Tại sao hệ thống GTD thường bị lỗi?

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

© ảnh

Nếu bạn sử dụng những gì bạn cho là hệ thống GTD tốt nhất, nhưng không thấy kết quả, thì không chắc vấn đề nằm ở hệ thống, mà là vấn đề với niềm tin rằng một danh sách việc cần làm có cấu trúc hoàn hảo sẽ cho phép bạn làm. Công việc gấp 10 lần so với đồng nghiệp của bạn. Không có phương pháp tăng năng suất nào hiệu quả cho bạn cho đến khi bạn bắt đầu suy nghĩ thực tế. Chúng tôi sẽ nói về điều này trong bài báo.

Không thể làm "mọi thứ" trong một ngày

Mỗi ngày bạn có rất nhiều việc mà hôm nay bạn nhất thiết phải làm. Bạn dường như hiểu rằng không thể làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, nhưng tuy nhiên, với sự kiên trì đáng ghen tị, bạn cố gắng chứng minh điều ngược lại, điều này cuối cùng dẫn đến cảm giác rằng bạn đã quay như một con sóc trong bánh xe cả ngày, nhưng bạn không có thời gian để làm bất cứ điều gì. Tránh cảm giác này rất dễ dàng - bạn cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Quyết định những gì thực sự cần phải làm ngày hôm nay và những gì có thể chờ đợi cho đến ngày mai. Sau khi hoàn thành một danh sách nhỏ các nhiệm vụ trong ngày, bạn sẽ cảm thấy tiến bộ, đồng nghĩa với việc ngày hôm sau bạn sẽ bắt tay vào công việc kinh doanh một cách vô cùng hăng hái.

Bạn có thể đã nghĩ rằng trên thực tế, rất khó để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Không phải lúc nào bạn cũng có thể hiểu được ngày nay công việc kinh doanh nào quan trọng hơn. Trong blog video của mình, blogger nổi tiếng Ze Frank đưa ra lời khuyên này: hãy viết một danh sách tất cả những việc cần phải hoàn thành, sau đó bắt đầu đọc danh sách từ cuối, lắng nghe cảm xúc bên trong của bạn. Nếu bạn hiểu rằng điểm này thực sự quan trọng, hãy bỏ nó đi; nếu có chút nghi ngờ nhỏ nhất, hãy loại bỏ nó một cách không thương tiếc. Bắt đầu các nhiệm vụ còn lại từ nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách.

Hãy nhớ rằng có 24 giờ trong một ngày, bạn bị giới hạn bởi thời gian này. Đã lên kế hoạch quá nhiều, đến tối bạn sẽ thất vọng vì lại không có thời gian. Ngược lại, tốt hơn là bạn nên đặt cho mình một mục tiêu quá đơn giản, với mục tiêu đó bạn chắc chắn sẽ đương đầu. Và sau đó làm một số công việc bổ sung. Vào cuối ngày, bạn sẽ cảm thấy mình là người chiến thắng, bởi vì ngoài những việc cần thiết, bạn còn làm được một việc khác.

Quên đa nhiệm đi và tập trung vào một thứ

Rất khó để một người có thể đa nhiệm, nhưng tuy nhiên, nhiều người thích làm điều đó, vì bằng cách này họ cảm thấy năng động và hiệu quả hơn. Cứ sau năm phút, chúng tôi có thể làm gián đoạn một số hoạt động để trả lời qua điện thoại hoặc email. Đa nhiệm làm phân tán sự chú ý của chúng ta rất nhiều và đây là lý do tại sao: mỗi lần, chuyển sự chú ý của bạn từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, sau đó bạn sẽ đau đớn quay lại việc đầu tiên, nhớ lại nơi bạn đã dừng lại.

Trong một thế giới lý tưởng, chúng ta có thể hoàn toàn từ bỏ đa nhiệm, nhưng trong thế giới thực, những tình huống vẫn nảy sinh khi không thể tránh khỏi nó. Trong trường hợp này, bạn nên thỏa hiệp, chẳng hạn như sử dụng kỹ thuật "lập kế hoạch cà chua", khi bạn tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ trong 25 phút, không cho phép mình bị phân tâm.

Làm một nhiệm vụ và sau 25 phút, hãy sửa lại danh sách và chọn nhiệm vụ tiếp theo hiện bạn cần chú ý ngay lập tức. Điều này sẽ cho phép bạn đa nhiệm nhưng vẫn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Chọn và áp dụng các mẹo năng suất một cách khôn ngoan

Có rất nhiều bài báo được viết về chủ đề năng suất và hiệu quả, các kỹ thuật mới và cách hack liên tục xuất hiện, nhưng không bài báo nào trong số này sẽ giúp bạn trừ khi bạn giải quyết được các vấn đề được mô tả ở trên. Và ngay cả khi đã giải quyết được chúng, bạn cần học cách áp dụng hệ thống GTD một cách chính xác và tại chỗ.

Như đã đề cập trong một trong các bài viết của chúng tôi, nếu những gì bạn làm là quan trọng đối với bạn, bạn không cần hệ thống, danh sách và lời nhắc. Sẽ không khó để bạn ghi nhớ những việc mình cần làm. Nếu vấn đề bạn đang giải quyết là toàn cầu, thì bạn có thể sẽ chia nó thành nhiều phần bằng cách viết danh sách việc cần làm, nhưng hãy làm điều đó mà không cần suy nghĩ: "Ồ, tôi đang sử dụng GTD!" Vậy hệ thống GTD và các mẹo năng suất khác để làm gì? Để làm những việc thường ngày và nhàm chán đúng giờ: thanh toán hóa đơn, gọi điện, báo cáo. Đây là điều mà bạn với tất cả tâm hồn mơ ước để hoãn lại cho "ngày mai", điều sẽ không bao giờ đến.

Tuy nhiên, không nên áp dụng một cách mù quáng bất kỳ hệ thống năng suất nào, trước tiên bạn cần nghĩ đến cách bạn có thể “mài giũa” nó cho chính mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Hệ thống GTD không phải là chiếc đũa thần được áp dụng bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn, chúng là một công cụ cần được tinh chỉnh bằng cách tìm hiểu về bản thân và cách bạn làm việc để khiến bạn cảm thấy hài lòng vào cuối ngày.