Bí mật về thư từ email doanh nghiệp

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi xin giới thiệu với bạn đọc một bài báo của Artem Turovets về hệ thống tổ chức thư tín trong kinh doanh. Đây không phải là một bộ "kỹ thuật siêu năng suất" hay một bài giảng về tiếp thị qua email. Artyom sẽ chỉ đơn giản là chia sẻ kinh nghiệm về công ty của anh ấy, nơi họ đã cố gắng thiết lập công việc bằng e-mail để mọi người cảm thấy thoải mái.

Email là gì? Trong thế giới kinh doanh hiện đại, đây là:

• Mặt của bạn. Với sự trợ giúp của email, bạn có thể tạo ra một hình ảnh tích cực trong mắt đối tác hoặc phá hỏng ấn tượng đầu tiên.
• Công cụ làm việc của bạn. Rất nhiều giao tiếp với thế giới bên ngoài xảy ra qua email. Do đó, sử dụng tốt công cụ này, bạn có thể làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn.
• Một sự phân tâm mạnh mẽ. Thế giới bên ngoài đang cố gắng lôi kéo bạn, đánh lạc hướng và dẫn bạn đi lạc đường qua email.

Từ quan điểm này, hãy xem cách làm việc với e-mail. Hãy bắt đầu đơn giản.

Thiết kế chữ cái

Tôi sử dụng ứng dụng thư Mozilla Thunderbird, vì vậy tôi sẽ sử dụng nó làm ví dụ. Hãy tạo một chữ cái mới và đi từ trên xuống dưới trong danh sách các trường.

Cho ai. Sao chép. Bản sao ẩn

Ai đó có thể không biết, nhưng "To" của Mozilla có thể được đổi thành "Cc" hoặc "Bcc".

• Tới: chúng tôi viết người nhận địa chỉ chính hoặc một số người nhận địa chỉ được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
• Sao chép: chúng tôi viết thư cho ai đó sẽ đọc bức thư, nhưng từ người đó mà chúng tôi không mong đợi một phản hồi.
• Bcc: chúng tôi viết thư cho người sẽ đọc bức thư, nhưng những người nhận thư còn lại vẫn chưa biết. Nó đặc biệt thích hợp để gửi hàng loạt thư công việc, ví dụ, thông báo.

Không phải trong gửi thư hàng loạt, chỉ định người nhận thông qua các trường "Cc" hoặc "Tới". Một năm vài lần tôi nhận được những lá thư trong đó có 50–90 người nhận địa chỉ được liệt kê trong trường “Cc”. Có một sự vi phạm quyền riêng tư. Không phải tất cả những người nhận của bạn đều cần biết những người khác mà bạn đang làm việc cùng về một chủ đề tương tự. Thật tốt nếu đây là những người bạn biết nhau. Điều gì sẽ xảy ra nếu danh sách bao gồm các công ty cạnh tranh không biết về nhau? Ít nhất, bạn cần sẵn sàng cho những lời giải thích không cần thiết, cùng lắm là chấm dứt hợp tác với một trong số họ. Không được làm như thế.

Bên phải gửi thư hàng loạt đến tên của chính bạn và đặt tất cả người nhận vào trường “Bcc”.

Chủ đề thư

Tầm quan trọng của dòng tiêu đề thường được viết (đôi khi hợp lý) trong các blog công ty của họ bằng các dịch vụ gửi thư chuyên nghiệp. Nhưng chúng ta thường nói về thư chào hàng, trong đó dòng tiêu đề giải quyết vấn đề "nên mở email".

Chúng tôi đang thảo luận về thư từ kinh doanh hàng ngày. Ở đây chủ đề giải quyết vấn đề "bức thư và tác giả của nó phải được dễ dàng xác định và sau đó tìm thấy." Hơn nữa, sự siêng năng của bạn sẽ trở lại với bạn dưới dạng nghiệp lực của vô số thư phản hồi, chỉ với các tiền tố Re: hoặc Fwd, trong số đó bạn sẽ phải tìm kiếm bức thư mong muốn về chủ đề này.

