Lỗi lập lịch là gì và cách ước tính đúng thời hạn

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Sáu cách mà bạn có thể thực hiện trong công việc và trong cuộc sống hàng ngày.

Lỗi lập kế hoạch là gì

Trong ba năm qua, tôi đã sơn năm căn phòng trong nhà của mình. Tôi bắt đầu với phòng ngủ và dự định xử lý nó trong một tuần. Tuy nhiên, cú chạm cuối cùng được thực hiện chỉ một tháng sau đó.

Bạn có nghĩ rằng, sau khi bắt đầu căn phòng thứ hai, tôi đã dự kiến một tháng để sơn nó? Nhưng không. Tôi chắc chắn rằng: vì tôi đã làm đầy tay rồi, thì tôi chắc chắn sẽ hoàn thành vào cuối tuần, tối đa - vào ngày hôm sau. Nhưng tôi lại mất một tháng. Như với mỗi phòng khác. Bên cạnh nhà bếp, nó thậm chí còn mất nhiều thời gian hơn.

Mỗi lần chuẩn bị sơn một phòng khác, tôi dự tính trong một hoặc hai tuần nữa là mọi thứ sẽ sẵn sàng. Kinh nghiệm cho tôi biết rằng tôi sẽ không bao giờ làm điều đó trong vòng chưa đầy một tháng. Tuy nhiên, thật khó để từ bỏ niềm tin rằng lần này mọi thứ chắc chắn sẽ diễn ra nhanh hơn.

Sự tự tin thái quá này khiến chúng ta đánh giá thấp thời gian cần thiết để giải quyết vấn đề có một cái tên: sai lầm trong việc lập kế hoạch. Khái niệm này được đưa ra vào cuối những năm 70 bởi các nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky.

Các nhà khoa học giải thích rằng khi lập kế hoạch, mọi người thường bỏ qua những kinh nghiệm trong quá khứ của họ. Trong trường hợp của tôi, thực tế là tôi phải mất một tháng để sơn phòng mỗi lần. Thông thường chúng tôi chỉ tập trung vào nhiệm vụ phía trước: căn phòng này nhỏ, có nghĩa là sẽ không mất nhiều thời gian để sơn nó.

Daniel Kahneman nói chi tiết về điều này trong cuốn sách Nghĩ chậm … Quyết định nhanh. Ông lập luận rằng các lỗi lập kế hoạch thường liên quan đến hai điều:

1. Chúng tôi không xem xét chúng tôi đã mất bao lâu để hoàn thành các nhiệm vụ tương tự trong quá khứ.
2. Chúng tôi giả định rằng chúng tôi sẽ không phải đối mặt với các biến chứng gây ra sự chậm trễ.

Đánh giá sai thời gian dẫn đến điều gì?

Theo Viện Quản lý Dự án, chỉ hơn một nửa tổng số dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Nhưng có một điều bạn nên đánh giá thấp thời gian sơn một căn phòng (nó sẽ chỉ mang lại cho bạn một chút bất tiện). Lại là một sai lầm tương tự khi đánh giá các nhiệm vụ và dự án công việc. Ở đây hậu quả có thể nghiêm trọng hơn nhiều.

Tốt nhất, điều này sẽ dẫn đến việc bạn hoặc nhóm của bạn phải làm việc ngoài giờ. Tệ nhất - thiếu ngân sách, lợi nhuận nhỏ, không hài lòng với ông chủ và khách hàng.

Cách đánh giá nhiệm vụ một cách chính xác

Bạn cần phải ngừng lập kế hoạch, tin tưởng vào một trực giác. Tốt hơn là sử dụng các kỹ thuật đặc biệt.

1. Xây dựng dựa trên kinh nghiệm trước đó

Các nhà tâm lý học Kahneman và Tversky khuyến nghị: trước khi bắt đầu công việc, bạn không chỉ cần đánh giá những việc cần làm mà còn phải ước lượng thời gian thường dành cho những công việc đó.

Ví dụ: bạn cần tạo một tính năng mới cho ứng dụng dành cho thiết bị di động - tìm hiểu xem nhóm của bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ tương tự. Nếu bạn muốn viết một bài đăng trên blog 4.000 từ, hãy tìm dữ liệu về thời gian bạn đã mất bao nhiêu giờ hoặc ngày trong lần trước.

