Làm thế nào để làm việc 4 ngày một tuần: trải nghiệm công ty thực tế

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Bạn có thể làm việc bốn ngày một tuần và bạn có thể làm nhiều hơn năm ngày. Và điều này không được các nhà khoa học chứng minh trên lý thuyết, mà bởi doanh nhân Vitaly Ryzhkov trên thực tế. Đây là cách mọi thứ được tổ chức trong công ty sáng tạo của anh ấy. Tìm hiểu cách tìm một ngày nghỉ khác mỗi tuần.

Vài năm trước, tôi đã đi sâu vào chủ đề năng suất. Ngủ hơn bảy giờ, thức dậy muộn, tắc đường - mọi thứ bắt đầu có vẻ như lãng phí thời gian. Trên thực tế, những tình huống như vậy có thể được kiểm soát, nhưng vì chúng mà hiệu quả của tôi giảm đáng kể.

Tôi tin rằng bạn có thể làm việc chỉ vài giờ nhưng đạt được kết quả đáng kể. Niềm tin này và sự khó chịu của những phút lãng phí đã khiến tôi phải tìm cách sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả.

Những lần thử đầu tiên không thành công. Sau một tuần làm việc 14-16 giờ mỗi ngày, tôi nhận thấy rằng mức năng suất của tôi đã giảm xuống. Và những xung động để thắt chặt hơn nữa đã không dẫn đến bất cứ điều gì. Để có cách tiếp cận công việc có tổ chức và cân bằng, tôi cần một hệ thống quản lý thời gian.

Quản lý thời gian thực cần một khoản đầu tư để có kết quả tốt.

Hầu như không ai có thể ngồi trên ghế trong nhiều năm và sau đó đứng dậy và chạy marathon. Đối với năng suất cũng vậy: sẽ chẳng có tác dụng gì nếu bạn không tạo ra những thay đổi trong cuộc sống của mình.

Quản lý thời gian đòi hỏi những quyết định khó tuân theo mỗi khi bạn suy nghĩ về cách thức và việc cần dành thời gian của mình. Bạn cần phát triển những thói quen mới, xây dựng chúng thành thói quen của bạn và làm điều gì đó mới trên cơ sở này.

Một số thay đổi đã giúp tôi rất nhiều.

Tua đi vài tháng

Tôi thành lập một công ty mới và cảm giác lãng phí thời gian lại xuất hiện. Đối với tôi, dường như không chỉ tôi mà cả công ty của tôi đều làm việc không hiệu quả. Chúng tôi đã bỏ lỡ thời hạn, kết quả là như vậy. Tôi đã phải làm một cái gì đó.

Thành thật mà nói, nó không liên quan gì đến sự lười biếng. Chúng tôi đã làm việc rất nhiều, đôi khi đến mức kiệt sức hoàn toàn. Đôi khi tôi không đủ sức cho một gia đình, nhân viên cũng gặp khó khăn như nhau.

Giải pháp cho vấn đề này rơi vào vai giám đốc của tôi. Mọi thứ về hạnh phúc của nhân viên và mục tiêu của công ty đều quan trọng đối với tôi. Tôi lại bắt đầu tìm kiếm lối thoát. Tôi quan tâm đến tuần làm việc bốn ngày.

Chúng ta có thể làm tốt hơn bằng cách chỉ làm việc bốn ngày để dành những giờ rảnh rỗi cho bạn bè, gia đình và cuộc sống cá nhân không?

Chúng tôi tại công ty đã quyết định tiến hành một cuộc thử nghiệm.

Cần có sự đồng ý của nhân viên

Mọi người đều biết sự bất tiện của việc thay đổi, ngay cả khi đơn đặt hàng cũ không tốt và không hoạt động, và đơn đặt hàng mới hứa hẹn sẽ cải tiến.

Thay đổi tổ chức cũng giống như mua giày mới. Mặc dù những đôi giày trước đó đã xuống cấp nhưng chúng vẫn thoải mái hơn nhiều. Những cái mới tốt hơn, nhưng bạn cần phải làm quen với chúng.

Hầu hết nhân viên phải đồng ý với bạn trước khi bạn bắt đầu triển khai một hệ thống mới.