20 lá thư là khối lượng thư từ một ngày của một người quản lý cấp trung. Tôi không nói về các doanh nhân và chủ doanh nghiệp, số lượng thư của họ đôi khi vượt quá quy mô 200 hoặc nhiều hơn mỗi ngày. Vì vậy, một lần nữa: không gửi email với dòng tiêu đề trống.

Vậy làm thế nào để xây dựng dòng tiêu đề của bạn một cách chính xác?

Chúng tôi trong "Bầu trời" của chúng tôi khuyên bạn nên viết thư bên ngoài với chủ đề: "Bầu trời". Trong nội bộ - chỉ nội dung của dòng chủ đề trong ba đến năm từ không có tiền tố.

Sai lầm # 1: chỉ tên của công ty trong chủ thể. Ví dụ, "Sky" và đó là nó. Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn không phải là một trong những công ty của bạn giao tiếp với đối tác này. Thứ hai, một chủ đề như vậy không mang lại bất kỳ ý nghĩa nào, bởi vì tên công ty của bạn có thể được nhìn thấy từ địa chỉ. Thứ ba, hãy đoán xem hộp thư của riêng bạn sẽ như thế nào với cách tiếp cận thư từ này? Một cái gì đó như thế này.

Có thuận tiện để tìm kiếm trên các chủ đề như thế này không?

Sai lầm # 2: một tiêu đề hào nhoáng, bán chạy. Thật tuyệt nếu bạn biết cách viết những dòng tiêu đề như thế này. Nhưng liệu có thích hợp để sử dụng những kỹ năng này trong thư tín kinh doanh không? Hãy nhớ mục đích của dòng tiêu đề của một bức thư kinh doanh: không phải để bán, mà là để cung cấp thông tin nhận dạng và tìm kiếm.

Không phải	Bên phải
Hãy nhanh tay để mua rìu với giá hợp lý!	Chào hàng thương mại cho việc cung cấp các trục
Chúng ta phải nhanh lên để kiểm tra tỷ lệ phần trăm! Rodion đang trên đường tới!	Để được chấp thuận hành động hòa giải về lợi ích với Alena Ivanovna
CHÚ Ý! Porfiry Petrovich đã giải được bí mật của Raskolnikov, và sẽ giải quyết các vấn đề của chúng ta	Lời đề nghị từ một nhà tư vấn: suy diễn tâm lý

»

Nội dung của bức thư

Có rất nhiều hướng dẫn viết cho những dịp khác nhau. Ví dụ, rất nhiều điều hữu ích từ, và các bậc thầy khác của từ. Tôi khuyên bạn nên đọc các bài báo của họ ít nhất để cải thiện khả năng đọc viết nói chung và cải thiện phong cách viết chung.

Trong quá trình viết thư, chúng ta phải nhất quán đưa ra một số quyết định.

Một câu hỏi lịch sự … Ở phần đầu của bức thư, bạn có thể lấp lửng bằng những lời tán tỉnh hay thậm chí là sự dịu dàng trong tinh thần “Rodya thân yêu của tôi, hơn hai tháng nay, tôi không nói chuyện với bạn bằng văn bản, từ đó bản thân tôi rất đau khổ và thậm chí không ngủ tiếp đêm suy nghĩ. Rất mất lịch sự và rất tốn kém, cả về thời gian soạn lời giới thiệu như vậy và thời gian của người đối thoại để đọc nó. Đây là thư từ kinh doanh, nhớ không? Không phải là một bài luận thuộc thể loại thư ký cho cuộc thi và không phải là một bức thư gửi cho mẹ của Raskolnikov, mà là một bức thư thương mại.

Chúng tôi tôn trọng thời gian của chúng tôi và của người nhận!

