Tại sao một danh sách kiểm tra là bắt buộc đối với bạn tại nơi làm việc

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Danh sách kiểm tra có vẻ như là một cách rất cổ điển để sắp xếp quy trình làm việc của bạn, vì có rất nhiều kỹ thuật hiện đại ngoài kia. Nhưng chúng tôi sẵn sàng thuyết phục bạn, sử dụng một thí nghiệm khoa học, ý kiến của một tiến sĩ và kinh nghiệm của giọng ca chính của nhóm Van Halen làm lý lẽ.

Trong thế giới hiện đại, chúng ta được cung cấp khả năng tiếp cận thông tin chưa từng có. Chúng ta có thể học được rất nhiều điều đơn giản bằng cách hỏi cụm từ tìm kiếm chính xác hoặc bằng cách mở các bách khoa toàn thư trực tuyến. Tuy nhiên, với thông tin tràn lan như hiện nay, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn.

Bây giờ chúng ta biết nhiều hơn bao giờ hết, nhưng có một vấn đề trong việc biến lý thuyết thành thực hành, mang lại giá trị và tính hữu ích cho nó.

Theo nhiều cách, thời đại thông tin đã khiến chúng ta kém thực tế và khôn ngoan hơn rất nhiều. Chúng ta biết rất nhiều, nhưng chúng ta dễ mất tập trung, chúng ta bị phân tâm vào việc chính, chúng ta để cho sự chú ý tiêu tan. Hơn nữa, chúng ta dễ dàng đánh mất những điều cơ bản, những thông tin nền tảng cần thiết và mắc sai lầm với ý thức về năng lực của bản thân.

Theo bác sĩ phẫu thuật và nhà nghiên cứu sức khỏe cộng đồng Atul Gawande, M. D., mọi người nên tận dụng tối đa kiến thức của mình.

Atul Gawande bác sĩ phẫu thuật, nhà báo, nhà văn người Mỹ

Chúng ta có thể tha thứ cho những thất bại do thiếu hiểu biết. Nếu một người không biết phải làm gì trong một tình huống nhất định, chúng tôi rất vui vì anh ta đã nỗ lực hết sức để giải quyết vấn đề. Nhưng nếu anh ta biết cách tiến hành, nhưng không áp dụng những thông tin này một cách đúng đắn, thì rất khó để không nổi điên.

Những sai lầm do tin chắc rằng “Tôi biết mình phải làm gì tốt nhất” thường là điều đau đớn nhất. Bạn đã không cố gắng hết sức và thất bại, mà cố tình làm theo sự tự tin quá mức dẫn đến thất bại. Atul Gawande tin rằng điều này tương tự như cách một sai lầm đơn giản của bác sĩ phẫu thuật có kinh nghiệm dẫn đến cái chết của bệnh nhân.

Làm thế nào để chúng ta đối phó với đại dương thông tin này? Làm thế nào để sử dụng tốt nhất kiến thức và để lại chỗ cho những điều kỳ diệu? Theo Tiến sĩ Gawande, bạn có thể cảm nhận được sức mạnh và năng lực của chính mình bằng cách sử dụng một danh sách kiểm tra.

Tiến sĩ Gawande đã nghiên cứu rất kỹ về ảnh hưởng của danh sách kiểm tra đối với bác sĩ phẫu thuật, hay nói đúng hơn là đối với số trường hợp nhiễm trùng của bệnh nhân trong quá trình phẫu thuật. Mặc dù thực tế là cuộc thử nghiệm có sự tham gia của các bác sĩ phẫu thuật đáng kính và có năng lực, tất cả họ, bằng cách này hay cách khác, đều có nguy cơ mắc sai lầm trong quá trình phẫu thuật.

Danh sách kiểm tra được trình bày cho các bác sĩ phẫu thuật rất ngắn gọn và đơn giản. Nó đọc:

Rửa tay với xà phòng và nước.
Lau da của bệnh nhân bằng thuốc sát trùng.
Đặt băng vô trùng trên cơ thể bệnh nhân.
Đội mũ, đeo khẩu trang, áo choàng vô trùng và găng tay.

