Cách quản lý thư: 10 lời khuyên từ nhân viên TED

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Nhân viên TED, Michael McWaters đã chia sẻ 10 mẹo trên blog của anh ấy để giữ cho hộp thư đến của anh ấy ngăn nắp.

Ai, nếu không phải là biên tập viên và quản lý của TED, bạn có thể nói về các phương pháp xử lý thư bị tắc nghẽn. Theo họ, hàng trăm lá thư đến công ty mỗi ngày, và số lượng email đến của một số nhân viên đã vượt quá một nghìn từ lâu.

Michael McWaters, Kiến trúc sư TED UX, đưa ra 10 giải pháp cho vấn đề này.

Bạn sẽ không có nhiều thời gian trong tương lai hơn hiện tại

Michael nhận thấy rằng nhiều người trì hoãn việc gửi thư muộn hơn vì họ tin rằng vào một thời điểm nào đó trong tương lai họ sẽ có nhiều thời gian hơn để làm việc này. Sẽ không. Mức độ việc làm của bạn có khả năng duy trì trong tuần, tháng, năm tới. Bạn thậm chí có thể hài lòng về nó. Nhưng sẽ có cùng một khoảng thời gian cho thư. Vì vậy, hãy bắt tay vào làm việc với cô ấy ngay bây giờ.

Cố gắng làm lại từ đầu

Có hai cách để làm điều đó:

1. Hãy dành chút thời gian và làm sạch thư của bạn theo vài bước. Tùy thuộc vào số lượng email bạn có, bạn sẽ mất tới mười lần để xóa chúng. Nếu việc này khó, hãy chia công việc thành nhiều phần dài 15 phút.
2. Đi cho tan vỡ. Dành ra ba hoặc bốn giờ và biến Hộp thư đến của bạn trở thành nơi lý tưởng về sự sạch sẽ và ngăn nắp.

Hãy dành một chút thời gian mỗi ngày

Đối với Michael, đây là phần khó nhất của kế hoạch. Bạn sẽ phải làm việc với thư của mình nhiều lần mỗi ngày. Anh ấy khuyên nên dành ra 15 phút mỗi bốn giờ và chỉ tập trung vào hộp thư đến của bạn.

Nếu bức thư không quan trọng lắm - hãy xóa

Có một sự cám dỗ để gửi mỗi bức thư quan trọng hơn hoặc ít hơn vào một thư mục riêng biệt để giải quyết nó sau này. Nhưng nếu bức thư không đáng để bạn quan tâm ngay bây giờ, hãy xóa nó đi.

Hủy đăng ký nhận mọi thư không cần thiết

Tôi thường phạm tội bằng cách xóa email khỏi những thư không thú vị đối với tôi. Michael thì phân loại hơn:

Nếu bản tin không thú vị với bạn, không chỉ xóa thư mà còn hủy đăng ký nhận thư.

Ở cuối mỗi chữ cái có một nút "Hủy đăng ký" hoặc Hủy đăng ký. Sử dụng nó theo chỉ dẫn. Và càng thường xuyên càng tốt. Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ Unroll.me mà chúng ta đã nói ở đây. Nó sẽ tự động xóa bạn khỏi danh sách các thư không cần thiết.

Nếu tin nhắn vẫn còn trong hộp thư đến của bạn, hãy đọc nó

Nếu bức thư đã được xác minh, và bạn không hủy đăng ký và không xóa nó ngay lập tức, thì hãy đọc nó. Nếu nó ngắn, hãy đọc nó ngay lập tức. Nếu nó dài, hãy gửi email đến thư mục Đọc đã tạo trước đó và quay lại với nó khi bạn có nhiều thời gian rảnh. Michael tin rằng nếu bạn thành thật với chính mình, thì tỷ lệ phần trăm tối thiểu của tất cả các bức thư sẽ rơi vào thư mục này.

Tốt hơn là trả lời các email ngắn ngay lập tức

Nếu email bạn đã gửi yêu cầu phản hồi nhanh, vui lòng trả lời … ngay lập tức. Đưng co đợi. Sau khi gửi thư trả lời của bạn, hãy xóa email. Nếu bức thư có một bản sao được gửi cho người nhận khác và người đó không cần biết câu trả lời của bạn, hãy xóa nó khỏi người nhận.

Chuyển tiếp email cho đồng nghiệp nếu họ có thể trả lời thành thạo hơn

Chuyển hướng email với một chút giải thích và xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn.

Sắp xếp bận rộn

Bất kỳ dịch vụ thư nào cũng cung cấp cho người dùng khả năng tạo các thư mục. Nó là công cụ tốt nhất để giải quyết thư bị tắc nghẽn. Tôi đã tạo một thư mục cho công việc, ảnh, học tập và những thứ khác. Michael gợi ý tạo các thư mục "Dự án", "Khác", "Trả lời sau". Điều chính là bạn cảm thấy thoải mái.

Chọn ứng dụng phù hợp

Đối với tôi, Hộp thư đã trở thành một ứng dụng như vậy. Michael cũng đã chọn anh ta. Nhưng có rất nhiều lựa chọn. Bạn có thể nhập từ "mail" và tên của Hệ điều hành mà bạn đang tìm kiếm ứng dụng khách trong tìm kiếm Lifehacker. Tôi hứa bạn sẽ tìm thấy một cái gì đó phù hợp.

Kết quả

Nếu bạn không thể đọc bài viết (cho chúng tôi biết lý do), thì đây là danh sách ngắn gồm tất cả các bước:

1. Hãy tháo rời Hộp thư đến của bạn trong một vài vòng.
2. Quyết định xem phải làm gì với bức thư ngay khi nó đến.
3. Thỉnh thoảng hãy làm sạch thư của bạn.
4. Hủy đăng ký nhận thư không cần thiết.