Việc giới thiệu bản thân và nhắc nhở hoàn cảnh quen biết chỉ trong lá thư đầu tiên được gửi sau một cuộc gặp gỡ thoáng qua tại triển lãm cũng rất có ý nghĩa. Nếu đây là sự tiếp tục của sự hợp tác hoặc thư từ hiện tại, trong bức thư đầu tiên trong ngày chúng tôi viết: "Xin chào, Ivan", trong bức thư thứ hai và tiếp theo: "Ivan, …".

Bắt mắt … Tôi luôn lo lắng về việc liên hệ với ai trong một bức thư nếu có nhiều người nhận. Gần đây tôi đã viết một bức thư cho ba cô gái tên là Anna. Không chút do dự, tôi viết "Xin chào, Anna" và không tắm. Nhưng đây không phải là luôn luôn như vậy.

Điều gì sẽ xảy ra nếu có ba hoặc thậm chí bảy người nhận và họ không có chung tên? Bạn có thể liệt kê chúng theo tên: "Chào buổi chiều, Rodion, Pulcheria, Avdotya và Pyotr Petrovich." Nhưng nó dài và cần thời gian. Bạn có thể viết: "Xin chào các đồng nghiệp!"

Đối với bản thân tôi, tôi sử dụng quy tắc để gọi tên người ở trong trường "Tới". Và đối với những người ở trong bản sao, hoàn toàn không áp dụng. Quy tắc này đồng thời cho phép bạn xác định chính xác hơn (một!) Người nhận thư và mục đích của lá thư này.

Trích dẫn … Thông thường, thư từ là một chuỗi các bức thư với các câu hỏi và câu trả lời - trong một từ, một cuộc đối thoại. Tốt nhất là không xóa lịch sử của thư và viết câu trả lời của bạn ở đầu văn bản được trích dẫn, do đó, quay lại thư này một tuần sau, bạn có thể dễ dàng đọc đối thoại từ trên xuống dưới theo ngày giảm dần.

Vì một số lý do, cài đặt mặc định trong Mozilla là "Đặt con trỏ sau văn bản được trích dẫn". Tôi khuyên bạn nên thay đổi nó trong menu "Công cụ" → "Cài đặt tài khoản" → "Soạn và giải quyết". Nó phải như thế này.

Mục đích của bức thư … Thư thương mại có hai loại:

• khi chúng ta vừa thông báo cho người đối thoại (ví dụ báo cáo về công việc đã làm trong một tháng);
• và khi chúng ta muốn điều gì đó từ người đối thoại. Ví dụ, để anh ta phê duyệt hóa đơn đính kèm để thanh toán.

Theo quy luật, có nhiều lá thư khích lệ hơn là những lá thư báo cáo. Nếu chúng ta muốn đạt được điều gì đó từ người đối thoại, điều rất quan trọng là phải nói về điều đó trong một bức thư ở dạng văn bản thuần túy. Lời kêu gọi hành động nên đi kèm với lời kêu gọi hành động theo tên và theo sau là câu cuối cùng trong bức thư.

Không phải: "Porfiry Petrovich, tôi biết ai đã giết bà lão."

Bên phải: "Porfiry Petrovich, ta hack chết bà lão, làm ơn, có biện pháp bắt ta đi, ta mệt mỏi chịu đựng!"

Tại sao phóng viên phải nghĩ cho bạn biết phải làm gì với lá thư này? Rốt cuộc, anh ta có thể đưa ra quyết định sai lầm.

Chữ ký trong văn bản … Cô ấy phải là. Hơn nữa, tất cả các ứng dụng thư cho phép bạn định cấu hình tự động thay thế chữ ký, ví dụ: "Trân trọng, …" cổ điển. Trong Mozilla, điều này được thực hiện trong Công cụ → Tùy chọn tài khoản.