Sinh viên y khoa học thuộc lòng các bước này, chúng hiển nhiên, đơn giản và cần thiết. Nhưng một người không phải là một cỗ máy, và anh ta có thể quên đi một trong những hành động. Bỏ qua một bước có thể dẫn đến nhiễm trùng, có nghĩa là phải điều trị thêm, tốn kém tài chính và trong trường hợp xấu nhất là bệnh nhân tử vong.

Đáng ngạc nhiên, ngay sau khi danh sách kiểm tra này xuất hiện trước mắt các bác sĩ, họ bắt đầu mắc ít sai lầm hơn. Số ca nhiễm trùng giảm 66%. Nó đã tiết kiệm được rất nhiều tiền, nhưng quan trọng hơn, nó đã cứu sống hơn một nghìn người.

Tất nhiên, một danh sách kiểm tra như một cách để cấu trúc suy nghĩ, hợp lý hóa hành động và ghi nhớ những thông tin cần thiết không chỉ hữu ích cho các bác sĩ mà còn cho mỗi chúng ta.

Bạn có thể thấy khó chịu khi viết một danh sách kiểm tra để không quên bất cứ điều gì. Sau tất cả, bạn đủ thông minh và có thể dựa vào trí nhớ của chính mình. Nhưng mục tiêu chính của danh sách kiểm tra là kỷ luật sẽ giúp bạn đi theo con đường đã định và tránh những sai lầm.

Tại sao phải lập danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra giúp bạn đảm bảo rằng bạn không quên thông tin cơ bản và đơn giản. Tiến sĩ Gawande tin rằng danh sách kiểm tra tạo ra một loại "mạng lưới nhận thức" bảo vệ chúng ta khỏi những thiếu sót của chính mình - ranh giới của trí nhớ và sự chú ý. Danh sách kiểm tra đảm bảo rằng bạn không quên những sự thật phổ biến tại thời điểm mà sự mệt mỏi hoặc lười biếng đến gần.
Danh sách kiểm tra giải phóng tâm trí của bạn, tạo cơ hội cho nó làm việc với những nhiệm vụ thực sự khó khăn. Khi bạn đã ngừng lo lắng về những điều đơn giản và tầm thường, bạn sẽ có cơ hội tập trung vào những lựa chọn khó khăn. Điều này đặc biệt hiệu quả trong trường hợp các tình huống bất ngờ hoặc không có kế hoạch liên tục phát sinh và bạn khá khó kiểm soát bản thân.
Danh sách kiểm tra giúp có kỷ luật. Điều này rất quan trọng khi nói đến các công việc thường ngày. Khi chúng ta quen làm một việc gì đó từ ngày này qua ngày khác, chúng ta dễ dàng đánh mất sự nhiệt tình và chú ý, mắc sai lầm và tính toán sai lầm. Nếu bạn cảm thấy quá thoải mái ở nơi làm việc, bạn thư giãn và sự chú ý của bạn bị phân tán, danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn tỉnh táo mỗi phút.
Danh sách kiểm tra tiết kiệm thời gian. Bạn không cần phải suy nghĩ về từng bước của mình nữa: bạn đã mô tả mọi thứ trên một tờ giấy. Nếu cần phải đưa ra quyết định ngay bây giờ, thời gian là nguồn lực quý giá nhất. Một danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn giành được những giây quý giá.

Đúng vậy, danh sách kiểm tra không phải là cách nguyên bản nhất để kiểm soát quy trình làm việc của bạn. Nhưng đồng thời, công cụ đơn giản này hóa ra lại vô cùng có giá trị đối với những người đang tìm cách giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng công việc của họ.

Cách tạo danh sách kiểm tra hiệu quả

Có danh sách kiểm tra tốt và danh sách kiểm tra xấu. Vì vậy, làm thế nào để bạn tạo một danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn bắt đầu?

