Cách phân quyền hợp lý các nhiệm vụ công việc

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Các mệnh lệnh, không quan tâm đến lợi ích của nhân viên và thiếu lòng biết ơn không phải là cách tiếp cận hiệu quả nhất để phân phối nhiệm vụ trong nhóm.

Một nhà lãnh đạo giỏi không phải là người tự mình gánh vác mọi thứ, mà là người có khả năng tập hợp một đội mạnh hiệu quả và phân phối trách nhiệm một cách thành thạo, kể cả những trách nhiệm không có kế hoạch.

Ủy quyền, tức là ủy thác nhiệm vụ từ nhân viên này sang nhân viên khác, giúp tăng mức độ gắn kết trong nhóm và trung bình những người quản lý thành công trong việc này sẽ mang lại cho công ty của họ doanh thu cao hơn 33% so với những người khác.

Nhưng chỉ nói "làm điều này" là sai. Một giọng điệu ra lệnh, một nhiệm vụ được lên lịch kém, thiếu lời giải thích - tất cả những điều này có thể gây ra sự từ chối và kết quả là kết quả không tốt nhất.

Chuyên gia Lauren Landry của Trường Kinh doanh Harvard đã nói về các quy tắc sẽ giúp ủy quyền hiệu quả và cải thiện hiệu suất.

1. Đánh giá năng lực của nhân viên

Có những nhiệm vụ không thể ủy quyền. Ví dụ, họ là một phần không thể thiếu trong trách nhiệm của bạn. Hoặc một nhân viên khác không có kiến thức và trình độ để thực hiện các công việc đó. Hoặc ngược lại, chúng đơn giản hơn nhiều so với những gì anh ta thường làm. Ví dụ, yêu cầu giám đốc bán hàng hoặc kiểm toán viên tìm một bậc thầy để sửa chữa máy pha cà phê văn phòng, nói một cách nhẹ nhàng là không phù hợp.

Nói chung, trước khi giao phó một việc gì đó cho ai đó, bạn nên tự hỏi bản thân:

• Một người sẽ đương đầu với nhiệm vụ này? Liệu anh ấy có đủ thời gian hay nó sẽ can thiệp vào những trách nhiệm khác của anh ấy?
• Liệu nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng? Hay bạn phải đưa anh ấy cập nhật quá lâu để có thể tự làm hoặc tìm một chuyên gia khác sẽ dễ dàng hơn? Giả sử bạn cần lập một báo cáo về công việc của nhóm trong một dự án, nhưng đồng nghiệp mà bạn muốn giao phó chưa bao giờ làm điều này, điều đó có nghĩa là công việc kinh doanh sẽ hoạt động chậm chạp, có tiếng kêu và bạn có thể phải làm lại mọi thứ.
• Nhiệm vụ này sẽ giúp nhân viên cải thiện một số kỹ năng, tích lũy kinh nghiệm? Đây là tùy chọn, nhưng nó sẽ rất tốt.
• Có nhân viên nào có thể xử lý tốt hơn không?

2. Cố gắng đáp ứng sở thích và nhu cầu của mọi người

Ví dụ, bạn cần tổ chức team building cho cả tập thể nhưng lại không có nhân viên đặc biệt cho việc này. Nhưng có một người rất mạnh về giao tiếp và muốn học hỏi kinh nghiệm tổ chức sự kiện, đào tạo và quản lý nhân sự. Bạn có thể giao nhiệm vụ này cho anh ta.

Hoặc công ty tạm thời bị bỏ lại mà không có chuyên gia SMM, nhưng có một người thông thạo các thuật toán của mạng xã hội và sẽ không ngại thử sức với lĩnh vực tiếp thị.

Tất nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được. Có những nhiệm vụ nhàm chán không ai thích. Tuy nhiên, sẽ không thừa nếu đánh giá một cách nghiêm túc về nhóm và nghĩ xem nhiệm vụ mới có thể mang lại lợi ích cho ai.

3. Đặt nhiệm vụ một cách chính xác

Khi nói chuyện với một nhân viên, hãy giải thích lý do tại sao bạn muốn giao phó nhiệm vụ cho anh ta, nó có thể hữu ích như thế nào cho công ty và cho cá nhân anh ta. Nhớ khen ngợi và liệt kê những điểm mạnh của anh ấy đã ảnh hưởng đến lựa chọn của bạn. Lịch sự đi.