Viết hay không ghi địa chỉ liên hệ trong chữ ký là việc cá nhân của mỗi người. Nhưng nếu bạn kết nối với bán hàng theo bất kỳ cách nào - hãy nhớ viết. Ngay cả khi giao dịch không diễn ra dựa trên kết quả của liên lạc, trong tương lai bạn sẽ dễ dàng được tìm thấy bởi các liên hệ từ chữ ký.

Cuối cùng, một đặc điểm nữa của phần nội dung thư dành cho những người đối thoại không thích (không thể, không muốn, không có thời gian) trả lời thư của bạn. Chỉ định giá trị mặc định trong văn bản của bức thư. Ví dụ, "Porfiry Petrovich, nếu anh không đến bắt tôi trước 12 giờ ngày thứ sáu, thì tôi coi như mình được ân xá." Tất nhiên, thời hạn phải có thật (bạn không nên gửi tin nhắn từ ví dụ vào thứ Sáu lúc 11:50). Người nhận phải có khả năng đọc và quyết định về bức thư của bạn. Sự "im lặng" này giúp bạn giảm bớt trách nhiệm về việc không trả lời của người đối thoại. Như mọi khi, việc sử dụng tính năng này phải được tiếp cận một cách khôn ngoan. Nếu một người trả lời thư của bạn đúng giờ và đều đặn, thì một tối hậu thư như vậy có thể, nếu không xúc phạm anh ta, thì khiến anh ta căng thẳng một chút hoặc dẫn đến quyết định không trả lời thư ngay bây giờ mà khiến bạn phải đợi đến thứ Sáu.

Tập tin đính kèm

Thư thường đi kèm với các tệp đính kèm: sơ yếu lý lịch, chào hàng thương mại, ước tính, lịch trình, bản scan tài liệu - một công cụ rất tiện lợi và đồng thời là nguồn gây ra nhiều lỗi phổ biến.

Lỗi: kích thước tệp đính kèm rất lớn. Email có tệp đính kèm lên đến 20 MB thường được nhận. Theo quy định, đây là những bản quét một số tài liệu ở định dạng TIFF, với độ phân giải 600dpi. Chương trình thư của phóng viên gần như chắc chắn sẽ bị treo trong vài phút nếu cố gắng tải xuống bản xem trước của tệp đính kèm này một cách vô ích. Và Chúa cấm người nhận thử đọc bức thư này trên điện thoại thông minh …

Riêng tôi, tôi xóa những bức thư như vậy ngay lập tức. Bạn không muốn lá thư của mình bị bỏ vào thùng rác trước khi được đọc? Kiểm tra kích thước của tệp đính kèm. Nó được khuyến nghị rằng nó không quá 3 MB.

Nếu vượt quá thì sao?

• Hãy thử định cấu hình lại máy quét của bạn sang một định dạng và độ phân giải khác. Ví dụ, trong PDF và 300dpi, thu được các bản quét khá dễ đọc.
• Hãy nghĩ đến các chương trình như WinRar hoặc 7zip. Một số tệp được nén hoàn hảo.
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tệp đính kèm rất lớn và bạn không thể nén nó? Ví dụ, một cơ sở dữ liệu kế toán gần như trống rỗng nặng 900 MB. Hệ thống lưu trữ thông tin trên đám mây sẽ được giải cứu: Dropbox, Google Drive và những thứ tương tự. Một số dịch vụ, chẳng hạn như Mail.ru, tự động chuyển đổi các tệp đính kèm khổng lồ thành các liên kết đến lưu trữ đám mây. Nhưng tôi thích tự mình quản lý thông tin được lưu trữ trên đám mây hơn, vì vậy tôi không hoan nghênh việc tự động hóa từ Mail.ru.

