6 quy tắc đơn giản để định dạng văn bản trong Google Tài liệu để không làm người chỉnh sửa tức giận

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Biên tập viên của "Netology" Pavel Fedorov trong bài viết của mình cho biết cách định dạng văn bản trong Google Documents ở mức tối thiểu để thuận tiện khi làm việc với nó. Lifehacker xuất bản văn bản mà không có thay đổi với sự cho phép của tác giả.

Tôi làm việc rất nhiều với tài liệu và ước mơ dựng tượng đài cho người đã phát minh ra Google Documents. Bởi vì nó là công cụ thuận tiện nhất để cộng tác với văn bản. Không giống như các chương trình dành cho máy tính để bàn, bạn không cần tải tệp xuống (và bị nhầm lẫn giữa các phiên bản), bạn không cần phải viết chữ “Tôi đã đánh dấu những gì tôi không thích bằng màu vàng” và vội vàng lưu lại *.docx thành *.rtf bởi vì tại vì … Trong ngắn hạn, một số điểm cộng vững chắc.

Maxim Ilyakhov đã viết trên một blog về vệ sinh văn bản - đây là quy trình xử lý văn bản tối thiểu, sau đó người biên tập nói chung có thể làm việc mà không sợ bị điên. Tôi sẽ tiếp tục chủ đề và cho bạn biết ngắn gọn cách thực hiện điều này rất hợp vệ sinh khi làm việc với Google Tài liệu, nếu bạn đang gửi văn bản cho người chỉnh sửa.

1. Đặt lại định dạng

Nếu bạn đã viết văn bản trước trong một trình chỉnh sửa khác, hãy đặt lại định dạng khi chuyển sang Google Tài liệu.

Google Docs là một công cụ làm việc. Bạn sẽ chơi với các phông chữ trên bố cục, nhưng bây giờ tất cả các chuông và còi đều vô dụng. Nếu trình chỉnh sửa thấy một loạt các phông chữ khác nhau, thì điều đầu tiên cần làm là bỏ cài đặt định dạng - và với chúng, tất cả các lựa chọn in nghiêng, in đậm và cố gắng chơi bố cục hợp thời trang sẽ biến mất.

2. Không thay đổi phông chữ

Nếu bạn không thích phông chữ tiêu chuẩn, hãy thay thế phông chữ mặc định. Bí mật là nếu ai đó thêm văn bản vào tài liệu của bạn, thì không ai đảm bảo rằng anh ta sẽ bao gồm chính phông chữ mà bạn đã đặt bằng tay trước đó.

Khi bạn viết và gửi văn bản, các phông chữ phụ sẽ bị nhầm lẫn.

3. Đừng làm lớn tiêu đề phụ

Nếu bạn sắp xếp các tiêu đề một cách chính xác, thì Google Tài liệu sẽ hiển thị cấu trúc của tài liệu ở cạnh trái.

Đôi khi bạn gặp may, và các tiêu đề phụ được in đậm cũng được nhận ra và đưa vào cấu trúc, nhưng thường thì không.

Một số người làm các tiêu đề phụ bằng tay: thay đổi phông chữ, tăng kích thước. Vì vậy, người viết chỉ đơn giản là chiếm đầu của mình với những thông tin không cần thiết. Chỉ cần đánh dấu phụ đề và đặt định dạng "Tiêu đề 2" hoặc "Tiêu đề 3" là định dạng đặt trước cho tiêu đề.

Tôi không biết về các CMS khác, nhưng trên blog Netology, khi chuyển văn bản từ Google Documents, định dạng của các tiêu đề không bị mất - một điều thú vị cho người biên tập.

4. Cung cấp liên kết đến hình ảnh

Bạn có thể lấy ảnh từ Google Tài liệu, nhưng để làm được điều này, bạn cần tải tệp xuống, đổi tên tệp, kéo cả hai ra khỏi kho lưu trữ. Bạn có nghĩ rằng biên tập viên cần loại hơi nước này?

Quy tắc hình thức tốt: nếu tài liệu chứa ảnh, hãy cung cấp các liên kết để bạn có thể tải chúng xuống hoặc gửi chúng qua đường bưu điện.

Sau khi xuất bản tài liệu, Arseny Kamushev đã gợi ý cách nhanh chóng lưu ảnh từ Google Tài liệu. Để làm điều này, chỉ cần xuất bản tài liệu.

5. Thêm một khoảng trắng trước đoạn văn

Điểm này là hương vị thuần túy, nhưng tôi nhấn mạnh.

Nếu bạn thêm khoảng trắng trước một đoạn văn, bạn không cần phải đánh dấu các đoạn lại với nhau bằng một dòng trống để chúng không dính vào nhau.

6. Không tô màu văn bản

Bạn thậm chí không cần phải nói bất cứ điều gì. Văn bản đầy màu sắc, phông chữ khác nhau và kích thước khác nhau là địa ngục. Khi tôi được gửi một tài liệu, trên trang đầu tiên, tôi đếm được 4 phông chữ khác nhau, 5 kích cỡ, 2 màu nền khác nhau và 3 màu. Tô màu. Bỏ định dạng ngay lập tức.

Hãy lặp lại những gì chúng ta đã học

1. Đừng thông minh với việc định dạng.

2. Không chơi với phông chữ.

3. Có định dạng sẵn cho các tiêu đề phụ.

4. Vui lòng gửi hình ảnh riêng.

5. Thêm một khoảng trắng trước hoặc sau một đoạn văn tự động, không phải bằng tay.

6. Đừng tạo cầu vồng ra khỏi văn bản.