5 bước để tạo năng suất theo phương pháp KonMari

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Mẹo từ cuốn sách mới của Marie Kondo, tác giả của cuốn sách Magic Cleaning bán chạy nhất.

Phương pháp KonMari là một cách tiếp cận để thu dọn và tổ chức không gian mà Mari Kondo đã phát minh và mô tả trong cuốn Dọn dẹp kỳ diệu bán chạy nhất của cô. Vào tháng 4 năm 2020, cô cùng với giáo sư quản lý Scott Sonenschein đã phát hành một cuốn sách mới, Niềm vui nơi làm việc: Tổ chức cuộc sống chuyên nghiệp của bạn. Nó cho bạn biết cách sắp xếp nơi làm việc và lịch trình để bạn có thể tận hưởng công việc của mình. Cuốn sách vẫn chưa được dịch sang tiếng Nga. Dưới đây là một số hướng dẫn cơ bản từ nó.

1. Bắt đầu một ngày của bạn với một nghi lễ

Một chuỗi hành động đơn giản sẽ thiết lập cho bạn một ngày làm việc hiệu quả và giúp cắt bỏ những suy nghĩ phân tâm. Bản thân Marie Kondo sử dụng máy khuếch tán hương thơm với các loại tinh dầu, mùi hương mà cô ấy gắn liền với công việc và giúp tập trung. Bạn có thể nghĩ ra một nghi thức đơn giản khác cho mình: uống cà phê, viết nhật ký, thiền hoặc một bài tập ngắn, nghe nhạc vui vẻ.

Các nghi lễ đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc tại nhà để tách biệt cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Nhưng trong văn phòng, bạn có thể sử dụng chúng nếu có nhu cầu như vậy.

2. Giữ cho màn hình của bạn có thứ tự

Marie Kondo tin rằng đây là nền tảng của việc tổ chức ngày làm việc. Một chiếc bàn sạch sẽ, không có những vật dụng không cần thiết có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, bình tĩnh hơn và hạnh phúc hơn. Kết quả nghiên cứu được lặp lại rằng nơi làm việc ngăn nắp giúp giảm căng thẳng, tăng khả năng tập trung và tăng năng suất.

• Trên bàn chỉ nên có những vật dụng mà bạn cần cho công việc ngày hôm nay. Nếu bạn chủ yếu làm việc bên máy tính và thỉnh thoảng nhận cuộc gọi, thì hãy chỉ để máy tính và điện thoại. Không có dụng cụ tổ chức văn phòng phẩm với bút đánh dấu và kẹp giấy uốn cong, không có sổ ghi chú và mẩu giấy.
• Tất cả những thứ bạn có thể cần, nhưng không cần ngay bây giờ, hãy phân chia theo danh mục và cất trong ngăn kéo hoặc trên kệ trong những chiếc hộp giống hệt nhau có chữ ký.
• Bạn có thể (và nên làm!) Đặt một đồ vật lên bàn khiến bạn "bừng lên niềm vui". Đây là một khái niệm quan trọng trong triết học KonMari, có nghĩa là một sự vật phải mang theo những cảm giác, ký ức và liên tưởng dễ chịu. Marie Kondo tự tay đặt một viên pha lê hoặc một lọ hoa tươi trên bàn. Thêm ý tưởng: ảnh của người thân hoặc gia đình, đồ chơi chống trầm cảm, hoa trong chậu, vật lưu niệm.
• Tốt hơn là loại bỏ giấy tờ và lưu trữ thông tin quan trọng dưới dạng kỹ thuật số. Các tài liệu có con dấu và chữ ký, những tài liệu thực sự cần thiết phải có trong bản gốc, nên được chia thành các loại và gấp vào các cặp hoặc các giá đỡ đặc biệt theo chiều dọc.
• Nhiều việc vì công việc, hãy thành thật, đừng gây ra những “tia sáng vui vẻ” mà không thể vứt bỏ. Marie Kondo sau đó khuyên bạn nên mua những hộp và hộp đựng mà bạn thích. Các thùng đựng văn phòng phẩm có màu sắc tươi sáng và các túi đựng có dây nhiều màu sắc giúp giữ các vật dụng gọn gàng hơn và thú vị hơn khi sử dụng.
• Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy giữ tất cả các dụng cụ và giấy tờ trong hộp hoặc hộp đựng. Đầu tiên, vào cuối ngày, chiếc hộp rất dễ đóng và cất đi để vẽ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Thứ hai, theo hình thức này, rất thuận tiện để chuyển đồ vật từ phòng này sang phòng khác (ví dụ, nếu lần đầu tiên bạn làm việc trong phòng ngủ hoặc trong nhà bếp, sau đó quyết định chuyển sang phòng khách).
• Dành một ngày mỗi tháng để dọn dẹp nơi làm việc của bạn. Loại bỏ mọi thứ không mang lại niềm vui và bạn đã không sử dụng trong một thời gian dài.