Và một khuyến nghị không hoàn toàn rõ ràng nữa về các khoản đầu tư - Tên … Nó phải dễ hiểu và được người nhận chấp nhận. Một khi chúng tôi trong công ty đang chuẩn bị một đề nghị thương mại gửi đến … hãy để nó là Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Tôi đã nhận được một lá thư từ người quản lý với một đề xuất dự án để được phê duyệt và tệp đính kèm bao gồm một tệp có tên "DlyaFedi.docx". Với người quản lý đã gửi cho tôi cái này, một cuộc đối thoại đã diễn ra như sau:

- Thưa người quản lý, cá nhân bạn đã sẵn sàng để tiếp cận người đáng kính này và chỉ đích danh anh ta khi đối mặt với Fedya?

- Không hiểu sao, người đàn ông được kính trọng, mọi người đều gọi anh ấy bằng tên riêng và tên viết tắt.

- Tại sao bạn lại gọi khoản đầu tư là "Dlya Fedy"? Nếu tôi gửi anh ta ngay bây giờ, bạn có nghĩ anh ta sẽ mua rìu từ chúng tôi cho CP này không?

- Tôi định đổi tên sau …

Tại sao phải chuẩn bị một quả bom hẹn giờ - sự từ chối của khách hàng tiềm năng - hay bạn phải làm thêm công việc đổi tên tệp? Tại sao không đặt tên chính xác cho tệp đính kèm ngay lập tức: "Dành cho Fedor Mikhailovich.docx" hoặc thậm chí tốt hơn - "KP_Nebo_Topory.docx".

Vì vậy, ít nhiều chúng ta đã sắp xếp email như một "bộ mặt". Hãy chuyển sang xem email như một công cụ để làm việc hiệu quả và nói về sự phân tâm của nó.

Làm việc với các chữ cái

Email là một thứ gây xao nhãng mạnh mẽ. Như với bất kỳ sự phân tâm nào, thư cần được xử lý bằng cách thắt chặt các quy tắc và giới thiệu một lịch trình làm việc.

Tối thiểu, bạn cần tắt TẤT CẢ thông báo về sự xuất hiện của thư. Nếu ứng dụng thư được định cấu hình theo mặc định, bạn sẽ được thông báo bằng tín hiệu âm thanh và biểu tượng bên cạnh đồng hồ sẽ nhấp nháy và bản xem trước của thư sẽ được hiển thị. Nói một cách ngắn gọn, họ sẽ làm mọi cách để trước tiên khiến bạn thoát khỏi công việc vất vả, và sau đó dìm bạn xuống vực thẳm của những bức thư chưa đọc và những bức thư chưa được nhìn thấy - trừ một hoặc hai giờ từ cuộc sống.

Ý chí mạnh mẽ của một người nào đó cho phép họ không bị phân tâm bởi các thông báo, và đối với những người bình thường, tốt hơn là không nên cám dỗ số phận và tắt chúng đi. Trong Mozillla Thunderbird, điều này được thực hiện thông qua menu "Công cụ" → "Tùy chọn" → "Chung" → "Khi tin nhắn mới xuất hiện".

Nếu không có thông báo, làm thế nào để hiểu rằng một lá thư đã đến?

Rất đơn giản. Bản thân bạn, một cách có ý thức, dành thời gian để phân tích thư, mở ứng dụng thư và xem tất cả các thư chưa đọc. Điều này có thể được thực hiện hai lần một ngày, ví dụ, vào giờ ăn trưa và buổi tối, hoặc trong thời gian buộc phải dừng xe, chẳng hạn như khi tắc đường.

Thường được hỏi, những gì về thời gian phản ứng và email khẩn cấp? Câu trả lời là: bạn không có thư khẩn cấp trong đường bưu điện. Trừ khi bạn làm việc trong bộ phận hỗ trợ khách hàng (bộ phận như vậy có quy tắc riêng để làm việc với thư).

Nếu có thư khẩn cấp, người gửi sẽ thông báo cho bạn về điều này qua các kênh khác - điện thoại, SMS, Skype. Sau đó, bạn sẽ cố tình đi vào ứng dụng thư và xử lý thư khẩn cấp. Mọi chuyên gia về quản lý thời gian (ví dụ: Gleb Arkhangelsky với "Ổ thời gian") tuyên bố tiêu chuẩn để trả lời email trong tối đa 24 giờ. Đây là một quy tắc bình thường của hình thức tốt - đừng mong đợi trả lời ngay lập tức từ người đối thoại qua email. Nếu có một bức thư khẩn cấp, hãy thông báo về nó qua các kênh liên lạc nhanh hơn.

