Bản fax là gì và cách sử dụng nó một cách chính xác trong tài liệu

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Dấu ấn của một chữ ký chỉ hoạt động nếu nó được đồng ý trước.

Fax là gì

Bản fax theo nghĩa rộng là bản sao của bất kỳ bản gốc đồ họa nào với tất cả các chi tiết. Ví dụ, có các bản sao fax của bản thảo, tài liệu quảng cáo, bản in hoặc bản vẽ.

Theo nghĩa hẹp hơn, bản fax có nghĩa là con dấu sao chép chữ ký của một người. Đây thường là một con dấu có chữ ký trong một hình ảnh phản chiếu. Ngoài ra còn có một phiên bản kỹ thuật số của fax, được chèn vào các tài liệu điện tử. Trong mọi trường hợp, nó có thể được sử dụng để chứng thực các giấy tờ mà không cần sự hiện diện của người mà chữ ký đó thuộc về.

Nhưng nó có đáng để làm điều này và làm thế nào để sử dụng chữ ký fax đúng cách, chúng ta hãy tìm hiểu nó trong bài viết.

Rằng bạn không thể ký bản fax

Nhiều giấy tờ nghiêm trọng phải được đích thân người có liên quan ký tên. Đôi khi nó được phép ký bởi người đại diện của anh ta bằng giấy ủy quyền công chứng thay vì anh ta hoặc tài liệu đã được chứng nhận bằng chữ ký điện tử nâng cao. Những hành động này cho phép bạn đảm bảo rằng chủ nhân của chữ ký đã đồng ý với những gì đang xảy ra.

Có ít niềm tin hơn vào bản fax, vì bất kỳ ai cũng có thể "đánh" nó vào tài liệu. Do đó, họ không thể ký một số tài liệu, cụ thể là:

• giấy ủy quyền;
• thanh toán và các tài liệu khác có liên quan đến tài chính;
• Báo cáo kế toán;
• hợp đồng lao động, sổ làm việc và các tài liệu nhân sự khác;
• kỳ phiếu;
• chứng từ kế toán chính;
• hóa đơn;
• hoàn thuế.

Những gì bạn có thể ký bản fax

Bộ luật Dân sự chỉ cho phép sử dụng chữ ký fax nếu nó được pháp luật quy định hoặc các bên đã đồng ý coi đó là một dạng tương tự chữ ký viết tay của họ.

Tuyên bố về luật một ngày nào đó sẽ cho phép thông qua một quy định điều chỉnh việc sử dụng fax. Nhưng cho đến nay điều này đã được thực hiện kém ở cấp độ lập pháp. Ví dụ, một số công ước quốc tế mà Nga đã tham gia cho phép đóng dấu thay cho chữ ký ban đầu. Một lệnh khác của Rospatent cho phép, trong một số trường hợp, thay thế chữ ký của chủ tịch bằng một dấu ấn.

Tuy nhiên, về cơ bản, để chữ ký fax có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý, cần có sự thỏa thuận giữa các bên. Ở đây, mọi thứ cũng giống như với một chữ ký điện tử nâng cao không đủ tiêu chuẩn. Bản thân nó không phải là bản tương tự của một bản viết tay, nhưng nó có thể trở thành một bản nếu các bên đã đồng ý về điều này và ký kết một thỏa thuận thích hợp.

Các bên phải xác nhận thỏa thuận về việc sử dụng fax bằng chữ ký viết tay của chính họ.

Một tài liệu như vậy có thể được lập riêng hoặc được bao gồm trong văn bản của thỏa thuận chính. Trong đó, cần lưu ý thực tế về sự đồng ý của các bên và các giấy tờ được phép ký fax.

Thỏa thuận fax

Công ty trách nhiệm hữu hạn "Stark Industries" do Tổng giám đốc P. Potts làm đại diện, hoạt động trên cơ sở giấy ủy quyền ngày 2010-05-18 và Công ty trách nhiệm hữu hạn "SHIELD" do Tổng giám đốc N. Fury làm đại diện, thực hiện trên cơ sở của điều lệ, thỏa thuận về khả năng sử dụng bản fax sao chép chữ ký của người đại diện của họ khi ký hợp đồng, các hành vi và hóa đơn (trừ hóa đơn) liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.

Thỏa thuận có thể nêu rõ rằng cả hai bên sử dụng fax hoặc chỉ cho phép một trong số họ làm như vậy.

Nếu chữ ký fax được sử dụng trong nội bộ, nên ban hành một điều khoản riêng. Trong đó phải chỉ rõ các trường hợp được phép thay thế chữ ký gốc của người đứng đầu cơ quan fax, người có trách nhiệm lưu giữ con dấu và làm việc với con dấu đó.

Trong mọi trường hợp, bản sao của chữ ký nên được giữ ở một nơi an toàn để ngăn chặn việc sử dụng trái phép.

Lấy dấu fax ở đâu

Theo quy định, bản fax được sản xuất bởi các tổ chức giống như tem và con dấu thông thường. Không có hạn chế nào ở đây, vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ công ty nào dựa trên chi phí dịch vụ và đánh giá.