Chỉ tập trung vào những điều đơn giản. Mục đích của một danh sách kiểm tra tốt là để truyền đạt thông tin cần thiết. Không có chi tiết. Danh sách kiểm tra không phải là một hướng dẫn, không phải là một chuyến tham quan quy trình làm việc của bạn. Đây là sơ đồ giúp bạn ghi nhớ những điều quan trọng nhất. Một danh sách kiểm tra tốt nên có từ năm đến mười điểm.
Danh sách kiểm tra phải đơn giản và thiết thực. Sử dụng các từ rõ ràng mô tả chính xác nhiệm vụ. Nếu bạn cần thêm thời gian để nhớ chính xác ý nghĩa của từng mục, thì danh sách kiểm tra của bạn rất tệ.
Quyết định thời điểm tạm dừng. Khi nào bạn sẽ sử dụng danh sách kiểm tra của mình? Khi nào bạn sẽ chuyển sang mục tiếp theo? Làm thế nào để bạn kiểm tra rằng mục đã được hoàn thành? Chọn một thời điểm khi bạn xem qua danh sách kiểm tra và đảm bảo rằng mọi thứ đã hoàn thành và bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Xác định loại danh sách kiểm tra của bạn. Ví dụ, nếu đây là một công thức, thì bạn sẽ đọc từng bước và làm theo hướng dẫn. Đây là kiểu đọc-do. Và nếu danh sách kiểm tra của bạn chứa các nhiệm vụ công việc cho ngày hôm nay và bạn chỉ cần gạch bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành khỏi nó, thì đây là loại "đã thực hiện - đã xác nhận". Bước này sẽ giúp hợp lý hóa công việc của bạn với danh sách kiểm tra và kiểm soát bản thân tốt hơn.
Hãy chuẩn bị để sửa đổi và cập nhật danh sách kiểm tra của bạn. Vui lòng sửa đổi nó và thực hiện các nhiệm vụ hoặc chỉnh sửa mới. Bạn cần thử nghiệm để danh sách kiểm tra của mình thực sự hiệu quả.

Bước cuối cùng đặc biệt quan trọng. Danh sách kiểm tra của bạn không được thiết lập sẵn; nó có thể dễ dàng chấp nhận để thay đổi hoàn cảnh.

Không có M & M màu nâu

David Lee Roth, ca sĩ chính của Van Halen, có một thói quen tò mò. Người lái rocker trông đầy đủ: nó liệt kê các yêu cầu kỹ thuật đối với thiết bị. Nhưng một trong những điểm thường xuyên gây sốc cho các nhân viên của các phòng hòa nhạc, sân vận động và câu lạc bộ âm nhạc: đâu đó ở giữa danh sách là một chiếc bát M & M's, không được chứa một viên kẹo màu nâu nào.

Những tay đua này hoạt động giống như danh sách kiểm tra: nhân viên di chuyển từ điểm này đến điểm khác, đáp ứng yêu cầu của nhạc sĩ. Khi David Lee Roth nhận một công việc, anh ấy chủ yếu quan tâm đến một chiếc bát kẹo. Bạn có đoán được tại sao không?

Trong khi yêu cầu xóa tất cả các bài hát M & M màu nâu nghe có vẻ điên rồ, David Lee Roth có thể giải thích điều đó. Nếu nhân viên sân vận động để kẹo màu nâu trong bát, điều đó có nghĩa là họ không chú ý đến người cầm lái. Khi David bắt gặp một người kéo như vậy, anh ấy đi kiểm tra mọi thứ khác: các dụng cụ có được kết nối tốt không, thiết bị có được đặt đúng cách hay không, các yêu cầu của anh ấy đối với mặt bằng và thiết bị có được tính đến hay không. Và nếu không có những viên kẹo nâu và những người công nhân tôn trọng một điều ước kỳ lạ như vậy, thì người nhạc sĩ có thể chắc chắn rằng: mọi việc khác cũng đã thành.