Vì vậy, chúng tôi đã tắt thông báo và bây giờ chúng tôi bật ứng dụng thư khách theo lịch trình của chúng tôi.

Chúng ta nên làm gì khi chúng ta truy cập vào thư và bắt đầu thực hiện các hoạt động được gọi là "phân tích cú pháp email"? Đâu là nơi bắt đầu và kết thúc của công việc này?

Tôi đã nghe nhiều về hệ thống hộp thư đến bằng không, nhưng tiếc là tôi chưa gặp một người nào sử dụng nó. Tôi đã phải phát minh lại bánh xe của mình. Có các bài viết về chủ đề này trên Lifehacker. Ví dụ, "". Dưới đây tôi sẽ nói về hệ thống hộp thư đến bằng không theo cách hiểu của tôi. Tôi sẽ rất biết ơn nếu các chuyên gia GTD sẽ kiểm tra các nhận xét, bổ sung hoặc cải thiện hệ thống được mô tả.

Điều quan trọng là phải hiểu và chấp nhận rằng email không phải là một công cụ lập lịch hoặc lưu trữ cho các hoạt động của bạn. Do đó, thư mục "Hộp thư đến" phải luôn trống. Khi bạn đã bắt đầu phân tích cú pháp hộp thư đến của mình, đừng dừng lại hoặc bị phân tâm bởi bất cứ điều gì cho đến khi bạn làm trống thư mục này.

Làm gì với email trong hộp thư đến của bạn? Bạn cần xem tuần tự từng chữ cái và xóa nó đi. Có, chỉ cần chọn và nhấn Delete trên bàn phím của bạn. Nếu bạn không thể tự mình xóa bức thư, bạn sẽ phải quyết định phải làm gì với nó.

1. Bạn có thể trả lời nó trong ba phút? Tôi có cần phải trả lời nó không? Vâng, nó là cần thiết, và câu trả lời sẽ mất không quá ba phút, sau đó trả lời ngay lập tức.
2. Bạn cần trả lời, nhưng việc chuẩn bị câu trả lời sẽ mất hơn ba phút. Nếu bạn sử dụng công cụ lập kế hoạch cho phép bạn chuyển email thành một nhiệm vụ, hãy biến email của bạn thành một nhiệm vụ và quên nó đi trong một thời gian. Ví dụ, tôi sử dụng dịch vụ Doit.im hoàn toàn tuyệt vời. Nó cho phép bạn tạo một địa chỉ email cá nhân: bạn chuyển tiếp một bức thư đến nó và nó sẽ biến thành một nhiệm vụ. Nhưng nếu bạn không có bộ lập lịch tác vụ, hãy chuyển chữ cái vào thư mục con "0_Run".
3. Sau khi trả lời nhanh một bức thư, biến nó thành một nhiệm vụ hoặc một thao tác đơn giản, bạn cần quyết định tiếp theo sẽ làm gì với bức thư này: xóa nó đi hoặc gửi nó đến một trong những thư mục để lưu trữ lâu dài.

Đây là những thư mục lưu trữ lâu dài của tôi.

