7 điều gây mất tập trung nhất trong văn phòng và cách đối phó với chúng

2024 Tác giả: Malcolm Clapton | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 04:15

Chúng tôi tăng năng suất và học cách sử dụng thời gian hiệu quả trong công việc.

Buồn nhưng có thật: Trung bình, mọi người trì hoãn 4 giờ một ngày. Trên thực tế, khi ngồi tại nơi làm việc, chúng tôi sử dụng Infographic: Bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày làm việc để thực sự làm việc? chỉ có 60% (hoặc thậm chí ít hơn) thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, và phần còn lại là làm những việc vô nghĩa.

Vào năm 2008, Tiến sĩ John Taylor đã đặt ra thuật ngữ "chronophagus" (nghĩa là "người ăn thời gian"). Và để kiểm soát quy trình làm việc của mình, bạn cần phải biết đối phương bằng mắt.

Mất tập trung trong văn phòng

1. Email

Nhân viên văn phòng trung bình nhận được 88 email mỗi ngày và kiểm tra Cách bạn kiểm tra email đang khiến bạn gửi thư kém hiệu quả hơn khoảng 15 lần trong thời gian đó. Kiểm tra tài khoản email là một loại nghi thức mà hầu hết mọi người bắt đầu công việc của họ vào mỗi buổi sáng.

Nhưng trên thực tế, đây hoàn toàn là sự trì hoãn. Khi chúng ta đào sâu những bức thư, chúng ta cảm thấy như mình đang làm một điều gì đó có ích, nhưng sự thật là nó chỉ khiến chúng ta mất tập trung khỏi những nhiệm vụ thực sự quan trọng.

2. Mạng xã hội

Tất cả chúng ta cần có internet trong văn phòng của mình để làm việc. Tuy nhiên, nhân viên cũng thích Tình trạng Phân tâm của Nơi làm việc để sử dụng Web cho mục đích cá nhân. Ví dụ, để đi chơi trên mạng xã hội.

28% nhà tuyển dụng được CNBC.com khảo sát cho biết họ sa thải nhân viên vì lạm dụng mạng xã hội và mua sắm trực tuyến trong giờ làm việc. Vì vậy, giải trí trực tuyến không chỉ làm bạn mất tập trung mà còn có thể khiến bạn mất việc.

3. Giải lao cà phê

Bạn thích đi uống cà phê với đồng nghiệp vào giữa giờ làm việc? Tôi đặt cược bạn làm. Những giờ nghỉ giải lao có thể giúp bạn kết nối với những người xung quanh và nhìn chung rất thú vị.

Người lao động trung bình dành thời gian nghỉ ngơi uống trà tại nơi làm việc có tốt cho năng suất lao động không? 24 phút mỗi ngày để pha và uống trà hoặc cà phê. Thêm vào đó là những cuộc trò chuyện bắt buộc với các nhân viên khác mà không có bữa trà nào là hoàn thành. Lãng phí thời gian kinh khủng.

4. Họp và họp

Làm việc trong một văn phòng, bạn chắc chắn sẽ liên tục tham dự tất cả các loại cuộc họp và đàm phán và tham gia vào nhiều cuộc thảo luận. Mặc dù những biện pháp can thiệp như vậy là cần thiết, nhưng chúng thường không hiệu quả một cách đáng sợ.

Bạn lãng phí nhiều thời gian tại nơi làm việc đã chứng minh rằng mọi người dành khoảng 31 giờ mỗi tháng cho các cuộc họp và hội họp. Chỉ cần tưởng tượng bạn có thể làm được bao nhiêu hữu ích trong thời gian này.

5. Đồng nghiệp

Làm việc từ xa có những hạn chế của nó, nhưng đây là một điểm cộng rõ ràng - sự im lặng và đơn độc. Trong văn phòng, bạn bị tước đoạt sự sang trọng này. Đồng nghiệp xung quanh bạn là một trong những yếu tố gây xao nhãng nhất, đặc biệt là vì bạn không thể tác động đến họ.

Đồng nghiệp của bạn có thể gây phiền nhiễu với những cuộc trò chuyện bất tận, nhạc ồn ào, tán gẫu trên điện thoại hoặc những thói quen khó chịu như nhai đồ dùng văn phòng. Họ cũng thích làm bạn phân tâm giữa công việc. Chúng ta có thể nói về loại trạng thái nào của dòng chảy ở đây?

6. Tiếng ồn

Mức độ tiếng ồn của môi trường ảnh hưởng đáng kể đến năng suất của chúng tôi. Và văn phòng có đầy đủ các nguồn của anh ấy: thiết bị phát ra tín hiệu lớn, âm thanh đường phố từ cửa sổ và đồng nghiệp nói nhiều. Theo Viện An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Quốc gia Hoa Kỳ, tiếng ồn ở nơi làm việc có thể làm tăng mức độ căng thẳng và gây lo lắng.

7. Đói

Chế độ dinh dưỡng không chỉ ảnh hưởng đến thể chất mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của bạn. Vì vậy, bạn không nên bỏ đói bản thân ở nơi làm việc. Bạn có thể nghĩ rằng nghỉ ngơi để ăn trưa là lãng phí thời gian quý báu, nhưng bạn không phải vậy. Đói ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng tập trung và khả năng tập trung của bạn, làm giảm năng suất làm việc của bạn.