3. Quăng cả thùng rác kỹ thuật số

Nó chiếm dung lượng trong bộ nhớ của thiết bị, ngăn bạn tìm thấy thông tin bạn cần và làm hỏng tâm trạng của bạn. Hàng trăm email chưa mở trong hộp thư đến của bạn và hàng trăm bài báo chưa đọc trong Pocket khiến bạn không muốn đến đó.

Các nguyên tắc vốn đã quen thuộc với những người hâm mộ phương pháp KonMari áp dụng cho việc loại bỏ sự lộn xộn của không gian kỹ thuật số. Cần phải phân chia đồ vật thành các loại và vứt bỏ những gì không gây ra “niềm vui”. Bạn nên hành động nhanh chóng, khai báo các tệp và thư mục trong một lần, không do dự và không để cho mình cơ hội bám vào những thứ rác không cần thiết.

Tất cả tài sản kỹ thuật số của chúng tôi có thể được chia theo điều kiện thành nhiều loại: tệp (tài liệu, ảnh), thư và tin nhắn, đăng ký, ứng dụng và dịch vụ. Để loại bỏ phần dư thừa, bạn phải giải quyết từng danh mục.

• Các tập tin. Tạo hai thư mục. Đặt những gì mang lại niềm vui vào một cái, và những tài liệu và ảnh quan trọng và hữu ích vào cái kia. Những thứ quan trọng là những thứ bạn thực sự sử dụng và không giữ trong nhiều năm. Tất cả mọi thứ không rơi vào một trong hai hoặc khác phải được xóa. Sau khi bạn loại bỏ phần thừa, hãy chia các tệp trong hai thư mục thành các danh mục tùy thích.
• Thư từ và tin nhắn. Đầu tiên, hãy dọn sạch thư mục Thùng rác và Thư rác. Hủy đăng ký những thư bạn không đọc. Phần còn lại của các chữ cái, cũng như các tệp, có điều kiện phân chia thành các chữ cái vui vẻ và quan trọng, sau đó gán các nhãn cần thiết cho chúng. Loại bỏ phần thừa.
• Đọc chậm. Nếu bạn đã hoãn việc xuất bản vài tháng trước và vẫn chưa đọc nó, hãy xóa nó. Nếu bạn đã đọc nó, nhưng thông tin không hữu ích và bạn không muốn quay lại nó - điều tương tự.
• Đăng ký và Ứng dụng. Chỉ để lại những gì hài lòng hoặc rất, rất cần thiết. Ví dụ: nếu bạn kiểm tra 20 nguồn tin tức khác nhau cho công việc, bạn không thể đi đâu cả, nhưng trong cuộc sống bình thường, bạn hầu như không cần nhiều tin tức như vậy - hãy hủy đăng ký. Điều này cũng tương tự với các ứng dụng: bạn rõ ràng không cần đến 5 trình theo dõi thói quen hoặc nhật ký khác nhau.

4. Ưu tiên các nhiệm vụ

Theo Marie Kondo, chúng ta dành một phần lớn thời gian của mình cho nhiều thứ gây xao nhãng và nhiệm vụ khẩn cấp thực sự không phải như vậy. Do đó, hãy cố gắng không rơi vào bẫy của sự khẩn cấp và đừng vội vàng trả lời ngay lập tức mọi tin nhắn hoặc thực hiện các nhiệm vụ đột xuất. Trước tiên, hãy tự hỏi bản thân xem liệu những điều này có thực sự cần chú ý ngay bây giờ hay không, hay liệu chúng có thể được hoãn lại. Nếu họ vẫn có thể chờ đợi, trước hết cần giải quyết các nhiệm vụ và dự án quan trọng trong dài hạn.

Khi bạn đang thực hiện các dự án cá nhân và tự mình lựa chọn nhiệm vụ, hãy lắng nghe “tia sáng của niềm vui” trong chính bạn. Từ những trường hợp không gây ra chúng, theo Marie Kondo, rất đáng để từ bỏ.

5. Nghỉ ngơi một chút

Bạn cần lên kế hoạch trước cho những khoảng thời gian nghỉ ngơi của mình: bạn sẽ nghỉ ngơi vào thời gian nào và thời gian nghỉ ngơi của bạn sẽ như thế nào. Điều quan trọng là chọn thứ gì đó giúp bạn thư giãn và hài lòng, giúp khởi động lại: đi dạo, đọc sách, nghe nhạc, trò chuyện với đồng nghiệp, chợp mắt, đồ thủ công - bất cứ thứ gì. Nghỉ giải lao giúp chúng ta cảm thấy tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.