• 0_Run. Tôi không có một thư mục như vậy, nhưng nếu bạn không có kế hoạch, tôi nhắc lại, bạn có thể đặt các thư yêu cầu nghiên cứu chi tiết ở đây. Thư mục này cũng cần được làm sạch thường xuyên, nhưng với một cách tiếp cận chu đáo vào một thời gian được chỉ định đặc biệt.
• 1_Ref. Đây là nơi tôi đặt các lá thư với thông tin cơ bản: thư chào mừng với thông tin đăng nhập từ các dịch vụ web khác nhau, vé cho các chuyến bay sắp tới, v.v.
• 2_ Các dự án. Lưu trữ thư từ về các đối tác và dự án có mối quan hệ hiện tại được lưu trữ tại đây. Đương nhiên, một thư mục riêng biệt được tạo cho mỗi dự án hoặc đối tác. Trong tập hồ sơ của một đối tác, tôi không chỉ để thư của nhân viên của anh ta, mà còn có cả thư của nhân viên ở "Thiên đường" liên quan đến đối tác này. Rất tiện lợi: nếu cần thiết, tất cả các thư từ liên quan đến dự án đều có trong tay chỉ trong một vài cú nhấp chuột.
• 3 Bảo tàng. Ở đây tôi đang ném những bức thư đó là một điều đáng tiếc để xóa, và lợi ích của chúng không rõ ràng. Ngoài ra, các thư mục có các dự án đã đóng từ "2_Projects" sẽ di chuyển đến đây. Tóm lại, những ứng cử viên đầu tiên để xóa được lưu giữ trong "Bảo tàng".
• 4_Tài liệu. Đây là những bức thư kèm theo các mẫu tài liệu điện tử có thể hữu ích cho công việc kế toán trong tương lai, chẳng hạn như bản kê khai đối chiếu từ khách hàng, vé cho các chuyến đi. Thư mục này có nhiều điểm chung với thư mục "2_Projects" và "1_Sprav", chỉ thông tin kế toán được lưu trữ trong đó và thông tin quản lý được lưu trữ trong thư mục "2_Projects". Trong "4_Documents" - thông tin đã chết và trong "2_Projects" - còn sống.
• 5_Kiến thức. Đây là nơi tôi chỉ thêm những bức thư thực sự hữu ích mà tôi muốn quay lại sau một thời gian để lấy cảm hứng hoặc tìm giải pháp.

Có các cài đặt khác của ứng dụng thư khách quan trọng đối với hoạt động của hệ thống này. Đầu tiên, theo mặc định, Thunderbird đã chọn hộp kiểm Đánh dấu tin nhắn là đã đọc. Tôi muốn làm điều đó một cách có chủ ý, vì vậy hộp kiểm đã biến mất! Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến menu "Công cụ" → "Tùy chọn" → "Nâng cao" → "Đọc và hiển thị".

Thứ hai, chúng tôi sử dụng bộ lọc … Trước đây, tôi đã chủ động áp dụng các bộ lọc tự động chuyển tiếp thư đến các thư mục thích hợp dựa trên địa chỉ của người gửi. Ví dụ: thư từ một luật sư đã được chuyển đến thư mục "Luật sư". Tôi đã từ chối cách tiếp cận này vì một số lý do. Thứ nhất: thư từ luật sư trong 99% trường hợp đề cập đến một dự án hoặc đối tác, có nghĩa là chúng phải được chuyển đến thư mục của đối tác hoặc dự án này. Thứ hai, tôi quyết định bổ sung nhận thức. Bản thân bạn phải quyết định nơi lưu trữ một bức thư cụ thể và sẽ thuận tiện hơn nếu chỉ tìm kiếm các thư chưa được xử lý ở một nơi - trong hộp thư đến. Bây giờ tôi chỉ sử dụng bộ lọc để phân loại các chữ cái thông thường tự động từ các hệ thống khác nhau vào các thư mục, tức là các chữ cái không yêu cầu tôi đưa ra quyết định. Bộ lọc trong Mozilla Thunderbird được định cấu hình trong menu Công cụ → Bộ lọc tin nhắn.

Vì vậy, với cách tiếp cận phù hợp, thời gian sử dụng e-mail từ 10 đến 60 phút mỗi ngày, tùy thuộc vào khối lượng thư từ.

Có, và một điều nữa. Bạn đã tắt thông báo về sự xuất hiện của thư mới, phải không?;)