Phản hồi từ nhân viên cho thấy rằng ý tưởng của tôi về năng suất cao hơn đã được chấp thuận và với sự hỗ trợ này, tôi dễ dàng thực hiện các thay đổi hơn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất

Chúng tôi đã làm việc để hiệu quả hơn trước đây. Nhưng lần này họ tiếp cận vấn đề một cách có hệ thống: họ xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả. Sau đó, môi trường làm việc và ngày làm việc đã được thay đổi theo hướng sử dụng các yếu tố một cách có lợi. Đây là những gì họ tìm thấy:

• Chúng tôi chỉ dành 10–20% thời gian làm việc cho công việc hiệu quả.
• Năng suất làm việc cao hơn vào buổi sáng, có lẽ vì chúng ta có nhiều năng lượng hơn trong thời gian này.
• Nghỉ ngơi có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả (và hầu hết chúng ta không ngủ đủ giấc).
• Tình hình cá nhân của bạn ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng hoạt động tốt của bạn.
• Chúng ta cho đi càng nhiều, chúng ta càng nhận được nhiều hơn.

Xác định và loại bỏ những thứ không cần thiết

Tôi liên tục tìm ra điều gì ngăn cản tôi làm việc hiệu quả và cố gắng loại bỏ hoặc thay đổi những yếu tố đó để tôi có thể dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng. Ở công ty, chúng tôi cũng làm như vậy. Sau khi xem xét nghiên cứu của mình, chúng tôi đã suy nghĩ và tìm ra các biện pháp giúp chúng tôi sử dụng thời gian hiệu quả.

Chúng tôi cũng đã thử một loạt các thay đổi giúp tiết kiệm thời gian. Ví dụ:

• Thời gian nghỉ trưa không cố định và có cơ hội dùng bữa tại văn phòng. Nhân viên không cần phải quyết định nơi để đi và lãng phí thời gian trên đường.
• Chúng tôi sử dụng Slack để liên lạc, chúng tôi thực sự thích trình nhắn tin này.
• Chúng tôi sử dụng Basecamp để quản lý các dự án và nhiệm vụ.
• Chúng tôi sử dụng nó trong văn phòng. Họ tiết kiệm thời gian và vui lên.
• Chúng tôi tin tưởng các đồng nghiệp của mình khi cần thực hiện một phần công việc mà kết quả chung phụ thuộc vào đó.
• Chúng tôi sử dụng Sketch và InVision để phác thảo và chia sẻ ý tưởng thiết kế.
• Chúng tôi sử dụng Google Apps cho công việc.
• Chúng tôi tôn trọng lẫn nhau và không lãng phí thời gian vào những công việc không quan trọng.
• Chúng tôi ủy thác. Chúng ta không thể làm mọi thứ một mình.
• Chúng tôi ưu tiên và làm những việc quan trọng trước.

Chúng tôi vẫn đang nghiên cứu và cải tiến các quy trình trong công ty. Thay đổi có tác dụng với chúng tôi, vì mục tiêu, văn hóa, sự độc đáo của công ty. Mỗi công ty đều khác nhau và danh sách các cải tiến của bạn có thể khác với danh sách của chúng tôi.

Các yếu tố thử nghiệm chính

Toàn bộ thí nghiệm được sinh ra vì một lý do rất cá nhân. Lý do của sự thay đổi là tôi muốn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Thời gian không còn nhiều, con cái đang lớn, và tôi đã mất mát quá nhiều khi dành năm ngày ở cơ quan và làm việc ở nhà vào cuối tuần. Bọn trẻ bắt đầu coi tôi như một người hàng xóm, điều này phải được thay đổi. Tôi đã phải phân bổ nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên - gia đình và con cái.

Lý do thứ hai. Tôi muốn nhân viên của mình làm được nhiều hơn thế.

Khi bạn đầu tư vào mọi người, họ hiểu điều đó và cố gắng trả lại cho bạn nhiều hơn.

Theo tôi, chúng tôi có những nhân viên tốt nhất. Thật dễ dàng để rộng lượng với họ. Tôi đưa ra các quyết định về phát triển kinh doanh và bằng cách cho nhân viên của mình một tuần làm việc ngắn hạn, tôi cung cấp cho họ một nguồn lực có ý nghĩa. Về mặt lý thuyết, họ tăng lợi nhuận, họ đầu tư nhiều hơn vào sự thành công của công ty.

