"GTD thậm chí còn hoạt động trong không gian." Cuộc phỏng vấn của Lifehacker với người cha năng suất David Allen

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

David Allen, tác giả cuốn sách How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, được tạp chí Time bình chọn là cuốn sách kinh doanh hay nhất trong thập kỷ, đã nói với Lifehacker rằng GTD là gì và ai cần nó, cách viết một cuốn sách và không bị say. và cách cấu trúc nhiệm vụ phức tạp có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Ba mươi bốn năm trước, David Allen nhận ra rằng bạn có thể đưa ra lời khuyên cho mọi người và kiếm tiền hiệu quả từ nó - anh ấy đã mở công ty tư vấn của riêng mình và phát triển hệ thống Hoàn thành công việc, cho phép bạn điều động giữa các trường hợp và giải phóng thời gian cho những việc bạn thực sự thích thú. Kể từ đó, khách hàng của anh ấy bao gồm các phi hành gia trên ISS, nhạc sĩ nhạc rock và CEO của các công ty lớn, và Forbes đưa anh ấy vào top 5 huấn luyện viên kinh doanh giỏi nhất ở Hoa Kỳ.

GTD là một kỹ thuật khá đơn giản để tăng hiệu quả của riêng bạn, đòi hỏi kỷ luật rất nghiêm túc ở giai đoạn đầu. Theo GTD, để làm thành công một việc, bạn cần giải phóng đầu của mình khỏi tất cả các nhiệm vụ khác và tập trung vào nó. Có nghĩa là, thay vì chiếm lĩnh tâm trí với việc ghi nhớ tất cả các công việc sắp tới, các nhiệm vụ được cố định theo một hệ thống nhất định.

David, hãy cho chúng tôi biết về khán giả của bạn. Ai nên làm theo lời khuyên của bạn và sống theo hệ thống GTD?

- GTD có liên quan như nhau đối với tất cả mọi người, nhưng những người thực sự sử dụng nó không thống nhất theo nguyên tắc xã hội, tuổi tác hoặc địa lý - họ là những người có tư duy nhất định. Bất kỳ ai quan tâm đến GTD, sau 18 tháng, hãy nhận thấy cuộc sống của họ đang thay đổi như thế nào để tốt hơn. Trên thực tế, hệ thống có thể hoạt động hiệu quả như nhau đối với cả thanh thiếu niên và CEO của các công ty lớn, hoặc nó có thể vô dụng như nhau đối với họ.

Bạn có sử dụng mọi thứ mà bạn giới thiệu không?

- Đúng vậy, nếu không thì tôi không thể đối phó - mọi thứ sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát đối với tôi. Hình ảnh một người lướt ván trên ván, trên một con sóng lớn, hiện lên trong tâm trí tôi. Bạn có thể đã nhận thấy rằng chúng được buộc vào bảng bằng một dây đeo đặc biệt. Để làm gì? Để có thể nhanh chóng trở lại bảng sau khi bị ngã. Những gì GTD dạy là luôn đi trên làn sóng, sáng tạo và làm việc hiệu quả. Nhưng ngay cả những người hiệu quả nhất cũng cho phép mình vượt khỏi tầm kiểm soát. Nếu bạn không định kỳ rơi ra khỏi bảng, thì bạn đang chọn sóng quá đơn giản. GTD cho phép bạn nhận ra rằng bạn đã thoát khỏi trạng thái làm việc hiệu quả và nhanh chóng trở lại trạng thái đó.

Khi bạn tiếp nhận một công việc kinh doanh mới, hãy đăng ký một nhiệm vụ bất thường - bạn có thể dễ dàng bị loại khỏi hội đồng quản trị. Không có gì sai với điều đó, nhưng với cách tiếp cận có cấu trúc, bạn biết phải giải quyết những gì và làm thế nào để thoát ra khỏi mặt nước.

Họ thường gặp những vấn đề gì nhất, họ phàn nàn về điều gì?

- Phần lớn mọi người chuyển sang vì căng thẳng, trạng thái lo lắng chung do xung huyết não. Quá ít thời gian và quá nhiều việc phải làm. Nhưng thực tế, vấn đề không nằm ở thời gian mà nằm ở chỗ, con người muốn có nhiều không gian tinh thần hơn, muốn sáng tạo hơn và làm những gì vừa lòng.

Những trường hợp bất thường nhất?

“Chúng tôi đã huấn luyện cho các phi hành gia khi họ ở trên trạm vũ trụ. Trong số đó có Catherine Coleman, một trong những nữ phi hành gia đầu tiên. Đây là những buổi trò chuyện thú vị, vì chúng tôi phải ngắt lời khi cô ấy ở bên kia hành tinh, và sau đó quay lại cuộc trò chuyện khi cô ấy liên lạc lại.

Bạn tự hào nhất về điều gì?

- Viết cuốn sách đầu tiên của tôi, Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo năng suất không căng thẳng, tôi đã tốn rất nhiều thời gian và công sức. Tôi đã thực sự trở thành một kẻ nghiện rượu khi viết một cuốn sách về cách sống không căng thẳng. Nhưng sau đó tôi làm việc toàn thời gian và không thể dành thời gian riêng để chuẩn bị cuốn sách. Quan trọng nhất, tôi không chắc liệu mình có thể chuyển tải những kiến thức tích lũy hơn 25 năm theo cách mà nó thực sự có ích cho mọi người hay không. Chúng tôi vẫn thường xuyên nhận được thư từ những độc giả tri ân, nhưng có một vấn đề: sau khi đọc một số người, họ thấy mình tràn ngập thông tin, bởi vì tôi đã đưa vào cuốn sách mọi thứ mà nhân loại có thể cần trong trường hợp tôi bị xe buýt đâm..