Nếu bạn đang làm việc một mình, cách dễ nhất để thu thập thông tin này là sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian. Áp dụng nó với các loại nhiệm vụ khác nhau và sau đó sử dụng các báo cáo được tạo sẵn.

Đối với các hoạt động nhóm, phần mềm quản lý dự án rất hữu ích. Hầu hết trong số họ sử dụng một số phương pháp thu thập dữ liệu, chẳng hạn như tính đến thời gian làm việc thực tế và xây dựng biểu đồ Gantt.

2. Nhờ người khác đánh giá nhiệm vụ của bạn

Năm 1994, tạp chí của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ "Nhân cách và Tâm lý xã hội" đã công bố kết quả của năm nghiên cứu do Roger Buhler, Dale Griffin và Michael Ross thực hiện.

Họ xác nhận rằng mọi người thường mắc lỗi lập kế hoạch như mô tả của Kahneman và Tversky. Nhưng một điều khác đã được đưa ra ánh sáng: chúng ta thường đánh giá sai chi phí cho các nhiệm vụ của chính mình, nhưng chúng ta có thể dự đoán khá rõ rằng người khác sẽ mất bao lâu.

Các nhà nghiên cứu yêu cầu những người tham gia nghiên cứu đoán xem một người khác sẽ mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Khi trả lời, họ thường đề cập đến kinh nghiệm hiện có. Và ngay cả khi anh không có mặt ở đó, những đánh giá của họ hợp lý hơn nhiều so với kết luận của những người được cho là thực thi nhiệm vụ.

Điều này là do chúng ta thường rất lạc quan về khả năng của mình. Và khách quan hơn nhiều khi nói đến người khác. Vì vậy, thay vì cố gắng tự đánh giá nhiệm vụ, hãy nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp làm giúp bạn.

3. Tạo phạm vi thời gian và tính đến khả năng bị chậm trễ

Có những điều nổi tiếng đã biết - những điều mà chúng ta biết rằng chúng ta biết chúng. Ngoài ra còn có những ẩn số đã biết - những điều mà chúng ta biết mà chúng ta không biết. Nhưng vẫn còn đó những ẩn số chưa được biết - đó là những điều mà chúng ta không biết, chúng ta không biết chúng.

Donald Rumsfeld chính trị gia người Mỹ

Trích dẫn này thường được tham khảo trong quản lý dự án. Để giải thích cho những ẩn số chưa biết mà Rumsfeld nói đến, các giám đốc điều hành sử dụng cái mà họ gọi là hình nón của sự không chắc chắn. Nó được thiết kế để hiển thị phạm vi thời gian mà một tác vụ có thể yêu cầu.

Khi bạn lần đầu tiên bắt tay vào thực hiện một dự án, bạn vẫn còn biết rất ít về nó. Do đó, thời gian thực tế để hoàn thành nó có thể thay đổi rất nhiều so với dự báo. Bạn nghĩ rằng công việc sẽ mất hai ngày, nhưng thực tế có thể mất tám ngày. Hoặc chỉ một vài giờ.

Nhưng khi quá trình tiến triển, phạm vi này sẽ thu hẹp lại. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể nói chính xác bạn cần bao nhiêu thời gian vào cuối - khi dự án hoàn thành.

Tuy nhiên, hình nón của sự không chắc chắn cho phép ước tính chính xác hơn. Nếu bạn không biết nhiều về một dự án sắp tới, hãy chia thời gian chạy ước tính cho bốn để tìm đầu dưới của phạm vi và nhân với cùng một để xác định giới hạn trên. Ví dụ, kết quả sẽ là từ 1 đến 16 ngày.

Nếu phạm vi lớn như vậy không phù hợp với bạn, chỉ sử dụng giới hạn trên cho kế toán - sau đó, có lẽ, công việc sẽ mất 16 ngày. Đây không phải là con số chính xác nhất nhưng rất có thể nó gần với thực tế hơn so với dự đoán ban đầu của bạn.

4. Đánh giá vấn đề trên ba điểm

Phương pháp này sẽ giúp bạn khách quan hơn. Đối với mỗi nhiệm vụ, bạn cần đưa ra đánh giá:

• kịch bản hay nhất;
• tình huống xấu nhất;
• kịch bản có thể xảy ra nhất.

