Tại sao chúng ta bỏ lỡ thời hạn và làm thế nào để ngăn chặn nó?

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nếu bạn đang buồn vì không bao giờ có thời gian để nộp bài đúng hạn, thì hãy khẩn trương đọc bài viết này. Chúng tôi giải thích lý do tại sao việc bỏ lỡ thời hạn không phải là lỗi của bạn và chúng tôi cho bạn biết cách để vẫn đáp ứng đúng thời hạn.

Tôi yêu thời hạn! Đặc biệt là tiếng còi mà họ bẻ gãy.

Nhà văn Douglas Adams

Tất cả chúng ta đều biết lập kế hoạch quan trọng như thế nào để làm việc hiệu quả. Đôi khi chúng ta bị ám ảnh bởi anh ấy theo đúng nghĩa đen. Nhưng khi đến thời điểm bắt đầu thực hiện danh sách các nhiệm vụ, chúng ta bắt đầu trì hoãn chúng, cầm cự cho đến phút cuối cùng, hoặc thậm chí hoàn toàn gián đoạn thời hạn. Điều này xảy ra với tất cả mọi người ở mức độ lớn hơn hoặc ít hơn. Và có một sự biện minh cho điều này, điều này nằm ở những đặc thù trong suy nghĩ của chúng ta.

Tại sao chúng ta bỏ lỡ thời hạn?

Bạn có thể đã nghe về lịch sử của Nhà hát Opera Sydney, được lên kế hoạch hoàn thành vào năm 1963 với giá 7 triệu đô la Úc và cuối cùng được hoàn thành chỉ 10 năm sau đó, vào năm 1973. Ngoài ra, thiết kế ban đầu của nhà hát đã trải qua nhiều lần thay đổi, và tòa nhà trở nên nhỏ hơn, và kết quả là, 102 triệu đô la đã được chi tiêu!

Các nhà thiết kế đã mắc phải một sai lầm phổ biến: họ đã đánh giá sai một nhiệm vụ sẽ mất bao lâu. Hết lần này đến lần khác, họ phải lùi thời hạn và thay đổi kế hoạch làm việc vì không tính đến những vấn đề ảnh hưởng đến tốc độ của dự án.

Suy nghĩ của chúng ta được cấu trúc theo cách mà chúng ta lên kế hoạch về thời gian và tiền bạc cần thiết nếu mọi thứ diễn ra theo kịch bản tốt nhất.

Nhưng không thể tránh khỏi những trở ngại trên đường đi, kéo theo đó là khối lượng công việc ngày càng tăng lên nhanh chóng. Sau đó, chúng tôi giải thích các thời hạn bị bỏ lỡ bởi thực tế là các trường hợp bất khả kháng đã phát sinh, chứ không phải do chúng tôi không thể tính đến khả năng xảy ra chúng ở giai đoạn lập kế hoạch.

Tại sao chúng ta cần thời hạn?

Thời hạn nghiêm ngặt không chỉ liên tục bị phá vỡ, mà còn mang lại rất nhiều căng thẳng cho những người tham gia dự án, vì vậy có lẽ tốt hơn nên từ chối chúng? Không. Thông thường, có thời hạn là lý do duy nhất khiến công việc không như ý.

Trước đây, từ dead-line được sử dụng để mô tả đường dây xung quanh nhà tù, nơi mà các tù nhân không thể can thiệp, dù ngày hay đêm, vì đau đớn vì ngay lập tức bị dính một viên đạn.

Giờ đây, thời hạn hoàn toàn gắn liền với công việc và sự thất bại của chúng không đe dọa đến việc thực hiện của toàn bộ bộ phận. Nhưng bản chất vẫn không thay đổi: thời hạn cuối cùng là sự sống hay cái chết đối với năng suất hoặc dự án của bạn.

Công việc lấp đầy thời gian dành cho nó.

Luật Parkinson

Bất kỳ nhiệm vụ nào sẽ mất thời gian miễn là bạn phân bổ nó. Đó là lý do tại sao đôi khi chúng ta tự hỏi chúng ta có thể hoàn thành một việc gì đó nhanh chóng như thế nào. Vì lý do tương tự, chúng ta thường ở giới hạn khả năng trong những phút cuối cùng để hoàn thành những gì đã được giao trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.

Tính đến định luật Parkinson, chúng tôi hiểu rằng nếu không đặt ra khung thời gian hoàn thành nhiệm vụ thì chúng tôi sẽ làm mãi không hết!