Sự khác biệt giữa GTD và danh sách việc cần làm hàng ngày tiêu chuẩn là gì? Hầu như tất cả chúng ta đều viết danh sách như vậy mỗi ngày, và đôi khi việc biên dịch danh sách mất nhiều thời gian hơn là xóa nó

- Thường thì người ta chỉ ghi lại những thứ quan trọng nhất, còn hàng trăm trường hợp không quá quan trọng thì hoàn toàn không tính đến. Mọi người cho rằng nếu vấn đề không quan trọng thì có thể không viết ra, nhưng chỉ cần những việc nhỏ như vậy, cuộn qua đầu lại đã sử dụng một phần đáng kể tài nguyên của bộ não.

Để có thể tự do và có thể tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất, bạn cần phải gạt bỏ mọi thứ không quá quan trọng.

Đúng vậy, nhưng mọi thứ có thể không đáng kể đến mức viết ra giấy sẽ mất nhiều thời gian hơn là làm

- Nhưng nếu bạn không làm ngay, họ sẽ phiền bạn, và bạn sẽ quay lại với họ nhiều lần. Bạn muốn nhắc mình mua thức ăn cho mèo bao nhiêu lần? Hay bạn cần gọi cho em gái của mình? Mỗi khi bạn nghĩ ra một nhiệm vụ nào đó dù là nhỏ nhất, bạn cần phải lấy ra một cuốn sổ và viết nó ra, trừ khi bạn có kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ này ngay bây giờ.

Bạn có bao nhiêu loại danh sách như vậy?

- Thành thật mà nói, tôi không nhớ - để xem. Tổng cộng có khoảng 20, nhưng có khoảng tám lời nhắc nhở trực tiếp về hành động.

Tôi có một danh mục "Dự án", "Cuộc trò chuyện" - các nhiệm vụ được lưu trữ ở đây, theo đó bước tiếp theo sẽ là thảo luận về một chủ đề với người khác.

Sau đó là “Cuộc gọi”, tiếp theo là “Những việc tôi cần làm trên máy tính của mình” và lưu ý là những thứ không yêu cầu Internet. Tôi có rất nhiều chuyến bay và không phải máy bay nào cũng có Wi-Fi, do đó, đây là danh sách duy nhất mà tôi có thể làm việc.

Danh mục tiếp theo là “Làm việc trên máy tính được kết nối”. Vâng, mọi thứ đã rõ ràng. Tôi cũng có một danh sách "Viết văn bản", đây cũng là công việc trên máy tính, nhưng nó yêu cầu một trạng thái hoàn toàn khác, trong một tâm trạng và ngữ cảnh nhất định.

"Doanh thu" - câu hỏi có thể được giải quyết khi đang di chuyển. "Home" - những hành động mà tôi phải làm khi ở nhà.

Tôi cũng có một danh sách như vậy, tôi gọi nó là "Lướt sóng". Đây là tất cả các loại video hài hước hoặc giáo dục, ví dụ như mèo chơi đàn piano nói chung là các video được gửi cho tôi hoặc tôi đã xem qua. Tôi hầu như không bao giờ nhìn vào đó, nhưng về nguyên tắc, khi tôi có kết nối, thời gian và mong muốn, tôi có thể quay trở lại với chúng.

Và đây là danh sách "Những câu hỏi mà tôi đang chờ đợi thông tin hoặc hành động của người khác." Và tất nhiên, lịch là bộ xương chính hoặc phong cảnh của cuộc đời tôi. Hãy tưởng tượng đặt tất cả những thứ này vào một danh sách - sẽ có sự nhầm lẫn thực sự. Do đó, tôi đã tạo ra một cấu trúc phức tạp hơn để đơn giản hóa nó. Nếu hôm nay tôi chỉ có một vài phút rảnh rỗi, có lẽ tôi sẽ quên mất những văn bản sáng tạo mà tôi cần phải viết. Nếu tôi không ở nhà, không có ích gì khi xem danh sách Trang chủ. Tôi sắp xếp mọi thứ để không quên bất cứ thứ gì và không lãng phí không gian trí óc vào việc ghi nhớ, đồng thời có thể nhanh chóng chuyển sang các công việc mà tôi có thời gian.

Bạn thích phương tiện truyền thông giấy hay các ứng dụng điện tử? Bạn có thể đưa ra lời khuyên nào?

- Để không quên điều gì đó, tôi luôn mang theo bên mình một cuốn sổ nhỏ, nơi tôi ghi lại mọi thứ. Sau đó, tôi nhập tất cả các tác vụ vào máy tính. Nói chung, bất kỳ người quản lý tác vụ nào cũng sẽ làm. Mọi người cố gắng sử dụng cái đầu của họ như một văn phòng, và tất cả các bản hack cuộc sống về cơ bản đều là phiên bản của bộ não bên ngoài. Làm cách nào để tôi có thể đưa ra lời nhắc phù hợp để biết mình cần làm gì vào lúc cần làm.

Tùy thuộc vào bạn để quyết định xem lối sống này có phù hợp với bạn hay không và GTD thực sự không phải là một hệ thống kỹ thuật, mà là một lối sống trong đó, một mặt, mọi thứ được quy định rõ ràng và mặt khác, có cơ hội để đi sâu vào đó, những gì bạn thực sự thích, và không chiếm đầu của bạn với những gì giấy có thể lưu trữ.

Bạn có thể đọc thêm về GTD trong ấn bản mới nhất của Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo năng suất không căng thẳng, sẽ ra mắt tại Nga vào tháng 9 năm 2015.