Hãy cho chúng tôi biết chi tiết về nhiệm vụ. Có mục tiêu và thời gian rõ ràng. Cung cấp tất cả các tài liệu được yêu cầu và các thông tin khác. Sẽ rất tốt nếu tất cả các tài liệu cần thiết được rõ ràng và có cấu trúc, để nhân viên không phải mất nhiều giờ để tìm ra cái gì.

4. Cung cấp thông tin liên lạc bình thường và bầu không khí thoải mái

Hãy cho người ấy biết rằng bạn luôn ở bên để giúp đỡ, gợi ý, giải đáp thắc mắc. Cảnh báo rằng nếu vì lý do nào đó mà anh ấy không đối phó hoặc bỏ lỡ thời hạn, anh ấy sẽ có thể nói chuyện với bạn và cùng nhau tìm ra điều gì đó.

Hỏi xem anh ta cần gì để hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể cần cung cấp cho anh ta thông tin bổ sung hoặc, ví dụ, giải phóng anh ta khỏi các công việc hiện tại.

Điều quan trọng là phải giữ sự thân thiện, để nhân viên không thực sự ngần ngại liên hệ với bạn nếu có vấn đề gì xảy ra.

5. Hãy ở bên an toàn

Khi bạn tự mình hoàn thành một nhiệm vụ, bạn hoàn toàn kiểm soát được tình hình. Nếu người khác đảm nhận công việc, có thể có hàng triệu vấn đề có thể dẫn đến kết quả kém hoặc bị trễ thời hạn.

Hãy suy nghĩ trước những gì bạn sẽ làm trong trường hợp diễn biến không thuận lợi của các sự kiện. Hãy chuẩn bị để tự mình đảm nhận nhiệm vụ hoặc nhanh chóng thuê người khác.

Cố gắng coi những tình huống này không phải là một thất bại, mà là một trải nghiệm sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhóm của mình, khả năng của đội và mức độ tổ chức.

6. Hãy kiên nhẫn

Đúng vậy, có những việc bạn tự làm sẽ nhanh hơn là giao phó cho ai đó, sau đó dành thời gian trả lời các câu hỏi và theo dõi kết quả.

Điều quan trọng cần nhớ là bạn không phải là một dàn người, và để làm việc hiệu quả, bạn cần phát triển nhóm của mình, cho nhân viên cơ hội để làm điều gì đó mới, trở nên có năng lực hơn, học hỏi, kể cả từ những sai lầm của bạn.

Điều này có nghĩa là bạn phải kiên nhẫn nếu ai đó đặt quá nhiều câu hỏi hoặc giải quyết công việc chậm hơn bạn mong đợi.

7. Đưa ra và yêu cầu phản hồi

Khi nhiệm vụ được hoàn thành, hãy nhớ nói cho nhân viên biết bạn đánh giá công việc của anh ấy như thế nào: bạn thích gì và bạn sẵn sàng khen ngợi điều gì, điểm nào có thể cải thiện, điều gì nên làm cho việc này và điều gì cần tìm trong Tương lai.

Hãy chính xác. Không chửi thề, không cao giọng, không hạ giá, chỉ trích vô cớ. Hãy chắc chắn bắt đầu bằng lời khen ngợi và sau đó nhẹ nhàng nói về những gì cần phải hoàn thành.

Nếu nhiệm vụ đối với người đó là mới và khó, hãy hỏi anh ta xem anh ta đã thực hiện nó như thế nào. Điều gì dễ và điều gì không, điều gì thú vị và điều gì không thích, cách anh ấy tự đánh giá kết quả, điều anh ấy muốn cải thiện và cách anh ấy dự định thực hiện nó.

8. Đừng quên nói lời cảm ơn

Và không chỉ một đối một, mà còn công khai, đặc biệt nếu nhiệm vụ không dễ dàng. Khen ngợi người đó trước toàn đội, cho anh ta thêm một ngày nghỉ, đánh dấu là nhân viên xuất sắc nhất, nếu công ty thực hiện điều này.

Ngoài ra, bạn không nên chiếm đoạt thành quả lao động của người khác. Thay vì nói “Tôi đã tổ chức xây dựng nhóm” hoặc “Tôi đã chuẩn bị báo cáo”, tốt hơn nên nhấn mạnh rằng bạn đã cùng nhau chuẩn bị mọi thứ và đồng nghiệp của bạn đã giúp đỡ rất nhiều. Mọi người đánh giá cao việc được ghi nhận công lao của họ, khiến họ gắn bó và trung thành hơn với công ty.