Cách tiếp cận này phù hợp với mọi người và trong mọi tình huống, như Gary Vaynerchuk () đã trình bày trong cuốn sách "Jeb, Jab, Jab, Right Hook" của mình bằng cách sử dụng ví dụ về làm việc với khách hàng.

Lý do thứ ba là mong muốn có được vị thế của một nhà tuyển dụng hấp dẫn. Bạn cần thuê những người giỏi nhất để tạo ra những sản phẩm tuyệt vời. Những nhân viên tiềm năng ở tầm cỡ này luôn có một số lời mời làm việc và tự mình điều tra trước khi ký hợp đồng.

Tôi tin rằng bằng cách tạo ra một nền văn hóa mà nhân viên sẽ yêu thích, chúng tôi sẽ vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh khi đến thời điểm tuyển dụng nhân viên mới. Một tuần làm việc bốn ngày góp phần vào điều này, ngoài ra, ba ngày nghỉ - một phần thưởng hấp dẫn cho các ứng viên.

Kết quả tạm thời và kết luận

Chúng tôi đã thử nghiệm một tuần làm việc bốn ngày trong một tháng. Mặc dù kết quả của tôi có thể được gọi là quá sớm, nhưng tôi tin tưởng rằng thử nghiệm đã thành công.

Tôi làm việc 10-12 giờ một ngày, bốn ngày một tuần và dành ba ngày nghỉ cho gia đình. Và tôi làm việc hiệu quả hơn. Nhân viên của tôi làm được nhiều hơn thế. Chúng ta cho đi càng nhiều, chúng ta càng nhận được nhiều hơn. Trong tình huống này, tất cả mọi người đều chiến thắng.

Vẫn còn phải xem liệu chúng ta có chiến thắng trong cuộc cạnh tranh với tư cách là nhà tuyển dụng tốt nhất hay không, nhưng chất lượng cuộc sống này sẽ hấp dẫn các ứng viên tiềm năng.

Ngoài ra, chúng tôi đang chứng kiến những thay đổi tích cực lâu dài:

• Chúng tôi đã tăng hiệu quả và tốc độ tiến độ.
• Chúng tôi có nhiều năng lượng hơn.
• Chúng tôi tập trung vào các mục tiêu của công ty cũng như chính chúng tôi.
• Chúng tôi dành thời gian ở văn phòng một cách chính xác và hiệu quả hơn.
• Nhiều người trong chúng tôi tình nguyện làm nhiều hơn (10-14 giờ).
• Mọi người dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè.

Đây là thử nghiệm quan trọng nhất mà chúng tôi từng thực hiện tại công ty. Khi ý tưởng được đưa ra, tôi không chắc liệu nó có thành công hay không. Thành thật mà nói, mọi thứ có thể trở nên tồi tệ. Thất bại hiếm khi nâng cao tinh thần, và sẽ rất khó chịu nếu quay trở lại năm ngày.

Tóm lại, chúng tôi đã chấp nhận rủi ro. Nhưng đây là một rủi ro có chủ ý và có tính toán. Và may mắn là nó rất đáng giá.

Cách của chúng tôi

Tôi vẫn chưa quen với ba ngày nghỉ, và nhân viên của tôi cũng đang điều chỉnh. Chúng tôi xoay sở để làm được nhiều việc trong bốn ngày, nhưng đây chỉ là một phần trong mã di truyền của tôi. Và tôi vẫn đang tìm cách để làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn chưa có kế hoạch chuyển sang tuần làm việc ba ngày.

Tất cả đều hướng đến một mục tiêu thực sự. Không chỉ làm việc trong vài giờ, như Tim Ferris gợi ý trong cuốn sách nổi tiếng Cách làm việc 4 giờ một tuần. Chúng tôi chỉ tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, gia đình, sở thích và du lịch.

Mỗi người đều có danh sách những việc yêu thích của riêng mình. Nhưng với tư cách là một công ty, chúng tôi phải liên tục tìm cách để đạt được sự cân bằng giúp chúng tôi đạt được thành công chưa từng có.