Con số đầu tiên rất có thể sẽ khớp với dự đoán ban đầu của bạn. Việc đánh giá tình huống có thể xảy ra nhất có thể dựa trên dữ liệu thực nghiệm mà bạn có. Và khi đánh giá điều tồi tệ nhất, bạn cần cân nhắc xem sẽ mất bao lâu nếu mọi thứ diễn ra không như ý muốn.

Với ba số, hãy tính giá trị trung bình. Ví dụ: nếu tình huống tốt nhất là ba ngày, khả năng xảy ra là năm ngày và xấu nhất là chín, chỉ cần thêm: 3 + 5 + 9 = 17. Sau đó chia số đó cho ba. Trung bình là 5, 67 ngày - đây là dự báo của bạn về thời gian cần thiết.

5. Tính tỷ lệ lỗi

Steve Pavlina, tác giả của Khóa học Phát triển Cá nhân dành cho Người Thông minh, khuyên bạn nên tính hệ số về mức độ sai lầm của bạn trong việc lập kế hoạch. Trong tương lai, số này có thể được sử dụng cho tất cả các nhiệm vụ của bạn.

Đưa ra ước tính thời gian cho một số nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành trong tương lai gần. Viết ra các giả định của bạn. Sau khi hoàn thành công việc, hãy ghi lại xem cuối cùng bạn đã tiêu bao nhiêu.

Thêm tất cả các thời gian đã lên lịch với nhau. Làm tương tự với thực tế. Bây giờ chia tất cả thời gian thực tế cho ước tính ban đầu - bạn sẽ có được tỷ lệ bạn muốn.

Ví dụ: bạn ước tính rằng sẽ mất 12 giờ để hoàn thành một số nhiệm vụ. Cuối cùng, chúng tôi đã tiêu tốn 15. Tỷ lệ lỗi: 15/12 = 1,25. Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn 25% so với kế hoạch.

Bây giờ, hãy luôn nhân các ước tính ban đầu của bạn với hệ số sai số - và chúng sẽ chính xác hơn.

6. Tiến hành đánh giá vào những thời điểm kém hiệu quả nhất trong ngày

Nhà phân tích và tác giả văn học kinh doanh người Mỹ Daniel Pink trong cuốn sách Timehacking. Khoa học giúp chúng ta làm mọi việc đúng giờ như thế nào”đã lao vào nghiên cứu liên quan đến kiểu thời gian của chúng ta - đồng hồ bên trong.

Anh ấy đã nghiên cứu cách chúng ảnh hưởng đến cảm giác của chúng ta trong suốt cả ngày. Và tôi phát hiện ra rằng kiểu thời gian không chỉ kiểm soát hoạt động thể chất và tinh thần của chúng ta mà còn xác định thời điểm chúng ta sáng tạo nhất trong ngày và thời điểm chúng ta có xu hướng suy nghĩ tích cực và tiêu cực.

Pink trích dẫn nghiên cứu của Scott Golder và Michael Macy, những người đã phân tích tâm trạng của mọi người trên Twitter. Họ phát hiện ra rằng các bài đăng của người dùng thường không mấy tích cực trong thời gian năng suất thấp.

Đối với hầu hết mọi người, sự sụt giảm này xảy ra vào giữa ngày, ngay sau bữa trưa. Theo Golder và Macy, không chắc bạn sẽ có tâm trạng tốt trong thời gian này. Điều này có thể giúp bạn tránh quá tự tin và lạc quan, đồng thời lập kế hoạch hiệu quả hơn.

Do đó, bản chất của phương pháp thứ hai là đánh giá các nhiệm vụ khi năng suất đang giảm sút. Đây là khoảng sáu giờ sau khi thức dậy. Nhưng bạn có thể chỉ đợi cho đến khi cảm giác phân tán và mệt mỏi ập đến.

Dựa trên kết quả công việc, hãy kiểm tra xem bạn đã đến gần với thực tế chưa bằng cách lên kế hoạch thời gian theo cách này.

Sự hiểu biết rất rõ về lỗi lập kế hoạch sẽ giúp bạn đánh giá đúng các nhiệm vụ. Bạn có thể không kiểm soát được xu hướng đánh giá quá cao khả năng của bản thân. Nhưng nếu bạn nhận ra sự lạc quan quá mức ảnh hưởng đến mức nào và cố gắng giảm bớt ảnh hưởng này, thì bạn sẽ trở nên quản lý thời gian tốt hơn nhiều.