trở thành thói quen, bệnh nhân tăng dần thời gian và độ khó của bài tập và do đó, thể thao trở thành một phần cuộc sống của mình.

Vì vậy, các bước nhỏ là chìa khóa cho những thay đổi lớn.

4. Bỏ rác

Và theo mọi nghĩa của từ này. Vứt bỏ giấy tờ không cần thiết, bàn chải hỏng và máy xay bị hỏng. Loại bỏ các chương trình bạn không sử dụng. Loại bỏ lãng phí thời gian và thay đổi thói quen phá hoại. Làm việc với những thái độ và suy nghĩ khiến bạn kiệt quệ và làm tâm trạng của bạn bị ảnh hưởng.

5. Giữ cho khu vực làm việc của bạn sạch sẽ và gọn gàng

Mỗi thứ đều có vị trí riêng của nó. Nó kỷ luật, giúp điều chỉnh để làm việc và tổ chức các suy nghĩ.

6. Trở nên tốt hơn mỗi ngày

Ý tưởng chính của kaizen là sự thay đổi phải diễn ra hàng ngày. Mặc dù rất nhỏ, không phải lúc nào cũng đáng chú ý.

Đi bộ hơn bình thường 10 bước, học hai từ tiếng Anh thay vì một, đọc vài trang sách, dành ít thời gian hơn 5 phút trên điện thoại so với ngày hôm qua - tất cả những điều này đều quan trọng và cuối cùng sẽ dẫn đến kết quả tốt.

Bài báo này được xuất bản lần đầu tiên vào tháng 1 năm 2013. Vào tháng 8 năm 2021, chúng tôi đã cập nhật văn bản.