Cách đối phó với chúng

1. Tổ chức nơi làm việc của bạn

Máy tính để bàn lộn xộn có thể gây ra căng thẳng và cản trở năng suất của bạn. Do đó, hãy cố gắng cung cấp cho mình những điều kiện làm việc có thể chấp nhận được.

Nhân viên văn phòng tạo ra một số lượng lớn các tệp mỗi ngày: ghi chú, báo cáo, bản trình bày - thật dễ dàng bị lạc trong mớ hỗn độn này. Sắp xếp tất cả thành một hệ thống: dành một ít thời gian để sắp xếp dữ liệu, nhưng sau đó bạn sẽ được hướng dẫn về nó ngay lập tức. Ví dụ, chuyên gia về năng suất David Allen đề xuất hệ thống GTD của mình để dọn dẹp thủ tục giấy tờ. Nhưng bạn có thể tự phát triển - điều chính là nó thuận tiện cho bạn.

2. Chăm sóc cách âm

Nhân viên thảo luận các vấn đề quan trọng trên điện thoại có thể làm đồng nghiệp rất khó chịu, ngay cả khi họ nói rất nhỏ. Do đó, nếu bạn sở hữu văn phòng của riêng mình, hãy cung cấp cách âm có thể chấp nhận được ở nơi làm việc, và hiệu quả của cấp dưới sẽ tăng lên đáng kể. Bạn cũng có thể tạo một nơi biệt lập đặc biệt trong phòng để nói chuyện điện thoại.

Nếu bạn là một nhân viên bình thường, hãy sắm cho mình những chiếc tai nghe hoặc nút bịt tai để bảo vệ mình khỏi tiếng ồn xung quanh ít nhất là một chút. Và phụ lòng đồng nghiệp của bạn: rời khỏi văn phòng khi bạn trả lời các cuộc gọi.

3. Kiểm tra thư của bạn ít thường xuyên hơn

Kiểm tra email của bạn hai hoặc ba lần một ngày, không hơn. Thiết lập thông báo bật lên để chúng không làm bạn mất tập trung trong khi làm việc. Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng Kiểm tra email ít thường xuyên hơn làm giảm căng thẳng mà những người kiểm tra email của họ ít thường xuyên hơn sẽ ít bị căng thẳng hơn.

4. Tiến hành hội nghị truyền hình

Mặc dù 23% trong số 7 thống kê điên rồ về năng suất văn phòng được khảo sát bởi nguồn lực của CareerBuilder về nhân viên văn phòng coi hội nghị là một sự lãng phí thời gian, nhưng vẫn không thể thực hiện được nếu không có sự thảo luận chung về những khoảnh khắc làm việc. Để giữ liên lạc với đồng nghiệp mà không bị phân tâm, hãy tổ chức hội nghị truyền hình. Điều này tốt hơn nhiều so với các cuộc họp chung tại một văn phòng nào đó, nơi bạn phải đến nơi khác, bỏ lại mọi thứ và chờ đợi phần còn lại.

Trong nghiên cứu ĐIỀU GÌ THỰC SỰ XẢY RA TRONG CUỘC GỌI HỘI NGHỊ (INFOGRAPHIC) của Highfive, 94% số người được hỏi nói rằng việc thay thế các cuộc họp truyền thống bằng hội nghị truyền hình sẽ giúp họ tăng năng suất. Trong các cuộc họp như vậy, mọi người ít cảm thấy nhàm chán và tập trung hơn, và hình thức giao tiếp này tốn ít thời gian hơn nhiều. Bạn không cần phải rời khỏi chỗ ngồi của mình để gặp gỡ đồng nghiệp, đồng thời bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc.

5. Theo dõi nơi bạn đang sử dụng thời gian của mình

Thông thường, khi đảm nhận một nhiệm vụ văn phòng cụ thể, chúng ta dành nhiều nguồn lực cho nó hơn mức xứng đáng. Sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian để làm việc hiệu quả hơn. Điều này sẽ cho bạn biết khi nào bạn đang làm những điều vô nghĩa và khi nào bạn làm những việc hữu ích. Có rất nhiều công cụ miễn phí hiện có để giúp bạn kiểm soát điều này.

6. Tạm dừng sau mỗi 25 phút

Bạn không nên làm việc để mặc: về lâu dài sẽ không có lãi. Làm việc quá sức làm giảm sự tỉnh táo và khả năng tập trung của bạn. Hãy nghỉ ngơi để nghỉ ngơi sau khi làm việc, nhưng thời gian nghỉ giải lao được kiểm soát - nếu không, bạn có nguy cơ mất thời gian quý báu.

Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để quyết định khi nào cần nghỉ ngơi. Phương pháp này khuyên bạn nên nghỉ năm phút sau mỗi 25 phút làm việc căng thẳng. Bằng cách này, bạn sẽ có thể sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và làm được nhiều việc hơn. Bạn có thể sử dụng bộ đếm thời gian để giúp bạn nhớ khi nào nghỉ ngơi và khi nào làm việc.