Làm thế nào để vượt qua thời hạn liên tục

Làm thế nào để đối phó với việc lập kế hoạch tồi và biến sự hiện diện của thời hạn thành lợi thế của bạn? Điều đó sẽ rất khó khăn, bởi vì chúng ta sẽ phải chiến đấu với những sai lầm mang tính hệ thống trong suy nghĩ của mình. Nhưng biết thời hạn thay đổi hành vi của chúng ta như thế nào có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn.

Khởi đầu tươi sáng

Khi bạn phân phối khối lượng công việc trước một tháng, một tuần, thậm chí một ngày, hãy ghi đầu kỳ càng chặt chẽ càng tốt và bỏ hết thời gian còn lại cho đến hết thời hạn càng tốt.

Hãy tập trung vào những công việc khó nhất, quan trọng, tốn thời gian nhất của dự án trước. Bạn vẫn sẽ làm chúng lâu hơn bạn mong đợi. Hạ mình. Nhưng nhờ sự khởi đầu tích cực của bạn, vào cuối giai đoạn này, bạn sẽ có khoảng thời gian dành cho việc giải quyết các vấn đề ngoài kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ.

Vào trước thời hạn, bạn sẽ không cần phải lao đầu vào những nhiệm vụ phức tạp mới, gặp phải những cạm bẫy mà bạn vẫn chưa biết.

Thời hạn bổ sung

Đối với bản thân, hãy đặt thời hạn sớm hơn thời hạn thực vài ngày. Đây là những gì nhà tiếp thị Matthew Guay của Zapier khuyên. Lý tưởng nhất nếu bạn không biết mình có bao nhiêu thời gian từ thời hạn cá nhân đến thời hạn thực sự - một hoặc ba ngày. Nhưng một tình huống như vậy được trình bày kém. Tất nhiên, bạn sẽ vẫn nhớ mình còn bao nhiêu thời gian, vì vậy sẽ cần có ý chí để không làm gián đoạn thời hạn của bạn.

Hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng nào đó nếu bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Tuy nhiên, sự hài lòng từ các nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn sẽ là một phần thưởng xứng đáng.

Tuyên bố công khai

“Tôi trịnh trọng thề sẽ hoàn thành bài báo trước năm giờ tối” - hãy nói điều đó không phải trong đầu bạn, mà nói to với cả văn phòng. Bây giờ lòng tự trọng của bạn đã phát huy tác dụng. Điều gì sẽ khiến bạn đau đớn hơn: buộc bản thân phải làm việc tích cực hoặc bỏ lỡ thời hạn và lớn tiếng thừa nhận thất bại của mình?

Nhà văn Evelyn Waugh, bắt tay vào cuốn tiểu thuyết mới của mình, Return to Brideshead, đã công khai tuyên bố: "Tôi đang bắt đầu một cuốn sách mới và sẽ viết nó sau ba tháng nữa." Ông đã không đáp ứng thời hạn và nhiều lần, một lần nữa, công khai, xin hoãn lại thời hạn. Tuy nhiên, anh hoàn thành cuốn tiểu thuyết khá nhanh chóng, vì anh biết rằng độc giả nhớ lời hứa của anh và chờ đợi nó được thực hiện.

Nhắc nhở liên tục về thời hạn sắp tới

Nếu chúng ta bắt tay vào thực hiện một dự án lớn, thì khung thời gian thường khá dài. Hạn chót trở thành một thứ trừu tượng nào đó - một ngày nào đó ngoài kia, một ngày nào đó. Càng đến gần, chúng ta càng nhận ra rõ ràng chính xác mình còn lại bao nhiêu thời gian, và chúng ta có thể so sánh đầy đủ hơn lượng thời gian của nó và lượng công việc còn lại.

Đặt cho mình những lời nhắc thường xuyên sẽ liên tục đưa bạn trở lại thực tế, thông báo cho bạn rằng ngày X đang đến gần:

• ngày đáo hạn sẽ hết hạn trong một tháng;
• tuần;
• ba ngày;
• ngày;
• 8 giờ.

Vâng, nó căng thẳng, nó sẽ rất khó chịu. Nhưng có lẽ đây là cách duy nhất để thúc đẩy bản thân?

Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào luôn mất nhiều thời gian hơn dự kiến, ngay cả với Luật Hofstadter.

Định luật Hofstadter

Luật đệ quy truyện tranh này của Tiến sĩ Douglas Hofstadter nói về sự bất khả thi của việc sắp xếp thời hạn. Thời hạn thực sự được thực hiện để bị cản trở. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng rằng lời khuyên của chúng tôi sẽ giúp bạn tránh đẩy mọi thứ đến điểm phá vỡ, nơi mà việc liên tục không hoàn thành thời hạn sẽ vô cùng bất lợi cho danh tiếng công việc của bạn và khiến bạn luôn rơi vào trạng thái căng thẳng.